Avec un besoin défini (résultat, écart, contraintes, ressources), vous pouvez envisager de commencer le design. Dans certains cas, c’est possible ! Cependant, lorsque les projets augmentent en termes de public cible, de budget ou de complexité, vous aurez à réaliser une étude de faisabilité et/ou une étude d’opportunité pour terminer l’analyse.
Les deux études portent des noms relativement transparents. Ainsi, dans l’étude d’opportunité, vous allez vérifier que la formation est opportune, ce qui revient à savoir si elle est pertinente et proposée au bon public.
Dans l’étude de faisabilité, vous allez vérifier que le projet de formation est faisable, c’est-à-dire réalisable en pratique.
Prenons un exemple :
Vous êtes mobilisé sur un projet de création d’une école supérieure pour l’audiovisuel en région Centre-Val de Loire.
Le projet viserait à accueillir environ 100 étudiants et à leur proposer des formations diplômantes à bac +3. La création de ce type de formations est relativement maîtrisée, mais il est souhaité que l’école offre une pédagogie innovante ou au minimum que les parcours et diplômes soient créés à partir d’une feuille blanche.
Sur ce type de projet, il est fréquent que le coût par étudiant avoisine 30.000 € par an, soit 3 millions d’euros par an ici. Vous décidez, avec les parties prenantes, d’étudier l’opportunité et la faisabilité avant de lancer ce projet. Ce type d’études est très fréquent lorsque les projets sont co-financés par des institutions publiques. Dans certains cas de figure, des études d’opportunité et de faisabilité peuvent être demandées dès l’étape de l’appel à projets. La pratique des études d’opportunité et de faisabilité est plus rare dans les autres domaines, par manque d’habitude plus que par manque d’intérêt.
L’étude d’opportunité
L’étude d’opportunité va vérifier que le projet de formation, ici notre école de l’audiovisuel, répond bien à un besoin.
Elle servira notamment à répondre à des questions que peuvent se poser les financeurs publics :
Le projet de formation est-il en lien avec l’offre de formation locale / départementale / régionale ? Si oui, en quoi la complète-t-il ?
Le public cible est-il suffisant pour remplir le ou les diplôme(s) proposé(s) ?
Quels sont les débouchés d'emploi du projet ? Permettent-ils sinon une poursuite d’étude ?
Autrement dit, l’étude d’opportunité va déterminer la pertinence de la formation par rapport au public cible. Cela signifie que vous aurez à mener un recueil de données auprès des bénéficiaires potentiels de la formation.
Ce recueil de données est réalisable de plusieurs manières : il est possible de mobiliser et de recouper des statistiques de demande et d’accès à la formation dans le périmètre géographique et thématique prévu. Également, le chef de projet pourra réaliser des questionnaires ou des entretiens, tout en veillant à une représentativité statistique. Il peut enfin mobiliser des techniques alternatives, comme la proposition de préinscriptions.
L’étude d’opportunité comprend bien sûr plus que les seules données recueillies. Elle remet en contexte les buts et objectifs du projet, les déclencheurs, les livrables et les acteurs, au minimum. Ces catégories d’information permettent aux lecteurs de situer le projet, de se le représenter. C’est cette complémentarité “problème bien situé - données” qui permet au lecteur d’évaluer l’opportunité.
En fonction des contextes, l’étude peut largement être enrichie. Pour cet enrichissement, les outils de gestion de projet et de marketing peuvent être utiles. Par exemple, une étude d’opportunité peut mobiliser des personas, c’est à dire des personnages cibles que vous allez créer. Ils vous permettront de mettre en relief l'apport du projet de formation pour ce type de personnes.
Une fois publiée, l’étude d’opportunité doit permettre de déterminer si le projet peut continuer, s’il doit être modifié, ou arrêté. Comme elle peut avoir comme issue la modification, il est d’ailleurs envisageable d’avoir plusieurs études d’opportunité au fil de la maturation du projet. Cette étude est donc un jalon important dans le projet.
Si le projet est validé dans la continuité, on va évaluer la faisabilité.
L'étude de faisabilité
L’étude de faisabilité analyse les besoins du projet et les ressources espérées. Elle essaie de déterminer si le projet aura un niveau d’efficacité acceptable. Il faut d’ailleurs définir ce qu’est l’efficacité et quel est le niveau acceptable avant de mener l’étude : en fonction des contextes, ces définitions peuvent varier. Par exemple, une institution publique pourra accepter qu’un établissement soit a priori déficitaire s’il permet une insertion durable et qualifiée dans l’emploi. Au contraire, une entreprise privée ne pourra pas l’envisager.
L’étude de faisabilité prend en compte plusieurs aspects :
juridique,
économique,
organisationnel.
Cela signifie que l’étude va se questionner sur les possibilités et contraintes en termes de cadre juridique (quel statut, quelle reconnaissance pour les formations, etc.), de rentabilité ou, en tout cas, d’équilibre entre dépenses et recettes et, enfin, d’équipe pédagogique et de support.
Dans notre exemple, vous allez notamment avoir plusieurs possibilités pour le statut de l’école (association de formation, organisme privé de formation, établissement public d’enseignement). Vous devrez déterminer les pour et les contre de chacun. De même manière, il faudra envisager les coûts de construction, de personnel, pédagogiques, les recettes… Et encore vous questionner sur le taux et la qualité de l’encadrement administratif et pédagogique. Professeurs : à temps plein, à la mission ? Faut-il des superviseurs pour les projets et activités ?
Si l’étude de faisabilité n’est pas là pour trancher sur toutes ces questions, elle sert à pointer quelques scénarios qui paraissent fonctionnels. Pour ces scénarios, il conviendra de proposer une analyse stratégique, souvent à partir de la matrice SWOT/AFOM (atouts, faiblesses, opportunités, menaces). Vous pouvez trouver un exemple de cette analyse dans un autre cours OpenClassrooms, par ici.
L’étude de faisabilité, in fine, pointe donc des scénarios qui doivent montrer une faisabilité du projet. Elle constitue également un jalon “go / no go” (qui peut remettre en question le projet), car personne ne souhaite mener un projet qui ne semble pas faisable ou qui s’avère inefficace.
L’étude de faisabilité correspond à une enquête que vous menez : ce sont des entretiens, de l’analyse de données, de la construction de scénarios, de la confrontation avec des tiers, des partenaires, des négociations. Bref, un travail de terrain !
De manière générale, un des intérêts de la gestion de projet pédagogiques et de l’ingénierie pédagogique est qu’il s’agit d’activités doubles : pour les réussir, vous aurez besoin de réfléchir, de travailler avec des concepts et des méthodes… et en même temps, vous aurez toujours intérêt à réaliser un travail de terrain. Sans celui-ci, vous risquez de produire un travail théorique, éthéré et potentiellement inutile. L’étude de faisabilité sera, d’ailleurs, comme l’étude d’opportunité, validée par les commanditaires du projet.
En résumé, les études d’opportunité et de validité permettent de confirmer (ou d’infirmer) que le projet pédagogique répond à un besoin et qu’au moins un des scénarios pour répondre à ce projet est soutenable (voire efficace). Elles sont parfois synonymes de désillusions, car un projet sur lequel vous avez peut-être travaillé dur peut être stoppé à ce moment-là. C’est une école pour l’ingénieur pédagogique : il faut parfois laisser aller ce projet et parfois le reprendre pour l’améliorer. Bref, ne soyez pas bornés, mais déterminés. :)
En tout cas, désormais, l’analyse est terminée, voire parachevée. Il convient de passer à la suite : le design ! Prêts à construire l’architecture d’un dispositif de formation ?
