La rédaction du cahier des charges est une étape essentielle si vous voulez réussir votre processus d'achat. Eh oui, n'oubliez pas la feuille de route que doit établir un pilote d'avion, vous devez atterrir sur la bonne piste, au bon endroit et au bon moment !
C'est le support qui vous permettra de formaliser tous les détails de votre projet. Ensuite, vous l'utiliserez pour communiquer votre besoin à vos différents interlocuteurs. Quand vous mettrez les différents organismes en concurrence, ils disposeront tous des mêmes informations pour concevoir leur proposition de formation.
Il pourra être appelé à évoluer durant le processus d'achat si vous réalisez par exemple que certains souhaits ne sont pas réalisables : un délai, un budget, un lieu...
C'est un repère commun pour toutes les parties prenantes, et un engagement formalisé entre vous et vos commanditaires internes.
Que contient exactement un cahier des charges ?
Différentes rubriques figureront dans votre cahier des charges :
la présentation de l’entreprise et du contexte ;
les aspects pédagogiques et logistiques ;
les aspects financiers et administratifs.
Regardons tout cela ensemble !
Présentation de l’entreprise et du contexte
Il sera toujours utile de présenter l'entreprise, même si l'on suppose que c'est le rôle du prestataire de se renseigner sur son client. Dans ces rubriques, généralement au début du cahier des charges, vous afficherez officiellement l'identité de l'entreprise et le contexte qui a généré le besoin.
Une présentation de l'entreprise
L'objectif est de bien communiquer l'identité de l'entreprise, sa carte de visite et ses spécificités :
son nom, son adresse, le nom de ses dirigeants ;
son site web, les liens vers ses réseaux sociaux, etc. ;
son organisation nationale ou internationale selon les besoins du projet ;
son secteur d'activité et son positionnement sur son marché ;
ses effectifs, principalement en lien avec le projet de formation, etc.
Le contexte de la demande
Vous allez décrire globalement le projet de formation et ce qui a généré le besoin.
Décrivez le projet de l'entreprise en lien avec le besoin de formation : le lancement d'un nouveau produit, l'ouverture d'un nouveau marché, le rachat ou la restructuration de l'entreprise, la montée en compétences des managers, une mise aux normes, la requalification d'une catégorie de personnel...
Par exemple :
une réunion de lancement du projet de l'entreprise qui se tiendra un mois avant la formation ;
un séminaire de direction qui se déroulera en parallèle dans le même lieu ;
la visite de clients étrangers et leur intervention durant 1 heure ;
le changement de locaux, l'ouverture d'une nouvelle implantation générant le besoin de formation ;
une campagne de communication grand public, en phase avec la démarche de formation...
Les aspects pédagogiques et logistiques
Ce sont des rubriques très importantes, je dirai même que c'est le cœur du cahier des charges. Si vous rédigez mal cette partie, de façon imprécise ou incomplète, vous allez dans le mur !
Les objectifs de formation
Cette rubrique doit indiquer clairement les objectifs à atteindre à l'issue de la prestation, ce qui est attendu en termes d'évolution de compétences et d'acquis pédagogiques en fin de stage.
Le prestataire est responsable de cette qualité d'acquisition de compétences post-formation.
C'est une description des compétences visées en situation professionnelle, complétées par les objectifs de formation correspondants.
Par exemple, "À l'issue de la formation, les stagiaires seront capables de :
Réaliser / des reportings financiers / conformes aux normes de l'entreprise.
Réagir / à la concurrence / sur ces produits.
Manager / une équipe de commerciaux / sur ce type de marché.
Traiter / les réclamations / de clients anglophones sur nos produits high-tech…"
Le domaine de formation
C'est presque une évidence si vous avez bien décrit les objectifs de formation, mais c'est toujours bon de canaliser les esprits !
Vous pourrez indiquer le domaine de formation : management, communication, gestion financière... Précisez également le thème de la formation.
Par exemple :
analyse financière avec Excel ;
négociation commerciale avec les grands comptes ;
bases du management pour les nouveaux managers.
La population concernée
Vous présenterez les futurs stagiaires, voire leur direction, si elle est partie prenante dans la formation. Ce qui compte, pour un prestataire, c'est de connaître :
Le nombre de personnes concernées, car les effectifs vont influencer l'offre (tarif, profil du formateur et nombre, moyens mis à disposition).
La description de la population concernée : leurs métiers, la direction à laquelle ils sont rattachés, leur localisation géographique.
La description du profil de compétences concernant la formation envisagée : quels sont leur niveau, leur expérience, leur vécu... ? Les groupes seront-ils homogènes ou hétérogènes ?
Les contraintes organisationnelles, par exemple l'impossibilité de mobiliser plus de 3 personnes par équipe simultanément, le respect d'une priorité d'accès à la formation pour certaines catégories de stagiaires...
L'organisation souhaitée
Vous décrirez ici toutes les contraintes liées à la logistique.
Le lieu de formation : la proximité de certains transports, l'accessibilité, l'accès à un jardin, une restauration intégrée, un stage en présentiel (les stagiaires et le formateur dorment sur place)...
La durée préconisée ou imposée, et les dates souhaitées : certains mois sont à éviter en raison de congés ou de pics d'activité, l'intégration de nouveaux collaborateurs peut imposer des délais...
La coordination avec les intervenants internes, les informations à communiquer.
Les situations particulières : personnes en situation de handicap, représentants du personnel et règles à respecter, information des dirigeants en amont de la formation...
La pédagogie envisagée
Certaines modalités pédagogiques peuvent être conseillées ou imposées par l'entreprise. Il faudra les détailler dès les premiers contacts avec les prestataires présélectionnés.
Par exemple :
la préparation de cas pratiques par les managers ;
la présence d'un formateur interne en coanimation ;
la création d'un kit pédagogique : contenus, méthode d'animation, etc. ;
le suivi des stagiaires à distance à la suite de la formation.
L'évaluation de la formation
Cette phase d'évaluation est souvent un enjeu important pour le responsable formation. Il doit pouvoir prouver objectivement la réussite du projet de formation, le ROI (retour sur investissement) pour l'entreprise et les managers.
Si l'évaluation en situation de travail est souvent organisée en interne, il peut être demandé à l'organisme de proposer un système d'évaluation en sortie de formation, voire dans les semaines qui suivent la formation.
Les aspects financiers et administratifs
Ces éléments seront présents eux aussi dans tout appel d'offres. Ils vont permettre de préciser les attentes de l'entreprise concernant la présentation du budget, les dates de retour, les contraintes administratives et financières, et les noms des bons interlocuteurs !
La présentation du budget et les modalités de facturation
Vous donnerez des indications à votre prestataire concernant la présentation souhaitée des coûts et du budget global.
Par exemple, vous pouvez lui demander de préciser séparément, dans la proposition de l’organisme, le coût :
des journées de préparation ;
des journées d'animation ;
de production des supports pédagogiques ;
des frais des formateurs...
De même, vous pouvez avoir des contraintes internes à respecter concernant les modalités de facturation. Vous les préciserez donc dans votre cahier des charges.
Par exemple :
communiquer les factures à l'issue de chaque mois ;
règlement de 30 % à la commande puis à la fin de chaque étape réalisée ;
règlement du solde à la suite de la phase d'évaluation de la prestation.
Les éléments administratifs
Il est fréquent de fixer une date limite de retour des propositions. Il est important, pour le responsable formation, de respecter un planning de réalisation ainsi qu'un temps de consultation des prestataires présélectionnés et des partenaires internes impliqués dans le projet.
L'organisme devra aussi préciser ses références sur des projets comparables et celles de ses intervenants ; les CV des formateurs seront intégrés à la proposition. Il précisera aussi les certifications obtenues en tant qu'organisme de formation.
Côté entreprise, vous préciserez les éléments suivants :
le nom et les coordonnées de l'interlocuteur principal dans l’entreprise ;
les modalités d'évaluation des propositions, éventuellement les critères de choix retenus en priorité par l'entreprise : le profil du formateur, la méthode pédagogique proposée, les coûts... ;
la date prévue pour la prise de décision ;
le nombre d'organismes intégrés à l'appel d’offres.
En résumé
Le cahier des charges :
intègre tous les détails du projet de formation afin de valider la bonne compréhension du besoin ;
permet de rassembler toutes les informations à communiquer aux différents prestataires ;
détaille plusieurs rubriques concernant l'entreprise, le contexte du projet, les objectifs à atteindre, le public concerné et les attentes en termes de lieu, le délai, la pédagogie choisie...
Le cahier des charges est un élément clé de votre processus d'achat. Vous y reviendrez régulièrement afin de vérifier que vous êtes sur la bonne trajectoire. Et ce sera la base sur laquelle vous lancerez votre appel d'offres... Suivez-moi au prochain chapitre pour voir cela !
