Il existe des factures, ou des lignes, qui présentent certaines particularités :
les factures d’acomptes, qui vous permettront de recevoir une partie du budget de votre mission (généralement 30 à 50 %) au démarrage, ou durant des étapes intermédiaires,
les débours, qui sont très utiles si vous achetez des matières premières ou services pour votre mission, pour les facturer au client. Cela évite d’alourdir votre chiffre d’affaires, notamment si vous n’avez pas la possibilité de déduire vos charges pour le paiement de vos cotisations et impôts,
la facture d’avoir, qui permet de modifier une facture déjà éditée en remboursant un client, ou en annulant sa commande, ou encore en lui offrant un crédit pour de futures commandes.
C’est factures font l’objet d’un formalisme particulier pour qu’elles puissent être en règle avec votre comptabilité, et pour qu’elles puissent être acceptées par vos clients pour un éventuel règlement.
Sécurisez votre activité en demandant des acomptes
Vous pouvez demander à votre client de vous payer un ou plusieurs acomptes, au démarrage ou au fur et à mesure de votre travail. Cela pourra vous permettre d’optimiser votre trésorerie ou encore de vous protéger des impayés.
Il faut obligatoirement émettre une facture d’acompte pour obtenir le versement d’un acompte.
La facture d’acompte reprend les mentions légales que la facture classique, et la même numérotation (dans le même ordre), mais il doit être indiqué sur cette facture qu’il s’agit d’un acompte.
Le paiement de cette facture sera considérée comme une recette pour le mois de l’acompte, et non le mois de la facture finale.
La facture d’acompte sera mentionnée dans la facture finale, et elle viendra en déduction du montant total de la mission (montant initialement convenu dans le devis).
Voici un exemple de facture d’acompte, suivi de la facture finale pour une prestation de services de création d’un logo.
Facture d’acompte :
Et voici la facture finale :
Vous pouvez créer autant de factures d’acomptes que vous le souhaitez. Cependant, il faudra lister chacune d’entre elles sur une ligne, venant en déduction du budget total sur la facture finale.
Optimisez votre imposition avec les débours
En tant que freelance, il est peut-être idéal pour vous de facturer uniquement votre prestation de service, et de laisser vos clients acheter les matières premières ou d’autres services nécessaires à votre activité. Si vous souhaitez avancer cet argent à votre client, en réalisant les achats puis en lui demandant un remboursement, il faut réaliser des débours.
Par exemple, si vous êtes dans l’événementiel et que vous devez organiser une soirée, vous pourrez réserver et payer la location des meubles, au nom de votre client, avancer l’argent, puis demander le remboursement de cette location par vos clients.
Les débours sont utiles si votre client a besoin de matières premières ou de services connexes, mais qu’il ne souhaite pas s’occuper directement de l’achat. La facture est donc au nom de votre client final, et pas à votre nom. Ainsi, cette location n’entrera pas dans votre chiffre d’affaires. Pour justifier le mouvement financier sur votre compte (la sortie puis l’entrée d’argent), il faut indiquer le montant de ces débours sur vos factures.
Vous l’aurez compris, ces débours sont utiles pour les auto-entrepreneurs (pour optimiser leur imposition par rapport aux cotisations et autres taxes, calculées sur le chiffre d’affaires) mais c’est aussi un dispositif qui permet aussi de créer de la confiance avec ses clients (en montrant que vous ne réalisez pas de marge sur ces achats).
Les débours ne doivent pas forcément faire l’objet d’un document à part. Ils sont ajoutés à vos factures finales, mais ces débours suivent des règles différentes par rapport à la facturation de vos services.
Quelles sont les modalités d’ajout de ces débours sur une facture ?
Les factures de ces achats, et les justificatifs doivent tous être au nom de votre client (et non pas au vôtre). Rappelez-vous, vous ne faites qu’avancer l’argent. Vous devrez transmettre ces justificatifs en annexe de votre facture, et en garder une copie pour votre propre comptabilité.
Vous ne pouvez pas récupérer la TVA sur ces débours. Vous n’êtes pas le client au sens comptable du terme (même si vous avez payé l’achat). Vos débours doivent donc être indiqués au montant TTC.
Les débours ne sont pas des éléments à désigner dans la partie “prestation” de votre facture.
Le plus pratique est donc de réaliser un petit tableau avec la liste de vos débours.
Voici un exemple de facture avec débours, pour un traiteur en auto-entreprise qui facture uniquement son service (faire les courses, préparation, service) et qui se fait rembourser le montant des provisions achetées.
Les débours sont différents des notes de frais. Pour les notes de frais, vous serez le client facturé pour les matières premières. Les notes de frais feront partie de votre chiffre d’affaires, et vous pourrez récupérer la TVA selon votre statut. Vous pourrez également réaliser une marge en facturant vos clients.
Modifiez vos factures existantes avec un avoir
Il est interdit de supprimer une facture existante. Vos factures doivent se suivre dans la numérotation.
Mais alors que faire si je souhaite modifier une facture ?
Si vous avez facturé trop rapidement (par exemple avant d’avoir un accord ferme du client) ou encore, si vous décidez de modifier voire d’annuler une facture (pour rembourser votre client ou pour lui offrir un geste commercial), vous devez faire un avoir.
L’avoir est une facture avec un montant négatif. Cette facture vient corriger une autre facture, déjà existante. Elle répond donc au même format que les factures traditionnelles (numérotation, mentions obligatoires). Il faut également indiquer le numéro de la facture corrigée.
La difficulté de l’avoir concerne la TVA. Si celle-ci a déjà été déclarée, vous devrez indiquer sur la facture le montant hors-taxe du rabais accordé (partiel ou total) ainsi que le montant de la TVA liée à ce rabais.
Vous devrez, par la suite, faire vous-même la démarche auprès de l’administration fiscale pour corriger cette déclaration.
Voici un exemple d’avoir, édité par Louise, la graphiste freelance qui a demandé un acompte, puis facturé un client un peu plus tôt dans ce cours. L’objectif de l’acompte est de rembourser totalement son client.
Félicitations ! Vous disposez désormais de tous les éléments pour :
comprendre les étapes de l’accord avec vos clients au paiement de vos missions,
éditer des devis,
créer des factures,
déclarer la TVA dont vous êtes responsable,
et mettre en forme des factures spéciales pour vos débours, avoirs et demandes d’acomptes.
Désormais, il est important de soutenir votre comptabilité avec la bonne gestion de vos finances.
En effet, le rôle de la comptabilité n’est pas seulement de respecter vos obligations en termes de fiscalité, mais c’est aussi de fournir des outils pour gérer votre activité vers un objectif de pérennité et de rentabilité.
C’est ce que vous apprendrez dans la prochaine partie, en sécurisant vos finances de freelance !
