Nous l’avons vu ensemble, il existe 4 temps autour de vos finances de freelance : l’accord sur la mission (le contrat), la facturation (preuve de la collaboration), le paiement, et la tenue comptable. Le paiement est donc différent, en comptabilité, de la facturation. Il existe aussi des règles et obligations qui encadrent le paiement de vos prestations de freelance.
Pour recevoir l’argent de vos missions, vous devez :
ouvrir un compte bancaire dédié à votre entreprise freelance,
choisir des moyens de paiement pour que vos clients puissent régler vos factures,
indiquer des délais de paiement avant de finaliser vos accords avec vos clients pour être payé de façon prévisible.
Toutes ces étapes doivent respecter quelques règles fixées par le droit, que nous allons étudier dans ce chapitre.
Ouvrez votre compte bancaire de freelance
Dois-je ouvrir un compte bancaire professionnel pour mon entreprise ?
Cela dépend de votre statut d’entreprise (auto-entreprise, entreprise individuelle au régime réel, SASU ou EURL).
Avec une auto-entreprise
Si vous êtes en auto-entreprise, vous devez avoir un compte bancaire dédié à votre activité de freelance. Cependant, il peut s’agir d’un deuxième compte personnel.
L’important est de bien séparer votre activité et vos finances personnelles. Il suffit de vous faire des virements depuis le compte de votre auto-entreprise vers votre compte personnel à usage privé pour vous payer. Cependant, vos clients devront vous payer sur ce compte dédié (c’est une obligation légale).
Avec une entreprise individuelle au régime réel
Si vous êtes en entreprise individuelle au régime réel, alors vous n’êtes pas obligé d’avoir un compte bancaire séparé, ni un compte professionnel (sauf les commerçants). Vous pouvez recevoir l’argent de votre mission sur votre compte classique.
Avec une société
Si vous avez une société (EURL ou SASU), vous êtes dans l’obligation d’ouvrir un compte bancaire professionnel au nom de votre entreprise (sa dénomination sociale).
Une fois vos statuts rédigés, vous devez déposer ce projet de statut auprès d’une banque de votre choix, et ouvrir un compte pour déposer le capital social de votre entreprise. En échange, la banque vous remettra un certificat de dépôt. Vous pourrez ensuite finaliser la création de votre société grâce à ce document.
Vous pouvez choisir d’ouvrir un compte bancaire professionnel dans une banque traditionnelle ou avec une banque en ligne. Certaines banques en ligne proposent des offres spéciales pour les freelances, avec par exemple N26, Qonto, Shine ou encore MonaBanq.
Pour les autres cas
Enfin, si vous êtes rémunéré en CESU (Chèque-emploi service universel), en note de droits d’auteur, si vous passez par une société de portage ou une coopérative d’activité et d’emploi, vous n’avez pas besoin d’ouvrir un compte distinct pour votre activité puisque vous n’êtes pas considéré comme un entrepreneur, mais comme un “salarié”.
Indiquez des moyens de paiement à vos clients
Il existe plusieurs façons de se faire payer. En tant que freelance, peut-être allez-vous avoir des préférences, que vous indiquerez à vos clients.
L’espèce
Vos clients pourront vous payer en espèce pour des factures allant jusqu’à 1000 €. La facture devra être réglée au centime près.
Vous n’avez pas le droit de refuser le règlement en espèce, sauf pour certains exceptions très particulières. Vous pouvez refuser les devises étrangères (qui ne sont pas des euros) pour tout montant.
En utilisant des espèces pour être payé, mais aussi pour rémunérer vos fournisseurs, vous allez devoir mettre en place une gestion de caisse au sens comptable du terme.
Si vous avez une comptabilité simplifiée, alors cela sera simple. Il suffira d’indiquer dans votre livre de recettes les numéros de factures et montants payés en espèce. Si vous avez une société, en revanche, cela sera plus complexe, il faudra par exemple indiquer la remise en banque de ces espèces et la tenue d’un livre de caisse.
Les chèques
Le chèque peut être refusé à cause des risques d’être payé avec un chèque sans provision (qui sera rejeté). Dans ce cas, vous devez informer votre client dans votre accord préalable ou vos conditions générales de vente.
Si vous êtes adhérent d’un centre de gestion agréé, vous êtes dans l’obligation d’accepter les règlements par chèque et par carte bancaire. Vous devez le préciser à vos clients sur vos supports commerciaux, sur vos documents, et en indiquant sur vos factures : “Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom ou par carte bancaire en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé par l’administration fiscale”.
Le virement bancaire
Dans ce cas, vous indiquez à votre client (généralement sur la facture) votre RIB professionnel complet.
Attention, s’il s’agit d’un client régulier, et que vous décidez un jour de changer de banque et de compte, n’oubliez pas de prévenir votre client. ;)
Si vous travaillez avec des clients internationaux, peut-être que vous devrez accepter d’être payé dans d’autres devises. Dans le cas d’un virement, comme pour un paiement par carte, des frais bancaires peuvent s’appliquer en plus du taux de change.
Le paiement par carte
Vous avez le droit de refuser le paiement par carte. Mais cela peut être pratique pour de gros montants, par exemple, et simplifier la tâche à votre client (par rapport à un traditionnel virement bancaire).
En tant que freelance, vous pouvez vous équiper, grâce à votre banque ou à des outils en ligne, de terminaux de paiement par carte. Les startups Smile & Pay, ou SumUP proposent ces services.
Vous pouvez aussi accepter les cartes bancaires grâce à des logiciels, en ligne, de facturation ou de paiement comme Quickbooks ou Paypal.
Pensez à répercuter ces coûts sur vos tarifs, les frais de paiement par carte peuvent facilement atteindre 3 % de la somme (sans compter le terminal de paiement).
Les plateformes de paiement en ligne
La plus connue est Paypal. Il existe aussi certains concurrents, avec ou sans module de facturation intégré. Les plus utilisés sont Stripe, TransferWise (surtout pour des clients internationaux), Payoneer ou encore Skrill.
Ces plateformes agissent comme des “comptes en banque” ou porte-monnaie en ligne, et prélèvent des taux de commission, en général de 3 % du montant total.
Vous devez déclarer, en recette, l’intégralité de votre facture client (avant la commission des plateformes). En effet, les commissions sont des charges. Si vous facturez 100 € à un client, et que la plateforme se rémunère 3 € sur cette transaction, alors, vous devez indiquer 100 € de recette, et 3 € de charges (et non pas 97 € directement).
La plupart des clients directs seront conciliants sur les modes de paiement. N’hésitez pas à indiquer les modes de paiement qui vous conviennent sur vos factures.
En général, la négociation autour du paiement repose davantage sur les délais de paiement plutôt que sur les modes de paiement, surtout pour les professionnels qui ont des problématiques de trésorerie assez importantes.
Précisez les délais de paiement pour vos factures
Les délais de paiements reposent davantage sur la négociation que sur des obligations. Cependant, il existe un délai maximum à ne pas dépasser, dans un esprit de protection des petites entreprises (et donc des freelances) qui sont vulnérables face à aux délais de paiement prolongés.
Voici les différents délais de paiement que vous pouvez demander :
le paiement comptant : vous demandez le paiement immédiatement à la livraison de votre service (ou pour déclencher cette livraison),
le paiement à réception de la facture : votre facture doit être réglée dès qu’elle est transmise à votre client (il faut, en général, quand même compter une semaine de délai, pour laisser du temps à votre client pour vous régler, sauf s’il s’agit d’un paiement en espèces).
le paiement avec délai par défaut : le délai de paiement standard est de 30 jours suivant la fin de la collaboration (la livraison du travail final). Mais vous êtes libre de fixer votre propre délai, appelé également délai négocié.
le paiement avec délai négocié : ce délai négocié avec votre client doit toutefois être au maximum de 45 jours fin de mois après émission de la facture (c’est-à-dire 45 jours calendaires après le dernier jour du mois) ou 60 jours calendaires (après la date d’émission de la facture).
Vous pouvez retrouver les particularités liés aux délais de paiement sur le site du service public.
Dans ce chapitre, vous avez donc appris à mettre en place les outils nécessaires au paiement de vos missions : votre compte en banque, des méthodes de paiement, et des délais de paiement indiqués au client.
Mais que faire lorsque mon client ne me paie pas ?
C’est ce que nous allons voir ensemble dans le chapitre suivant avec la gestion des impayés. :pirate:
