Avant de voir les différentes opérations à saisir, vous devez comprendre le mécanisme de saisie qui est commun à tout type d’opération. Toute écriture comptable nécessite en effet de préciser certains éléments : le journal, la date d'opération, les numéros et libellés de compte, et le libellé de l'écriture.
Le journal
Le journal est le document que l’on ouvre pour procéder à la saisie de l’écriture.
Au moment de saisir l'écriture, vous devez préciser la nature du journal que vous allez utiliser. Nous verrons quelle nature utiliser pour chaque opération. Les principales natures de journaux sont les suivantes :
achats ;
ventes ;
trésorerie ;
opérations diverses.
En plus de sa nature, le journal a une période (le mois en général). Vous aurez donc 12 journaux d’achats (un par mois), 12 journaux de vente, etc.
La date d'opération
Concernant la date, il faut bien faire la distinction entre :
la date de saisie : c’est la date du jour auquel vous saisissez l’opération ;
la date d’opération : c’est la date de l’opération que vous allez saisir.
Par exemple, si nous sommes le 8 février et que vous saisissez aujourd’hui une facture qui est datée du 31 janvier 2018, alors :
la date de saisie est le 08/02/2018
la date d’opération est le 31/01/2018. C’est donc le journal de janvier 2018 que vous allez ouvrir.
Les numéros de compte et libellés des comptes
Quand vous allez saisir une écriture, vous allez donc indiquer les numéros de comptes à utiliser.
Bien entendu, vous allez mémoriser peu à peu les numéros de comptes les plus usités ! Pour les autres, ne vous inquiétez pas, les logiciels comptables vous facilitent la tâche et vous permettent de trouver aisément un numéro de compte à partir de l’intitulé du compte, ou grâce à des masques de saisie qui automatisent certaines écritures-types.
Le libellé de l'écriture
Pour chaque écriture que vous saisissez, vous devez indiquer un libellé qui permette de savoir à quoi correspond l’écriture. Ce libellé est obligatoire et doit permettre de comprendre l’écriture sans avoir à revenir au document originel.
Nous verrons dans ce cours des exemples de libellés appropriés.
En conclusion, chaque écriture comptable va reprendre tous ces éléments :
Maintenant que vous avez en tête tous les éléments devant figurer dans une écriture comptable, voyons un élément crucial mais qui peut être compliqué : le sens d'une écriture comptable.
