Vous avez appris à saisir les factures (ou avoirs) que vous émettez ou recevez. Or, ces factures vont donner lieu à des flux financiers entrants (= encaissements) ou sortants (= décaissements). Apprenez maintenant à les saisir !
La saisie des opérations bancaires
Les opérations bancaires sont des flux financiers qui peuvent être entrants (ce sont alors des encaissements) ou sortants (ce sont alors des décaissements).
Dans l'écriture, on aura donc :
les encaissements, qui augmentent le montant du solde bancaire, et seront enregistrés au débit (pour augmenter l’actif) ;
les décaissements, qui réduisent le montant du solde bancaire, et seront enregistrés au crédit (pour diminuer l’actif).
Donc tous les mouvements enregistrés au débit augmentent le solde bancaire, et symétriquement tous les mouvements enregistrés au crédit diminuent le solde bancaire.
Enfin précisons que les opérations de trésorerie doivent être saisies dans un journal de type trésorerie et à la date à laquelle elles ont lieu (par exemple la date d’établissement d’un chèque) et non à la date figurant sur le relevé bancaire (par exemple la date d’encaissement du chèque par le bénéficiaire). Nous reverrons ce point dans le paragraphe sur l’état de rapprochement bancaire.
Nous sommes le 8 février 2018. Vous faites un chèque (n° 123456) d’un montant de 600 euros que vous envoyez au fournisseur DUPONT. D'autre part, vous recevez un chèque du client DUVAL pour le règlement de la facture que vous lui aviez envoyée en janvier d’un montant de 1000 euros HT. Ici c’est un chèque que vous recevez, vous allez donc l’enregistrer à la date à laquelle vous le recevez, peu importe à quelle date il a été établi : en effet la créance que vous avez sur votre client ne sera éteinte qu’à la réception du chèque.
Vous allez donc saisir ces deux éléments dans le journal de banque du mois de février de la façon suivante :
| 08/02/2018 |
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No. compte | Libellé | Débit | Crédit |
512100 | Banque |
| 600 |
401100 | Dette fournisseur Dupont | 600 |
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| Chèque 123456 au fournisseur Dupont |
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| 08/02/2018 |
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No. compte | Libellé | Débit | Crédit |
512100 | Banque | 1200 |
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411000 | Client Duval |
| 1200 |
| Encaissement client Duval |
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L’état de rapprochement bancaire
Comment expliquer qu’il y ait des différences entre ces deux états ? En raison du fait que, comme vous l’avez vu précédemment, la comptabilisation des opérations ne se fait pas sur la base du relevé bancaire mais sur la base des opérations réalisées.
Le 08/02/2018 vous établissez le chèque 123456 d’un montant de 600 € au fournisseur DUPONT. Vous saisissez donc cette écriture avec une date d’opération au 08/02/2018. Bien entendu le fournisseur DUPONT ne vas pas recevoir (et encore moins encaisser) ce chèque ce même 8 février. Peut-être qu’il attendra le 20 février pour encaisser ce chèque. Donc en comptabilité ce chèque émis sera comptabilisé le 08/02/2018, mais sur le relevé bancaire il n’apparaîtra que le 20/02/2018. Donc si vous consultez les deux états en date du 15/02/2018 vous n’aurez pas le même solde. C’est quand vous ferez l’état de rapprochement bancaire que vous constaterez l’écart correspondant à ce chèque n°123456.
Il est donc important de réaliser l’état de rapprochement bancaire le plus régulièrement possible (sans qu’aucune fréquence ne soit imposée) avant de “corriger” le solde figurant sur votre relevé bancaire des écritures non encore débitées.
Pour établir l’état de rapprochement bancaire, vous devez donc suivre la méthodologie suivante :
saisir toutes les écritures jusqu’à la date de l’ERB ;
sortir le grand-livre du compte bancaire entre la date de l’ERB précédent et la date de l’ERB à établir. Vous aurez donc toutes les écritures saisies entre les 2 ERB et vous allez regarder lesquelles figurent sur votre relevé bancaire et par différence identifier celles qui ne sont pas encore passées en banque ;
récupérer le relevé bancaire à la même date ;
“pointer” les deux états en matérialisant concrètement quelles écritures sont communes aux deux états. Par exemple, sur le relevé bancaire du 28/02, vous pouvez remarquer le chèque débité du fournisseur Dupont, qui correspond à l’écriture de votre comptabilité. Vous pouvez “rapprocher” ces deux éléments (celui de votre comptabilité et celui du relevé bancaire) ;
par différence vous n’aurez donc que les écritures “non rapprochées” et là vous aurez deux cas de figure :
des écritures saisies en comptabilité mais pas encore passées : vous n’avez rien à faire pour ces écritures, sauf les suivre par la suite. Par exemple, contrairement à l’exemple précédent, sur le relevé bancaire du 15/02, le chèque n’apparaît pas, car il n’a pas encore été débité, alors qu’une écriture correspondante est indiquée dans la comptabilité.
des écritures passées en banque mais pas encore enregistrées en comptabilité : c’est le cas par exemple des prélèvements automatiques qui devront être comptabilisés juste après avoir établi le rapprochement bancaire.
Vous savez désormais saisir les éléments qui transitent par la banque, et effectuer un rapprochement bancaire. Certaines opérations se font par un mode de règlement différent : en espèces, et nécessitent donc un traitement comptable particulier. Découvrez-le dans le prochain chapitre !
