Quand on parle de chiffres, Excel n’est jamais très loin. Il est fondamental de le maîtriser, parce qu’Excel sera votre outil de travail au quotidien. Être à l’aise avec cet outil, y compris avec les fonctions avancées, les tableaux croisés dynamiques ou la programmation en Visual Basic, sera un atout majeur dans votre métier.
Je ne vais pas revenir ici sur les aspects techniques. Je voudrais simplement vous donner quelques principes d’utilisation qui vous permettront de tirer le meilleur parti d’Excel dans le monde financier.
Structurez vos fichiers
Premier principe : utilisez les onglets pour donner à vos fichiers une structure lisible et cohérente. Vous pouvez concevoir votre fichier comme un livre dont chaque onglet serait un chapitre.
Respectez quelques principes :
Ordonnez vos onglets pour qu’ils s’enchaînent de manière logique ; par exemple en cheminant de gauche à droite, du général vers le particulier.
Veillez à ce que chaque onglet soit homogène ; en distinguant par exemple des onglets exprimés en unités physiques et des onglets exprimés en unités monétaires.
Donnez un titre explicite à vos onglets ; et n’hésitez pas à utiliser les couleurs pour faire ressortir des regroupements quand c’est pertinent.
Soignez le confort visuel du lecteur
Deuxième principe : il faut impérativement alléger la présentation pour ne pas assommer votre lecteur dès le premier coup d’œil.
Un détail très efficace, en particulier sur les onglets de présentation des résultats : masquez le quadrillage de vos feuilles de calcul. L’aspect « page blanche » de la feuille sera ainsi plus apaisant pour le regard.
De même, si vous travaillez en euros, ne répétez pas le symbole euro dans chaque cellule de votre feuille – cela surcharge la présentation sans apporter d’information. Inscrivez plutôt dans une case d’en-tête, une bonne fois pour toutes, que tous les chiffres sont exprimés en euros.
La même remarque vaut pour les décimales après la virgule : il ne faut les faire afficher que si elles sont nécessaires à la bonne compréhension, parce qu’elles alourdissent sensiblement la lecture.
Excel offre une manière très puissante de simplifier la présentation avec les fonctions de regroupement de lignes et de colonnes. Vous devez les utiliser sans modération pour masquer les détails, et ne laisser que les résultats de synthèse visibles à l’utilisateur. Ce dernier pourra ensuite déployer les lignes ou les colonnes masquées pour aller voir les détails qui l’intéressent.
Les graphiques sont un autre moyen puissant d’alléger la visualisation des données.
Pour soigner le confort visuel du lecteur, vous devez également limiter le nombre de données présentées dans le graphique, et simplifier le message afin qu’il soit compréhensible au premier regard.
Enfin, ayez en tête que les milieux financiers privilégient en général une esthétique sobre et classique.
Explicitez le fonctionnement des calculs
Troisième principe : faites ressortir le fonctionnement de vos calculs.
En particulier, distinguez clairement les « inputs » (les données entrantes, qui sont saisies à la main ou importées d’autres systèmes), et les « outputs » (les données sortantes, qui sont les résultats de vos calculs).
Gérez des plages de cellules uniformes :
d’un côté celles qui sont saisies « en dur » (les inputs) ;
de l’autre celles qui sont des formules de calcul. Au sein de ces plages de calcul, gérez des formules identiques.
Faites apparaître des contrôles
Le risque d’erreur dans les formules est le pire ennemi d’Excel. Vous aurez donc intérêt à multiplier les contrôles dans vos feuilles de calcul.
Même s’il vous paraît superflu de vérifier que la somme des lignes est bien égale à la somme des colonnes quand vous commencez un tableau simple, c’est un bon réflexe à avoir. Cela vous évitera peut-être un jour de passer deux heures à chercher l’erreur, quand votre fichier simple sera devenu plus compliqué (ça vient très vite !).
Vous pouvez faire apparaître discrètement ces contrôles pour le lecteur attentif. En le rassurant sur le fait que vos calculs sont bien contrôlés, vous lui éviterez peut-être une deuxième fois de sortir sa calculette pour vérifier.
Par exemple, avec une formule et une mise en forme conditionnelles :
le contrôle apparaîtra comme un petit point discret (mais utile pour vous, pour savoir qu’il est là) quand il est satisfaisant ;
le contrôle affichera "ERREUR" en gras et rouge s’il n’est pas satisfaisant.
Ces quelques principes, et une très haute dose de pratique, vous permettront de tirer le meilleur parti d’Excel.
En résumé
Aidez vos lecteurs ou votre auditoire à se repérer dans la présentation en utilisant des fichiers Excel structurés, clairs et lisibles.
Illustrez et aérez les fichiers en minimisant les zones de texte et en optant pour des visuels clairs et percutants.
Organisez les fichiers Excel en onglets : regroupez les données d’entrée, structurez les zones de calcul et prévoyez des zones de contrôle.
Utilisez les graphiques pour mettre le message en valeur.
Dans le chapitre suivant, nous verrons dans quel but vous faites tout cela : je vous dirai ce que vous pouvez attendre, vous, des budgets et des reportings.
