• 4 heures
  • Facile

Ce cours est visible gratuitement en ligne.

Ce cours est en vidéo.

Vous pouvez obtenir un certificat de réussite à l'issue de ce cours.

J'ai tout compris !

Mis à jour le 21/06/2019

Identifiez les outils à disposition et les états de production

Connectez-vous ou inscrivez-vous gratuitement pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de ce cours !

Maintenant que vous savez à quel compte rattacher quelle opération, voyons ensemble concrètement comment les entreprises réalisent leur comptabilité.

Afin d’établir les comptes annuels, les sociétés utilisent des logiciels spécifiques. Ces logiciels sont nombreux et variés avec chacun leur particularité. Vous ne pourrez pas maîtriser tous les logiciels et cela ne présente pas d’intérêt, car ils fonctionnent sur les mêmes principes de base.

Le système classique de saisie

Les logiciels classiques ont des points communs et sont construits sur une logique en deux étapes.

Étape 1 : La saisie

L’utilisateur saisit des informations en respectant la classification comptable que vous avez découverte dans la partie précédente. Pour faire cette saisie, l’utilisateur va utiliser ce que l’on appelle un « journal » en fonction de la nature de l’opération qu’il souhaite comptabiliser.

Avant de saisir l’écriture, vous devrez vous demander quelle est la nature de cette opération. Les principales natures d’opérations sont les suivantes :

  • Opération de vente

  • Opération d’achat

  • Opération de trésorerie

  • Opération dite diverse

Selon la date et la nature de l’opération, l’utilisateur ouvre le journal concerné et saisit l’écriture.

Si par exemple vous voulez saisir la vente que vous avez faite au client Dupont le 15/12/2017, vous allez ouvrir le journal vente (en raison de la nature de l’opération) du mois de décembre 2017 (en raison de la date de l’écriture).

Étape 2 : La consultation

Le logiciel compile les informations saisies à l’étape 1 et les restitue selon les demandes de l’utilisateur sous forme d’états qui peuvent bien sûr être imprimés, générés sous forme de fichiers PDF ou exportés sous tableur.

Plusieurs documents peuvent être établis. Ils ont chacun leur finalité. Les deux principaux états que vous devez connaître sont :

  • La balance générale : cet état vous présente, à la date de votre choix, le montant total d’un compte comptable (on parle de solde comptable). Si par exemple vous voulez connaître, au 31 décembre 2017,  le montant total du compte « Matériel industriel », vous allez consulter la balance générale au 31 décembre 2017 et regarder à combien s’élève le compte correspondant.

  • Le grand livre : il s’agit d’un état qui retrace le détail de toutes les opérations saisies dans un compte précis. En d’autres termes, le grand livre est un détail de la balance (qui elle ne donne que les totaux). Si par exemple, vous voyez, sur la balance générale, que le compte Matériel industriel a un solde de 35 000 euros et que vous voulez savoir à quelles opérations ce solde correspond, vous consultez le grand livre du compte Matériel industriel. Ce grand livre vous donnera l’intégralité des écritures saisies dans ce compte.

Bien entendu, certains logiciels, selon leur paramétrage, peuvent vous permettre de sortir également le bilan et le compte de résultat, que vous étudierez dans la troisième partie.

Les autres systèmes de fonctionnement

Le schéma des opérations que vous venez de voir, avec les deux étapes (saisie et consultation), correspond au fonctionnement dit « classique » des logiciels comptables. Bien entendu, il existe des systèmes différents. Vous devez connaître les deux principaux : les ERP et la dématérialisation.

Les ERP

Le système des ERP (Enterprise Resource Planning) intègre en un seul logiciel un volet commercial et un volet comptable notamment. Dans ce cas, il n’y a plus à proprement parler de saisie des opérations comptables, puisque les opérations sont saisies en amont dans le module commercial et qu’il y a un déversement automatique en comptabilité.

Finie les saisies manuelles ! Aujourd'hui les déversements peuvent être automatiques
Finies les saisies manuelles ! Aujourd'hui, les déversements sont automatiques.

La dématérialisation de la saisie

Ce système se développe de plus en plus dans les entreprises et les cabinets d’expertise-comptable. Le principe est simple : on remplace la première étape du processus classique par un scan des factures. Au lieu de saisir les factures dans un journal comptable, l’utilisateur va utiliser un outil dédié et va simplement scanner la facture. L’outil va lui se charger, grâce au principe de la reconnaissance des caractères, d’analyser le document scanné et de générer la bonne écriture comptable dans le journal adéquat et en utilisant les comptes comptables qui conviennent.

Ce processus permet donc une automatisation du processus de saisie qui engendre un gain de temps et d’efficacité important. Bien entendu il ne dispense pas d'une vérification des éléments et leur bon traitement, voire il la nécessite.

Vous avez donc vu comment fonctionnent les principaux logiciels comptables et êtes désormais familier avec les noms des documents comptables que sont le journal, la balance et le grand livre. Après avoir vérifié vos connaissances, découvrez les derniers états comptables, qui sont les plus importants : les comptes annuels.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite