Vous avez préparé votre stratégie commerciale. Lors de votre prospection, vous avez une réponse d'un prospect qui est intéressé pour vous rencontrer. Félicitations, les vrais échanges commerciaux démarrent !
Attention, ce prospect est encore très... "volatile". Il est important d'être réactif et d'organiser au plus tôt le rendez-vous tant que le prospect est encore chaud.
Je vais vous donner quelques éléments pour optimiser votre prise de rendez-vous et réussir votre premier entretien.
Optimisez la prise de rendez-vous
Si vous vous adressez au décideur, il est probable que celui-ci soit non seulement très occupé mais aussi très sollicité. Qu'y a-t-il de plus agaçant et chronophage que des allers-retours dont le seul but est de réussir à trouver une date de rendez-vous, avec une personne inconnue, à propos d'une solution inconnue qui plus est ?
C'est pourquoi je vous invite à utiliser un outil digital de prise de rendez-vous comme Mixmax, Vytein, Calendly, etc. Ces outils sont très pratiques. Vous pouvez soit proposer directement plusieurs créneaux, soit donner un accès à votre calendrier en paramétrant vos plages disponibles et indisponibles. Une fois que votre prospect a choisi le créneau qui l'intéresse, vous recevez tous les deux directement une invitation électronique.
Un tel dispositif permet de gagner du temps, mais aussi de mettre votre prospect dans des bonnes conditions en prouvant votre efficacité.
Préparez votre entretien
Renseignez-vous sur les enjeux de votre prospect
Plus vous aurez cerné les enjeux de votre prospect en amont, plus vous aurez de chances de répondre à ses besoins et vous placer comme une brique stratégique lui permettant d'atteindre ses objectifs (sa quête, vous vous souvenez ? ;)).
Un prospect sera toujours agréablement surpris d'échanger avec un interlocuteur qui connaît déjà son activité et a une proposition à valeur ajoutée pour sa stratégie.
Comment faire ?
Tous simplement en cherchant des informations. Vous avez déjà entendu le "Google est ton ami" ? C'est typiquement le cas ici. Allez regarder sur Internet les informations que vous pourriez trouver concernant votre prospect.
Par exemple, pour Zignature, cela pourrait être :
un article dans la presse expliquant que l'entreprise du prospect vient de lancer un nouveau produit. Par conséquent, il faut vendre ce produit, et donc signer des contrats.
le fait de voir que l'entreprise recrute beaucoup de commerciaux. Cela signifie que l'activité commerciale se développe. Autrement dit, les contrats se multiplient.
Définissez vos objectifs
Avant d'aller au rendez-vous, listez sur un support quels sont vos objectifs. C'est une règle générale : à chaque échange, écrivez clairement l'objectif que vous souhaitez atteindre pour pouvoir avancer dans votre cycle de vente. Vous pouvez par exemple vous fixer de ne pas quitter le rendez-vous sans avoir eu la réponse à trois questions précises que vous aurez définies en amont.
Par exemple, pour Zignature, je ne partirai pas du premier rendez-vous sans savoir :
Combien de contrats sont envoyés par semaine en moyenne ?
Quelle est la durée moyenne entre l'émission du contrat et sa signature ?
Au niveau pratique, comment se passe la signature du contrat ?
Avec ces informations, je vais pouvoir ensuite lui démontrer ce que ma solution pourrait lui apporter. Admettons par exemple qu'au niveau pratique, la signature du contrat se fait par un envoi PDF au client, qui imprime le contrat puis le scanne et le renvoie ; la durée moyenne de signature est de 10 jours et il envoie 1 contrat par semaine.
Cela signifie qu'en 1 mois, il signe 3 contrats en moyenne alors qu'il en envoie 4. Grâce à notre solution, il pourrait en signer 4, soit 30 % de plus. Et c'est sans compter le temps de gagné qui permet d'aller chercher d'autres contrats. Partons de l'hypothèse que le temps gagné permette d'envoyer un contrat supplémentaire tous les deux mois sur l'année, cela fait 54 contrats signés grâce à Zignature versus 36 contrats actuellement...
Munissez-vous d'un support
En plus des trois questions ci-dessus, je vous invite à lister les questions qui vont vous permettre de mieux connaître votre prospect et répondre au mieux à ses besoins.
N'hésitez pas à avoir un support avec un document-type vous permettant :
de ne pas oublier certaines questions ;
de prendre des notes sur les réponses apportées ;
d'avoir une posture structurée et sérieuse. :soleil:
Le support peut être papier ou digital selon ce que vous préférez. Je connais même un commercial qui enregistrait tous ses rendez-vous avec un dictaphone (#TrueStory).
Soignez votre première impression
Les 20 premières secondes sont capitales pour faire une première bonne impression. Il existe même un technique appelée "la règle des 4x20" :
Les 20 premiers mouvements : ayez une attitude ou une démarche assurée et engagée.
Les 20 centimètres du visage : regardez votre client dans les yeux et souriez, la vie est belle :)
Les 20 premiers mots : utilisez un vocabulaire simple. Formulez une phrase courte pour engager la relation client.
Les 20 premières secondes : elles sont déterminantes et l’opinion du client se forge très rapidement. Adoptez un discours positif.
Cette technique du 4x20 est un guideline à garder en tête. Voici d'autres recommandations qui vous permettront de démarrer concrètement votre rendez-vous dans les meilleures conditions et mettre votre client en confiance :
Commencez par remercier votre interlocuteur de vous consacrer du temps.
Confirmez la durée prévue pour ce rendez-vous auprès de votre client.
Proposez l'agenda du rendez-vous : présentations et attentes de chaque personne présente, échange sur la stratégie et les challenges de votre client et voir comment vous pouvez y répondre.
C'est après les présentations de chacun qu'il est intéressant de s'appuyer sur des techniques de vente. Elles vous permettront de prendre en main l'entretien commercial, d'être plus efficace et de pouvoir mesurer comment vous pouvez aider au mieux votre client dans ses défis stratégiques.
L’avis de Valentine
Pour mener à bien vos rendez-vous, il est important de bien vous organiser afin d’être disponible pour vos clients. Valentine, vous raconte ici sa journée type, articulée autour de moments de préparation et de visites en clientèle. Elle organise également son temps selon son niveau d’énergie, les matinées étant consacrées aux missions les plus ardues.
En résumé
Le premier rendez-vous est crucial. Pour l'assurer :
N'hésitez pas à utiliser un outil digital pour optimiser la prise de rendez-vous. C'est dès cet instant que le premier rendez-vous commence, donc faites preuve d'efficacité.
Préparez votre rendez-vous en vous renseignant sur les enjeux de votre prospect.
Ayez des objectifs précis en tête.
Munissez-vous d'un support pour bien mener l'échange.
N'oubliez pas que les premiers instants sont déterminants.
Ces premières techniques vous seront d'une grande aide pour mener à bien vos entretiens. Mais concrètement, comment conduire un entretien ? Quelles questions poser à son prospect ? Je vous propose la technique de Spin Selling. Rendez-vous au chapitre suivant !
