Nous avons vu l’intérêt de bien comprendre vos interlocuteurs dans la communication budget/reporting. Nous en venons maintenant à l’importance de votre propre attitude dans cet échange.
Pour faire passer vos messages, vous devez avoir plusieurs objectifs dans votre manière de travailler :
Vous devez être lisible. C’est très basique, mais cela ne doit jamais vous sortir de l’esprit. Si vous n’êtes pas lu, vous avez déjà perdu.
Vous devez démontrer. Votre objectif n’est pas seulement de donner des chiffres, mais de convaincre que les chiffres que vous donnez tiennent la route. C’est beaucoup plus exigeant.
Pour tout résumer en un mot : vous devez inspirer la confiance.
Soyez lisible dans la forme
Être lisible impose de porter une attention particulière à la forme.
Le soin que vous portez à la forme traduit l’attention et le respect que vous portez à votre interlocuteur. Les tableaux où l’on n’a pas fait l’effort d’unifier les polices de caractères, ou de vérifier la cohérence des cadres, en disent long sur la motivation et sur le professionnalisme de ses auteurs.
Plus encore, la forme est révélatrice de votre niveau de compréhension du sujet.
Par exemple, si vous travaillez sur des plans à 10 ans, vous faites apparaître vos chiffres en milliers d’euros, pour montrer que vous raisonnez bien en ordre de grandeur. À l’inverse, si vous faites un plan de trésorerie à 3 mois, vous affichez les chiffres à l’euro près pour exprimer la rigueur que vous mettez dans l’exercice.
Démontrez vos résultats
Une fois que l’on est lu, l’objectif est de démontrer. Démontrer, cela veut dire rassurer votre interlocuteur :
sur le fait que votre démarche est cohérente ;
et sur le fait que vos résultats ont un rapport avec une réalité connue.
Par exemple, si vous faites des analyses de marge commerciale par produit, vous devez prouver que la somme des marges par produit est bien égale à la marge commerciale totale de l’entreprise dans les comptes comptables – ou alors, expliquer les différences.
Vous pouvez aussi cadrer vos résultats avec des données externes.
Quand vous faites un business plan, par exemple, pensez à vérifier que votre nombre d’abonnés, brillamment calculé par Excel, ne dépasse pas trop la population totale du pays…
Inspirez la confiance
Pour inspirer la confiance de votre interlocuteur, votre attitude doit démontrer un sens de l’éthique ou en tout cas de l’honnêteté. Si je peux vous UN donner un conseil personnel : soyez transparent !
N’essayez pas de cacher les mauvaises nouvelles ; elles finissent en général par se voir. Et l’on vous en voudra toujours de les annoncer trop tard.
En résumé
Une bonne communication est primordiale pour améliorer la construction des budgets et reportings.
Le savoir-faire et le savoir-être sont nécessaires pour établir un dialogue de confiance avec les opérationnels.
La communication écrite et orale nécessite d’être transparent, de maîtriser le sujet abordé et surtout d’inspirer la confiance de ses interlocuteurs.
Nous avons vu comment votre attitude générale face à cette matière sensible contribue à inspirer la confiance. Nous verrons au chapitre suivant comment manier les chiffres de manière à rassurer votre interlocuteur.
