Je vous avais dit, au premier chapitre, que les budgets et les reportings ne sont pas faits que de chiffres, loin de là. Mais je ne peux pas non plus vous cacher plus longtemps que les données chiffrées sont quand même très souvent la base des budgets et des reportings.
Il est donc essentiel que vous soyez à l’aise avec les chiffres. Vous devez être rigoureux, mais ne pas les prendre pour des objets sacrés. Les chiffres sont des constructions humaines et vous devez les traiter comme telles. Cela veut dire 4 choses :
vous devez les questionner ;
vous devez les construire ;
vous devez les mettre en perspective ;
et vous devez les utiliser.
Questionnez les chiffres
Lorsque vous recevez des chiffres, vous devez vous assurer de leur source et de leur mode de calcul. Vérifiez dans le détail qu’ils veulent bien dire ce que vous croyez qu’ils veulent dire. C’est souvent fastidieux, d’accord. Mais vous serez toujours surpris de découvrir que la signification ou la fiabilité des chiffres que vous recevez ne sont pas tout à fait ce que vous aviez cru en première lecture.
Inversement, lorsque vous présentez des chiffres, vous devez vous attendre à ce qu’ils soient questionnés à leur tour. Vous devez impérativement pouvoir répondre à toutes les questions sur les sources et les modes de calcul des chiffres que vous présentez. Il en va de votre crédibilité.
Construisez les chiffres
Expliquer les chiffres, cela ne signifie pas forcément justifier qu’ils sont parfaits. Dès lors que vous savez les expliquer, vous avez tout à fait le droit de faire des approximations, de prendre des hypothèses ou de simplifier en utilisant des raccourcis.
Quand vous cherchez à faire des prévisions de ventes, par exemple, il se peut qu’il manque des choses dans les projections que vous récupérez.
Typiquement, les dates de livraison des projets, qui sont difficiles à estimer, et pourtant essentielles pour prévoir la reconnaissance du chiffre d’affaires.
Dans ce cas, c’est à vous qu’il revient de faire des hypothèses pour arriver à la prévision. Et toute la beauté du métier, c’est que la manière adaptée de construire ces hypothèses dépend de la situation :
Si l’on travaille sur des projets relativement industrialisés, en grand nombre et avec des déroulements observés depuis longtemps, on peut faire une hypothèse en prenant par exemple une durée standard des projets à partir de leur date de signature… si l’on suppose que la date de signature est mieux renseignée que la date de livraison, ce qui est souvent le cas – surtout quand les commissions des commerciaux sont calculées à la signature.
Si au contraire on fait des projets sur mesure, avec 4 ou 5 projets principaux qui représentent 80 % du chiffre d’affaires, alors, évidemment, il faudra construire sa projection à partir des données précises de ces affaires.
Mettez les chiffres en perspective
Mis en perspective par rapport à quoi ? Là aussi, cela dépend de votre bon sens. Par rapport à la période précédente, par rapport au chiffre d’affaires ou au résultat net, par rapport au secteur. Cela dépend de ce que vous observez… et surtout des données dont vous disposez.
Par exemple, si vous êtes une startup créée il y a 18 mois, que vous avez lancé votre produit et doublé de taille dans les 6 derniers mois, il est évident que les comparaisons avec l’exercice précédent sont d’un intérêt très limité.
Utilisez les chiffres
Pour finir sur les chiffres, l’essentiel est qu’ils doivent être utiles. N’oubliez pas qu’ils sont faits pour agir. Vous devez donc concentrer votre attention sur des chiffres avec lesquels on peut envisager de faire quelque chose. On parle d’indicateurs actionnables.
En résumé
Passez du financier à l’opérationnel.
Présentez les chiffres sous l’angle du business et non sous un angle budgétaire.
Mettez les chiffres en perspective par rapport à une norme.
Expliquez les indicateurs (KPI) en restant factuel.
La bonne nouvelle, c’est que, pour faire tout ce que nous venons de dire avec les chiffres, nous avons un ami puissant ! Il s’appelle Excel ; et je vous en parle au chapitre suivant.
