Voyons ensemble comment assurer l'efficacité des réunions, qui peuvent vous permettre de booster votre travail en équipe, comme le ralentir si elles sont mal préparées !
Assurez l'efficacité de vos réunions
Il y a 5 types de réunions :
de briefing ;
d'information ;
d'organisation ;
de résolution de problème ;
d'intelligence collective ou de créativité. Si vous souhaitez en savoir plus sur cette dernière, n'hésitez pas à suivre notre cours sur l'animation d'un atelier de créativité.
Une réunion efficace :
soulève une question utile pour la réalisation de la mission commune ;
réunit toutes les parties prenantes, rien que les parties prenantes (entre 3 et 10 personnes) ;
se fixe un objectif clair qu'elle atteint ;
organise la participation de chacun ;
aboutit à un plan d'action accepté par tous ;
met en place le suivi de la décision.
Les 7 étapes de la réunion
Voici les 7 phases à valider, de la préparation à la clôture de votre réunion.
1) Définissez clairement le sujet et l'objectif de votre réunion
Le sujet et l'objectif de la réunion dépendent de son type.
La réunion de briefing peut être hétérogène, pourvu qu'elle consiste en un enchaînement rapide de rubriques ou un tour de table. Son objectif est de donner les instructions pour la journée/semaine, et que chacun donne le feedback de la veille/semaine précédente. C'est une réunion de fonctionnement.
Tous les autres types de réunion doivent cibler un sujet précis. S'il y a plus d'un sujet, organisez une autre réunion.
Le sujet et l'objectif sont différents. Voici quelques exemples :
Réunion d'information. Sujet : "Communiquer les résultats d'une mission de veille technologique et répondre aux questions." Objectif : "Les équipiers ont intégré les informations et sont capables de mesurer l'impact sur leur travail et d'identifier le potentiel d'innovation des nouveaux outils."
Réunion d'organisation. Sujet : "Annoncer plusieurs délégations de tâches dans l'équipe et organiser le transfert de compétences." Objectif : "Les équipiers comprennent le bien-fondé de ces délégations et les acceptent. Les étapes du transfert de compétences sont définies."
Réunion de résolution de problème. Sujet : "Un problème de qualité est remonté par le service client à la suite de plusieurs plaintes." Objectif : "Identifier les causes du problème de qualité, trouver des solutions, les mettre en œuvre, organiser le suivi de la mise en œuvre."
Réunion de créativité. Sujet : "Simplifier l'utilisation d'une application smartphone pour les seniors." Objectif : "Tous les équipiers contribuent à la recherche de solutions et élisent la meilleure."
2) Rédigez l'ordre du jour
L'ordre du jour, c'est la liste des sujets qui seront abordés dans l'ordre, accompagnée éventuellement des objectifs. Il précise également la liste des participants.
Un ordre du jour réaliste ne comporte pas plus de 1 à 2 sujets complexes (qui vont demander la participation de tous) et de 2 à 3 points brefs (présentation par un équipier ou deux). Si un sujet est complexe, vous pouvez le découper en plusieurs étapes.
Pour des réunions régulières, sollicitez les participants pour établir l'ordre du jour. Vous éviterez des oublis et ce sera plus motivant pour l'équipe.
3) Invitez les parties prenantes à votre réunion
Le nombre idéal de participants est de 3 à 8. Identifiez les équipiers concernés par le sujet parce qu'ils en sont acteurs. Tenez les autres informés, en leur adressant plus tard un compte-rendu, par exemple. Vous pouvez également opter pour une participation à distance, par visioconférence.
L'invitation à la réunion doit être efficace : adressez une invitation sur la messagerie interne, ou l'agenda interne, ou la plateforme collaborative. Vérifiez les disponibilités de chacun. Définissez une date, un lieu convivial et adapté au nombre de participants.
L'objet de la réunion doit être synthétique, explicite et motivant. Par exemple : "Nouvelles délégations : organisons-nous", "Problème qualité : trouvons une solution", etc.
N'oubliez pas de joindre l'ordre du jour.
4) Accueillez les participants et lancez la réunion
Ce temps doit prendre entre 10 et 15 % du temps total de la réunion.
Saluez tous les participants. S'ils ne se connaissent pas entre eux, présentez-les rapidement (nom et fonction). S'ils sont moins de 7, demandez-leur de se présenter.
Énoncez l'ordre du jour, en précisant qu'il devra être tenu rigoureusement.
Validez le fait que tout le monde est d'accord avec les objectifs, sinon redéfinissez-les. Faites visualiser à tous l'objectif principal : "À la fin de cette réunion, nous aurons trouvé la solution pour remédier aux plaintes et nos clients nous féliciteront pour la qualité du service."
Annoncez le temps imparti et la nécessité de le respecter : de 10 minutes (pour le stand-up meeting ou la réunion de briefing et d'information) à 40 minutes pour les autres réunions. La réunion de créativité peut durer davantage, pourvu qu'elle soit structurée.
5) Produisez
Cette phase productive doit constituer la grande majorité du temps de la réunion : entre 70 et 80 %.
Elle doit être structurée. Par exemple, 1. Identifier les causes du problème de qualité, 2. Trouver des solutions, 3. Voter pour celle qui sera retenue.
La phase productive implique d'utiliser des techniques classiques : tour de table, brainstorming, travail en petits ateliers, vote. Certaines sont aujourd'hui facilitées et rendues très productives par les outils collaboratifs.
Le tour de table : il consiste à donner la parole à chacun à tour de rôle.
Le brainstorming : c'est une technique de créativité collective très célèbre (Osborn, 1940).
Les 4 phases du brainstorming sont :
La question-défi. Par exemple : "Comment simplifier l'utilisation d'une application pour les seniors ?"
La phase divergente, la production d'idées : pas de censure, privilégiez la quantité des idées (toutes les idées, même surréalistes, sont les bienvenues), favorisez la démultiplication par contradictions, rebonds, associations d'idées.
La phase convergente. Sélectionnez en éliminant les idées irréalistes pour obtenir les 3 idées les plus pertinentes. Définissez pour cela 3 critères de sélection maximum (par exemple : existence de ressources internes, coût, impact client...).
Le vote pour la solution à retenir.
La méthode post-it est particulièrement adaptée au brainstorming : distribuez une dizaine de post-it à chacun pour récolter un maximum d'idées. Chaque participant viendra ensuite les coller sur un tableau blanc. Comme ils sont repositionnables, vous pourrez les associer par type et approfondir. Cette méthode est très pratique pour désinhiber des participants sur un sujet inconfortable en rendant anonymes les idées : vous n'avez qu'à les récupérer et les coller vous-même.
Certains outils collaboratifs proposent un tableau virtuel permettant l'écriture ou le dessin collaboratif, et un mind mapping collaboratif comme RealtimeBoard, Witeboard.
Le travail en petits ateliers : dès qu'il y a plus de 7 participants, il peut être plus productif de faire travailler le groupe en petits ateliers.
Constituez des groupes de 2 à 4 personnes. La consigne doit être simple et claire, avec un timing. Le groupe désigne dès le démarrage un gardien du temps et un speaker qui viendra donner ou écrire le compte-rendu du travail du groupe. Vous pouvez opter pour une prise de notes collaborative en ligne.
Soit chaque atelier traite un sujet différent, soit le même sujet est traité par chaque groupe pour enrichir la recherche.
Le vote : chaque fois que vous mettez une décision au vote, choisissez la méthode la plus productive en fonction du cas de figure (anonyme ou pas).
Vous pouvez utiliser la méthode des gommettes : distribuez des gommettes de couleurs différentes, une couleur par critère de vote. Les participants évaluent chaque proposition avec leur stock de gommettes en fonction des critères, soit sur une feuille (anonyme), soit sur un paperboard (public). Comptez les gommettes, le tour est joué !
6) Mettez en place le suivi
Cette phase de la réunion doit durer entre 10 et 15 % du temps total. Désignez les acteurs du suivi et si nécessaire un responsable du suivi. Prenez date pour une réunion de suivi ou de bilan.
7) Concluez et remerciez
La conclusion est brève. Elle met en valeur la réalisation de l'objectif annoncé au début de la réunion.
N'oubliez pas de remercier tous les participants pour leur disponibilité et surtout pour le bon travail accompli ou les bonnes solutions trouvées ensemble. :)
Évitez les écueils
Traitez les objections
Les objections en réunion sont toujours inconfortables, car elles détournent momentanément de l'action, consomment de l'énergie et de la motivation. Pourtant, elles doivent être traitées, car elles reflètent souvent une difficulté qui pèsera ensuite dans le suivi post-réunion.
Utilisez donc vos compétences d'écoute active, d'empathie, de communication positive et d'assertivité pour :
creuser le fond de l'objection en questionnant ;
reformuler pour vérifier que vous avez bien compris ;
adapter votre proposition ou argumenter sur son utilité ;
conclure en validant que l'adaptation ou l'argumentation sont acceptées par l'objecteur.
Réduisez les freins
Lorsque vous proposez une façon de procéder inhabituelle (brainstorming, tour de table chronométré, etc.), certains équipiers peuvent avoir une réaction de rejet inconsciente qui va limiter leur adhésion et freiner les bénéfices de votre proposition.
Veillez donc bien à expliquer rapidement les bénéfices de cette méthode par rapport à l'objectif de la réunion.
Gérez les blocages
Votre capacité à repérer les signes non verbaux vous permet d'identifier une situation de blocage avant que l'argumentation en panne et le timing qui dérape ne vous le confirment.
Si le blocage vient d'un désaccord sur le fond, vous êtes dans le cas "répondre à une objection".
Si le blocage est d'ordre relationnel, faites un recadrage, en veillant bien à maintenir votre bienveillance en utilisant les techniques de communication positive. Par exemple : "J'observe que nous sommes bloqués sur ce point, qui est fondamental pour l'avancement de notre projet. Je vous propose de reprendre et je voudrais vous demander une meilleure qualité d'écoute. Pour éviter les interruptions, nous allons minuter les temps de parole."
Canalisez les bavards
Il y a plusieurs types de bavards :
ceux qui ont un besoin de reconnaissance ou de contact humain, car ceux-ci sont insuffisamment satisfaits ;
ceux qui n'ont pas un bon sens de la synthèse ;
ceux qui recherchent un contact ludique ;
ceux qui ont un vrai désaccord.
Essayez d'identifier le type de bavard auquel vous avez affaire et offrez-lui une occasion de se valoriser en dehors de la réunion ou dans le cadre d'une rubrique que vous lui demandez de préparer. Dans tous les cas, vous devez toujours intervenir avec bienveillance. Si le bavardage est compulsif, entretenez-vous en one-to-one pour trouver un mode de fonctionnement plus efficace.
Animez des réunions agiles
Vous êtes leader, pas forcément manager, et vous souhaitez impulser des pratiques agiles dans votre équipe.
Voici quelques techniques de réunions agiles.
Créez les conditions de l'efficacité partagée : les rôles accélérateurs
Cette technique permet de diviser par deux le temps des réunions récurrentes avec un groupe d'équipiers qui se connaissent suffisamment. Elle permet d'ancrer les comportements efficaces.
Elle consiste à partager l'animation en confiant des rôles aux participants. Ces rôles tournent à chaque réunion :
Le gardien du temps : il connaît le temps alloué à chaque séquence et intervient pour indiquer le temps restant 5 minutes avant la fin de chaque séquence.
Le garant de l'objectif : il intervient quand le groupe digresse pour le ramener vers l'objectif.
L'observateur du processus : il intervient lorsqu'il constate un dysfonctionnement (manque d'écoute, interprétations erronées, agressivité, blocage) en décrivant factuellement la nature du blocage et en recadrant.
Le pousse-décision : il intervient pour pousser à la décision quand la discussion s'enlise avec la phrase magique : "Que décidons-nous ?"
Le rapporteur : il est responsable du compte-rendu, que celui-ci soit collaboratif ou non, il clarifie, reformule.
Vous expliquez la démarche et nommez les titulaires des rôles dans la phase de lancement de la réunion. Vous les stimulez en cours de réunion s'ils n'osent pas jouer leur rôle : "Gardien du temps, combien de temps reste-t-il ?", "Observateur du processus, avez-vous des commentaires ?", etc.
Les premières fois, commencez avec deux rôles simples (gardien du temps et rapporteur) et complétez les rôles dès la seconde réunion. Au début, prenez garde de confier les rôles en fonction des aptitudes ; par exemple, l'observateur du processus doit être bon en communication positive. Lorsque les rôles tourneront, ceux qui sont moins aptes pourront fonctionner par mimétisme.
Créez les conditions de la disponibilité : le check-in
Beaucoup de réunions s'enlisent pour des raisons métaboliques : un manque d'énergie général et une lenteur des facultés imaginatives. Les individus ont besoin d'être stimulés avant toute séance créative.
Vous pouvez piocher dans ces exercices :
Le "point météo" : chacun se présente brièvement en donnant son humeur de démarrage selon la typologie météo. Par exemple : grand soleil, nuageux sans pluie, orage, vent modéré, vague de froid, etc.
Chacun répond en une phrase à : "Qu'est-ce que j'attends/redoute de cette réunion ?"
Un objet choisi à l'avance circule parmi les participants et chacun doit inventer un usage improbable de cet objet en le mimant.
Le jeu de balle : une balle circule. Chaque participant dit son prénom quand il reçoit la balle et tout le monde le répète avant le lancer suivant.
Chacun s'assied autour de la table dans l'ordre, en fonction de la couleur de ses yeux : du plus foncé au plus clair, ou l'inverse.
Annoncez toujours la durée du check-in avant de le lancer. Remerciez tous les participants ensuite avant de passer à la phase productive de la réunion.
Donnez du sens : le check-out
Le check-out peut être ritualisé au moment de la phase de conclusion, avec 2 tours de tables, en annonçant la durée (de +/- 5 minutes en fonction du nombre de participants) :
Lors du premier tour de table, chacun répond en une phrase maximum à une ou plusieurs questions choisies suivant la thématique de la réunion : "Qu'est-ce que j'ai appris ?" ou "Qu'est-ce que cela change sur ma vision du monde ?", ou encore "Qu'est-ce que je vais mettre en œuvre ?"
Puis, lors du second tour de table, chacun répond par un adjectif (ou une couleur, un animal, etc.) à la question : "Comment je me sens ?"
Le check-out ne se commente pas, il s'accueille tel qu'il se présente. Il peut être utile parfois de faire un feedback en one-to-one par la suite, si le check-out révèle une difficulté.
Le check-out maintient l'attention des coéquipiers qui savent qu'ils devront s'exprimer à la fin de la réunion.
Savoir maîtriser le temps dans une réunion est fondamental. Le chapitre suivant vous donne quelques astuces complémentaires afin de préserver votre temps et votre motivation en contexte d'équipe. :D
