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J'ai tout compris !

Mis à jour le 24/12/2021

Formalisez la formation dans un cahier des charges

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Depuis le début de ce cours, vous avez construit pas à pas votre formation. C’est un beau travail que vous avez réalisé ! Afin de terminer la phase de design, il vous reste à formaliser cela dans un document de référence.

Revenons un peu en arrière : au début, vous aviez été sollicité pour un problème (de conflits, dans notre exemple). Ce problème était opérationnel. Vous avez, d'abord, qualifié le manque, l'écart de compétence qui y était assimilé.

Maintenant, vous avez des objectifs adaptés au public et au contexte, un programme, des modalités, des formats... Bref, tout ce qui constitue la structure d’un dispositif de formation. Vous avez donc une vision claire du dispositif, de ce que vous voulez mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de formation.

Ce dispositif, vous allez le partager :

  • avec ses commanditaires ;

  • avec le ou les formateurs ;

  • ou avec d’autres parties prenantes.

Et comme on dit, “les paroles s’envolent, les écrits restent” ! Plus sérieusement, la production d'un écrit se justifie pour plusieurs raisons :

  • Pour retenir beaucoup d'informations, mieux vaut avoir un support écrit.

  • Un document minimise le risque d'interprétation par les destinataires (en cas de doute, ils disposent d'un support).

  • Un document est une production rentable lorsqu'il s'agit de diffuser une information à plusieurs personnes.

  • Dans une relation contractuelle, le document est un support non obligatoire, mais précieux !

  • Enfin, le document permet éventuellement de discuter ou négocier certains points. 

En fonction des destinataires, vous rédigerez plutôt un cahier des charges ou un référentiel de formation. Vous serez parfois même amené à produire les deux. Les deux documents présentent d'ailleurs des ressemblances non négligeables.

Le cahier des charges est avant tout un document contractuel qui fixe le cadre d’intervention de la formation. Si vous vous adressez à un prestataire, c’est donc le document idéal.

Le référentiel de formation est un document pédagogique. Il fixe au minimum :

  • les compétences,

  • les objectifs,

  • les séquences,

  • les méthodes pédagogiques.

C’est donc le document que vous utiliserez pour interagir avec les formateurs.

Dans les deux cas, le document servira à transcrire tout le travail d’ingénierie réalisé jusqu’à présent.

Par exemple, voici ce que pourrait être la structure d'un cahier des charges ou d'un référentiel de formation :

  1. Identification du document (dans le cas d'une démarche documentaire / qualité)

  2. Identification de l'action / du dispositif ( contexte, public, intitulé...)

  3. Expression du besoin 

  4. Objectifs opérationnels 

  5. Compétences visées et objectifs pédagogiques

  6. Modules et formes de formation

  7. Parcours de formation (si pertinent)

  8. Organisation / déroulement

  9. Modalités d'évaluation

Ce plan est une proposition. Certains cas n'intégreront pas de partie "organisation / déroulement" car les contraintes sur ce point sont faibles, inexistantes ou routinisées. De manière similaire, certaines parties auraient pu être intégrées en sus, comme "méthodes pédagogiques", "livrables" ou "charge de travail pour l'apprenant". On aurait également pu regrouper certaines parties.

En tout cas, ce document doit permettre à quelqu'un qui ne connaîtrait pas le dispositif de pouvoir s'y plonger et d'être en mesure de passer rapidement à une phase de production de ressources. C'est l'aspect essentiel de ce cahier des charges ou de ce référentiel : il doit être clair, explicite. Il est également souhaitable qu'il soit concis : un cahier des charges totalement exhaustif risque aussi d'être difficile à absorber pour ses lecteurs.

Pour bien se figurer ce que le document doit être, je vous propose de partir en vacances... ou presque ! Avec un cahier des charges ou un référentiel bien ficelé, vous devriez être en mesure de partir en vacances et de laisser un collègue, un formateur ou un prestataire reprendre le dossier et s'occuper du développement de la formation. Si vous pensez que votre document vous permet ainsi de passer la main, vous pouvez le valider (ou l'envoyer pour validation). Il vous reste à faire le choix : plage ou montagne pour les vacances ? Mais pour ça, je n'ai pas de conseil à vous donner !

En synthèse, le cahier des charges ou le référentiel sont des documents qui : 

  • reprennent l'ensemble des caractéristiques nécessaires à la compréhension du dispositif ;

  • s'adressent au client et/ou aux formateurs ;

  • vous permettent de partir en vacances ! (Ou du moins de déléguer certaines tâches.)

Le cahier des charges – ou le référentiel validé – constitue le jalon de fin de l'étape de design et donc du travail "amont" de l'ingénierie pédagogique. C'est donc également la fin de ce chapitre et de cette partie. Mais pas d'inquiétude : on se retrouve dans la partie suivante !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite