Bienvenue dans ce cours ! Nous allons voir ensemble comment préparer et communiquer des reportings et des budgets.
Pour bien commencer, j’aimerais répondre à une question fondamentale que vous n’osez peut-être pas poser. Les reportings analysent le passé et, comme on ne peut pas changer le passé, on se demande bien à quoi ils servent ! Quant aux budgets, qui essaient d’anticiper l’avenir, ils s’avèrent toujours faux parce que l’avenir ne ressemble jamais à l’idée que l’on s’en fait.
Alors vous pouvez très légitimement vous poser la question :
Mais pourquoi les entreprises font-elles tout cela ? Pourquoi se donnent-elles tant de mal à mettre en place et à suivre des budgets et des reportings ?
Je vais vous donner quatre pistes dans ce chapitre pour répondre à cette question, en vous montrant que ce sont des échanges réguliers d’information sur l’activité de l’entreprise dans un but d’action.
Un échange...
D’abord, reporting et budget sont des moments privilégiés d’échange d’information, au sein de l’entreprise et à l’extérieur de l’entreprise. Il faut les concevoir comme des échanges, dans la mesure où chaque partie donne et reçoit de l’information.
Mais dans les deux cas, l’objectif est que, dans le processus de montée ou de descente, les informations soient questionnées, discutées, expliquées… et finalement partagées. C’est indispensable au bon fonctionnement de toute organisation, qui a besoin de se coordonner pour mener une action collective.
... Régulier...
Le deuxième aspect du reporting et du budget, c’est que ce sont des processus qui s’inscrivent dans le temps.
De même, le reporting n’est pas une observation figée de la réalité à un temps T, c’est une série d’observations à intervalles réguliers qui vont vous permettre de comprendre les évolutions… et de construire les budgets de demain.
Gardez en tête que budget et reporting ne font qu’un parce qu’ils s’inscrivent dans le temps. Dès lors, la stabilité des formats de reporting est importante : on ne peut pas changer tout le temps les indicateurs que l’on mesure si l’on veut pouvoir les mesurer dans la durée.
... D’information sur l’activité de l’entreprise...
Troisièmement, reporting et budget ne parlent pas que de chiffres, mais aussi de l’activité de l’entreprise.
En pratique, vous ne devez surtout pas négliger l’explication des chiffres, la partie « commentaires » des documents. Il faut considérer le reporting/budget comme l’occasion d’échanger sur votre activité « réelle », sur les difficultés que vous rencontrez au quotidien, sur les projets concrets sur lesquels vous travaillez.
Il ne faut donner aux chiffres que leur rôle de support indispensable à la discussion, pour rester réalistes et cohérents… et aussi, parfois, pour objectiver les ressentis et apporter de la rationalité aux débats.
... Dans un but d’action
On en arrive à la quatrième et principale raison qui justifie les processus de reporting/budget : agir.
Les enseignements que l’on tire du passé n’ont de sens que s’ils servent à prendre des actions correctrices. Les processus de budget/reporting sont souvent représentés comme des cycles qui se répètent dans le temps :
on fait des plans => on regarde comment cela se passe dans la réalité => on prend des actions en conséquence => on refait les plans
Ce cycle peut se représenter sous la forme d’une roue de Deming : on agit, on mesure cette action, on réalise des ajustements à la suite de cette mesure, puis on prévoit de nouveaux plans, que l’on met en œuvre, etc.
Vous devez garder cela en tête dans la manière dont vous exprimez vos fameux commentaires sur la vie réelle, les chiffres.
Il faut que ce soit comme un réflexe : une difficulté détectée doit impérativement s’accompagner d’une proposition d’action correctrice, ou alors de réajustement des prévisions.
En résumé
Le cycle de gestion des entreprises est basé sur un ensemble de processus de prévisions, de contrôle et de pilotage de la performance.
Ce cycle définit les étapes du dialogue de gestion qui permet de déterminer les objectifs de l’entreprise, et d’assurer le suivi de leur réalisation.
Le budget et le reporting, étapes de ce cycle de gestion, vont impliquer l’ensemble des acteurs de l’entreprise afin d’échanger, d’informer sur l’évolution de l’activité et de mettre en œuvre d’éventuelles actions correctrices.
Maintenant que vous êtes tout à fait convaincu de l’intérêt des processus de budget et reporting, nous pouvons passer à la suite. Dans le chapitre suivant, nous verrons comment nous situer par rapport à nos interlocuteurs dans cet échange.
