Le quiz s’est bien passé ? Parfait ! On entre maintenant dans le vif du sujet, la description du projet, étape de notre analyse des risques.
Première étape de la gestion des risques que nous venons de présenter dans le premier chapitre, la description du projet, qui pose le socle de notre analyse des risques.
L'analyse des risques ne peut pas se faire sans connaître le projet
Vous avez probablement déjà sous la main ces outils de description du projet. Ils sont souvent utilisés pour partager les informations clés, les tenants et aboutissants du projet, que ce soit à votre client, à votre responsable ou à votre équipe.
L’important est de produire une présentation complète mais concise, mettant en évidence à la fois les caractéristiques propres au projet, mais aussi les informations de description de son contexte.
Utilisez le QQOQCCP pour décrire le projet sous tous les angles
Un des outils communément utilisé est le QQOQCCP. Cet outil de questionnement systématique sert normalement à décrire efficacement un problème à résoudre ou une situation particulière, en tenant compte de tous les aspects,.
Adapté au projet, on le présente sous forme de tableau comportant l’ensemble des questions de base mais aussi les réponses que vous y apportez. Voici un exemple commenté pour mémoire (les colonnes 3 et 4 ne sont là que pour vous aider à bien comprendre comment remplir ce tableau, elles ne seront pas présentes dans le document final) :
📲 Vous pouvez accéder à ce tableau d’exemple sur Google Sheets en suivant ce lien.
Utilisez l’arbre à objectifs
Le besoin est connu, les principales caractéristiques du projet établies, abordons maintenant ses objectifs.
Une des façons de présenter les objectifs du projet est de construire un arbre à objectifs. Il se réalise souvent de façon collaborative, notamment par une séance de brainstorming. Utilisé dans la phase de définition du projet, vous devriez pouvoir l’utiliser pour votre analyse des risques. Si ce n’est pas le cas, construisez-le rapidement.
Dans certaines démarches projet, on le produit après avoir réalisé un arbre à problèmes. Des problèmes, nous en abordons assez dans ce cours, 😉 alors voyons directement à quoi ressemble cette vision limpide et partageable des objectifs du projet.
On commence par définir l’objectif général du projet. C’est normalement ce que vous avez indiqué dans le corps de votre bête à cornes.
Selon la nature du projet, vous pourrez trouver des objectifs intermédiaires entre les objectifs secondaires et opérationnels. Cet outil présente l’intérêt de définir le projet en restant concentré sur les finalités que la réalisation devra satisfaire.
Votre arbre à objectifs complété, vous disposerez d’une vision claire de ce à quoi le résultat de votre projet doit répondre. Rien de plus efficace pour un résultat vraiment utile !
Le périmètre fonctionnel
Parfois, vous aurez encore plus détaillé votre projet, notamment si vous avez eu besoin de donner une première estimation des charges nécessaires à sa réalisation. Dans cette étape, vous aurez peut-être déjà réalisé un périmètre fonctionnel. Ce document est un passage obligatoire dans les projets digitaux, moins dans d’autres secteurs comme le bâtiment, par exemple.
Ce périmètre fonctionnel se construira sur deux éléments :
d’abord, la volumétrie des écrans que vous envisagez sur ce projet (c’est-à-dire le nombre d’écrans différents dans une application mobile, ou le nombre de pages dans un site web). On considère généralement uniquement les gabarits (ou modèles) d’écrans à ce stade, en estimant un nombre de déclinaisons de ces gabarits. Ne vous inquiétez pas, cette volumétrie définie en début de projet sera probablement amenée à évoluer en cours de projet, particulièrement après la phase de conception ;
il présentera aussi les fonctionnalités identifiées (d’où le nom) que vous pouvez déduire de votre arbre à objectifs. En effet, chaque objectif opérationnel va donner naissance à une ou plusieurs fonctionnalités que devra intégrer votre réalisation.
Ainsi construit, le périmètre fonctionnel indique :
combien de types d’écrans nous devrons réaliser, ce qui est utile pour estimer les charges en conception fonctionnelle (zonings, wireframes…) et en création graphique ;
quelles seront les fonctionnalités à développer et donc la charge en développement, en tenant compte de la complexité de réalisation.
Le périmètre fonctionnel peut prendre des formes différentes selon les organisations ou la nature des projets. Par exemple, je l’ai souvent matérialisé sous forme de diagramme pour des projets très interactifs mais techniquement très simples (avec des représentations de type user flow), sous forme d’arborescence détaillée pour des projets orientés contenus, ou encore en utilisant un tableau pour des projets plus complexes.
Le projet dans son contexte : SWOTez de joie !
Dernier élément qui pourra alimenter votre analyse des risques : le tableau SWOT. Il doit être orienté projet pour être exploitable ici.
L’intérêt, c’est qu’il complétera votre description projet par des informations liées à son contexte. En effet, les risques peuvent être liés au projet lui-même (risques internes : formation, organisation, estimation des charges…), mais aussi à l’environnement du projet (risques externes : sous-traitance, fournisseurs, réglementaires…).
Le SWOT, par son approche interne et externe, vous aidera à appréhender plus globalement votre analyse des risques.
Je vous invite à reparcourir rapidement l’ensemble des éléments de description de mon projet d’exemple. Vous pourrez constater que vous avez maintenant une idée très claire de la nature du projet que nous devions conduire, en tous cas pour la partie application mobile.
En bref :
le QQOQCCP offre une vision complète des éléments clés du projet, et sera un socle utile pour la définition des risques génériques ;
l’arbre à objectifs, décliné jusqu’aux objectifs opérationnels, met en évidence les spécificités du projet et sera une aide précieuse pour l’identification de risques spécifiques ;
le périmètre fonctionnel permet d’appréhender la dimension du projet et les réalisations concrètes à réaliser ;
le SWOT projet apporte des informations utiles sur le contexte global du projet ;
l’ensemble de ces outils fournira l’essentiel des indices pour aborder l’analyse des risques.
Ce chapitre, c’est vrai, était un peu dense .😊 Mais très important pour balayer toutes les dimensions du projet. Vous pouvez aller prendre un petit café, vous lever une minute ou deux, et on se plonge ensuite dans la seconde étape : l’identification des risques.
À tout de suite !
