Bonjour et bienvenue dans ce cours ! La formation est un univers vaste, car elle concerne tous les métiers, tous les environnements, et s’intègre à la stratégie de développement des entreprises.
Toutes sortes de projets de formation sont donc à mener à bien, avec souvent de forts enjeux financiers, des budgets importants à optimiser et des résultats attendus en termes de compétitivité.
Encore une nouvelle casquette pour le responsable de formation, qui va maintenant devenir acheteur et logisticien !
Distinguez différents types de projets de formation
Afin de rentrer dans le vif du sujet, imaginons différentes situations d’entreprise où la réalisation des projets de formation va enclencher différents types d’achats.
L’ouverture d’un nouveau magasin
Imaginez l’ouverture d’un nouveau magasin : Decathlon, Auchan, Boulanger… Toutes ces marques sont régulièrement dans le tumulte de l’ouverture d’un nouveau magasin !
Les locaux sont quasiment prêts, le personnel est en cours de recrutement ou de mobilité interne, les équipements de stockage, vente, sécurité, accueil des clients sont installés ou presque. Et la date d’ouverture est fixée.
On vous demande de former les 600 personnes aux normes de sécurité spécifiques du nouveau magasin ! Donc 600 stagiaires pendant 1 mois. L’ingénierie de formation intègre un budget pour les salles, le matériel de projection, la restauration, mais aussi pour la formation en ligne. 50 % des contenus seront diffusés en e-learning, et ont été conçus en interne.
Quels achats allez-vous effectuer ?
Des formateurs externes pour parler des normes de sécurité et des bons réflexes à adopter.
Des accès à une plateforme de formation en ligne.
Un lieu de formation avec matériel de projection et des facilités pour déjeuner.
Un traiteur pour la livraison des déjeuners sur site.
L’intégration d’un nouveau logiciel
Tous les logiciels de gestion des clients vont être remplacés par un nouveau produit. Cela concerne les commerciaux, les livraisons, le service après-vente, la comptabilité… bref, les trois quarts de l’entreprise, soit 200 personnes.
La bascule se fait en 24 heures. Les formations doivent avoir lieu en amont, dans la semaine qui précède. Le fournisseur va assurer l’animation, fournir les locaux de formation et prévoir les déjeuners dans des restaurants voisins.
Quels achats allez-vous effectuer ?
C'est minimal ! Vous devrez juste négocier les coûts des repas avec le prestataire : par exemple, un forfait par personne, un mode de règlement au prestataire ou aux stagiaires sur note de frais !
Une formation « L’amélioration du service client » déployée sur toute la France
L’entreprise dispose de 15 antennes régionales ; tous les managers sont conviés à cette formation ainsi que leurs équipes commerciales, soit en tout 85 personnes. Afin de limiter les coûts de transport, il a été décidé de cibler 7 lieux de formation en région, et de convier 2 antennes simultanément. L’antenne parisienne sera formée au siège.
La formation va durer 2 jours.
Quels achats allez-vous effectuer ?
Un à deux formateurs externes qui se déplaceront dans les différents sites.
7 lieux de formation avec salles, matériel pédagogique, hébergement, restauration.
Un service de minibus pour aller de la gare au lieu de formation, quand c’est nécessaire.
Un stage récurrent en présentiel pour former vos commerciaux
Afin de former vos nouveaux commerciaux recrutés sur toute la France, vous les accueillez durant 2 semaines, dès leur arrivée, afin de les former à leur nouveau métier, de transférer la culture d’entreprise, de leur apprendre à maîtriser les outils digitaux mis à leur disposition. Les salles sont disponibles dans l’entreprise, ainsi que le matériel pédagogique ; 70 % des contenus sont animés par des formateurs internes.
Quels achats allez-vous effectuer ?
Des formateurs externes pour les 30 % de contenus restants.
Des lieux d’hébergement sur la base d’un accord annuel (réservations, tarifs et modalités de règlement).
Des accords tarifaires avec 2-3 restaurants pour les dîners (forfait et paiement direct par l’entreprise).
Une formation « Sécurité des données » de l’entreprise pour tous les salariés
Tout va se passer "online" ! Vous devez trouver un prestataire qui prendra en charge la totalité du projet : production des contenus, diffusion sur sa plateforme et suivi de l'avancement de la formation, dans les délais impartis et dans le respect du budget alloué.
Quels achats effectuer ?
Un prestataire de formation online pouvant assurer toutes les étapes de la formation.
Abordez toutes les facettes de l'achat de formation
Vous voyez donc que l’achat de formation ne se limite pas à acheter le travail de formateurs externes et les prestations pédagogiques.
Les responsables de formation ont un rôle important dans la qualité logistique des formations : les lieux, la restauration, l’hébergement, les modes de transport et les facilités d’accès aux lieux. Ils doivent prévoir tous les détails du bon déroulement de la formation : avant, pendant et après !
Ce sont aussi des organisateurs d’évènements. Pour réussir cette mission, ils vont devoir piloter le processus d’achat avec efficacité !
Les différents types d’achats vont nécessiter une préparation, des compétences, une sélection adaptées aux différentes prestations attendues.
Les prestations pédagogiques
Le plus important reste l’achat de la prestation pédagogique, sinon, à quoi bon organiser une formation ?
Qui recherche-t-on ? Pour quoi faire ? Pour quand et pour quelle durée ? Vous pouvez utiliser la technique du « QQQOCP » pour ne rien oublier !
La formation présentielle
Vous allez rechercher des prestataires de formation capables d’animer les stages, mais aussi, fréquemment, de concevoir le programme en fonction de vos besoins. Ils contribueront alors à la réalisation de l’ingénierie pédagogique, seront force de proposition et amèneront des idées, des méthodes, des moyens venant renforcer l’efficacité de la formation.
Un seul but : atteindre les objectifs d’évolution des compétences de vos stagiaires.
Vos prestataires devront donc être expérimentés dans le domaine de formation souhaité, pouvoir vous fournir des références, vous proposer un programme, des méthodes pédagogiques, des formateurs compétents, une feuille de route répondant à votre cahier des charges.
Certaines prestations seront récurrentes. Par exemple, chaque année, vous organisez pour vos managers une formation de 3 jours en présentiel, ou chaque mois, vous devez organiser le même stage pour différents stagiaires de l'entreprise.
La formation en ligne ouverte et à distance (FOAD)
En matière de FOAD, les prestations seront légèrement différentes. Elles pourront concerner :
la conception d’une formation spécifique à vos besoins ;
la fourniture de formations « étagères », c’est-à-dire existantes dans leur catalogue de programmes ;
la location de places sur leur plateforme de formation : par exemple, 50 places en simultané ;
un accompagnement de vos stagiaires : service après-vente, professeurs en visio… ;
un outil de pilotage de vos formations en ligne : pour nommer des tuteurs, intégrer vos stagiaires, évaluer l’avancement et la fréquentation de la plateforme…
Les prestations logistiques
Éviter le mécontentement de vos stagiaires, des managers ou de la direction est fondamental. Les meilleurs formateurs peuvent se trouver en échec uniquement parce que la logistique est ratée :
les stagiaires ne sont pas arrivés ;
le matériel de projection ne fonctionne pas ;
les salles sont inconfortables ou inadaptées ;
la restauration est inexistante...
Tout le monde est énervé, contrarié, avec une seule hâte : repartir…
Vous devez donc choisir avec la plus grande attention les lieux de formation. Les salles doivent être adaptées à la taille des groupes, aux activités pédagogiques prévues, équipées du bon matériel, et leur bon fonctionnement doit être garanti !
Veillez aussi à la localisation des lieux : les moyens de transport, l'accessibilité si nécessaire, et l'environnement, selon le type de séjour que vous envisagez.
De nombreux stages ont lieu en "présentiel", ce qui complique la sélection du lieu. Vous devez parfois prévoir plusieurs salles, de nombreuses chambres, un système de restauration spécifique, voire des équipements pour des activités "outdoor".
La restauration est un critère de satisfaction très important ! Organisez cette prestation avec le plus grand soin. Vous devez prévoir les cafés d'accueil pour des stagiaires qui souvent ont voyagé et se sont levés tôt pour vous rejoindre. Les déjeuners devront être équilibrés et plutôt légers au risque de voir tout le groupe s'assoupir en début d'après-midi... Les dîners pourront être plus festifs.
Intégrez les étapes du processus d’achat
L'achat en formation respecte un processus d'achat classique. Plusieurs étapes doivent être respectées afin de garantir la réussite de votre projet, l'atteinte des objectifs de formation, et de veiller à la rentabilité pour l'entreprise. Un budget est en effet confié au responsable de formation, et le retour sur investissement (ROI) est de plus en plus contrôlé par les directions financières !
Voyons donc les étapes du processus d'achat.
1 - Rédiger le cahier des charges
La bonne compréhension du besoin est indispensable à la réussite de votre démarche d'achat ! Vous devrez être rigoureux, précis, poser les bonnes questions aux bonnes personnes afin de bien comprendre le besoin de vos clients internes.
Vous rédigerez, avec vos partenaires internes, un cahier des charges qui formalise tous les livrables attendus. C'est ce document qui sera ensuite communiqué aux prestataires sélectionnés, afin qu'ils élaborent une proposition.
2 - Rechercher des prestataires
C'est une étape parfois complexe, car le marché de la formation est énorme ! Il existe une multitude de formateurs, d'organismes de formation, d'écoles, de fournisseurs de FOAD et de consultants...
De même, l'offre en matière de lieux, d'organisation d'évènements et de prestations diverses est pléthorique... Comment faire pour cibler les prestataires les mieux adaptés à votre besoin ?
Une étude du marché est incontournable afin de pouvoir préqualifier 3 à 5 prestataires que vous consulterez et intégrerez à votre appel d'offres.
3 - Communiquer l'appel d’offres ou "brief"
Votre cahier des charges est rédigé ; vous avez parfaitement compris le besoin de l'entreprise, collecté toutes les informations en termes de budgets, délais, prestations attendues... Vous avez aussi présélectionné des prestataires qui semblent correspondre à votre recherche.
Il est temps de les contacter et de leur transmettre votre appel d'offres. Cette appellation est très courante en matière de marchés publics ou dans le cas d'un budget important (en dizaines ou centaines de milliers d'euros).
Pour des budgets plus modestes (inférieurs à 50 000 euros), on parlera plutôt de brief. C'est une présentation du besoin à quelques prestataires. Elle peut se dérouler par e-mail, dans un premier temps, mais plus fréquemment lors d'une réunion de premier contact.
4 - Sélectionner le prestataire et négocier
Les prestataires vont ensuite vous communiquer leurs propositions en termes de prestations, de tarifs, de délais... Vous allez sélectionner le meilleur !
Vous devrez donc préparer attentivement vos critères de sélection ainsi que la cotation de ces différents critères. Le but est de ne pas vous laisser influencer par un "bon feeling" ou une entente cordiale avec votre interlocuteur, mais plutôt de bien évaluer tous les critères de réussite de votre projet. Il faut évaluer objectivement et sur la globalité de la prestation proposée.
Très souvent, à ce stade, vous aurez une "short list" de 2 ou 3 prestataires, et vous allez négocier les points qui vous semblent à améliorer.
Enfin, vous pourrez passer à la contractualisation de l'offre, signer des documents qui vous engageront de part et d'autre.
5 - Effectuer un suivi de la prestation
Cette phase est essentielle. Très souvent, vous devrez être "la mouche du coche" afin de vérifier que tous les détails sont respectés, et d'éviter le faux pas de dernière minute.
Il est essentiel d'être très présent aux côtés d'un nouveau prestataire qui va donc tout découvrir, votre culture d'entreprise, vos locaux, votre matériel, vos collaborateurs...
6 - La mesure de la performance
"Construire l'avenir" implique une mesure de la performance du fournisseur et de la satisfaction interne des clients. Dès les premiers contacts, vous aurez évalué la qualité de réponse à l'offre, le service fourni avant et pendant la prestation. Le suivi "post-prestation", lui aussi, est important.
Par ailleurs, vous devrez collecter les retours de vos clients internes et organiser l'évaluation de la prestation. Rassurez-vous, si quelqu'un est mécontent, vous serez le premier informé !
En résumé
Les achats de formation vont intégrer des prestations pédagogiques, mais aussi des prestations logistiques.
Le processus d'achat comprend plusieurs étapes :
La rédaction du cahier des charges, la parfaite compréhension du besoin.
La recherche de prestataires, l'analyse du marché.
L'appel d'offres ou "brief" des prestataires présélectionnés.
La sélection via des critères précis, la négociation, puis la contractualisation.
Le suivi de l'exécution de la prestation.
La mesure de la performance du fournisseur et l'évaluation de la satisfaction du client interne.
Maintenant que vous connaissez les différentes étapes du processus d'achat, suivez-moi dans le prochain chapitre pour rédiger votre cahier des charges !
