Vous vous souvenez ?
Nous avons vu dans la section précédente l’importance de se doter d’un plan de communication interne. Et, plutôt que de vous y référer comme à un document contractuel, je vous recommandais de l’utiliser comme un GPS, un outil de pilotage et d’aide à la décision.
Mais nous avons pu voir également qu’aucune vérité, aucune analyse n’est immuable.
C’est donc l’assemblage intelligent des outils et messages pertinents, adaptés à chaque situation et à chacune de vos cibles, qui constituera en définitive une stratégie et un dispositif de communication interne efficaces.
Appuyez vous sur votre plan (et suivez de près votre budget)
Votre plan de communication interne, qui associe hiérarchie, encadrement, réseau de correspondants… sera d’autant plus efficace qu’il s’appuiera sur une participation des salariés de toutes catégories.
Il permet de guider vos actions de communication au quotidien, au-delà des sollicitations liées à l’actualité, aux crises, aux besoins ponctuels des métiers :
- en vous confrontant régulièrement à la réalité de votre budget,
- en gardant vos objectifs principaux en tête.
Gardez en tête qu'en définissant des objectifs et vous donnant les moyens de les suivre et évaluer, vous contribuez déjà grandement à leur réalisation.
Quant à votre budget, choisissez le pragmatisme lors de la définition (et validation) de votre plan de communication, et la simplicité dans l’activation du plan. Certaines actions peuvent être auto-produites, d’autres sous-traitées. Dans tous les cas, les outils à votre disposition permettent de réaliser des supports professionnels valorisants et distinctifs à des coûts très raisonnables.
Qu’ils soient récurrents ou ponctuels, ces coûts doivent être suivis très précisément, pour connaître en temps réel le budget disponible pour de nouvelles actions et s’assurer du retour sur investissement des actions déjà réalisées.
Bâtissez une stratégie de contenus et de syndication
Vous connaissez vos objectifs et avez également une bonne connaissance de vos cibles. Votre budget vous permet de mobiliser plusieurs canaux. Il ne vous reste plus qu’à imaginer des contenus !
Et là encore, l’univers des possibles est immense.
Quelques étapes simples peuvent vous aider à vous y retrouver :
Commencez par retenir une ligne éditoriale qui soit une incarnation de l’identité, de la culture de votre organisation. C'est avant tout un signe de ralliement pour vos collaborateurs.
Puis, organisez la consolidation de tous les contenus : ceux existants, ceux que vous produisez, ceux qui peuvent être syndiqués avec d’autres émetteurs internes (voire externes) ou les contributions sollicitées auprès des équipes.
Facilitez ensuite le repérage dans l’offre de contenus, en optimisant les dispositifs et outils de la communication interne, avec l’objectif de limiter les redondances, gagner en simplification, en cohérence et en réactivité.
En plus d’une parfaite synchronisation des contenus sur les différents médias (les chiffres clés, les acteurs, les noms de projets, les sujets… doivent être les mêmes quel que soit le point de contact choisi par le collaborateur), il vous faut également organiser réactivité et disponibilité (n’importe quand - n’importe où - avec n’importe quel canal).
Recherchez les retours et re-formulations
Ne considérez jamais vos publics internes comme acquis.
1/3 d’entre eux ne lisent pas les mails envoyés par leur employeur (en dehors des échanges avec leur manager direct).
C’est à partir des analyses d’usage et de situation que vous pourrez déterminer les contenus et canaux à utiliser pour répondre à leurs besoins, dans une double logique de sincérité et de conversation.
Vous pouvez faciliter la lecture et guider le destinataire de la communication interne par des codes graphiques et une logique de flux, notamment pour accompagner la digitalisation de vos process et outils.
La digitalisation de la communication, corollaire de la transformation de l’entreprise, a fait surgir au sein même des organisations une fluidité inédite de l’information.
La vraie question est d’apporter la meilleure expérience au collaborateur.
Si elle passe par le papier, alors il faut choisir le papier. Quel que soit le support, ce sont les contenus qui font la différence, avec une bonne gestion du temps court et du temps long.
Penser l’expérience des collaborateurs, c’est faciliter l’accès aux contenus dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin, avec l’outil qu’ils ont choisi, en faisant confiance à leur intelligence et leur responsabilité.
Ce qu’ils comprennent et fait sens, ils le mémorisent, souvent avec leurs mots. Valider cette connaissance, la compréhension et une appropriation peut se faire aussi bien par des questionnaires que par une analyse des utilisations des outils (notamment digitaux) ou une analyse de situation.
Néanmoins, les questions posées sur les forums ou les commentaires postés sur les communications partagées sur un Intranet ou un réseau social d'entreprise (RSE) sont autant de signaux faibles à suivre et analyser.
