Une équipe a besoin de communiquer, de s'organiser, de coopérer. Les outils collaboratifs facilitent toutes ces actions. Impossible aujourd'hui de travailler en équipe sans les utiliser !
Les avantages de ces outils
La communication est simplifiée et la boîte mail désengorgée
Les e-mails ont révolutionné la communication professionnelle, mais utiliser un outil de messagerie instantanée (ou chat) divisé en projets est bien plus pratique.
Contrairement aux e-mails, vous n'avez plus besoin de mettre les formules de politesse à chaque message. Vous parlez à vos collègues, fournisseurs, clients dans un fil continu, avec des messages plus courts, plus immédiats. Vous pouvez également rajouter des émoticônes, gifs, images, etc.
Le partage des informations est plus fluide
Avec un outil de travail collaboratif, l'information est transparente et circule de fait, car le travail se fait en direct : gestionnaire de tâches, partage des fichiers, documents à amender, rapports et commentaires internes et externes, etc.
Cela permet notamment d'alléger le temps de réunion.
L'organisation du travail est simplifiée
Qui fait quoi ? Où en est l’avancement ? Les tâches demandées sont-elles terminées ? Y a-t-il un blocage ? Les délais sont-ils respectés ?
Plus on est nombreux sur un projet, plus il est difficile de suivre l’avancement du projet et de la part de toutes les parties prenantes au projet. Des outils collaboratifs de gestion des tâches permettent de suivre facilement les deadlines et de hiérarchiser les priorités.
Les documents sont toujours à jour et sécurisés
Comment être sûr de la sécurité de mes documents ? de savoir quelle est la dernière version d’un document sur lequel plusieurs collègues travaillent ?
Un cloud collaboratif permet d’avoir accès à tous ses documents de n’importe où, mais aussi d’être toujours à jour grâce à la synchronisation et à la gestion simple des accès sécurisés.
Ils sont faciles à utiliser
En fait, le fonctionnement des outils collaboratifs actuels est très intuitif et vous pouvez démarrer en toute autonomie. Alors, jetez-vous à l'eau ! :D
Quels outils utiliser ?
La plupart des sociétés investissent dans une plateforme collaborative qui leur permet de disposer de tous leurs outils web dans un espace de travail unique. Les structures plus petites peuvent utiliser plusieurs outils collaboratifs gratuits dont l'offre est plus limitée, mais qui constituent un support pratique et accessible pour le travail en équipe.
Il y a plusieurs types d'outils collaboratifs. Beaucoup proposent une formule gratuite qui devient payante en fonction des options, du volume de stockage, du nombre de participants, etc. Plusieurs d'entre eux combinent plusieurs fonctions : un agenda partagé, une messagerie e-mail, une messagerie instantanée, un fil d'actualité, un gestionnaire de tâches, un outil de brainstorming, etc.
L'outil collaboratif ne remplace pas la relation interpersonnelle
C'est indéniable, les outils collaboratifs facilitent et stimulent vraiment le travail d'équipe, à condition d'être bien choisis et limités en nombre. En rendant l'information plus simple à transmettre, plus transparente et immédiate, les outils collaboratifs diminuent les occasions de face-to-face, et donc le risque de conflits sur les tâches routinières. Ils permettent aussi d'augmenter la qualité des échanges qui peuvent se focaliser davantage sur des thèmes à valeur ajoutée.
Mais ce sont des outils, ce qui signifie qu'ils ne sont opérants qu'avec :
une vision du travail, de la mission ;
une connaissance fine et une optimisation des compétences et qualités de chacun ;
une cohésion d'équipe.
L'outil collaboratif est fondé sur le partage des données et la mise en commun de l'intelligence collective. Ce partage doit aussi être vécu dans la relation humaine présentielle. Les compétences relationnelles que vous avez travaillées dans les chapitres précédents sont plus que jamais indispensables au travail en équipe... en particulier lorsqu'il s'agit de répartir les tâches et de déléguer, à suivre ! :)
