Nous venons de voir que le processus budget/reporting est un échange.
Pour vous positionner correctement dans cet échange, deux choses sont indispensables :
vous devrez identifier vos interlocuteurs ;
vous devrez maîtriser la langue de l’échange.
Identifiez vos interlocuteurs
D’abord, identifiez vos interlocuteurs. Ils peuvent être internes ou externes, ils peuvent être financiers ou opérationnels, ils peuvent très bien connaître votre activité ou alors la découvrir...
Au-delà de ça, la philosophie du reporting varie selon les interlocuteurs.
Je vais vous donner quelques exemples de personnes et d’approches que vous pourrez rencontrer.
Les comptables
Les comptables, en particulier les commissaires aux comptes, vérifient la sincérité des comptes et s’engagent dessus vis-à-vis des tiers. Leur préoccupation de base est la régularité formelle des comptes. Ils s’assurent en particulier que chaque donnée est justifiée par une pièce légale.
Donc, quand vous leur présentez des chiffres, votre enjeu est de démontrer qu’ils s’appuient sur des documents qui vont bien, des justificatifs (des factures, des bons de commande, des bons de livraison, etc.).
Les contrôleurs de gestion
Vous rencontrerez des contrôleurs de gestion. Ils travaillent aussi sur les chiffres, mais pas seulement sur les chiffres comptables. Ils travaillent également à partir de données récupérées des autres systèmes d’information de l’entreprise comme le CRM, le SIRH, ou la gestion de production… Ils travaillent à partir de toutes les données disponibles, ils les trient, les classent, les rapprochent, les croisent pour en tirer des analyses économiques.
Pour les contrôleurs de gestion, c’est donc bien d’annexer à vos documents les données métier sur lesquelles vous vous appuyez… du moment qu’elles sont claires et structurées !
Les banquiers
Vous pourrez aussi rencontrer des banquiers. Leur problème est de savoir si vous allez être en mesure de rembourser l’argent qu’ils vous prêtent. Ils auront donc souvent une approche patrimoniale. Ils se demandent ce que la société pourrait vendre comme bijoux de famille pour les rembourser si les choses tournaient mal.
Les données que vous présentez aux banquiers insisteront donc sur les aspects de bilan – on parle d’approche patrimoniale – qui intéressent en général moins les autres interlocuteurs.
Identifiez donc bien votre interlocuteur afin de comprendre son enjeu, et de lui présenter les éléments dont il a besoin !
Maîtrisez la langue
Pour que l’échange se passe bien, il vous faut donc comprendre les attentes de vos interlocuteurs. Il faut aussi que vous parliez la même langue qu’eux.
Je voudrais insister ici sur l’importance du vocabulaire :
Assurez-vous que les termes (et les abréviations !) que vous utilisez sont compréhensibles par vos interlocuteurs. Ce n’est pas si facile quand on est pris dans son quotidien : on ne réalise pas que les mots que l’on utilise tous les jours peuvent être totalement obscurs pour d’autres personnes. Méfiez-vous de votre propre jargon !
Méfiez-vous aussi du jargon des autres. Assurez-vous que vous comprenez parfaitement les termes et les abréviations utilisés par vos interlocuteurs. Je reviendrai sur l’ambiguïté de certaines notions, comme la marge ou la rentabilité, mais, de manière générale, soyez très vigilant là-dessus.
Pour résumer, ce n’est pas différent de tous les autres dialogues : pour bien communiquer, il faut connaître votre interlocuteur et surtout partager le même langage que lui.
En résumé
Les phases budgétaires et de reporting sont basées sur l’échange avec différents interlocuteurs dans l’entreprise.
Connaître le profil et les enjeux de chaque interlocuteur permet de répondre à ses besoins et de lui fournir les données nécessaires à son activité.
Échanger avec des acteurs financiers ou non-financiers nécessite d’adapter son langage et de vulgariser les termes financiers.
Nous verrons au chapitre suivant comment votre attitude personnelle face au budget/reporting peut en faire un échange constructif.
