Maîtrisez les règles d’indemnisation des congés payés

Maintenant que nous avons vu les règles encadrant l'acquisition mais également la prise des congés payés, nous allons pouvoir nous pencher sur la question de l'indemnisation des congés payés. Il s'agit, en d'autres termes, du montant versé au salarié pour compenser sa prise des congés payés.

#Comprenez les règles de calcul de l'indemnité de congés payés (ICP) en France

Il faut bien être conscient que cette indemnité de congés payés ne se cumule en aucun cas avec la rémunération du travail.

Cela signifie entre autres que :

1. Des congés non réclamés par les salariés ne peuvent pas donner lieu à indemnisation, dans la mesure où les salariés ont été rémunérés pour le travail au cours de la période où ils auraient pu prendre leurs congés.

2. Des heures de délégation utilisées pendant une période de congés payés ne donnent pas lieu à rémunération supplémentaire, puisqu’elles sont déjà rémunérées au titre des congés.

Lorsque la convention collective applicable dans l’entreprise prévoit une indemnisation conventionnelle des congés payés, l’employeur doit en tenir compte.
En l’absence de règle conventionnelle plus avantageuse, la règle du double calcul, que nous allons voir un peu plus loin dans ce chapitre, et prévue pour les congés payés légaux, s'applique également aux congés payés d’origine conventionnelle.  

La loi prévoit qu'il faut appliquer le calcul le plus favorable entre ces deux méthodes. Avant d'aller plus loin dans nos explications, voici un tableau récapitulatif présentant les différentes méthodes en fonction du calcul applicable dans l'entreprise, c'est-à-dire en jours ouvrés ou en jours ouvrables.

Pour calculer l'indemnité de congés payés, celle-ci est due lorsqu'un salarié a posé des jours de congés payés. Aussi, vous utiliserez les méthodes de calcul suivantes :

#Les règles du calcul du dixième

Comme on vient de le voir, la méthode de calcul du dixième est basée sur ce qu'on appelle le "salaire de référence".

Il s'agit d'un montant correspondant a priori au 1/10e de la rémunération totale brute perçue pendant la période d'acquisition des congés payés, c'est-à-dire généralement du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, comme nous avons pu le voir au chapitre précédent.

Pour la fixation de l’indemnité de congés payés, le principe est de prendre en compte le salaire de base et les éléments de rémunération qui viennent le compléter, à partir du moment où ces éléments viennent rémunérer une période travaillée par le salarié.

Le plus simple est donc de lister dans un tableau les principaux éléments de rémunération, et leur intégration ou non dans le salaire de référence :

On dégage de ce tableau quelques principes généraux concernant le calcul du salaire de référence :

• Les éléments de salaire à intégrer dans la base de calcul doivent tout d’abord présenter un caractère obligatoire pour l’employeur.

Exemple : Une prime exceptionnelle et facultative ne sera pas comptabilisée dans le calcul du salaire de référence.

• Les éléments de salaire doivent également représenter la contrepartie du travail du salarié.

Exemple : Une prime d'ancienneté, d'objectif, ou une commission seront intégrées dans le calcul du salaire de référence à partir du moment où elles sont attribuées en fonction des résultats personnels du salarié.

• Les primes qui compensent des servitudes ou des dangers particuliers inhérents à l’emploi sont considérées comme versées en contrepartie du travail.

Exemples :

• Prime de samedi

• Prime d’équipe

• Prime de froid

• Prime d’insalubrité

• Prime de danger

Cela signifie qu'une prime qui est calculée au prorata du temps de travail effectif du salarié, et donc à l'exclusion des périodes de congés payés, doit être intégrée dans le salaire de référence, car dans ce cas elle ne sera pas payée deux fois.

En effet, si nous prenons pour exemple la prime d'ancienneté, nous pouvons noter :

• que si la prime est versée en contrepartie du travail, elle doit être intégrée dans le salaire de référence pour le calcul de l'ICP ;

• que si la prime d'ancienneté est versée pendant la période de travail et la période de congés payés, alors il ne faut pas l'inclure dans le salaire de référence. Cela reviendrait, comme déjà expliqué, à la payer deux fois. 

#Les absences

Nous avons vu l'impact des éléments variables de rémunération sur le salaire de référence pour le calcul de l'indemnité de congés payés (ICP) ; nous allons maintenant faire un point rapide sur l'impact des absences.

Ainsi, si l'absence est assimilée à du travail effectif, alors elle doit être intégrée dans le salaire de référence pour le calcul des congés payés.

Exemples :

• Congé de maternité

• Congé d'adoption

• Arrêt de travail suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle

Cela signifie qu'à partir du moment où une absence ne serait pas assimilée à du travail effectif dans le cadre de l'acquisition des congés payés, alors cette absence ne sera pas intégrée dans le salaire de référence pour le calcul de l'ICP.

Exemple : arrêt de travail pour maladie non professionnelle.

Tout élément lié à l'absence en question suit le même traitement.

Exemples :

• Déduction de l'absence.

• Indemnité de l'absence.

#Les règles de calcul du maintien de salaire

La méthode la plus rigoureuse, tout particulièrement si l’horaire n’est pas uniformément réparti, est celle retenue par la jurisprudence pour une absence, à savoir une ventilation par rapport à l’horaire réel du mois.

Prenons un exemple où l’horaire est de 7 heures par jour.

Au cours d’un mois de 21 jours ouvrés (soit 21 × 7 = 147 heures), un salarié est en congé 7 jours ouvrés (soit 7 ☓ 7 = 49 heures).

Si le salaire à maintenir est de 2 000 €, la ventilation entre l’indemnité de congés payés (ICP), calculée selon le maintien du salaire, et la rémunération du travail, s’opère comme suit :

• indemnité de congés payés = (2 000 × 49) / 147 = 666,67 € ;

• rémunération du travail = (2 000 × 98) / 147 = 1 333,33 €.

Je vous propose donc de garder en tête une méthode forfaitaire très souvent utilisée, à savoir le calcul en nombre moyen de jours ouvrés :

salaire mensuel de référence / 21, 67 x nombre de jours ouvrés de congés payés pris

#Comparaison entre la règle du dixième et la règle du maintien du salaire

Le législateur ne s'étant pas prononcé sur ce point, il existe deux méthodes de comparaison.

1. La comparaison annuelle : l’employeur maintient le salaire jusqu’à ce que le salarié solde son congé annuel avec la prise de la cinquième semaine, ou bien en fin de période de congé annuel. C'est à ce moment-là que la comparaison sera faite entre les deux méthodes de calcul ; et si le calcul du dixième est plus favorable, un complément d’indemnité de congés payés sera versé au salarié.

2. La comparaison systématique : l’employeur procède au double calcul à chaque prise de congé et applique la solution la plus avantageuse à chaque fois.

#Cas particuliers

Le mode de calcul de l’indemnité légale de congés payés s’applique :

• aux congés supplémentaires d’origine conventionnelle ;

• aux congés supplémentaires d'origine légale : par exemple les jours supplémentaires pour fractionnement des congés payés.

Dans le cas du maintien de salaire, le montant journalier de l’indemnité doit simplement être multiplié par le nombre de jours de congé acquis.

Pour le calcul du dixième, il doit être multiplié par le nombre de jours de congé acquis et divisé par le nombre légal de jours acquis au sein de l'entreprise.

Exemple :

Le dixième de la rémunération est de 2 744 €, soit le montant correspondant à 30 jours ouvrables de congé.

Le salarié ayant droit à 32 jours de congé en application d’un accord collectif, l’indemnité de congés pour 32 jours est de : 2 744 × 32 / 30 = 2 926,93 €.

#Impact sur le bulletin de paie

L'article R 3243-1 al 12 du Code du travail précise qu'il y a des mentions obligatoires concernant les congés payés et leur traitement sur le bulletin de salaire.

La jurisprudence a accepté de ne faire apparaître que les dates de congés payés sur le bulletin de salaire si le calcul le plus favorable pour le salarié est celui du maintien de salaire.

En effet, le maintien de salaire constitue, comme nous l'avons vu, une opération nulle entre la déduction et l'indemnisation, ce qui donne la possibilité de ne pas la faire figurer, contrairement au calcul du dixième.

#Calculez l'indemnité compensatrice des congés payés (ICCP)

#Les situations donnant lieu à une indemnité compensatrice de congés payés

Il s'agit des situations suivantes :

1. Rupture du contrat de travail (qu'elle soit causée par l'employeur ou le salarié).

2. Report des congés payés.

3. Décès du salarié.

Cela concerne :

1. Les congés reportés suite à une autorisation de l'employeur, comme nous l'avons vu au chapitre précédent.

2. Les congés reportés de droit, c'est-à-dire suite à un arrêt de travail ; comme, par exemple, un congé maternité.

Tant que le contrat de travail est en cours, le salarié ne peut prétendre à une indemnité compensatrice que s’il a été mis dans l’impossibilité de prendre ses congés du fait de l’employeur.

Lorsque des congés payés sont reportés, ils doivent en principe être pris. Le paiement d’une indemnité compensatrice de congés payés, en lieu et place de la prise des congés, n’est possible qu’en cas de rupture du contrat avant la prise effective des congés payés, ou d’impossibilité de les prendre du fait de l’employeur.

Les éléments à inclure dans la rémunération de référence sont les mêmes que pour l'indemnité de congés payés, à ceci près qu'il faudra intégrer également l’indemnité compensatrice de préavis.

Lorsque les congés non pris sont afférents à deux périodes de référence distinctes, l’indemnité compensatrice est calculée en deux étapes :

1. Indemnité liée à la période de référence expirée, mais dont les congés n’ont pas été pris en totalité (qu'on peut appeler les congés acquis).

2. Indemnité liée à la période de référence en cours (traditionnellement désignés par l'appellation congés en cours).

L'indemnité compensatrice de congés payés est due au salarié lorsque ce dernier a encore des jours de congés payés à prendre. Vous utiliserez les méthodes de calcul suivantes : 

Le salaire de référence correspond à tous les salaires bruts perçus durant la période d'acquisition de congés payés.

Si le salarié a acquis le nombre de jours total légal soit 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables, dans ces condtions la formule de calcul est la suivante :

• en jours ouvrés :salaire de référence / 10 / 25 * nombre de jours restants

• en jours ouvrables :  salaire de référence / 10 / 30 * nombre de jours restants

En revanche, si le salarié n'a pas acquis le nombre de jours total légal soit un nombre inférieur à 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables, il faudra alors prendre en compte le nombre de jours acquis.

• salaire de référence / 10 / nombre de jours acquis légal * nombre de jours restants

Prenons un exemple : 

Un salarié en CDD de 6 mois quitte l'entreprise au terme de son contrat de travail. Les congés payés dans son entreprise sont calculés en jours ouvrables. Il a acquis 15 jours ouvrables de congés payés au légal (2,5 jours ouvrables * 6 mois travaillés).
Sa convention collective prévoit 0,25 jours de congés supplémentaires à partir du 4ème mois en entreprise. Il acquiert donc 0,75 jours supplémentaires de congés payés. 
Il n'a pris aucuns jours de congés durant toute la durée de son contrat.

Congés acquis au légal	15
Congés supplémentaires conventionnels	0,75
Congés pris	0
Congés restants	15,75

En appliquant la règle suivante :

salaire de référence / 10 / nombre de jours acquis légal * nombre de jours restants

Pour calculer l'indemnité compensatrice de congés payés, il sera nécessaire de calculer de la façon suivante : 

salaire de référence / 10 / 15 * 15,75

#Les salariés en CDD

Nous ne pouvons terminer ce chapitre sans évoquer le cas de la fin de contrat CDD.

Les salariés en CDD ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés pour les jours qui leur restent, quelle que soit la durée de leur contrat.

#Calcul sur le bulletin de paie

L’indemnité compensatrice de congés payés a le caractère de salaire et figure sur le bulletin de paie.

#En résumé

Les congés payés sont indemnisés par l'indemnité de congés payés lors de la prise, et par l'indemnité compensatrice de congés payés lors du départ du salarié des effectifs de l'entreprise.

Deux calculs doivent être systématiquement appliqués : le maintien de salaire d'un côté, et le calcul du dixième de l'autre côté.

Le plus favorable de ces calculs est celui qui sera versé au salarié.

On utilise ce qu'on appelle le salaire de référence comme base de calcul du dixième.

Dans le chapitre suivant, nous verrons comment appliquer les calculs des congés payés à des cas concrets.