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J'ai tout compris !

Mis à jour le 27/07/2020

Planifiez et priorisez vos tâches au quotidien

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Maintenant que vous vous êtes situé dans votre besoin d'autonomie, voyons ensemble grâce à quels outils vous pouvez la développer.

La première chose à laquelle vous devez faire face lorsque vous travaillez en autonomie, c'est votre emploi du temps. Apprenons donc ensemble à mieux planifier et prioriser vos tâches !

Faites de votre agenda un allié

Le planning définit le cadre horaire dans lequel vous exercez votre activité. Et dès lors que vous travaillez en autonomie, les frontières entre vie privée et vie professionnelle deviennent ténues. Un débordement du temps de travail pour tenir vos objectifs peut très vite occasionner du stress et de l’épuisement.

Vous devez donc tenir un agenda, qu’il soit papier ou numérique, pour vous aider à tenir le cap. À vous de choisir le format qui vous convient le mieux. Une fois que vous l’avez trouvé, centralisez tout au même endroit. La profusion d’agendas sur différents supports (CRM, agenda papier,…) et les multi-saisies peuvent vous amener à vous mélanger les pinceaux ! o_O

Qu'est-ce que je dois inscrire à mon agenda ?

Tout ! Notez toutes les actions prévues (entretiens, réunions, rendez-vous téléphoniques,...) sans oublier de vous réserver des plages de temps libre pour avoir le temps de réfléchir, vous isoler, vous détendre.

Notez notamment votre temps de transport, pour éviter de faire se chevaucher des évènements. 

Pour vous y retrouvez plus facilement, vous pouvez assigner un code couleur à vos différentes tâches pour visualiser au premier coup d’œil l’organisation de votre journée, par exemple vert pour les rendez-vous, rouge pour la production, bleu pour les loisirs,...

Prévoyez une marge pour l'inconnu. Pour cela, multipliez par 1,5 la première estimation que vous faites pour une tâche maîtrisée et par 2 ou 3 pour une tâche nouvelle. Par exemple, vous avez un dossier à rédiger pour lequel vous estimez le temps nécessaire à 2h. Si vous avez l’habitude de le faire, notez 2h x 1,5 sur votre agenda, soit 3 heures. Si c'est une tâche nouvelle pour vous, notez 4h. 

Délimitez vos tâches

Vous aurez forcément, à un moment ou un autre, à faire face à des demandes qui viendront déstabiliser ce que vous aviez prévu : une mission que l’on vous confie à la dernière minute, une tâche que vous n’aviez pas identifiée dans un projet...

Ces aléas qui modifient les conditions de réalisation supposent de pouvoir, en temps réel, réorganiser votre temps pour répondre au mieux aux demandes et surtout éviter un stress inutile.

Voici quelques leviers possibles pour cadrer au maximum votre activité.

Listez toutes vos tâches

Dès la négociation de votre mission, pensez à lister toutes vos tâches et à les détailler afin d’éviter tout dérapage.

  • Si vous êtes à votre compte, cela vous permettra d’estimer au plus juste la charge de travail et donc d’avoir un chiffrage précis.

  • Si vous êtes salarié, sur la base de données factuelles et partagées, il vous sera plus facile de discuter avec votre employeur sur une régulation de la charge.

La fiche de tâche est l'outil par excellence qui permet de dimensionner votre charge et également les relations avec votre donneur d’ordre. Elle précise les travaux à réaliser, les contraintes, les moyens alloués, la durée de réalisation, etc. 

Utilisez un outil pour suivre vos tâches

Si votre projet est complexe, n’hésitez pas à utiliser un organigramme des tâches, également connu sous le nom d’« OT » ou « W.B.S. », « Work Breakdown Structure » en anglais. Sa construction permet d'allouer à chaque tâche les ressources financières, humaines et techniques à mobiliser, ainsi que les durées de réalisation de chacune des tâches.

Suivez la réalisation de vos tâches
Suivez la réalisation de vos tâches

Si votre projet est plus simple, vous pouvez vous appuyer sur des outils de gestion de tâches basiques, comme une to do list. Il en existe de nombreux en ligne avec des fonctionnalités variées. Les outils de carte heuristiques sont également très efficaces (Freemind, Framindmap,…).

Fixez-vous des délais

Selon la loi de Parkinson ou loi de la dilatation, « Un travail occupe tout le temps prévu pour sa réalisation ; tout travail tend à se dilater pour remplir le temps disponible. »

Cela signifie que si vous vous donnez une demi-journée pour une tâche, celle-ci vous prendra une demi-journée. Mais si vous la planifiez sur une journée, vous y passerez effectivement la journée... La tâche se "dilatera" pour occuper tout le temps disponible !

Pour gagnez en efficacité, n’hésitez donc pas à vous fixer des délais et à raisonner par rapport au temps que cela vous prendra, et non au temps qu'il vous reste pour vous y consacrer.

Mesurez le temps passé sur vos tâches

Observez la gestion de vos tâches afin de réduire les écarts entre le travail réel et le travail prescrit. Pour cela, notez sur un tableur le temps initialement prévu et le temps réellement passé sur une tâche. Réalisez un graphique pour visualiser les tendances et mesurer les écarts.

Essayez ensuite d’analyser les causes. Il y a forcément une explication : peut-être avez-vous régulièrement été interrompu ? Peut-être s’agissait-il d’une activité nouvelle avec un temps d’intégration plus long que prévu ? Peut-être est-ce une activité sur laquelle vous rencontrez des difficultés et qu’il vaut mieux ne pas poursuivre ?

Donnez-vous des priorités

Voici un petit tableau, ou matrice d'Eisenhower, pour vous aider à prioriser au quotidien :

Niveau d'importance

Degré d'urgence

Décisions

Important

Urgent

Je réalise

Important

Non urgent

Je planifie

Non important

Urgent

Je délègue

Non important

Non urgent

Je reporte

Ainsi, focalisez-vous sur les tâches importantes et urgentes, et planifiez bien les tâches importantes mais non urgentes, afin de les réaliser dans les temps.

Résistez à la procrastination

Nous avons naturellement tendance à fuir les tâches qui nous sont pénibles. Mais si nous suivons ce penchant et que nous repoussons ces tâches, nous sommes obligés de les expédier en dernière minute, et elles nous encombrent le cerveau tant qu'elles ne sont pas réalisées...

Alors voici quelques pistes pour éviter cette procrastination !

Libérez-vous l’esprit

Combien de tâches et de projets souhaitez-vous mener à bien sur le plan professionnel ? Dix ? Cent ? Et dans votre vie personnelle, vos loisirs ?

Prenez un petit moment pour faire le total de tous ces éléments qui encombrent votre esprit et vous arriverez probablement à un chiffre très important ! :waw:

L’esprit humain ne peut jongler qu’avec un nombre limité de tâches ou d’activités. Cette surcharge affecte donc votre travail : vous êtes distrait, vous avez l'impression de ne pas avancer...

Une fois cette surcharge éliminée, votre niveau de concentration s’élèvera. Vous terminerez le travail commencé souvent mieux et plus vite.

Réalisez rapidement les tâches simples

Prenez l’habitude d’agir instantanément pour les petites tâches et les problèmes à leur stade initial, avant qu’ils ne se dégradent en véritables crises. Vous perdrez ainsi moins de temps et vous pourrez vous concentrer sur des choses plus importantes.

Débarrassez-vous du travail en retard

Si vous avez accumulé un retard important, occupez-vous d’abord de ce travail en retard :

  1. identifiez votre travail en retard ;

  2. déterminez quelles tâches en retard sont à traiter en priorité ;

  3. prévoyez chaque jour un certain temps pour combler une partie de votre retard ;

  4. déterminez la cause d’une telle situation ;

  5. prenez des mesures pour éviter que cela ne se reproduise.

Le travail en retard force l’attention à se concentrer sur le passé et la détourne du présent et du futur. Imaginez-vous en train de participer à une course : la ligne de départ est le présent et la ligne d’arrivée le futur. Si au lieu de partir du présent, vous partez du passé, vous aurez un plus long chemin à parcourir pour arriver au but !

Traitez le plus pénible en premier

Tout le monde a tendance à remettre à plus tard les tâches déplaisantes, sans penser aux conséquences encore plus ennuyeuses que cela entraîne. Nous sommes souvent obsédés par le travail laissé de côté ou inachevé : cette culpabilité et ce stress font perdre du temps et freinent l'action.

Mark Twain disait : « Si vous avez 2 grenouilles à avaler, dépêchez-vous d’avaler la plus grosse ».

Si vous avez le choix, commencez chaque jour par vous acquitter de la tâche la plus déplaisante. Non seulement vous trouverez la suivante beaucoup moins pénible, mais vous prendrez de l’assurance !

En résumé

Le travail en autonomie suppose cette discipline personnelle, au quotidien. Une fois lancé, vous verrez que cela se fait de plus en plus facilement !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite