Calculez en paie les événements de la vie du salarié

Bonjour à toutes et à tous !

Vous avez remarqué que votre vie personnelle a parfois un impact sur votre vie professionnelle, et donc votre bulletin de salaire. En effet, beaucoup d’événements de notre vie, quotidiens ou exceptionnels, vont avoir un impact sur notre bulletin. Comment identifier correctement cet impact ? Il faut pour cela évaluer rigoureusement l'événement concerné afin d'en déterminer les règles de calcul.

Dans ce cas, ce cours est fait pour vous !

Vous y apprendrez à analyser efficacement les différents événements de la vie des salariés afin de les répercuter correctement sur les bulletins chaque mois, en identifiant bien les règles de calcul qui existent en la matière, pour pouvoir les contrôler, le cas échéant.

Maîtrisez les congés payés en France

Sachez expliquer l’acquisition et la prise des congés payés

De tous les événements qui ponctuent la vie des salariés, les plus connus et les plus classiques sont sans aucun doute les congés payés. Malgré tout, ils obéissent à certaines règles très spécifiques qui sont souvent ignorées par les salariés ou les employeurs, et qui méritent de faire l'objet d'une partie de ce cours. Par conséquent, nous verrons dans un premier temps les principes qui régissent l'acquisition, d'une part, et la prise des congés, d'autre part.

• Avant la France, des pays comme l'Allemagne, la Pologne, la Norvège ou encore le Brésil avaient mis en place ce nouvel avantage social.

• Les congés payés ont vu le jour en France en 1936 suite aux accords de Matignon. À ce moment-là, les salariés eurent droit à quinze jours de congés payés.

• En 1956, une loi fit passer les congés payés annuels de quinze jours à trois semaines.

• 1968 fut un nouveau tournant dans l'histoire des congés payés en France, mettant en place la quatrième semaine de congés payés en France.

• Enfin, en 1982, sous la présidence de François Mitterrand, les salariés français eurent droit à leur cinquième semaine de congés payés.

Maîtrisez les règles d'acquisition des congés payés

Le principe est le suivant : TOUS les salariés ont droit à des congés payés.

En d'autres termes, cela concerne :

• les salariés en CDI ;

• les salariés en CDD (quelle que soit la durée du CDD) ;

• les salariés à temps plein ;

• les salariés à temps partiel ;

• les cadres dirigeants.

En d'autres termes, les règles suivantes s'appliqueront, même si le salarié est à temps partiel.

Exemple 1 :

• Acquisition des congés payés en jours ouvrés :

Au bout de 12 mois de travail effectif chez le même employeur, du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, un salarié acquiert  12 * 2,08 jours ouvrés  de congés payés, soit un total de 24,96 jours ouvrés annuels de congés payés. 

Ce nombre est automatiquement arrondi au nombre entier supérieur, soit 25 jours ouvrés annuels de congés payés.

• Acquisition des congés payés en jours ouvrables :

Au bout des 12 mois de travail effectif chez le même employeur, du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, un salarié acquiert  12 * 2,50 jours ouvrables  de congés payés, soit un total de 30 jours ouvrables annuels de congés payés. 

Exemple 2 :

• Acquisition des congés payés en jours ouvrés :

Un salarié travaille un mois entier dans le cadre d'un CDD chez le même employeur. Il acquiert donc 2,08 jours ouvrés de congés payés.

À la fin du mois et donc de son contrat, ce nombre sera automatiquement arrondi à l'entier supérieur, soit 3 jours de congés payés.

• Acquisition des congés payés en jours ouvrables :

Un salarié travaille un mois entier dans le cadre d'un CDD chez le même employeur. Il acquiert donc 2,50 jours ouvrables de congés payés.

À la fin du mois et donc de son contrat, ce nombre sera automatiquement arrondi à l'entier supérieur, soit 3 jours de congés payés.

Les jours supplémentaires de congés payés selon les conventions collectives

Exemple : La convention collective des bureaux d'études techniques, cabinets d'ingénieurs-conseils, sociétés de conseil (SYNTEC), prévoit que tout salarié ayant le statut ETAM ou Ingénieur et Cadre (IC) acquière :

- après 5 ans d'ancienneté : 1 jour ouvré supplémentaire de congé payé ;

- après 10 ans d'ancienneté : 2 jours ouvrés supplémentaires de congés payés ;

- après 15 ans d'ancienneté : 3 jours ouvrés supplémentaires de congés payés ;

- après 20 ans d'ancienneté : 4 jours ouvrés supplémentaires de congés payés.

En d'autres termes, les salariés relevant de cette convention collective, et respectant les conditions d'ancienneté ci-dessus, acquerront non plus 25 jours ouvrés de congés payés mais 26, 27, 28 ou 29 jours ouvrés en fonction de leur ancienneté. 

Les jours supplémentaires de congés payés pour les parents

Pour bénéficier de ces jours supplémentaires, les conditions sont les suivantes :

• l'enfant est âgé de moins de 15 ans ;

• s'il est handicapé, il n'y a pas de restriction d'âge.

Il y a également une subtilité concernant l'âge du salarié concerné :

• si le salarié a moins de 21 ans, il a droit à 2 jours de congé supplémentaires par enfant. En revanche, si le salarié n'a acquis que 6 jours de congé à la base, le nombre de jours de congé supplémentaires descend à 1 jour par enfant. Cela signifie que ces salariés peuvent avoir plus de 30 jours ouvrables de congés payés ;

• pour les salariés ayant plus de 21 ans, ils acquièrent 2 jours de congé supplémentaires par enfant, mais la durée totale des congés payés annuels ne peut pas dépasser 30 jours ouvrables.

La période de référence pour l'acquisition des congés payés

Comme nous avons pu le voir, les jours de congés payés sont acquis au mois le mois, contrairement à d'autres pays qui attribuent l'intégralité de leurs congés aux salariés dès le premier jour de travail.

En France, non seulement l'acquisition se fait mensuellement au fur et à mesure du travail accompli par le salarié chez le même employeur, mais de plus, cette acquisition ainsi que la prise des congés dépendent d'une période de référence bien spécifique :

Les arrêts de travail

Un salarié qui n'a pas pu poser tous ses congés payés au cours de la période de prise des congés payés, pour cause de maladie ou d’accident, pourra les reporter pendant un délai de 15 mois.

Le point de départ de ce délai de report diffère selon la période d'acquisition des congés :

• congés acquis avant un arrêt maladie : 15 mois à compter de la date à laquelle vous avez informé le salarié de ses droits, après la reprise du travail ;

• congés acquis pendant un arrêt maladie inférieur à 1 an : 15 mois à compter de la date à laquelle vous avez informé le salarié de ses droits, après la reprise du travail ;

• congés acquis pendant un arrêt maladie supérieur ou égal à 1 an : 15 mois à compter de la fin de la période au cours de laquelle les congés ont été acquis. Si le salarié reprend le travail alors que la période de report n'a pas expiré, elle serait suspendue jusqu'à ce que vous l'ayez informé de ses droits.

Un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, de branche, peut fixer un délai de report des congés payés supérieur à 15 mois.

Cependant, certaines absences sont assimilées à du travail effectif :

Il est donc important de vérifier la nature de l'absence à calculer sur le bulletin des salariés, afin d'en apprécier l'impact sur l'acquisition des jours de congés payés.

Maîtrisez les règles de prise des congés

Cette période est fixée à défaut par la loi mais peut, le cas échéant, être fixée par :

• accord d'entreprise ou d'établissement ;

• convention ou accord de branche.

Pour définir l’ordre des départs, l’employeur tient compte des critères suivants :

• la situation de famille des bénéficiaires,

• la durée de leurs services chez l’employeur,

• leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

L'employeur peut refuser d'accorder un congé à son employé. Dans ce cas le congé du salarié est différé à un autre moment.

L'employeur peut aussi imposer au salarié de prendre des jours de congé, en cas de fermeture temporaire de l’entreprise pendant la période concernée.

Les dates et l'ordre des départs doivent être communiqués à chaque salarié au moins un mois à l'avance.

Le décompte des congés payés

Assez logiquement, le premier jour de congé déduit est le premier jour pendant lequel le salarié aurait dû travailler.

En revanche, il faut tout de même opérer une distinction au niveau du décompte, selon que l'acquisition des jours de congés payés est faite en jours ouvrés ou en jours ouvrables.

Les jours ouvrables

Cela signifie qu'en jours ouvrables, on décompte tous les jours de la semaine, sauf le dimanche, qui correspond au jour de repos hebdomadaire, et les jours fériés légaux.

Cette méthode inclut donc le samedi dans le décompte des jours fériés.

Les jours ouvrés

Si l'entreprise applique un décompte en jours ouvrés, alors le salarié n'a pas 30 jours de congés payés mais 25 jours, selon ce que nous avons vu plus haut.

On déduira donc les jours pendant lesquels l'entreprise est ouverte dans la semaine (traditionnellement, du lundi au vendredi), sauf les jours fériés légaux.

On parle également de jours travaillés.

Il peut arriver qu'en fin de période de prise de congés payés, le salarié ait encore des jours à prendre.

Que se passe-t-il dans ce cas ?

Il y a plusieurs situations à envisager ; mais avant, il faut évoquer le principe suivant :

Cela signifie qu'un salarié qui n'a pas pris ses jours de congé au sein de la période de prise ne peut pas demander à son employeur de les reporter, ou bien de lui verser une indemnité compensatrice.

Évidemment, cela s'applique dans les cas dans lesquels l'employeur n'est pas à l'origine de l'impossibilité pour le salarié de prendre ses congés payés.

Le report et l'indemnisation restent une pratique très courante, même si ce n'est pas une obligation légale.

Les jours de fractionnement

Nous l'avons vu plus haut, les salariés doivent normalement avoir pris leur congé principal entre le 1er mai et le 31 octobre de la même année.

Si le salarié n'a pas pris l'intégralité de son congé principal durant cette période, et selon le nombre de jours de congés payés qui lui resteraient après le 31 octobre, le salarié aura droit à des jours de congé supplémentaires, qu'on appelle "jours de fractionnement".

Le salarié concerné se verrait donc attribuer :

• 1 jour de fractionnement s'il lui reste entre 3 et 5 jours de congé à prendre sur son congé principal, mais en dehors de la période principale ;

• 2 jours de fractionnement s'il lui reste au moins 6 jours de congé sur la période principale en plus de la cinquième semaine de congé.

Ces jours seront donc normalement calculés après le 31 octobre, puisque c'est à cette date qu'on saura combien de congés restent à prendre sur le congé principal.

On recommande alors une renonciation écrite individuelle du salarié, afin d'éviter tout litige sur ce point.

En résumé

• Tous les salariés ont droit à des congés payés.

• L'acquisition se fait au mois le mois, soit 2,08 jours ouvrés ou 2,5 jours ouvrables.

• À la fin de la période d'acquisition, si le nombre n'est pas entier, il est alors automatiquement arrondi à l'entier supérieur.

• Il peut y avoir des jours supplémentaires, prévus par les conventions collectives, par exemple.

• La période de prise des congés payés va du 1er mai au 31 octobre.

Dans le prochain chapitre, nous apprendrons à maîtriser les règles d'indemnisation des congés payés.

Maîtrisez les règles d’indemnisation des congés payés

Maintenant que nous avons vu les règles encadrant l'acquisition mais également la prise des congés payés, nous allons pouvoir nous pencher sur la question de l'indemnisation des congés payés. Il s'agit, en d'autres termes, du montant versé au salarié pour compenser sa prise des congés payés.

Comprenez les règles de calcul de l'indemnité de congés payés (ICP) en France

Il faut bien être conscient que cette indemnité de congés payés ne se cumule en aucun cas avec la rémunération du travail.

Cela signifie entre autres que :

1. Des congés non réclamés par les salariés ne peuvent pas donner lieu à indemnisation, dans la mesure où les salariés ont été rémunérés pour le travail au cours de la période où ils auraient pu prendre leurs congés.

2. Des heures de délégation utilisées pendant une période de congés payés ne donnent pas lieu à rémunération supplémentaire, puisqu’elles sont déjà rémunérées au titre des congés.

Lorsque la convention collective applicable dans l’entreprise prévoit une indemnisation conventionnelle des congés payés, l’employeur doit en tenir compte.
En l’absence de règle conventionnelle plus avantageuse, la règle du double calcul, que nous allons voir un peu plus loin dans ce chapitre, et prévue pour les congés payés légaux, s'applique également aux congés payés d’origine conventionnelle.  

La loi prévoit qu'il faut appliquer le calcul le plus favorable entre ces deux méthodes. Avant d'aller plus loin dans nos explications, voici un tableau récapitulatif présentant les différentes méthodes en fonction du calcul applicable dans l'entreprise, c'est-à-dire en jours ouvrés ou en jours ouvrables.

Pour calculer l'indemnité de congés payés, celle-ci est due lorsqu'un salarié a posé des jours de congés payés. Aussi, vous utiliserez les méthodes de calcul suivantes :

Les règles du calcul du dixième

Comme on vient de le voir, la méthode de calcul du dixième est basée sur ce qu'on appelle le "salaire de référence".

Il s'agit d'un montant correspondant a priori au 1/10e de la rémunération totale brute perçue pendant la période d'acquisition des congés payés, c'est-à-dire généralement du 1er juin au 31 mai de l'année suivante, comme nous avons pu le voir au chapitre précédent.

Pour la fixation de l’indemnité de congés payés, le principe est de prendre en compte le salaire de base et les éléments de rémunération qui viennent le compléter, à partir du moment où ces éléments viennent rémunérer une période travaillée par le salarié.

Le plus simple est donc de lister dans un tableau les principaux éléments de rémunération, et leur intégration ou non dans le salaire de référence :

On dégage de ce tableau quelques principes généraux concernant le calcul du salaire de référence :

• Les éléments de salaire à intégrer dans la base de calcul doivent tout d’abord présenter un caractère obligatoire pour l’employeur.

Exemple : Une prime exceptionnelle et facultative ne sera pas comptabilisée dans le calcul du salaire de référence.

• Les éléments de salaire doivent également représenter la contrepartie du travail du salarié.

Exemple : Une prime d'ancienneté, d'objectif, ou une commission seront intégrées dans le calcul du salaire de référence à partir du moment où elles sont attribuées en fonction des résultats personnels du salarié.

• Les primes qui compensent des servitudes ou des dangers particuliers inhérents à l’emploi sont considérées comme versées en contrepartie du travail.

Exemples :

• Prime de samedi

• Prime d’équipe

• Prime de froid

• Prime d’insalubrité

• Prime de danger

Cela signifie qu'une prime qui est calculée au prorata du temps de travail effectif du salarié, et donc à l'exclusion des périodes de congés payés, doit être intégrée dans le salaire de référence, car dans ce cas elle ne sera pas payée deux fois.

En effet, si nous prenons pour exemple la prime d'ancienneté, nous pouvons noter :

• que si la prime est versée en contrepartie du travail, elle doit être intégrée dans le salaire de référence pour le calcul de l'ICP ;

• que si la prime d'ancienneté est versée pendant la période de travail et la période de congés payés, alors il ne faut pas l'inclure dans le salaire de référence. Cela reviendrait, comme déjà expliqué, à la payer deux fois. 

Les absences

Nous avons vu l'impact des éléments variables de rémunération sur le salaire de référence pour le calcul de l'indemnité de congés payés (ICP) ; nous allons maintenant faire un point rapide sur l'impact des absences.

Ainsi, si l'absence est assimilée à du travail effectif, alors elle doit être intégrée dans le salaire de référence pour le calcul des congés payés.

Exemples :

• Congé de maternité

• Congé d'adoption

• Arrêt de travail suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle

Cela signifie qu'à partir du moment où une absence ne serait pas assimilée à du travail effectif dans le cadre de l'acquisition des congés payés, alors cette absence ne sera pas intégrée dans le salaire de référence pour le calcul de l'ICP.

Exemple : arrêt de travail pour maladie non professionnelle.

Tout élément lié à l'absence en question suit le même traitement.

Exemples :

• Déduction de l'absence.

• Indemnité de l'absence.

Les règles de calcul du maintien de salaire

La méthode la plus rigoureuse, tout particulièrement si l’horaire n’est pas uniformément réparti, est celle retenue par la jurisprudence pour une absence, à savoir une ventilation par rapport à l’horaire réel du mois.

Prenons un exemple où l’horaire est de 7 heures par jour.

Au cours d’un mois de 21 jours ouvrés (soit 21 × 7 = 147 heures), un salarié est en congé 7 jours ouvrés (soit 7 ☓ 7 = 49 heures).

Si le salaire à maintenir est de 2 000 €, la ventilation entre l’indemnité de congés payés (ICP), calculée selon le maintien du salaire, et la rémunération du travail, s’opère comme suit :

• indemnité de congés payés = (2 000 × 49) / 147 = 666,67 € ;

• rémunération du travail = (2 000 × 98) / 147 = 1 333,33 €.

Je vous propose donc de garder en tête une méthode forfaitaire très souvent utilisée, à savoir le calcul en nombre moyen de jours ouvrés :

salaire mensuel de référence / 21, 67 x nombre de jours ouvrés de congés payés pris

Comparaison entre la règle du dixième et la règle du maintien du salaire

Le législateur ne s'étant pas prononcé sur ce point, il existe deux méthodes de comparaison.

1. La comparaison annuelle : l’employeur maintient le salaire jusqu’à ce que le salarié solde son congé annuel avec la prise de la cinquième semaine, ou bien en fin de période de congé annuel. C'est à ce moment-là que la comparaison sera faite entre les deux méthodes de calcul ; et si le calcul du dixième est plus favorable, un complément d’indemnité de congés payés sera versé au salarié.

2. La comparaison systématique : l’employeur procède au double calcul à chaque prise de congé et applique la solution la plus avantageuse à chaque fois.

Cas particuliers

Le mode de calcul de l’indemnité légale de congés payés s’applique :

• aux congés supplémentaires d’origine conventionnelle ;

• aux congés supplémentaires d'origine légale : par exemple les jours supplémentaires pour fractionnement des congés payés.

Dans le cas du maintien de salaire, le montant journalier de l’indemnité doit simplement être multiplié par le nombre de jours de congé acquis.

Pour le calcul du dixième, il doit être multiplié par le nombre de jours de congé acquis et divisé par le nombre légal de jours acquis au sein de l'entreprise.

Exemple :

Le dixième de la rémunération est de 2 744 €, soit le montant correspondant à 30 jours ouvrables de congé.

Le salarié ayant droit à 32 jours de congé en application d’un accord collectif, l’indemnité de congés pour 32 jours est de : 2 744 × 32 / 30 = 2 926,93 €.

Impact sur le bulletin de paie

L'article R 3243-1 al 12 du Code du travail précise qu'il y a des mentions obligatoires concernant les congés payés et leur traitement sur le bulletin de salaire.

La jurisprudence a accepté de ne faire apparaître que les dates de congés payés sur le bulletin de salaire si le calcul le plus favorable pour le salarié est celui du maintien de salaire.

En effet, le maintien de salaire constitue, comme nous l'avons vu, une opération nulle entre la déduction et l'indemnisation, ce qui donne la possibilité de ne pas la faire figurer, contrairement au calcul du dixième.

Calculez l'indemnité compensatrice des congés payés (ICCP)

Les situations donnant lieu à une indemnité compensatrice de congés payés

Il s'agit des situations suivantes :

1. Rupture du contrat de travail (qu'elle soit causée par l'employeur ou le salarié).

2. Report des congés payés.

3. Décès du salarié.

Cela concerne :

1. Les congés reportés suite à une autorisation de l'employeur, comme nous l'avons vu au chapitre précédent.

2. Les congés reportés de droit, c'est-à-dire suite à un arrêt de travail ; comme, par exemple, un congé maternité.

Tant que le contrat de travail est en cours, le salarié ne peut prétendre à une indemnité compensatrice que s’il a été mis dans l’impossibilité de prendre ses congés du fait de l’employeur.

Lorsque des congés payés sont reportés, ils doivent en principe être pris. Le paiement d’une indemnité compensatrice de congés payés, en lieu et place de la prise des congés, n’est possible qu’en cas de rupture du contrat avant la prise effective des congés payés, ou d’impossibilité de les prendre du fait de l’employeur.

Les éléments à inclure dans la rémunération de référence sont les mêmes que pour l'indemnité de congés payés, à ceci près qu'il faudra intégrer également l’indemnité compensatrice de préavis.

Lorsque les congés non pris sont afférents à deux périodes de référence distinctes, l’indemnité compensatrice est calculée en deux étapes :

1. Indemnité liée à la période de référence expirée, mais dont les congés n’ont pas été pris en totalité (qu'on peut appeler les congés acquis).

2. Indemnité liée à la période de référence en cours (traditionnellement désignés par l'appellation congés en cours).

L'indemnité compensatrice de congés payés est due au salarié lorsque ce dernier a encore des jours de congés payés à prendre. Vous utiliserez les méthodes de calcul suivantes : 

Le salaire de référence correspond à tous les salaires bruts perçus durant la période d'acquisition de congés payés.

Si le salarié a acquis le nombre de jours total légal soit 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables, dans ces condtions la formule de calcul est la suivante :

• en jours ouvrés :salaire de référence / 10 / 25 * nombre de jours restants

• en jours ouvrables :  salaire de référence / 10 / 30 * nombre de jours restants

En revanche, si le salarié n'a pas acquis le nombre de jours total légal soit un nombre inférieur à 25 jours ouvrés ou 30 jours ouvrables, il faudra alors prendre en compte le nombre de jours acquis.

• salaire de référence / 10 / nombre de jours acquis légal * nombre de jours restants

Prenons un exemple : 

Un salarié en CDD de 6 mois quitte l'entreprise au terme de son contrat de travail. Les congés payés dans son entreprise sont calculés en jours ouvrables. Il a acquis 15 jours ouvrables de congés payés au légal (2,5 jours ouvrables * 6 mois travaillés).
Sa convention collective prévoit 0,25 jours de congés supplémentaires à partir du 4ème mois en entreprise. Il acquiert donc 0,75 jours supplémentaires de congés payés. 
Il n'a pris aucuns jours de congés durant toute la durée de son contrat.

Congés acquis au légal	15
Congés supplémentaires conventionnels	0,75
Congés pris	0
Congés restants	15,75

En appliquant la règle suivante :

salaire de référence / 10 / nombre de jours acquis légal * nombre de jours restants

Pour calculer l'indemnité compensatrice de congés payés, il sera nécessaire de calculer de la façon suivante : 

salaire de référence / 10 / 15 * 15,75

Les salariés en CDD

Nous ne pouvons terminer ce chapitre sans évoquer le cas de la fin de contrat CDD.

Les salariés en CDD ont droit à une indemnité compensatrice de congés payés pour les jours qui leur restent, quelle que soit la durée de leur contrat.

Calcul sur le bulletin de paie

L’indemnité compensatrice de congés payés a le caractère de salaire et figure sur le bulletin de paie.

En résumé

Les congés payés sont indemnisés par l'indemnité de congés payés lors de la prise, et par l'indemnité compensatrice de congés payés lors du départ du salarié des effectifs de l'entreprise.

Deux calculs doivent être systématiquement appliqués : le maintien de salaire d'un côté, et le calcul du dixième de l'autre côté.

Le plus favorable de ces calculs est celui qui sera versé au salarié.

On utilise ce qu'on appelle le salaire de référence comme base de calcul du dixième.

Dans le chapitre suivant, nous verrons comment appliquer les calculs des congés payés à des cas concrets.

Appliquez les calculs des congés payés à des cas concrets

Vous avez maintenant en main les différentes règles concernant l'acquisition et la prise des congés payés, mais aussi celles concernant le calcul de leur indemnisation. Afin de vous permettre de vraiment maîtriser le sujet, je vous propose de voir ci-dessous quelques cas pratiques.

Découvrez des cas pratiques de l'ICP

Un salarié est en congé pendant 11 jours ouvrés, du 3 au 19 février 2023. Il a travaillé entièrement sur une période d'acquisition de congés payés.

Son salaire de base est de 1 800 € et son salaire de référence de 27 440 €.

Le calcul du maintien de salaire est :

1 800 / 21, 67 * 11 = 913,70 €

Le calcul du dixième est le suivant :

27 440 / 25 / 10 * 11 = 1 207,36 €

Le montant le plus favorable est donc le montant du dixième.

Salarié à temps partiel

La salariée Lemaire travaille à temps partiel depuis maintenant quelques années.

Son contrat indique qu'elle travaille les jours suivants : lundi, mardi, jeudi et vendredi.

Son salaire de base est de 3 167,53 €.

Suite à son mariage en mars 2023, elle a demandé à son employeur un mois de congés payés, du 3 au 30 avril 2023 inclus. Elle utilise ses derniers jours de congé acquis sur la période du 1er juin 2021 au 31 mai 2022. Son salaire de référence est de 43 010,36 €.

Cela nous fait donc un total de 19 jours de congés payés à déduire de son compteur.

Au niveau du calcul de la déduction et de l'indemnité de congés payés, cela va donner la présentation suivante :

• une rubrique de déduction des jours de congés payés indiquant 19 jours pris ;

• une rubrique d'indemnisation des jours de congés payés indiquant 19 jours également.

Au niveau du calcul de l'indemnité, il faut bien évidemment comparer les deux méthodes, soit :

1. Le maintien de salaire :3 167,53 / 21,67 * 19 = 2 777,25 €

2. Le dixième :43 010,36 / 25 / 10 * 19 = 3 268,79 €

La rubrique de déduction indiquera donc le montant de 2 777,25 €.

La rubrique d'indemnisation, quant à elle, indiquera le montant le plus favorable, donc celui calculé avec la méthode du dixième, soit 3 268,79 €.

Jours supplémentaires conventionnels

Le salarié Mouton travaille dans la même entreprise depuis 7 ans. Il dépend de la convention collective Syntec. Cela signifie qu'il acquiert désormais 1 jour de congé payé supplémentaire chaque année, soit 26 jours au lieu de 25. Il faut également noter que la convention collective Syntec prévoit une acquisition des congés payés en jours ouvrés.

Son salaire mensuel est de 1 800 €, et son salaire de référence de 27 440 €.

Il prend une semaine de congés payés du 15 au 19 mai 2023, soit 4 jours ouvrés de congés payés puisque le 18 mais 2023 est un jour férié.

La question qui nous intéresse ici est :

Nous allons donc, pour cela, tout simplement reconstituer son salaire de référence pour 26 jours de congés payés, soit le calcul suivant :

 27 440 / 25 * 26 = 28 537,60 €.

Le calcul du dixième sera donc :

28 537,60 / 26 / 10 * 4 = 439,04 €.

Le calcul du maintien de salaire, lui, reste le même :

1 800 / 21,67 * 4 = 332,26 €.

Calcul de l'ICCP pour un CDD

Le salarié Renaud termine le 15 mai 2023 un CDD d'une durée de 6 mois.

Son dernier bulletin est donc calculé afin de lui verser tous les éléments qui lui sont dus en raison de la fin de son contrat, avec notamment l'indemnité compensatrice de congés payés.

Son salaire mensuel de base était de 2 667,67 € et il ne recevait pas de variables ; soit, sur 6 mois, un salaire brut total de 16 006,02 €.

Il a acquis 13 jours de congés payés ; il n'a pris aucun jour de congé pendant toute la durée de son contrat.

• Son indemnité de précarité est de :16 006,02 x 10 % = 1 600,60 €

• Son salaire de référence est donc de :16 006,02 + 1 600,60 = 17 606,62 €

• Le calcul au maintien est donc le suivant :  2 667,67 / 21,67 * 13 = 1 600,36 €

• Le calcul au dixième est :17 606,62 / 13 / 10 * 13, ce qui revient à 17 606,62 / 10 = 1 760,66 €

Comme vous pouvez le voir, le calcul du dixième est plus favorable.

Le montant de l'ICCP qui apparaîtra sur le bulletin du salarié est donc 1 760,66 €.

En résumé

• La formule de calcul du maintien de salaire peut varier selon qu'on arrondit le nombre moyen de jours ouvrés ou non ; autrement dit, soit 21,67, soit 22.

• Le calcul du dixième devra prendre en compte le fait que des jours supplémentaires ont été acquis par le salarié.

Avant de passer à la partie suivante, testez vos connaissances avec le quiz du prochain chapitre.

Calculez en paie les différents éléments de la maladie

Identifiez les règles du maintien de salaire et de la subrogation en cas de maladie

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour maîtriser la gestion des congés payés en paie. Je vous propose maintenant de passer à un évènement un peu plus technique encore que les congés payés, à savoir l'absence maladie.

Cette partie du cours va vous permettre de comprendre :

1. quels aspects de la maladie sont répercutés en paie,

2. la façon dont ces aspects en question impactent le bulletin de salaire,

3. mais aussi les différentes règles à appliquer le cas échéant.

Comprenez les règles générales de l'absence maladie

L'absence maladie du salarié entraîne assez logiquement une déduction de son salaire. Cette déduction est donc calculée en fonction de la durée de l'absence en question.

Ces deux méthodes peuvent également être appliquées selon les jours ouvrés, les jours ouvrables, les jours calendaires.

Les heures réelles peuvent être définies comme les heures réellement travaillées par le collaborateur dans le mois en cours.

Pour un salaire à 35 h/semaine, les heures moyennes sont de 151,67 h en raison de la mensualisation.

Cela est dû essentiellement au fait que cette méthode de calcul permet une "stricte proportionnalité" entre la retenue et la durée de l'absence.

Cette méthode est celle qu'il faut appliquer lorsque l'absence maladie ne peut pas faire l'objet d'une indemnisation.

Cela signifie que si l'absence maladie fait l'objet d'une indemnisation, il reste possible d'utiliser la méthode se basant sur les jours calendaires, qui est la même que celle utilisée pour le calcul des indemnités journalières de la Sécurité sociale :

(salaire brut / nombre de jours calendaires du mois) x nombre de jours calendaires d'absence

Exemple :

Un salarié est absent du 15 au 21 mai 2023 pour maladie.

Ce salarié travaille 7 h par jour.

Il est rémunéré 3 000 €. Le mois de mai compte 23 jours de travail, soit 23 * 7 = 161 heures.

Calcul de l'absence en "heures réelles" :(3 000 € / 161 heures) x 35 heures = 652,17 €

Calcul de l'absence en "jours calendaires" :  (3 000 € / 31 jours) x 7 jours = 677,42 €

En d'autres termes, comme les congés payés, la maladie fait l'objet :

1. D'une déduction de salaire dans une rubrique spécifique du bulletin de salaire.

2. D'une indemnisation lorsque les conditions nécessaires sont réunies, calculée sur une rubrique distincte et correctement identifiée sur le bulletin de salaire.  

Au premier abord, le traitement en paie d'une absence maladie ou autre absence similaire peut paraître compliqué.

Il est donc essentiel de respecter une certaine organisation dans la vérification des informations, et de ne pas laisser au hasard certains éléments qui peuvent être déterminants dans le calcul de l'arrêt de travail sur le bulletin.

1. Vérifier s'il y a déjà eu des arrêts de travail sur les périodes précédentes : nous le verrons plus loin, si certaines conditions sont remplies, la maladie peut être indemnisée par l'employeur, via un maintien de salaire légal ou conventionnel. Cette indemnisation obéit à certaines règles en matière de délai. Il faut donc être en mesure de dire le nombre exact de jours de maladie du salarié, afin d'évaluer son droit à indemnisation.

2. Vérifier l'ancienneté et le statut du salarié : cela permettra tout simplement de connaître exactement son droit à indemnisation. 

3. Vérifier l'application ou non d'une convention collective : pour les mêmes raisons que celles expliquées ci-dessus. Le droit du travail a des dispositions spécifiques en matière d'arrêt de travail ; toutefois, les dispositions des conventions collectives peuvent être plus favorables. Dans ce cas, il faudra bien sûr les appliquer.

À partir de là, vous devriez avoir toutes les clés afin de calculer sereinement et correctement votre absence sur le bulletin de salaire.

Quelques précisions

Si l'absence du salarié n'est pas indemnisée, alors le plafond du bulletin devra être réduit proportionnellement à la durée de l'absence non rémunérée.

Si un salarié est licencié alors qu'il est en arrêt de travail, les salaires de référence pour la base de calcul de l’indemnité de licenciement sont ceux antérieurs à l’arrêt de travail.

Le contrat de travail est seulement suspendu au cours de la maladie. À la fin de son arrêt, le salarié doit retrouver son poste.

Cela va dépendre de l'application ou non de la subrogation par l'employeur :

Le maintien de salaire

Lorsque certaines conditions sont remplies, le salarié peut bénéficier de ce qu'on appelle un "maintien de salaire".

Il s'agit tout simplement d'une indemnisation opérée par l'employeur, en application du Code du travail ou bien de dispositions conventionnelles, ou d'un usage interne.

Le maintien de salaire vise à verser au salarié tout ou partie de la déduction correspondant à son absence maladie directement sur le bulletin de salaire, en attendant le versement d'indemnités complémentaires de la Sécurité sociale.

On dit que le salaire est maintenu.

Ce maintien de salaire est donc un complément des indemnités journalières de la Sécurité sociale.

Avant de rentrer dans les détails concernant ce maintien de salaire, il faut aborder une notion particulière, à savoir le "délai de carence".

Le délai de carence

Le délai de carence est un dispositif visant à distinguer le début d'une période d'absence indemnisable et le début de l'indemnisation de cette absence.

En d'autres termes, cela désigne la durée entre ces deux périodes.

Dans le cas de l'absence maladie, il peut y avoir plusieurs délais de carence :

1. Le délai de carence opéré par la Sécurité sociale pour le calcul des indemnités complémentaires.

2. Le délai de carence opéré par l'employeur pour le calcul du maintien de salaire en vertu du Code du travail et en l'absence, bien entendu, de dispositions conventionnelles plus favorables.

L'application d'un délai de carence peut de plus être lié à la nature de l'absence en elle-même. Nous verrons le détail un peu plus loin.

Le délai de carence appliqué sur les indemnités complémentaires de la Sécurité sociale

Pour calculer le délai de carence, il faut partir du premier jour qui aura été non travaillé dans son intégralité par le salarié, et compter 3 jours calendaires. À partir du 4e jour, la Sécurité sociale sera en mesure d'indemniser le salarié pour une absence maladie non professionnelle.

Exemple :

Un salarié travaille le lundi 16 avril au matin, puis se rend chez son médecin qui lui délivre un arrêt de travail dans l'après-midi du 16 avril. 

Le délai de carence étant de trois jours calendaires, la Sécurité sociale va comptabiliser trois jours calendaires, du 17 au 19 avril, le 16 ayant été en partie travaillé.

Donc, l'indemnisation par la Sécurité sociale sera calculée à partir du 20 avril.

Le délai de carence appliqué sur le maintien de salaire par l'employeur

Les dispositions du Code du travail prévoient un délai de carence en cas de maintien de salaire par l'employeur.

Ce délai de carence concerne les arrêts suivants uniquement :

• maladie non professionnelle ;

• accident de trajet ;

• accident de droit commun.

Lorsque ces situations se présentent, l'employeur doit alors appliquer, en vertu des dispositions du Code du travail, un délai de carence de 7 jours calendaires.

Comme expliqué plus haut, en cas de maintien de salaire par l'employeur, les dispositions de la convention collective dont dépend l'entreprise peuvent être plus favorables que celles du Code du travail.

Il peut arriver également que des conventions collectives soient moins favorables que celles du droit du travail. Le cas échéant, l’employeur devra régler ce conflit de normes en appliquant la disposition la plus favorable pour le salarié.

Le complément employeur légal

Les conditions pour bénéficier du complément employeur légal : 
Selon les dispositions de l'article L 1226-1 du Code du travail, pour bénéficier d'un maintien / complément de salaire, le salarié devra :

• Justifier d'un minimum d'un an d'ancienneté au sein de l'entreprise.
  L'article D 1226-8 du Code du travail précise que :

"L'ancienneté prise en compte pour la détermination du droit à l'indemnité complémentaire s'apprécie au premier jour de l'absence".

• Faire parvenir à son employeur dans un délai de 48 heures une ordonnance médicale prescrivant un arrêt de travail. L'employeur adressera à la caisse primaire d'assurance maladie, une attestation de salaire comportant les détails de salaires des douze derniers mois permettant le calcul des indemnités journalières.

• Bénéficier des indemnités journalières de Sécurité Sociale versées par la Sécurité Sociale.

• Bénéficier de soins en territoire français ou au sein de l'Union Européenne.

Ces conditions s'appliqueront à défaut d'accord ou de conventions collectives ou si les accords et conventions existantes sont moins favorables.

Ce montant est bien entendu versé par l'employeur, puisqu'il s'agit de son salaire brut et que le calcul se fait directement sur le bulletin de salaire, suite au calcul de la déduction de salaire correspondant à l'absence pour arrêt maladie.

Le Code du travail prévoit également quelques conditions afin que cette disposition s'applique, et que le salarié perçoive bien 90 % ou 2/3 de son salaire brut :

1. La Sécurité sociale doit prendre en charge l'arrêt de travail dont il est question.

2. Le salarié doit être soigné en France, ou dans l'un des pays membres de l'UE ou de l'EEE.

3. Le salarié doit avoir fait constater son incapacité à travailler et envoyé l'arrêt de travail à son employeur dans les 48 heures.

4. Le salarié doit avoir au minimum un an d'ancienneté dans l'entreprise.

5. Le cas échéant, le salarié doit faire l'objet d'une contre-visite médicale patronale.

Pour déterminer l'ancienneté du salarié, il faut se situer au premier jour de l'arrêt en question.

Exemples :

• Un salarié a commencé à travailler le 2 janvier 2022.

  • Il est mis en arrêt de travail le 26 décembre 2022.

  • N'ayant pas acquis un an d'ancienneté au 26 décembre, les dispositions légales ne s'appliquent pas et son employeur n'est pas tenu de lui maintenir son salaire.

• Un salarié a commencé à travailler le 2 janvier 2022.

  • Il est mis en arrêt de travail le 3 janvier 2023.

  • Il a acquis un an d'ancienneté la veille et peut donc faire l'objet d'un maintien de salaire par son employeur, en application des dispositions légales.

1. Pendant les 30 premiers jours de l'arrêt maladie, on verse au salarié 90 % de la rémunération brute qu'il aurait perçue s'il n'avait pas été absent.

2. Pendant les 30 jours suivants, on verse au salarié 2/3 de la rémunération brute qu'il aurait perçue s'il n'avait pas été absent.

Le délai de carence

Ce délai s'applique en cas d'accident de trajet uniquement (sauf convention collective plus favorable).
Il n'y a aucun délai de carence en cas d'accident du travail ou maladie professionnelle, ce qui signifie que l'employeur verse son complément légal dès le premier jour de l'arrêt.

Durée et taux d'indemnisation

À défaut de calculs prévus par un accord ou une convention collective, la loi organise les modalités de calcul du complément employeur. Les articles D1226-1 et suivants, du Code du travail organisent les durées de versement du complément employeur :

• De 1 an d'ancienneté à 5 ans, la durée du complément est de 60 jours calendaires. Les délais d'indemnisation s'appliquent sur une période de date à date sur l'année. Ainsi un maintien de 15 jours réduit les droits ultérieurs pendant une période glissante d'un an.

• Après 1 an d'ancienneté, les temps d'indemnisation sont augmentés de 20 jours par période entière d'ancienneté de 5 ans avec un maximum de 90 jours par période, comme indiqué sur le tableau ci-dessous. Ce décompte s'effectue au-delà de la période minimale d'un an d'ancienneté.

Le maintien de salaire conventionnel

Nous l'avons déjà un peu évoqué plus haut, il peut exister des dispositions conventionnelles plus favorables que le Code du travail concernant le maintien de salaire.

Jusque-là, cela n'est pas forcément compliqué : il suffit, comme indiqué plus haut, de bien vérifier les dispositions collectives applicables au salarié avant de calculer son bulletin de salaire.

Il y a toutefois une légère subtilité.

En effet, ce maintien de salaire peut être calculé sur la base du salaire net et non du salaire brut, comme c'est le cas dans les dispositions du Code du travail.

L'idée est de s'assurer que le salarié ne perçoive pas un salaire plus élevé pendant son absence que ce qu'il aurait perçu s'il avait réellement travaillé, en neutralisant l'avantage causé par l'exonération de cotisations sociales applicable aux indemnités journalières de la Sécurité sociale.

La subrogation

Il s'agit d'une situation très spécifique et en même temps très courante en paie. Lorsqu'un salarié est en arrêt de travail, il doit normalement percevoir des indemnités journalières de la Sécurité sociale.

Nous avons vu plus haut que l'employeur pouvait maintenir le salaire brut du salarié sur son bulletin, en attendant de recevoir les indemnités journalières de la Sécurité sociale pour les reverser à son salarié au niveau du bulletin de paie. C'est ce qu'on appelle la « subrogation ».

Il existe deux situations possibles :

1. L'employeur maintient l'intégralité du salaire brut.

2. L'employeur maintient une partie seulement du salaire brut.

L'employeur maintient l'intégralité du salaire brut

Dans ce cas, l'employeur calculera les IJSS dues au salarié pendant la période du complément et lui versera en nettes comme le fait la CPAM, c'est sous déduction de 6,70 % de CSG / CRDS.

La demande de subrogation s'effectue lorsque l'employeur établit l'attestation de salaire.

C'est applicable aux :

• IJSS de maladie ;

• IJSS de maternité et assimilées (adoption, paternité) ;

• IJSS d’accident du travail ou de maladie professionnelle.

L'employeur maintient une partie seulement du salaire brut

Si le maintien de salaire (total ou partiel) se fait sous déduction des IJSS, il y a deux possibilités :

1. Soit l’assuré les perçoit directement.

2. Soit l’employeur en fait l’avance ; auquel cas il peut être subrogé.

Dans les deux cas, l’employeur effectue seulement un complément de salaire.

Dans tous les cas, la mise en œuvre de la subrogation suppose que le salaire maintenu soit au moins égal au montant des IJSS.

Nous l'avons vu plus haut, en cas de reprise anticipée, l’employeur qui applique la subrogation doit informer la caisse de Sécurité sociale qui verse les IJSS. Il s'agit en général de la CPAM dont dépend le salarié concerné ; faute de quoi, il pourrait faire l'objet de sanctions financières.

Les différents types d'arrêts de travail liés à la maladie ou traités de la même manière

Il y a d'autres arrêts de travail qui suivent le même fonctionnement qu'un arrêt de travail pour maladie ; à savoir, pour les plus importants :

Le congé de maternité

C'est un congé obligatoire auquel on ne peut déroger. Il est automatique et est réparti entre la période précédant la naissance de l'enfant et la période suivant la naissance.

Il peut y avoir des exceptions à la répartition.

Durée du congé de maternité selon le nombre d'enfants déjà à charge :

La CPAM verse des indemnités journalières, dont le montant est fixé selon ces étapes de calcul :

• Calcul du salaire journalier de base : somme des 3 derniers salaires bruts perçus avant la date d'interruption du travail, divisé par 91,25.

• Montant maximal du salaire journalier de base : le salaire pris en compte ne peut pas dépasser le plafond mensuel de la sécurité sociale en vigueur lors du dernier jour du mois qui précède l'arrêt (soit 3 925 € par mois en 2025).

• Taux forfaitaire appliqué par la CPAM : la CPAM retire à ce salaire journalier de base un taux forfaitaire de 21 %.

• Montant minimal et montant maximal des indemnités journalières : le montant ne peut pas être inférieur à 11,02 € ni supérieur à 101,94 € par jour.

• Les indemnités journalières sont versées tous les 14 jours.

Au niveau du bulletin de salaire, la présentation est la même, avec l'utilisation de rubriques de paie spécifiques au congé de maternité.

Le congé de paternité et d'accueil de l'enfant

Lors de la naissance d'un enfant, le père salarié bénéficie du congé de paternité et d'accueil de l'enfant. Si la mère de l'enfant vit avec une autre personne salariée, celle-ci peut également bénéficier du congé.

Ce congé bénéficie lui aussi du versement d'une indemnité par la Sécurité sociale.

Au niveau du calcul de l'absence sur le bulletin, le système est le même que pour l'absence maladie.

Pour ce qui est de l'indemnisation, le Code du travail ne prévoit pas d'indemnisation par l'employeur, donc de maintien de salaire.

Toutefois, certaines conventions collectives peuvent prévoir un maintien de salaire.

Exemple : La convention collective de la métallurgie Ingénieurs et Cadres prévoit, après 1 an de présence dans l'entreprise, un maintien de salaire de :

• 3 mois à plein tarif et 3 mois à demi-tarif pour une période d'ancienneté de 1 à 5 ans ;

• 4 mois à plein tarif et 4 mois à demi-tarif pour une période d'ancienneté de 5 à 10 ans ;

• 5 mois à plein tarif et 5 mois à demi-tarif pour une période d'ancienneté de 10 ans à 15 ans ;

• 6 mois à plein tarif et 6 mois à demi-tarif pour une ancienneté au-delà de 15 ans.

Concernant l'indemnisation, le principe est relativement le même que pour l'absence maladie, à savoir le versement d'indemnités journalières, dont le montant est calculé en déterminant le gain journalier de base calculé sur la période de référence, divisé par 91,25.

Le salaire pris en compte ne peut pas dépasser le plafond mensuel de la Sécurité sociale en vigueur lors du dernier jour du mois qui précède l'arrêt (soit 3 925€ en 2025).

L'arrêt de travail pour accident de travail ou maladie professionnelle (AT/MP)

Dans ce cas, il faut bien faire attention, car le montant de l'indemnisation et les conditions de versement sont différents de ceux prévus pour un arrêt maladie.

Les indemnités journalières correspondent à un pourcentage de ce salaire journalier de référence qui varie en fonction de la durée de l'arrêt maladie, dans la limite d'un montant appelé gain journalier net (le salaire journalier moins 21 %). Le montant est plafonné et évolue dans le temps :

• pendant les 28 premiers jours suivant l'arrêt de travail, l'indemnité journalière est égale à 60 % du salaire journalier de base, avec un montant maximum plafonné à 220,14 € au 1er janvier 2023 ;

• à partir du 29e jour d'arrêt de travail, l'indemnité journalière est majorée et portée à 80 % du salaire journalier de base, avec un montant maximum plafonné à 293,51 € au 1er janvier 2023 ;

• au-delà de trois mois d'arrêt de travail, l'indemnité journalière peut être revalorisée en cas d'augmentation générale des salaires après l'accident.

Exemple : pour un salarié ayant perçu 2 000 € bruts le mois précédant son accident du travail, le gain journalier net du salarié pendant son arrêt est égal à :[2 000 - (21 % * 2 000)] / 30,42 = 51,93 €

Les indemnités journalières sont calculées ainsi :

• Pendant les 28 premiers jours d'arrêt, le montant des IJ est de :(2 000 / 30,42) * 60 % = 39,44 €

• À partir du 29e jour d'arrêt, le montant serait de 52,59 €, soit :(2 000 / 30,42) * 80 %

• La limite du gain journalier net étant dépassée, le montant versé à partir du 29e jour sera ramené à 51,93 €.

La CSG (6,2 %) et la CRDS (0,50 %) sont ensuite déduites du montant des indemnités journalières dues.

En résumé

• L'absence maladie entraîne automatiquement une déduction de salaire.

• L'employeur peut, si certaines conditions sont remplies, verser une indemnité au salarié pour compenser la déduction de son salaire, appelée maintien de salaire.

• La Sécurité sociale compense elle aussi la déduction de salaire, sous certaines conditions, via le versement d'indemnités journalières.

• La Sécurité sociale ne rembourse pas les trois premiers jours de l'absence : on appelle cela le délai de carence.

• Si l'employeur maintient le salaire de son employé et demande à recevoir directement les indemnités journalières de la Sécurité sociale, on appelle cela la subrogation.

 Dans le chapitre suivant, nous apprendrons à maîtriser les IJSS et les IJ prévoyance.

Maîtrisez les IJSS et IJ prévoyance

Dans le chapitre précédent, nous avons vu les principes généraux entourant le calcul des arrêts de travail sur le bulletin. Nous avons notamment évoqué la question des indemnités journalières. Ce chapitre va être l'occasion de nous pencher sur les règles qui régissent ces indemnités.

Nous verrons dans un premier temps les indemnités journalières versées par la Sécurité sociale en cas de maladie, pour ensuite étudier les indemnités journalières de prévoyance, et enfin nous pencher rapidement sur les indemnités journalières versées dans le cadre des autres arrêts de travail.

Les indemnités journalières de la Sécurité sociale en cas de maladie ou arrêt de travail similaire

Définition et présentation des IJSS

Nous allons ici nous concentrer sur les IJSS versées en cas de maladie non professionnelle ou d’accident non professionnel.

Ainsi, si l'arrêt est inférieur à 6 mois, le salarié doit avoir :

• soit cotisé au cours des 6 mois précédents sur un salaire au moins égal à 1 015 fois le SMIC horaire ;

• soit travaillé au moins 150 heures sur les 3 mois civils ou les 90 jours précédents.

Si l'arrêt se prolonge au-delà de 6 mois et ce sans interruption, alors le salarié doit remplir les conditions suivantes afin de continuer à pouvoir recevoir des IJSS :

• avoir une immatriculation d’au moins 12 mois à la date de son arrêt de travail ;

Cette condition se cumule avec l'une des deux options ci-dessous :

• avoir cotisé en maladie sur un salaire au moins égal à 2 030 fois le SMIC horaire dans les 12 mois civils précédents ;

• avoir travaillé au moins 600 heures au cours des 12 mois civils ou 365 jours précédents.

Justification de l'arrêt maladie

De plus, le salarié indemnisé doit respecter les conditions suivantes afin de recevoir les IJSS :

1. Envoyer à la CPAM son avis d'interruption 48 h après la date d'interruption du travail.

2. Suivre les prescriptions de son médecin.

3. S’abstenir d’exercer toute activité non autorisée, sous peine d’une retenue totale des IJSS.

4. Et se soumettre au contrôle de la Sécurité sociale.

L'employeur, quant à lui, doit :

1. Établir l’attestation de salaire pour calculer le montant des indemnités journalières.

2. Envoyer cette attestation à la caisse sous forme électronique, ou à défaut la remettre sous format papier au salarié qui enverra l’attestation à la caisse. 

Durée et calcul de l’indemnisation

La durée de l'indemnisation

Comme vu au chapitre précédent, l’arrêt de travail ne donne lieu au versement d’IJSS qu’après 3 jours calendaires de carence, autrement dit à partir du 4e jour d’arrêt de travail.

Pour les arrêts de longue durée, les IJSS sont versées pendant une période maximale de 3 ans de date à date. En cas de rechute pendant ce délai, l’indemnité est versée dès le premier jour d’arrêt de travail. Si l’assuré reprend le travail pendant au moins 1 an, une nouvelle période d’indemnisation de 3 ans recommence à courir.

Pour les autres arrêts, l’assuré ne peut recevoir plus de 360 IJSS en l’espace de 3 ans, au titre d’une ou de plusieurs maladies.

Le calcul de l'indemnisation

Le gain journalier de base utilisé pour calculer les IJSS de maladie non professionnelle varie en fonction de la périodicité de la paie du salarié.

Comme pour le calcul du dixième pour les congés payés, les IJSS sont calculées sur la base d'une période de référence, et donc d'un salaire de référence.

Autrement dit, la paie durant laquelle intervient l'arrêt de travail n'est pas prise en compte.

Exemples :

1. Un salarié mensualisé est en arrêt de travail à compter du 29 juin 2023. Les salaires pris en compte dans le calcul de l’indemnité journalière sont ceux des mois de mars, avril et mai 2023. Si ce salarié travaille de façon discontinue, les salaires pris en compte pour un arrêt de travail débutant à la même date sont ceux des mois de juin 2022 à mai 2023.

2. Un médecin délivre un arrêt daté du 31 mai, mais le salarié s’arrête effectivement le 1er juin. Les IJSS sont calculées sur la base des salaires perçus en mars, avril et mai.

Le salaire pris en compte pour calculer le gain journalier de base est le salaire brut.

Nous l'avons vu, le salaire à prendre en compte pour le calcul est le salaire brut soumis à cotisations sociales.

Mais ce salaire est limité à 1,8 SMIC calculé sur la base de la durée légale du travail. Cela signifie par exemple qu'au 1er mai 2023, le SMIC pris en compte sera le SMIC mensuel correspondant à 151,67 heures de travail, soit 1 747,20 € bruts. Donc si le salaire est plus élevé que ce montant, il ne sera pris en compte que pour le montant indiqué, soit 1 747,2 * 1,8 = 3 144,96€.

Vous pourrez trouver des variantes au niveau des chiffres après la virgule, cela correspond aux arrondis.

Exemple :

Un congé maladie débute le 3 avril 2023.

Les salaires bruts soumis à cotisations perçus par le salarié concerné pendant la période de référence sont :

• 3 400 € en janvier

• 4 000 € en février

• 2 200 € en mars

Son gain journalier de base sera donc calculé de la manière suivante :

• En janvier : le salaire étant plus important que 1,8 * le SMIC : 3 144,96 €

• En février : le salaire étant plus important que 1,8 * le SMIC : 3 144,96 €

• En mars : le salaire étant moins élevé que 1,8 * le SMIC : 2 200 €

Soit un total de 8 489,97 / 91,25 = 93,04 €.

Le gain journalier de base du salarié est donc de 93,04 €.

Enfin, pour trouver le montant de l'indemnité journalière, on prend 50 % du gain journalier de base.

Le paiement et le traitement sur le bulletin de salaire

Les IJSS sont versées par la CPAM directement à l’assuré, sauf si l'employeur applique la subrogation.

Lorsque l’une des paies incluses dans la période de référence est supérieure aux salaires habituels, les IJSS servies au salarié seront d’un montant plus élevé que la rémunération versée par l’employeur.

L’employeur n’étant subrogé dans les droits du salarié que dans la limite des sommes qu’il lui a effectivement versées au titre de la rémunération servie pendant ses absences, le différentiel est, selon la CPAM, versé directement à l’assuré salarié.

Régimes fiscal et social

Elles sont en revanche :

• soumises à la CSG sur les revenus de remplacement, sans abattement d'assiette (6,20 %, dont 3,80 % sont déductibles) ;

• soumises à la CRDS, sans abattement d'assiette (0,50 %).

Les IJSS maladie ne sont pas intégrées au net imposable figurant sur le bulletin de paie. En revanche, lorsque l’employeur est subrogé et reverse au salarié des IJSS imposables, celles-ci doivent être prises en compte dans l’assiette du prélèvement à la source, selon les règles applicables aux IJSS subrogées. Pour les IJSS maladie non professionnelle, cette prise en compte au titre du PAS est limitée aux 60 premiers jours d’arrêt de travail.

L'impact sur le bulletin de salaire

L'impact sur le bulletin de paie va dépendre de plusieurs facteurs, essentiellement :

1. La pratique ou non de la subrogation par l’employeur.

2. Le versement d’éventuelles indemnités journalières complémentaires par l’employeur.

Nous verrons des cas pratiques dans le chapitre suivant, afin de mieux visualiser ce qui se passe sur le bulletin de salaire selon les différents cas possibles.

Les indemnités journalières de prévoyance

Au lieu de payer lui-même le maintien de salaire, l’employeur peut se réassurer auprès d’un organisme extérieur, comme :

• une institution de prévoyance ;

• une institution de mutuelle ;

• une société d’assurance.

Il arrive que la convention collective dont dépend l'employeur l'oblige à appliquer cette méthode.

Les indemnités journalières complémentaires versées par l’organisme extérieur pour le compte de l’employeur sont donc une application directe des obligations légales ou conventionnelles de maintien de salaire de l’employeur, qui en supporte seul le coût.

En plus de cette méthode, il peut arriver également qu'un maintien de salaire supplémentaire soit accordé au salarié.

En effet, dans de nombreuses entreprises, un régime de prévoyance complémentaire peut assurer une couverture sociale plus importante pour les salariés, en plus du maintien de salaire déjà imposé par la loi ou la convention collective.

Régimes social et fiscal des indemnités complémentaires

Exemple (RF Paye) :

Une entreprise décide, via un régime de prévoyance, d’étendre le bénéfice de l’indemnisation du 91e jour au 120e jour d’arrêt de travail, par le biais d'une cotisation spécifique répartie à 50 % entre l'employeur et le salarié.

Les IJ versées à compter du 91e jour d’arrêt de travail ne doivent être intégrées à l’assiette des cotisations qu’à hauteur de 50 %, correspondant donc au pourcentage de la part patronale.

Les indemnités journalières complémentaires sont imposables dans leur intégralité, y compris si elles sont versées par un organisme tiers en vertu d’un régime de prévoyance obligatoire.

En résumé

• En cas d'absence maladie ou autre absence similaire, la Sécurité sociale verse des indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS).

• Ces IJSS ne sont pas soumises à cotisations sociales ou charges ayant la même assiette.

• Elles sont soumises à CSG sur les revenus de remplacement et à CRDS, sans abattement, ainsi qu'à l'impôt sur le revenu.

• Les IJSS maladie ne sont pas intégrées au salaire net imposable figurant sur le bulletin, mais en cas de subrogation, les IJSS imposables reversées au salarié doivent être prises en compte dans l’assiette du prélèvement à la source, selon les règles applicables aux IJSS subrogées.

• Les indemnités journalières de prévoyance peuvent parfois prendre le relais des IJSS, en fonction du contrat passé entre l'employeur et l'organisme.

Dans le prochain chapitre, nous allons répercuter les éléments de la maladie sur le bulletin de salaire.

Répercutez correctement les éléments de la maladie sur le bulletin de salaire

Maintenant que vous avez tous les éléments en main pour comprendre la maladie et comment cela est traité en paie, nous allons voir ensemble des cas concrets de calcul sur le bulletin de salaire, afin de mieux appréhender tous les aspects de cet élément. Contrairement à ce que nous avons vu pour les cas pratiques des congés payés, nous irons beaucoup plus dans le détail au niveau du bulletin en lui-même, car les règles en la matière sont plus techniques quand il s'agit d'arrêts de travail.

La maladie

L’employeur a l’obligation de faire figurer sur le bulletin de paie le motif de l’absence et le montant de la retenue correspondante.

La mention des dates de l’absence n’est pas obligatoire, mais il peut être utile de les préciser.

Si le maintien de salaire se fait sur le salaire net, l’employeur doit calculer une régularisation pour compenser le gain de cotisations résultant de l’exonération des IJSS.

Si l’employeur a été subrogé dans les droits du salarié pour la perception des IJSS, il doit lui en reverser le montant net (après déduction de la CSG et de la CRDS par la caisse primaire), et les inclure dans la zone du bulletin de paie « Primes et indemnités non soumises à cotisations ».

Dès lors que l’employeur a déduit le montant des IJSS de la base brute, elles ne sont, en principe, pas comprises dans le net fiscal calculé par la déduction des cotisations salariales.

C’est au salarié de les déclarer à l’occasion de sa déclaration de revenus.

Exemples

Dans l'exemple ci-dessous, le salarié a deux ans d'ancienneté dans l'entreprise et on lui applique les dispositions légales. Il est absent du 3 au 16 avril 2023 inclus.

L'exemple est très simple et schématique, le but étant de vous faire assimiler d'une part la présentation sur le bulletin et d'autre part les calculs vus dans les deux chapitres précédents.

Au global, les calculs vont être les suivants :

Salaire + Prime + Absence + Indemnité - IJSS BRUTES

= Brut

- Charges sociales + IJSS NETTES (SUBROGATION)

= Net à payer

Les cotisations sociales, par exemple, ne sont pas détaillées ; on applique donc un taux moyen de 23 %.

Voici un exemple de tableau représentant un bulletin de paie avec maladie :

Reprenons les calculs étape par étape :

Pour le calcul de l'absence, la base est donc en réel :

20 jours ouvrés en avril 2023 x 7 h de travail journalier = 140 heures sur le mois

Le taux, quant à lui, est calculé en prenant le nombre d'heures réelles d'absence :

9 (nombre de jours ouvrés d'absence) * 7 heures = 63

Le tout donne donc une déduction pour absence maladie de 692,55 € :

1 539 / 140 heures sur le mois * 63 heures d'absence

Passons maintenant au calcul de l'indemnisation par l'employeur, ou maintien de salaire. Nous avons vu que le salarié avait deux ans d'ancienneté et dépendait du droit du travail.

Son salaire est donc maintenu à hauteur de 90 % pendant les 30 premiers jours. Partant du principe qu'il n'a pas encore été malade pendant cette période, il entame donc ses droits avec cette absence.

Nous arrivons maintenant au cas des IJSS à passer en brut sur le bulletin.

Pour les calculer, nous devons dans un premier temps trouver le gain journalier de base.

Le salaire brut mensuel du salarié était :

• en janvier 2023 : 1 539 €

• en février 2023 : 1 600 €

• en mars 2023 : 1 539 €

Le gain journalier de base est donc égal à :1 539 + 1 600 + 1 539 / 91,25 = 51,27

Le montant de l'indemnité journalière est quant à lui calculé en prenant 50 % du gain journalier de base :

51,27 x 50 % = 25,63 €

Le montant des IJSS est calculé sur la base des jours d'absence calendaires, une fois les 3 jours de carence déduits :14 - 3 = 11 jours calendaires d'absence x 25,63  = 281,93 € à déduire du salaire brut.

Il nous faut encore calculer le montant des IJSS nettes, puisque dans ce cas l'employeur a appliqué la subrogation et a donc perçu le montant des IJSS à la place du salarié. Il doit donc lui reverser le montant net, c'est-à-dire après déduction de la CSG et de la CRDS sur les revenus de remplacement.

L'impact sur le bulletin se fait au niveau du montant de l'indemnité journalière.

On prend donc 25,63 et on retire 6,70 % correspondant à la CSG et à la CRDS sur les revenus de remplacement.

Cela nous donne un net de 24,11 x 11 jours = 265,21 € à verser au salarié.

En résumé

• Les IJSS nettes n'apparaissent sur le bulletin de salaire qu'en cas de subrogation, car l'employeur doit alors les reverser au salarié, puisqu'il les a perçues à sa place.

• Il faut déduire le montant brut des IJSS, avant déduction de la CSG et de la CRDS.

Avant de poursuivre avec la troisième partie du cours, testez vos connaissances grâce au quiz du prochain chapitre.

Répercutez sur le bulletin d’autres événements de la vie des salariés

Calculez correctement les jours de RTT

Nous avons vu en détail les arrêts pour maladie et absences assimilées, en plus des congés payés. Nous allons maintenant pouvoir aller encore plus loin dans les événements impactant la vie des salariés, en évoquant d'autres sortes de congés.

Ce chapitre sera donc consacré à un autre système de congé, à savoir la réduction du temps de travail, plus connu sous le sigle RTT.

L'acquisition des jours de RTT

Cette acquisition peut dépendre de deux méthodes :

1. La première repose sur une logique forfaitaire : l'absence du salarié ne réduira pas ses jours de RTT.

2. La seconde sur une logique d'acquisition : c'est la méthode la plus courante, qui repose sur l'idée que les jours de RTT vont venir compenser les heures travaillées au-delà de la durée collective retenue par l'entreprise, et dans la limite fixée par le dispositif régissant les jours de RTT. 

Pour un salarié mensualisé, dans les deux cas, la durée du travail de référence à mentionner sur le bulletin de paie et sur la base de laquelle la rémunération est calculée est de 151,67 h par mois. La durée du travail de référence est de 160,33 h par mois, dont 151,67 h au taux normal et 8,67 h au taux majoré des heures supplémentaires.

Si la logique d’acquisition est hebdomadaire, alors un salarié qui ne dépasse pas la durée collective du travail de référence sur une semaine donnée en raison d’une absence n’acquiert pas de RTT cette semaine-là, SAUF si l’absence est assimilée à du travail effectif pour l’acquisition des jours de RTT.

Il y a très peu d’absences qui sont assimilées à du travail effectif pour l’acquisition des jours de RTT. Le plus simple est de se référer au tableau qui suit :

Absences et acquisition des jours de RTT (circ. DRT 2000-7 du 6 décembre 2020, source : RF Paye)

(1) En cas de RTT organisée sur l'année par accord collectif, il a souvent déjà été tenu compte des congés payés et des jours fériés chômés lors du calcul du nombre de jours de RTT auxquels chaque salarié a droit. Dans ce cas, il n'y a donc pas lieu de réduire les jours de RTT au titre de la semaine où le salarié pose des congés payés, ou profite d'un jour férié chômé.

(2) Ceux prévus par le Code du travail (c.trav. art. L. 3142-1).

La prise des jours de RTT

C'est l’accord qui va instaurer dans l’entreprise un aménagement du temps de travail sous forme de jours de réduction du temps de travail, qui va prévoir les modalités de prise de ces jours de RTT.

En pratique, cela peut se faire de deux façons :

1. Les dates de prise sont déterminées par l’employeur. 

2. Les dates de prise sont déterminées par le salarié, avec l'accord de son employeur le cas échéant. 

Sauf clause contraire, l’employeur n’est, en aucun cas, tenu d’appliquer les règles relatives à l’indemnisation des congés payés, c'est-à-dire comparer le calcul du dixième et celui du maintien de salaire, et appliquer le plus favorable au salarié.

L'articulation entre les congés payés et les jours de RTT

Ce n'est pas pour rien qu'il existe d'un côté les congés payés et de l'autre les jours de RTT.

Cela veut bien dire qu'ils ne sont pas assimilables, et que leur gestion doit être bien distincte.

1. Les règles d’acquisition ne sont pas les mêmes.

2. La notion d'absence assimilée à du travail effectif n'est pas forcément la même.

3. L'indemnisation n'est pas la même.

En aucun cas les RTT ne peuvent être imputés sur les droits des salariés à leurs congés payés. Ils doivent également faire l'objet de compteurs séparés.

L'articulation entre une absence et la date prévue de prise de jour de RTT

Si un salarié est absent le jour où il devait utiliser son jour de RTT, il ne perd pas ce jour de RTT, qui pourra être utilisé plus tard.

Il faut cependant faire attention, car cela dépend : si le salarié est absent les 2 premières semaines, il perdra son droit à jour de repos et accomplira 35 h, sans journée de repos, la dernière semaine.

Si le salarié est absent la dernière semaine ou les 2 dernières semaines, il conservera le jour de repos acquis, qui sera pris ultérieurement.

Les jours fériés chômés

Les jours de RTT ne doivent pas être confondus avec les jours fériés chômés.

Les jours fériés chômés sont tous simplement les jours fériés qui tombent un jour qui serait normalement travaillé dans l'entreprise, et pendant lequel les salariés n'ont pas à travailler. Normalement, le salaire est donc intégralement maintenu.

Si des jours de RTT, fixés par exemple selon un calendrier préétabli, coïncident avec des jours fériés chômés, les salariés ont droit à la récupération des jours chômés.

En pratique, cela signifie que le salarié ne perd pas les jours de RTT acquis, au motif qu’ils « tombent » sur des jours fériés chômés.

Le traitement applicable au solde des RTT

Le principe est le même en cas de rupture du contrat de travail.

En cas d'entrée du salarié dans les effectifs de l'entreprise ou de départ de l'entreprise en cours de mois, l’accord doit normalement prévoir les modalités permettant de calculer l'acquisition des jours de RTT sur cette période, mais également l'indemnisation des jours de RTT dans leur ensemble, le cas échéant.

Pour l'acquisition des jours de RTT en cas d'entrée ou de départ en cours de mois, un prorata est généralement calculé.

Cela est donc applicable aux jours de RTT du salarié ; ce qui signifie que l’employeur ne peut donc pas priver le salarié du bénéfice des jours de RTT auxquels il aurait pu prétendre s’il avait travaillé durant le préavis, et ce, malgré l’absence de travail sur la période considérée.

Impact sur le bulletin de paie

Il n'y a pas d'obligation légale de faire apparaître les jours ou demi-journées de RTT sur une ligne spécifique du bulletin de paie.

Il est en revanche fortement recommandé de les mentionner sur le bulletin de paie, que ce soit dans une rubrique paramétrée à cet effet ou dans une zone de commentaire.

Cela permet au salarié, mais également à son employeur, de pouvoir suivre l'évolution de ses droits à RTT.

La mention sur le bulletin de salaire des jours de RTT pris n'a qu'une valeur informative. En cas de litige, il faudra apporter la preuve que les jours en question ont bien été pris. Cette preuve repose sur l'employeur.

Les jours de repos des salariés en forfait jours

Les jours de repos des salariés en « forfait jours » relèvent d’une législation spécifique.

Comme vous le savez, certains salariés ont une base horaire en forfait jours dans leur entreprise. Cela signifie qu'ils doivent travailler un certain nombre de jours dans l'année. Ce nombre était à l'origine de 217 jours, mais est passé à 218 suite à la mise en place de la journée de solidarité.

Ce nombre de jours ne doit pas être dépassé sur l'année. On a donc mis en place un système de jours de repos (RTT).

Autrement dit, pour arriver aux 218 jours devant être travaillés sur l'année, on calcule de la manière suivante :

on déduit les éléments ci-dessous des 365 jours de l’année :

1. Les samedis et dimanches. 

2. Les congés payés (jours ouvrés). 

3. Les jours fériés qui tombent sur un jour travaillé.

La différence entre le résultat trouvé après la déduction des éléments que nous venons de citer et les 218 jours annuels donne le nombre de jours de repos pouvant être pris par les salariés en forfait jours.

En résumé

• Les jours de RTT correspondent à une compensation d’heures travaillées au-delà de 35 heures par semaine.

• Les jours de RTT ne peuvent pas être assimilés ni remplacer des jours de congés payés.

• Les jours de RTT sont généralement proratisés en cas d'entrée ou de sortie en cours de mois.

• Il n'est pas obligatoire de faire figurer les RTT sur le bulletin, mais cela est très recommandé.

Dans le chapitre suivant, nous nous intéresserons aux règles liées aux absences non rémunérées.

Maîtrisez les règles des absences non rémunérées

Jusque-là, les événements impactant la vie des salariés étaient en règle générale indemnisés par l'employeur et/ou la Sécurité sociale, le cas échéant. Mais tout événement n'ouvre pas automatiquement droit à compensation financière. C'est ce que nous allons aborder dans ce chapitre, en nous intéressant aux absences non rémunérées, et en mettant l'accent sur les congés sans solde et les absences injustifiées.

Le congé sans solde

Par définition, le congé sans solde est un congé pour convenance personnelle. En effet, le salarié peut l’utiliser à des fins :

• personnelles (voyage ou autre) ;

• professionnelles (créer une entreprise, exercer une autre activité professionnelle).

L'article L 3164-9 du Code du travail prévoit, pour les jeunes travailleurs et apprentis de moins de 21 ans ayant des droits à congés payés incomplets, la possibilité d'avoir un congé sans solde complémentaire afin d’atteindre un total de 30 jours ouvrables (5 semaines), congés payés et congé sans solde confondus.

En principe, le salarié peut travailler pour un autre employeur pendant son congé sans solde.

En revanche, le salarié doit bien vérifier son contrat de travail avant de commencer à exercer une autre activité pendant son congé ; car si une clause de non-concurrence ou d’exclusivité y figure, il risque une sanction, voire un licenciement, s'il ne la respecte pas.

Il peut parfois être plus intéressant d’opter pour un congé prévu par le Code du travail, et dont l’objectif correspond au projet du salarié.

Le congé sans solde n’est pas prévu par le Code du travail ; ce qui signifie qu'aucune précision n'est donnée concernant la procédure.

Afin d'éviter un litige, le principe du congé, sa durée, les conditions de retour dans l’entreprise doivent faire l’objet d’un accord écrit entre l’employeur et le salarié.

Il faut aussi vérifier la convention collective applicable à l’entreprise, dans l'éventualité où elle comporterait des dispositions sur ce sujet.

Traitement sur le bulletin de salaire

Pendant le congé sans solde, la rémunération du salarié n’est pas maintenue. On applique donc le calcul reconnu par la Cour de cassation, soit le "calcul au réel".

Si un compte épargne-temps (CET) a été mis en place dans l’entreprise, le salarié peut utiliser les droits acquis sur son CET pour indemniser ce congé, dès lors que cette possibilité est prévue par l’accord ayant instauré le CET.

Comme il s'agit ici d’une absence non rémunérée, le congé sans solde doit apparaître distinctement sur le bulletin de paie dans une rubrique spécifique.

Les absences non justifiées

Plusieurs catégories d’absence peuvent être qualifiées d’injustifiées.

En effet, il peut s’agir d’une absence sans demande préalable, mais également :

• d’une absence refusée à l'origine par l’employeur (demande de congés payés refusée) ;

• de la prolongation injustifiée d’une absence (un salarié ne revient pas après une période de congés payés).

Si l’absence n’est pas justifiée par un empêchement imprévu (maladie, problème familial, par exemple), alors le salarié manque à son obligation principale, autrement dit l’exécution de son contrat de travail, et l'employeur peut le sanctionner.

En revanche, le type de sanction dépendra des circonstances.

Si la cause de l’absence est la maladie, rappelez-vous que le salarié dispose d’un délai pour vous faire parvenir son arrêt de travail. Il est donc inutile d’engager la moindre action avant la fin de ce délai !

Autrement dit, le contrat de travail n’est pas rompu à l’initiative du salarié. Si l'employeur veut rompre le contrat, il doit alors prendre la décision de licencier le salarié pour cause réelle et sérieuse, voire pour faute grave, et de suivre la procédure adéquate.

Avant d'en arriver là, il faut d'abord s'assurer que l'employé n'a vraiment aucune justification pour l'absence en question. Ainsi, au-delà de 48 heures, la justification pour un arrêt de travail (maladie ou autre) n'est plus possible, et l'employeur peut tenter de contacter le salarié pour confirmer la situation, par exemple en lui envoyant un courrier recommandé lui demandant de justifier son absence, en le prévenant qu’une sanction pourra être prise à son égard.

Sans nouvelles du salarié au bout de quelques jours, l'employeur peut décider de lui envoyer une nouvelle mise en demeure.

Impact sur le bulletin de salaire

Le salarié a repris son poste mais n’a pas justifié son absence. Au-delà des mesures disciplinaires que l'employeur devrait prendre dans ce genre de situation, ce qui nous intéresse ici est le calcul de l'absence sur le bulletin de salaire.

Comme toujours, la rubrique utilisée devra avoir un intitulé spécifique, afin de pouvoir l'identifier clairement sur le bulletin de salaire.

De plus, comme nous l'avons vu, ce genre d'absence n'est pas indemnisé ; il y aura donc une seule rubrique pour la traiter sur le bulletin de salaire.

Au niveau du calcul utilisé, comme pour le congé sans solde, il s'agira de celui reconnu par la Cour de cassation, à savoir le "calcul au réel".

En résumé

• Toute absence en paie n'est pas forcément rémunérée.

• Le congé sans solde est une absence autorisée par l'employeur suite à la demande de son salarié.

• Il se traduira sur le bulletin par une rubrique de déduction seule, puisqu'il n'y a pas d'indemnisation.

• La prise d'un congé sans solde peut entraîner une réduction du plafond de la Sécurité sociale sur le bulletin de salaire.

Dans le prochain chapitre, nous allons répercuter les congés pour événements familiaux sur le bulletin de salaire.

Répercutez correctement les congés pour événements familiaux

Il est temps maintenant de nous pencher sur une autre catégorie de congés, après avoir étudié les jours de RTT et les congés sans solde, à savoir les congés pour événements familiaux. Il s'agira ici de pouvoir les reconnaître, d'être capable également de maîtriser leur fonctionnement, ainsi que la façon dont ils doivent être passés sur le bulletin de salaire.

Il y a en France énormément de congés différents qui existent pour les salariés, en raison d'événements impactant leur vie familiale. Ces congés ne sont pas soumis à une condition d'ancienneté. Les salariés peuvent donc les prendre dès leur arrivée dans l'entreprise.

Les congés pour événements familiaux

1. Mariage du salarié ou Pacs : 4 jours.

2. Naissance, ou arrivée d’un enfant adopté : 3 jours.

3. Décès du conjoint, du partenaire lié par un PACS, ou du concubin : 3 jours.

4. Décès du père, de la mère, d’un beau-parent, d’un frère ou d’une sœur : 3 jours.

5. Décès d’un enfant : 5 jours.

6. Mariage d’un enfant : 1 jour.

7. Annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant : 2 jours.

Depuis le 19 mai 2013, date d'entrée en vigueur de la loi ouvrant le mariage aux couples de personnes de même sexe, les congés familiaux, qui étaient à l'origine ouverts aux couples de sexe différent, le sont maintenant également aux couples de même sexe, en application du principe suivant, consacré à l'article 6-1 du Code civil :

Il n'est pas obligatoire pour le salarié de prendre ces jours de congé le jour même de l'événement. Il doit en revanche les prendre dans une période jugée raisonnable autour de l'événement en question.

Comme nous l'avons déjà vu plus haut dans ce cours, si le salarié est déjà absent lorsque l'événement en question survient, alors il ne peut pas prendre en plus un congé pour événement familial. Dans la même logique, cela implique qu'il n'a pas droit à une rémunération supplémentaire non plus.

Incidence de la loi du 8 août 2016

La loi du 8 août 2016 a modifié quelques aspects concernant les congés pour événements familiaux ; principalement :

1. La durée et la nature de certains congés.

2. Les personnes pouvant en bénéficier.

3. Les modalités d'encadrement de ces congés.

Concernant les bénéficiaires, il faut noter que le décès du conjoint et du partenaire lié par un PACS a été étendu par la loi au décès du concubin.

La loi du 8 août 2016 a également rendu possible le fait qu'une convention, un accord d'entreprise ou un accord de branche négocie à la hausse la durée de ces congés.

Les congés additionnels liés à la famille

La loi prévoit d’autres congés liés à des circonstances en lien avec la famille. Les principaux, ainsi que leurs règles, sont présentés ci-dessous.

Congé d'adoption

S'il y a trois enfants ou plus à charge dans le foyer familial avec l'arrivée de l'enfant adopté, alors le congé sera porté à 18 semaines, et 22 semaines en cas d'adoption multiple.

Au niveau de l'indemnisation, le salarié reçoit normalement, s'il remplit les conditions requises, des indemnités journalières relatives à la maternité et l'adoption, de la part de la Sécurité sociale.

Ce congé est également cumulable avec un congé spécifique en vue de l'adoption d'un enfant, et un congé rémunéré de trois jours lors de l'arrivée de l'enfant. Ce dernier, vous l'aurez compris, est l'équivalent du congé de naissance.

Au niveau de l'impact sur le bulletin, cela se traduira par une rubrique d'absence sur le bulletin pour la durée du congé, avec une déduction de salaire.

Puis, une fois les IJSS versées au salarié, il faudra les faire apparaître sur le bulletin, comme pour les IJSS versées en cas de congé de maternité.

Congé de naissance

Nous l'avons déjà évoqué plus haut, mais nous allons ici revenir un peu sur le congé de naissance.

Dans l'article L 3142-1 du Code du travail, il est spécifié que tout salarié peut bénéficier, sur justification, d'un congé rémunéré à l'occasion de la naissance de chacun de ses enfants.

Comme évoqué ci-dessus, un congé similaire est accordé en cas d'adoption.

La durée minimum est de trois jours, mais elle peut être augmentée par des dispositions conventionnelles plus favorables.

Ce congé est, lui, entièrement rémunéré par l'employeur, et assimilé à du travail effectif.

Sur le bulletin, cela peut apparaître dans les commentaires en bas de bulletin (car l'impact sur la rémunération du salarié est nul), ou bien par deux rubriques, une d'absence et une d'indemnisation.

Congé parental d'éducation

Ce congé peut être pris par un salarié qui aurait un an d'ancienneté à la date de naissance de son enfant.

Congé de paternité et d'accueil de l'enfant

Ce congé n'est pas possible pour les parents qui adoptent. En revanche, ces derniers ont droit au congé d'adoption évoqué plus haut.

Il peut être cumulé avec le congé de naissance, sachant que le salarié doit obligatoirement prendre 4 jours calendaires sur son congé de paternité directement à la suite de la naissance de l’enfant. Le reste du congé peut être fractionné par la suite mais avec une durée minimum de 5 jours calendaires à chaque prise. Le salarié a 6 mois pour prendre son congé.

Ce congé est également assimilé à du temps de travail effectif, notamment pour l'acquisition des congés payés.

Au niveau de l'indemnisation, c'est la CPAM qui verse au salarié des indemnités journalières pendant toute la durée de son congé.

Comme vu précédemment, l'employeur n'a pas d'obligation de maintenir le salaire, mais il existe des conventions collectives qui le prévoient.

Congé pour enfant malade

Si l'enfant a moins d'un an, ou si le salarié a au moins 3 enfants de moins de 16 ans à sa charge, alors le congé est de cinq jours par an.

Légalement, ce congé ne donne pas droit à une rémunération par l'employeur. Par conséquent et comme pour les congés évoqués ci-dessus, cela se traduira par une rubrique d'absence, avec une déduction du salaire sur le bulletin du salarié.

En plus de ces congés détaillés, il en existe également en cas de décès, de mariage ou de PACS, de maladie grave du salarié, de l'annonce d'un handicap chez l'enfant ou encore de maladie grave d'un proche ou d'un parent dépendant.

En résumé

• La loi prévoit un certain nombre de congés dits "pour événements familiaux".

• Ces congés sont limités dans le temps selon les dispositions légales, mais peuvent faire l'objet de dispositions conventionnelles ou d'usages plus favorables.

• Ils doivent être indemnisés complètement, afin de ne pas porter préjudice au salarié.

Avant de poursuivre sur la quatrième et dernière partie du cours, testez vos connaissances avec le quiz du prochain chapitre.

Maîtrisez les différents événements assimilables à un départ du salarié

Identifiez et répercutez correctement le détachement et l’impatriation

Détachement en France de salariés étrangers

D'après l'article L 1261-3 du Code du travail, un salarié est considéré comme détaché, au sens transnational, dès lors que :

1. Son employeur est régulièrement établi et exerce son activité hors de France.

2. Il travaille habituellement pour le compte de cet employeur.

3. Il exécute son travail à la demande de celui-ci, pendant une durée limitée, sur le sol français.

Les règles du détachement transnational s’appliquent aux employeurs établis hors de France qui sont amenés à intervenir en France dans les 4 cas suivants :

1. Une prestation de services.

2. Une mobilité intragroupe.

3. Une opération réalisée pour le propre compte de l’employeur établi hors de France, sans contrat avec un quelconque destinataire.

4. La mise à disposition de salariés au titre du travail temporaire.

En principe, une fois leur mission effectuée, les salariés reprennent leur activité au sein de leur entreprise d’origine.

Si le salarié est de nationalité étrangère, les règles d’autorisation de travail de droit commun restent applicables.

Réglementation applicable aux salariés en droit du travail

L'article L 1262-4 du Code du travail énumère, mais de façon assez limitative, les règles qui vont donc s'appliquer automatiquement au salarié détaché :

• libertés individuelles et collectives dans la relation de travail, exercice du droit de grève ;

• durée du travail, repos compensateurs, jours fériés, congés annuels payés, congés pour événements familiaux, congé de maternité, congé d’adoption, congé de paternité ;

• conditions d’assujettissement aux caisses de congés payés et intempéries ;

• salaire minimum et paiement du salaire, y compris les majorations pour heures supplémentaires, ainsi que les accessoires de salaire légalement ou conventionnellement fixés ;

• conditions de mise à disposition et garanties dues aux travailleurs par les entreprises exerçant une activité de travail temporaire ;

• règles relatives à la sécurité, à la santé, à l’hygiène au travail et à la surveillance médicale ;

• discrimination et égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, protection de la maternité ;

• âge d’admission au travail, emploi des enfants, durée du travail et travail de nuit des jeunes travailleurs ;

• travail illégal.

Régime de Sécurité sociale d’affiliation

Cette disposition s’applique sous réserve des traités et accords internationaux de Sécurité sociale sur le détachement.

Dans tous les cas, l’employeur doit pouvoir justifier d’une protection sociale à jour pour chacun des salariés détachés.

Si l'employeur est établi dans l’Union européenne, il doit délivrer le formulaire A1, formulaire spécifique permettant d’attester que le salarié reste soumis au régime de Sécurité sociale de l’État d’origine.

En d'autres termes, cela confirme qu'il ne relève pas de la législation de Sécurité sociale, ni des cotisations françaises.

Si l’employeur est établi hors UE, il doit fournir l’attestation de régularité de la situation sociale du salarié émanant de l’État d’origine, si cet État est signataire d’une convention bilatérale de Sécurité sociale avec la France.

Dans le cas contraire, l’employeur doit être en mesure de justifier l’affiliation du salarié à la Sécurité sociale française.

Les éléments nécessaires à l'établissement d'une paie correcte pour un détaché

• Le salarié détaché doit percevoir un salaire au moins égal au SMIC ou au salaire minimum conventionnel correspondant à l’emploi occupé, pour chaque heure de travail effectif.

• Les allocations propres au détachement font partie du salaire minimum.

• Les sommes versées à titre de remboursement des dépenses effectivement encourues par le fait du détachement ou prises en charge directement par l’employeur (dépenses de voyage, de logement ou de nourriture, etc.) en sont exclues, et ne peuvent pas être mises à la charge du salarié détaché.

L'impact sur le bulletin de salaire

Pour les détachements inférieurs à 1 mois, la remise d’un bulletin de salaire n’est pas obligatoire. La preuve du respect par l’employeur étranger du niveau de rémunération légal ou conventionnel français pourra être apportée par différents moyens (reconnaissance de dettes, copie du chèque délivré au salarié, remise d’un reçu signé par le salarié, émargement par le salarié d’un registre, etc.).

Pour les détachements supérieurs à 1 mois, les dispositions relatives à la remise d’un bulletin de paie s’appliquent. Le bulletin de paie ou, à défaut, tout document équivalent attestant de la rémunération, doit être traduit en français et son montant doit être converti en euros. Il doit comporter les mentions suivantes :

1. Salaire dû (y compris majorations pour heures supplémentaires).

2. Période et horaires de travail (distinguant les heures au taux normal et celles au taux majoré).

3. Congés et jours fériés (et éléments de rémunération s’y rapportant).

4. Conditions d’assujettissement aux caisses de congés payés et intempéries.

5. Intitulé de la convention collective applicable.

Si le détachement dure plus d'un mois, les règles suivantes du Code du travail s’appliquent :

• mensualisation du salaire (articles L 3242-1, L 3242-2 et R 1262-7 du Code du travail) ;

• indemnisation complémentaire à la charge de l’employeur, prévue par le Code du travail en cas de maladie ou d’accident (articles L 1226-1 et R 1262-1 du Code du travail).

Les salariés détachés en France bénéficient des jours fériés dans les mêmes conditions que les salariés français.

Pour les jours fériés autres que le 1er mai, le paiement des jours chômés s’applique aux détachements d’une durée supérieure à 1 mois (article R 1262-4 du Code du travail).

Les salariés détachés en France bénéficient du droit à congés payés.

Par ailleurs, ils ont également droit :

• au congé de maternité ;

• au congé d’adoption ;

• au congé de paternité et d’accueil de l’enfant ;

• ainsi qu’aux jours attachés aux congés pour événements familiaux (naissance, décès, mariage, etc.),

dans les mêmes conditions que les salariés employés par une entreprise française, en tenant compte des conventions et accords collectifs étendus correspondant à l’activité exercée en France par le salarié détaché (articles L 1262-4 et R 1261-2 du Code du travail).

Détachement à l’étranger (paie)

Le régime social d'un salarié détaché

Afin d’inciter les salariés à accepter un emploi à l’étranger, l’employeur peut mettre en place un système particulier de rémunération, avec notamment le versement de primes ou d’indemnités diverses portant des dénominations variées : primes d’éloignement, de vie chère, indemnité logement, de représentation, etc.

Ces éléments de rémunération sont en général classés sous le terme générique de prime d’expatriation, même en cas de détachement, et sont en principe soumis à cotisations.

Les sommes qui correspondent à des frais professionnels peuvent en revanche être exonérées de cotisations au titre des frais de mobilité, si les conditions requises sont remplies.

Les cotisations dues

1. Les cotisations de Sécurité sociale.

2. Le Fnal.

3. La contribution solidarité autonomie.

4. Le forfait social : il est dû, dans le cas général, sur certaines sommes et certains avantages exclus de l’assiette des cotisations de Sécurité sociale mais assujettis à la CSG au titre des revenus d’activité. Dès lors qu’une de ces conditions tombe, le forfait social n’est pas dû.

5. La contribution au dialogue social s’applique à la rémunération versée à un salarié détaché au sens de la Sécurité sociale, puisqu’il est titulaire d’un contrat de travail et maintenu au régime de Sécurité sociale français auquel il était affilié à titre obligatoire.

6. L’employeur doit assurer contre le risque de privation d’emploi tous les travailleurs détachés à l’étranger (article L 5422-13 du Code du travail). À ce titre, il est redevable des contributions d’assurance chômage et d’AGS.

Petites précisions

Ces cotisations et contributions sont calculées en principe sur la rémunération totale perçue par le salarié détaché, au taux de droit commun.

Si le salarié relève du régime local d'Alsace-Moselle, alors il faut ajouter au taux d'assurance maladie le taux de 1,50 % correspondant à cette cotisation supplémentaire.

Les cotisations de retraite complémentaire (AGIRC et ARRCO), ainsi que la cotisation CEG, doivent être versées par l’employeur à l’organisme de retraite dont relève le personnel occupé en France.

L’assiette et les taux de cotisations sont les mêmes que pour les salariés de l’entreprise occupés en France.

Le régime fiscal d'un salarié détaché

Lorsqu’un salarié fiscalement domicilié en France ne peut pas bénéficier des exonérations fiscales prévues en cas de travail à l’étranger, sa rémunération est soumise à l’impôt en France sur le montant qu’il aurait perçu s’il avait exercé son activité dans notre pays, c’est-à-dire hors « primes d’expatriation ».

Les primes dites "d’expatriation" sont donc exonérées d’impôt sur le revenu, si de strictes conditions sont réunies.

Les frais pris en charge par l’employeur en cas de détachement d’un salarié peuvent relever du régime des indemnités de grand déplacement ou, en cas de changement de résidence, du régime des frais de mobilité professionnelle.

La CSG et la CRDS sont dues si le salarié détaché est fiscalement domicilié en France et s’il est à charge d’un régime obligatoire d’assurance maladie français (article L 136-1 du Code de la Sécurité sociale).

Lorsque le salarié n’est pas fiscalement domicilié en France, il n’est pas redevable de la CSG ni de la CRDS, mais la cotisation salariale d’assurance maladie est alors majorée.

Si le salarié est fiscalement domicilié en France, les cotisations dues sur les rémunérations se calculent comme pour les autres salariés, sans particularité.

En résumé

• Un salarié étranger peut être "détaché" en France par son employeur.

• Le détachement signifie qu'une application renforcée des dispositions légales françaises va s'appliquer au salarié détaché.

• Les salariés auront par exemple droit aux congés payés.

• Ce salarié bénéficie d'un régime social et fiscal spécifique en France.

Dans le chapitre suivant, nous apprendrons à maîtriser les règles et calculs en cas de départ du salarié.

Maîtrisez les règles et calculs en cas de départ du salarié

Dans ce chapitre, vous trouverez les informations concernant les différents cas de rupture ou de fin du contrat de travail, ainsi que les procédures à respecter, les documents obligatoires à remettre au salarié et pour finir, les différentes indemnités que le salarié pourra recevoir selon les cas de figure. Le cours complémentaire vous apportera plus d'informations concernant le calcul des indemnités dues en cas de rupture du contrat de travail, ainsi que les régimes social et fiscal à appliquer sur le bulletin de salaire.

Le scénario le plus classique et le plus sensible en termes de "départ du salarié" reste celui de la rupture du contrat de travail, ou tout simplement l'arrivée à son terme de l'exécution du contrat en question. En effet, suite à la rupture du contrat, indépendamment ou non de la volonté du salarié ou de l'employeur, beaucoup d'éléments vont devoir être respectés et contrôlés avant le calcul du dernier bulletin du salarié :

Tous ces éléments sont essentiels à connaître ou tout du moins à savoir vérifier lorsqu'on est gestionnaire de paie, afin d'éviter toute erreur qui pourrait déboucher sur un contentieux juridique entre le salarié et son employeur.

Nous allons donc dans un premier temps voir les différents cas de rupture ou de fin du contrat de travail, pour ensuite nous pencher sur les différentes informations nécessaires à certains calculs, et dans un dernier temps, étudier leur impact sur le bulletin de salaire.

Les différentes causes de fin du contrat de travail

Cette partie va nous permettre de recenser les cas de fin du contrat de travail, qu'il y ait rupture ou non du contrat.

Nous pourrons ainsi avoir une meilleure compréhension de ce qui doit se passer dans chaque cas de figure, afin de pouvoir par la suite savoir quels éléments devront être calculés sur le bulletin, comment les calculer et quelles sources vérifier systématiquement avant de finaliser le dernier bulletin du salarié.

Fin de CDD

Le contrat à durée déterminée (CDD) s'achève :

• soit parce qu'il arrive à son terme ;

• soit parce qu'il fait l'objet d'une rupture anticipée.

Si le salarié conserve son emploi après l'échéance du CDD alors qu'aucun accord de renouvellement n'a été prévu, le contrat devient un CDI. Le salarié conserve l'ancienneté acquise au cours du CDD. La durée du CDD est déduite de la période d'essai éventuellement prévue dans le CDI.

Le terme du CDD initialement fixé peut être reporté lorsque le CDD a été conclu pour remplacer un salarié temporairement absent, ou dont le contrat était suspendu.

Le report est possible jusqu'au surlendemain du jour où la personne remplacée reprend ses fonctions.

Rupture anticipée du CDD, du contrat d'apprentissage ou du contrat de professionnalisation, rupture pendant la période d'essai

Des dispositions spécifiques de rupture anticipée du contrat de travail sont prévues si vous êtes :

1. En période d'essai (quel que soit le contrat).

2. En contrat de travail à durée déterminée (CDD).

3. En contrat de travail temporaire.

Démission

La démission est un mode de rupture du contrat de travail qui permet de quitter son entreprise sans avoir à justifier cette décision.

Ce droit peut être exercé à tout moment, même si le contrat de travail est suspendu.

Un salarié peut démissionner de son poste s'il est en CDI (hors période d'essai).

Il n'y a pas de procédure légale imposée pour signifier une démission. Le salarié peut donc prévenir son employeur :

• par oral ;

• par écrit, en lui adressant une lettre de démission.

Le salarié ne peut pas quitter son travail immédiatement après avoir signifié sa démission à son employeur. Il continue de travailler jusqu'au terme de son contrat de travail, dans le respect du délai de préavis prévu (sauf en cas de dispense du préavis).

Les indemnités

1. En cas de dispense de préavis par l'employeur, le salarié a droit au versement d'une indemnité compensatrice de préavis.

2. Une indemnité compensatrice de congés payés doit être versée si le salarié n'a pas pu prendre la totalité des congés acquis avant la date de rupture du contrat.

3. Certains motifs de démission ouvrent droit au versement des allocations chômage. Dans ce cas, le salarié continue à bénéficier de la couverture santé dont il bénéficiait dans son ancien travail, sous certaines conditions.

4. Le salarié peut également demander le déblocage anticipé des sommes s'il bénéficie d'un dispositif d'épargne salariale. 

Licenciement

Pour motif économique

Toute entreprise peut licencier, sous conditions, un salarié pour motif économique. L'entreprise doit cependant mettre en œuvre des mesures permettant d'éviter le licenciement du salarié. Par conséquent, avant ou pendant la procédure de licenciement, l'entreprise est tenue de mettre en œuvre des mesures de prévention, d'accompagnement et de reclassement du salarié.

Les mesures de prévention : activité partielle, accord de préservation ou de développement de l'emploi (APDE), accord de maintien de l'emploi. 

Les mesures d'accompagnement : plan de sauvegarde de l'emploi (PSE), contrat de sécurisation professionnelle (CSP).

Les mesures de reclassement : congé de reclassement, congé de mobilité, congé de conversion. 

Pour motif personnel

L'employeur qui envisage de licencier un salarié pour motif personnel doit respecter la procédure prévue en matière de licenciement. Les étapes à respecter sont les suivantes :

1. Convocation du salarié à un entretien préalable.

2. Déroulement de l'entretien.

3. Envoi d'une lettre de licenciement.

4. Préavis.

5. Obligations liées à la rupture du contrat.

En cas d'absence de cause réelle et sérieuse, le licenciement sera considéré comme injustifié.

Les cas évoqués ci-dessous entrent dans la catégorie du licenciement pour motif personnel.

• Faute simple : la faute commise par le salarié ne justifie pas nécessairement la qualification de faute grave. Cependant, elle peut constituer une cause réelle et sérieuse de licenciement. La faute simple peut être reconnue, par exemple, à l'occasion d'une erreur ou d'une négligence commise par le salarié dans le cadre de son travail ;

• Faute grave : la faute du salarié est considérée comme une faute grave dès lors qu'elle résulte d'une violation des obligations du salarié et rend impossible son maintien dans l'entreprise.

  Le ou les faits fautifs doivent être directement imputables au salarié. La faute grave entraîne le départ immédiat du salarié (absences injustifiées ou abandon de poste, indiscipline ou insubordination du salarié, harcèlement, violences ou injures, vols dans l'entreprise, état d'ivresse pendant les heures de travail) ;

• Faute lourde : la faute du salarié est considérée comme une faute lourde lorsqu'elle est commise dans l'intention de nuire à l'employeur. C'est à l'employeur d'apporter la preuve de cette intention de nuire. À défaut, la faute lourde ne peut pas être reconnue. La faute lourde peut être reconnue notamment en cas de concurrence déloyale, ou lors d'une grève (par exemple en cas de dégradation, violence ou séquestration).

Au niveau des délais, la procédure se passe généralement de la manière suivante : dans les 15 jours suivant la notification du licenciement, le salarié peut, par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou remise contre récépissé, demander à l'employeur des précisions sur les motifs énoncés dans la lettre de licenciement.

L'employeur dispose d'un délai de 15 jours après la réception de la demande du salarié pour apporter des précisions s'il le souhaite. Il communique ces précisions au salarié par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou remise contre récépissé.

Dans un délai de 15 jours suivant la notification du licenciement, l'employeur peut, à son initiative, préciser les motifs du licenciement.

Rupture conventionnelle

La rupture conventionnelle est ouverte au salarié employé en CDI dans le secteur privé.

Une fois l'accord de la rupture conventionnelle entre l'employeur et son salarié signé, ce dernier dispose d'un délai de rétractation de 15 jours calendaires, délai qui démarre le lendemain de la signature de l'accord.

À la suite de ce délai, la DREETS (Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) concernée doit recevoir un exemplaire de l'accord de rupture conventionnelle, et le valider dans les 15 jours ouvrables.

Sans cet accord de la DREETS, la rupture conventionnelle n'est pas valide. Cela signifie entre autres que le contrat de travail continue.

En cas d'homologation, et quelle que soit son ancienneté, le salarié qui signe une rupture conventionnelle homologuée perçoit une indemnité spécifique de rupture conventionnelle, au terme de la rupture du contrat.

Le salarié perçoit également :

1. L'indemnité de congés payés, s'il n'a pas pris tous les congés acquis à la date de rupture du contrat.

2. Si le contrat de travail prévoit une clause de non-concurrence, la contrepartie financière est due (sauf renonciation à la clause).

3. À l'issue du contrat, les allocations chômage, s'il remplit les conditions nécessaires pour en bénéficier.

Le départ à la retraite et la mise à la retraite

Le départ à la retraite

L'âge légal à partir duquel un salarié a le droit de prendre sa retraite est fixé à 62 ans.

Dès que le salarié atteint cet âge, il peut demander à partir à la retraite à tout moment.

Un salarié peut aussi partir à la retraite avant cet âge, sous conditions :

• s'il a effectué une carrière longue ;

• s'il est handicapé ;

• en raison de la pénibilité de sa carrière.

Le salarié fixe lui-même sa date de départ. Toutefois, elle doit être fixée au 1er jour du mois qu'il a choisi.

Si le salarié veut prendre sa retraite dès qu'il a atteint l'âge de départ à la retraite, il peut partir :

• soit le 1er jour du mois qui suit le mois où il atteint cet âge ;

• soit dès le jour de son anniversaire, s'il est né le 1er jour d'un mois.

La mise à la retraite

Un employeur peut, sous certaines conditions, mettre un salarié à la retraite.

Il faut que le salarié ait au moins atteint l'âge lui permettant de bénéficier automatiquement d'une retraite à taux plein (quel que soit le nombre de trimestres validés pour la retraite). Cet âge varie en fonction de la date de naissance du salarié.

Lorsque le salarié a 70 ans ou plus, l'employeur peut le mettre à la retraite sans attendre son accord. Les conditions à respecter varient selon que le salarié a atteint ou non l'âge de 70 ans.

La remise de documents au salarié à la fin de son contrat

Quelle que soit la raison de la fin de contrat, démission ou licenciement, par exemple, mais aussi décès, les documents suivants doivent être délivrés au salarié au dernier jour de son contrat de travail (ou à ses ayants droit en cas de décès) :

1. Certificat de travail : il doit être délivré par l'employeur à l'expiration du contrat de travail, à la fin du préavis (exécuté ou non). Il est remis avec le dernier bulletin de salaire. Le certificat daté doit être obligatoirement signé par l'employeur ou un représentant mandaté. Même s'il est possible de le faire sur papier libre, il est recommandé de l'imprimer sur papier à en-tête de l'entreprise, comportant les nom, adresse et raison sociale de l'employeur. En plus du nom du salarié et de celui de l'entreprise, le certificat de travail doit comporter les mentions suivantes : dates d'entrée (période de stage rémunérée ou période d'essai incluse) et de sortie du salarié dans l'entreprise ; le ou les emplois occupés et leurs périodes respectives.

2. Reçu pour solde de tout compte : ce document obligatoire présente les sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (indemnité de rupture, salaire du mois en cours, indemnité compensatrice de congés payés et de préavis, prorata d'éventuelles primes, etc.). Il est établi en deux exemplaires, dont l'un est remis au salarié avec le dernier bulletin de salaire. Le salarié est libre de signer ou non le reçu. S'il refuse de le signer, cela n'a aucune conséquence. L'employeur ne peut notamment pas soumettre le versement des sommes, dues lors de la rupture, à la signature du reçu par le salarié. 0n dit de ce document qu'il a un effet libératoire : en effet, si les conditions de validité sont respectées, le salarié qui ne le dénonce pas par lettre recommandée, dans les 6 mois qui suivent sa signature, ne peut plus par la suite contester en justice les sommes qui y sont mentionnées.

3. Attestation France Travail  (ex-attestation Assedic, ou Pôle emploi) : elle est indispensable au demandeur d'emploi pour faire valoir ses droits à l'allocation chômage. Elle peut être transmise de deux manières, selon le nombre de salariés de l'entreprise. En effet, jusqu'à 9 salariés, l'employeur peut s'adresser à l'agenceFrance Travail dont il dépend, ou bien transmettre l'attestation en ligne. En revanche, à partir de 10 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de France Travail. La remise ou transmission de ce document est obligatoire et ne peut pas être différée dans le temps. En cas de non-remise ou de remise tardive, il y a préjudice, et le salarié peut alors saisir le conseil de prud'hommes pour demander le versement de dommages et intérêts afin de réparer son préjudice. 

Les informations nécessaires lors d'une fin de contrat

Nous voilà arrivés au stade du chapitre où nous allons voir de la manière la plus détaillée possible les éléments et informations essentiels, afin d’assurer un calcul correct du dernier bulletin du salarié en cas de départ de l’entreprise.

Parmi ces informations, certaines sont tout simplement des informations personnelles, contractuelles ou encore liées à la paie. D’autres sont bien évidemment les sources de droit ayant un impact sur le calcul du bulletin de salaire.

Les informations du salarié

Date de naissance : elle est particulièrement importante pour le calcul de l'indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle.

Date d’ancienneté : comme la date de naissance, cela a notamment un impact sur le calcul de l'indemnité de licenciement ou de rupture conventionnelle.

Date de notification de la fin de contrat : cette notion est importante pour déterminer si la procédure a été respectée, et le début du préavis.

Date de début du préavis : cela a un impact sur les mois à prendre en compte pour le calcul du salaire de référence du préavis en question.

Durée du préavis : cela permet de calculer le montant du préavis en fonction de la durée effectuée.

Statut : cela a notamment un impact sur le calcul de l'indemnité de licenciement, car les règles peuvent différer selon que le salarié est employé ou cadre.

Variables de rémunération : ce point est particulièrement important. En effet, il faut bien vérifier les variables versées régulièrement au salarié, car cela a un impact sur le calcul de la base pour l'indemnité de licenciement, mais également l'indemnité de préavis et compensatrice de congés payés. Cela peut également jouer en cas de treizième mois, par exemple. En effet, il faudra que le gestionnaire de paie calcule le prorata du montant du treizième pour le verser sur le dernier bulletin du salarié.

Les sources de droit

Droit du travail : en cas d'absence de dispositions conventionnelles plus favorables, il faudra s'assurer que les dispositions légales sont bien respectées. De même, les règles de procédure devront être suivies scrupuleusement afin d'éviter tout litige sur ce point.

Convention collective : celle-ci est essentielle car de manière générale, plus favorable que le droit du travail. Si ces dispositions ne sont pas respectées, d'une part cela rend l'employeur responsable, et d'autre part cela porte préjudice au salarié. Il faut donc systématiquement en vérifier les dispositions à chaque fin de contrat.

Contrat de travail : il peut être très important, notamment pour les variables qui devraient être versées au salarié au jour de sa sortie.

Bien sûr, la liste n’est pas exhaustive ; chaque situation est unique et spécifique, et demande de vérifier rigoureusement les informations du salarié.

Cela étant dit, les éléments donnés ci-dessus vous donneront une bonne base de départ pour gérer des situations de fin de contrat.

Le calcul des éléments sur le bulletin de salaire

Nous allons nous concentrer dans cette section sur les éléments les plus courants et significatifs en cas de fin de contrat. Il faut donc bien savoir que cette liste n'est pas exhaustive, et que dans le cadre des bonnes pratiques à appliquer quand on est gestionnaire de paie, il faut bien analyser chaque situation de fin de contrat, en s'aidant des éléments donnés ci-dessus, pour s'assurer que rien n'est omis sur le dernier bulletin de salaire.

L'indemnité de licenciement

Si les conditions requises sont réunies, le salarié licencié a droit à ce qu'on appelle une "indemnité de licenciement".

Cette indemnité doit être calculée d'après les règles légales prévues à cet effet. En revanche, si la convention collective, un accord d'entreprise ou le contrat de travail prévoit des règles plus favorables, alors il faudra payer ce montant au salarié.

Le calcul de l'indemnité de licenciement est donc toujours soumis à une comparaison entre le calcul légal et le calcul conventionnel ou autre.

Cela rejoint ce que nous avons évoqué plus haut, à savoir l'obligation de vérifier systématiquement les règles de la convention collective et/ou des autres sources qui pourraient s'appliquer, avant de calculer le dernier bulletin de salaire.

Vous trouverez ci-dessous les règles légales pour le calcul de l'indemnité de licenciement, que vous pouvez retrouver aux articles R 1234-1 à R 1234-5 du Code du travail :

Un élément important ici est le "salaire". À quoi correspond-il ? C'est ce que nous dit l'article R 1234-2 :

Un autre élément essentiel dans ces articles et pour ce calcul est le principe "d'ancienneté". En effet, comment doit-on calculer cette ancienneté ? L'impact sur le calcul est en effet primordial.

Dans ce genre de situation, le mieux pour visualiser et comprendre le calcul est d'utiliser un exemple concret.

Je vous propose de regarder ensuite les règles de deux conventions collectives différentes pour le calcul de l'indemnité de licenciement.

Dispositions de la convention collective Syntec :

• Article 18 : 2 ans d’ancienneté et indemnité réduite d’1/3 en cas de « reclassement » hors de l’entreprise.

• Article 19 : un montant d’indemnité égal à 1/3 de mois pour les cadres et de 1/4 de mois pour les ETAM sur 20 ans, puis 0,30 au-delà ; un salaire de référence qui contrairement à la loi est sur 12 mois seulement, et exclut les majorations pour heures supplémentaires.

Certaines conventions collectives prévoient des modes de calcul différents.

L'indemnité compensatrice de préavis

En règle générale, le salarié qui démissionne ou qui est licencié doit exécuter ce qu'on appelle une période de "préavis" dont la durée varie en fonction de son ancienneté, ou de son statut au sein de l'entreprise.

Ainsi, l'article L 1234-1 du Code du travail fixe les durées minimales de préavis suivantes, en cas de licenciement :

• en dessous de 6 mois d’ancienneté : la durée est déterminée par la loi, la convention collective, les usages ou encore la profession ;

• de 6 mois à moins de 2 ans d’ancienneté, le préavis est d’un mois ;

• à partir de 2 ans d’ancienneté, le préavis est de 2 mois.

La convention collective, les usages de l’entreprise ou le contrat de travail peuvent prévoir des durées de préavis plus favorables, c’est-à-dire plus longues en cas de licenciement. Il est également possible de prévoir des conditions d'ancienneté moins importantes.

Si les conditions requises sont respectées, le salarié peut ne pas exécuter son préavis, et se verra donc verser une "indemnité compensatrice de préavis".

Le Code du travail précise les règles de calcul minimales à l'article L 1234-5, en posant le principe suivant :

En d'autres termes, cela signifie que si la rémunération du salarié est composée d’une partie fixe et d’une partie variable (commissions), il faut en tenir compte dans l’assiette de calcul de l’indemnité compensatrice.

Bien évidemment, la convention collective applicable au salarié concerné ne peut pas être moins favorable que ces dispositions.

En pratique, comment cela se traduit-il au niveau du calcul ?

Au niveau des éléments, cela concerne tous les éléments fixes et variables qu'il aurait reçus s'il avait travaillé pendant la durée de son préavis.

Cela demande de faire attention aux différents éléments perçus sur les 12 mois précédant la date de notification.

Il faut également bien penser à passer le préavis sur le bulletin de la manière suivante :

1. Une rubrique d'absence illustrant la non-exécution du préavis.

2. Une rubrique intitulée "Indemnité compensatrice de préavis" avec le montant de l'indemnité correspondant à l'absence.

L'indemnité compensatrice de congés payés

Cet élément a déjà été étudié dans la première partie de ce cours, nous n'y reviendrons donc pas.

J'insiste en revanche sur l'importance de ne pas oublier ce montant sur le dernier bulletin du salarié.

L'indemnité compensatrice de RTT

Cet élément a déjà été étudié dans la troisième partie de ce cours, nous n'y reviendrons donc pas.

J'insiste en revanche sur l'importance de ne pas oublier ce montant sur le dernier bulletin du salarié, pour le cas où il y aurait un reliquat de jours de RTT dans ses compteurs.

L'indemnité de précarité

Le salarié a droit à une indemnité de fin de contrat (dite prime de précarité) lorsque le CDD arrive à son terme. Toutefois, dans certains cas, l'indemnité n'est pas versée.

Cette indemnité est versée à l'issue du contrat en même temps que le dernier salaire, et doit figurer sur le bulletin de paie correspondant.

L'indemnité de précarité est :

• soumise à cotisations sociales ;

• soumise à impôt sur le revenu.

En résumé

• Les différents cas de fin ou de rupture du contrat de travail sont soumis à des règles de procédure et de calcul strictes et spécifiques.

• Chaque situation donne lieu à la remise des mêmes documents de fin de contrat : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle Emploi.

• Avant de finaliser le dernier bulletin de salaire, il faut penser à vérifier les dispositions légales, conventionnelles et contractuelles.

• Cela permet entre autres de garantir la conformité des calculs, mais aussi d'éviter d'oublier des éléments sur le bulletin en question.

Dans le prochain chapitre, nous calculerons le bulletin en cas de décès du salarié.

Sachez calculer le bulletin en cas de décès du salarié

Nous connaissons maintenant les événements les plus courants de la vie personnelle et professionnelle d'un salarié, événements qui sont généralement soumis à sa volonté. Parfois, il arrive malheureusement que certains événements soient indépendants de la volonté du salarié. Ici, nous allons donc étudier un cas qui n'est pas forcément courant mais qui doit être néanmoins maîtrisé, à savoir le décès du salarié.

Le décès du salarié pendant la validité de son contrat de travail

Le Code civil définit la force majeure comme un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait pas être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat, dont les effets ne peuvent pas être évités par des mesures appropriées, et qui donc « empêche » l’exécution de son obligation par le débiteur.

La jurisprudence s'est également prononcée sur le cas de la force majeure, précisant qu'il fallait que l'événement soit soumis à des critères d'imprévisibilité d'une part, et d'irrésistibilité d'autre part. Ces deux éléments sont à priori complètement applicables au cas du décès d'un salarié.

En d'autres termes, le décès d'un salarié présentant un cas de force majeure, cela implique que l'employeur n'a pas sa part de responsabilité, comme dans le cas d'une rupture classique qui aurait été à son initiative. Cela a donc pour conséquence d'éviter de lui faire verser des indemnités de rupture qui seraient dues en cas de licenciement classique.

Les héritiers d’un salarié décédé peuvent poursuivre devant les juges l’action que ce dernier avait entreprise pour obtenir la résiliation judiciaire de son contrat de travail. Ils peuvent également demander des dommages-intérêts en raison du harcèlement moral subi par le salarié défunt.

Les droits acquis en matière d’épargne salariale (participation aux résultats de l’entreprise, plan d’épargne d’entreprise, etc.) peuvent être liquidés. En outre, l’employeur doit établir (ou faire établir par l’organisme gestionnaire) un état récapitulatif d’épargne salariale.

Le solde de tout compte est établi, et les sommes dues sont versées à la succession du défunt.

Dans la pratique, selon les circonstances, le montant correspondant à la dernière paie du salarié décédé doit être remis soit au notaire chargé de la succession, soit aux ayants droit, sur présentation d’un certificat d’hérédité ou d’un acte de notoriété.

Ceci a été consacré par la jurisprudence dans un arrêt de la chambre criminelle de la Cour de cassation du 5 décembre 1989, n° 85-95503, B. crim. n° 462.

Le cas du décès du salarié après la rupture de son contrat de travail

En revanche, l’employeur n’a pas à verser le solde de l’indemnité de non-concurrence que le salarié aurait déjà commencé à percevoir.

Le cas échéant, l’employeur peut constituer un dossier pour que les ayants droit puissent percevoir le capital décès versé par l’organisme de prévoyance.

Mais il n’a plus à établir d’attestation de salaire à la demande de la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM), pour le calcul du capital décès de la Sécurité sociale.

Ces sommes sont soumises à des cotisations comme un élément de rémunération.

Cela est dû au fait que la jurisprudence considère les allocations de décès comme des avantages en argent procurés en contrepartie ou à l’occasion du travail précédemment accompli, qu'elles soient versées aux salariés ou à leurs ayants droit après la rupture du contrat.

La même logique s'applique à un capital décès versé en vertu d’une convention ou d’un accord collectif.

En résumé

• En cas de décès d'un salarié, le traitement en paie est similaire à une fin de contrat de travail classique.

• Il faut donc établir un solde de tout compte, afin de verser aux ayants droits du salarié les sommes qui lui sont dues au titre de l'exécution de son contrat de travail.

Avant de terminer ce cours, entraînez-vous dans le dernier chapitre à calculer le départ d'un salarié.