Maintenant que vous savez à quel compte rattacher quelle opération, découvrons ensemble comment établir concrètement votre comptabilité !
Utilisez un logiciel comptable pour établir vos comptes
Pour établir les comptes annuels, les sociétés utilisent des logiciels spécifiques. Ces logiciels sont nombreux, et ont chacun leur particularité. Cependant, ils sont tous construits sur une logique commune de saisie en deux étapes : la saisie et la consultation.
Saisissez les opérations comptables
Dans un premier temps, vous devez saisir les opérations comptables en respectant la classification que vous avez découverte dans la partie précédente. Pour y parvenir, vous utiliserez le journal, le document comptable dans lequel les opérations de l’exercice sont enregistrées de manière chronologique.
Avant de saisir l’écriture, interrogez-vous sur la nature de cette opération. Les principales natures d’opérations sont les suivantes :
Opération de vente.
Opération d’achat.
Opération de trésorerie.
Opération dite diverse : opération d’inventaire, de régularisation, salaires, ou autres opérations non imputables dans les autres journaux.
Selon la date et la nature de l’opération, ouvrez le journal concerné et saisissez l’écriture.
Si par exemple vous voulez saisir la vente que vous avez faite au client M. Dupont le 15/12/N, vous allez ouvrir le journal “Vente”, correspondant à la nature de l’opération, du mois de décembre N, correspondant à la date de l’écriture.
Éditez les états
Le logiciel compile les informations saisies à l’étape 1 et les restitue, selon vos demandes, sous forme de documents qui peuvent être imprimés, générés sous forme de fichiers PDF, ou exportés sous tableur.
Plusieurs documents, ou états, en comptabilité, peuvent être établis. Ils ont chacun leur finalité. Les deux principaux états que vous devez connaître sont :
La balance générale : cet état vous présente, à la date de votre choix, le montant total d’un compte comptable. On parle alors de solde comptable.
Par exemple, si vous voulez connaître, au 31 décembre N, le montant total du compte « Matériel industriel », vous allez consulter la balance générale au 31 décembre N, et regarder à combien s’élève le compte correspondant.
Le grand-livre : il s’agit d’un état qui retrace le détail de toutes les opérations saisies dans un compte précis. En d’autres termes, le grand-livre est un détail de la balance.
Par exemple, vous observez, sur la balance générale, que le compte Matériel industriel a un solde de 35 000 euros, et vous voulez savoir à quelles opérations ce solde correspond. Vous pouvez alors consulter le grand-livre du compte « Matériel industriel », qui vous donnera l’intégralité des écritures saisies dans ce compte.
Découvrez les autres systèmes de fonctionnement
Le schéma des opérations que vous venez de voir correspond au fonctionnement dit « classique » des logiciels comptables. Bien entendu, il existe des systèmes différents. Vous devez connaître les deux principaux : les ERP et la dématérialisation.
Les ERP
Le système des ERP, ou Enterprise Resource Planning, intègre en un seul logiciel un volet commercial et un volet comptable. C’est le cas des logiciels SAGE X3 ou encore SAP. Dans ce cas, les opérations sont saisies en amont dans le module commercial, et déversées automatiquement en comptabilité.
La dématérialisation de la saisie
Ce système se développe de plus en plus dans les entreprises et les cabinets d’expertise-comptable. Le principe est simple : on remplace la première étape du processus classique par un scan des factures. Au lieu de saisir les factures dans un journal comptable, vous utilisez un outil dédié qui scanne la facture. Grâce au principe de la reconnaissance des caractères, l’outil va ensuite analyser le document scanné et générer l’écriture comptable adaptée, dans le journal adéquat, en utilisant les comptes comptables qui conviennent.
Wahou… Super ! Plus besoin de vérifier le traitement des opérations, alors ?
Eh bien si, justement ! Si le processus de saisie est bien automatisé, vous restez responsable du contrôle des données : vérifiez toujours les éléments et leur bon traitement.
À vous de jouer
Vous effectuez le suivi des opérations enregistrées dans le compte « Banque ». Pour ce faire, vous devez vérifier le solde de ce compte suite aux différentes opérations relevées dans le grand-livre du compte “Banque”.
Complétez le 1er onglet du grand-livre du compte “Banque” afin de déterminer le solde du compte à la fin de l’exercice N :
Complétez les colonnes “Augmentation du compte Banque” ou “Diminution du compte Banque” pour chacune des 11 opérations, en positionnant les montants dans la bonne catégorie.
Calculez le solde du compte “Banque”.
Corrigé
Vous pouvez vérifier votre travail en consultant le grand-livre du compte “Banque” corrigé.
En résumé
Pour établir leurs comptes annuels, les sociétés utilisent des logiciels construits sur une logique commune de saisie en deux étapes : la saisie et la consultation.
L’enregistrement chronologique des opérations s’effectue au moyen du journal comptable.
Le grand-livre permet de classer par compte les opérations saisies dans le journal. La balance générale restitue les soldes des comptes utilisés par l’entreprise durant l’exercice.
Les entreprises ont également recours aux ERP et à la dématérialisation pour réaliser les différents travaux comptables.
Dans tous les cas, vous devez toujours vérifier les éléments traités avant d’éditer vos états financiers.
Vous savez désormais saisir vos opérations comptables avec les outils adéquats, bravo ! Dans la dernière partie de ce cours, vous découvrirez le fonctionnement d’un bilan et d’un compte de résultat. Mais avant, testez vos connaissances grâce au quiz !
