Concluez l’entretien
Une fois que les étapes du plan d’action ont été formalisées, vous pouvez conclure l’entretien et rédiger la synthèse.
Choisissez le bon moment pour conclure
Évitez de vous précipiter ou de couper la parole du bénéficiaire. Si vous craignez de dépasser le temps prévu, prévenez votre interlocuteur quelques minutes avant la fin pour qu’il s’y prépare mentalement.
Vérifiez s’il reste des questions en suspens et répondez-y
Grâce à cela, vous allez pouvoir estimer si l’objectif a été atteint ou pouvoir revenir sur ce qui a été mal compris. Vous pouvez par exemple demander :
- Est-ce que tous les points que vous souhaitiez voir ont été abordés ? Avez-vous d’autres questions avant de finir ?
Prévoyez éventuellement le prochain rendez-vous
Demandez au bénéficiaire quelles sont ses disponibilités et choisissez un moment qui lui convient. Dans la mesure du possible, prévoyez-le dans un intervalle suffisamment court pour que le bénéficiaire ne perde pas le fil, mais aussi suffisamment long pour qu’il ait le temps de réaliser les actions demandées.
Rappelez les moyens de communiquer avec vous
Afin de permettre au bénéficiaire de se sentir véritablement accompagné, expliquez-lui comment vous joindre entre deux rendez-vous. Pensez par exemple à lui donner votre adresse mail ou les créneaux où vous êtes joignable par téléphone.
Raccompagnez le bénéficiaire
À la fin de l’entretien, pensez à raccompagner le bénéficiaire à la sortie et saluez-le chaleureusement en lui souhaitant de la réussite dans son projet !
Rédigez la synthèse
La synthèse s’adresse en priorité au bénéficiaire pour qu’il garde un résumé de l’entretien et un rappel des objectifs à mettre en œuvre. Elle lui permet également de garder une trace de son parcours dans le temps.
Elle doit faire environ quinze lignes, mais peut être plus ou moins longue selon la façon de travailler dans la structure. Pensez à rappeler :
Les points essentiels du diagnostic
Les pistes qui ont été évoquées
Les objectifs pour le prochain rendez-vous
Conseils pour rédiger la synthèse :
Adressez-vous directement au bénéficiaire en le vouvoyant. Exemple : “Vous avez sollicité un entretien, etc.”
Utilisez des phrases courtes et un vocabulaire simple. N’apportez pas trop de détails, mais allez plutôt à l’essentiel.
Faites attention à l’orthographe et à la mise en forme de votre texte. Pour vous aider, allez faire un tour sur ce cours (lien).
Utilisez un ton positif et encourageant.
Soyez respectueux et sans jugement vis-à-vis du bénéficiaire. Au lieu de donner une opinion, choisissez de décrire des faits. Par exemple, au lieu d’écrire “votre CV est peu valorisant”, écrivez “votre CV ne liste pas toutes vos compétences ”.
Ne divulguez aucune information personnelle sur le bénéficiaire, comme son état de santé, sa situation judiciaire, ses projets de vie personnelle, etc. Si certains points semblent importants à mentionner, restez suffisamment allusif (par exemple, ne pas donner le nom d’une maladie, mais parler des contraintes physiques du bénéficiaire). En cas de doute, faites relire au bénéficiaire la synthèse avant de l’intégrer dans son dossier.
Enfin, évitez de mentionner des informations pénalisantes pour le bénéficiaire (par exemple qu’il arrive toujours en retard, qu’il ne tient pas ses objectifs, etc.). Ceci est d’autant plus vrai lorsque vous transmettez la synthèse à d’autres professionnels. Si ces points vous semblent importants à mentionner, modérez au maximum vos propos ou transmettez-les uniquement à l’oral.
Pour terminer, voici la synthèse rédigée pour Pauline Chemin :
Synthèse de notre entretien réalisé le 3 avril Récemment installée à Strasbourg, vous avez quitté le poste de secrétaire que vous occupiez depuis huit ans et souhaitez retrouver un poste similaire, dans un rayon de 20 km autour de Strasbourg. Diagnostic : Depuis trois mois, vous postulez à des offres de “secrétaire” et d’“aide-comptable”. Vous avez réalisé vingt candidatures et obtenu un refus lors d’un entretien d’embauche. Vous êtes autonome dans la réalisation de vos outils de candidature, mais vous n’utilisez pas les réseaux sociaux professionnels. Vous avez des compétences dans le secrétariat, la comptabilité, mais vous n’avez pas de diplôme reconnu dans ces domaines. Les principaux freins que vous rencontrez sont : un manque de réseau professionnel, une méconnaissance du marché local et une faible mobilité. Objectifs : Améliorer votre connaissance du marché local et augmenter votre employabilité dans la région. Je vous ai proposé un accompagnement personnalisé (CEP) pour vous permettre de définir un projet professionnel adapté. Je vous ai également proposé d’analyser le marché local en analysant des offres d’emploi dans le domaine qui vous intéresse. Enfin, vous avez choisi de vous inscrire à un atelier en ligne sur l’utilisation des réseaux sociaux pour vous aider dans vos futures démarches de candidatures. |
Conclusion générale
Comme vous avez pu l’apprendre, mener un entretien, c’est savoir utiliser les leviers relationnels et les techniques de résolution de problèmes pour accompagner le bénéficiaire à toutes les étapes de son projet d’évolution professionnelle. En tant que CEP, considérez donc le développement de vos compétences humaines avec autant d’importance que celui de votre réseau et de votre connaissance des enjeux du monde professionnel. C’est ainsi que vous jouerez le meilleur rôle auprès des bénéficiaires !
