La petite histoire (trop connue) du projet
Votre projet vient — enfin — de se terminer.
Consciencieux, vous aviez :
concocté des spécifications aux petits oignons, réalisé un budget de compétition, avec des charges précises, et construit un diagramme de Gantt tellement beau et riche de détails, on aurait dit du Rembrandt !
su découper votre projet en phases, identifié les livrables clés ;
mis en place une gouvernance claire, avec des rendez-vous réguliers, et mobilisé toutes les ressources utiles à la réalisation de votre projet ;
Identifié avec précaution les parties prenantes de votre projet et même défini un plan de communication adapté avec chacune d’entre elles.
C’est clair, tout aurait dû se passer « comme sur des roulettes » !
Mais vous auriez sans doute aussi dû écouter plus souvent cette petite voix qui murmurait à votre oreille… Celle qui vous faisait légèrement, très légèrement douter au moment d’envoyer un mail à votre équipe ou à votre client ; celle qui vous disait que cette situation était finalement moins claire que prévue, celle qui vous faisait remarquer que vous étiez peut-être un peu trop optimiste sur vos estimations… Et que vous aviez étouffée. Parce qu’il faut bien avancer.
Aujourd’hui, votre projet est terminé. Mais, de surprises en imprévus, vous n’avez pas pu faire tout ce qui était convenu, avez largement explosé le planning initial, tout ne fonctionne pas parfaitement, votre équipe est épuisée et, pour couronner le tout, votre commanditaire va garder un très mauvais souvenir de cette histoire.
Rassurez-vous, vous n’êtes pas tout seul.
Un tiers de projets ratés, 15 % d’échecs magistraux !
Rater un projet, ce n’est pas très original.
C'est encore plus vrai dans les projets informatiques. D’après l’enquête https://www.armia.com/blog/why-do-some-web-projects-fail/ du PMI (Project Management Institute), près de la moitié des projets informatiques ne correspondent finalement pas au périmètre initial, plus de 30 % ont dépassé le budget prévu, 14 % sont des échecs absolus.
Ce document contient plein de chiffres intéressants qui pourront vous rassurer.
Ne soyez pas pour autant fataliste. Certes, un projet ne se déroule que rarement exactement comme il était imaginé. Mais vous ne devez pas considérer comme « normal » de rater, partiellement ou totalement, les projets que vous piloterez !
Un projet est par définition plein de surprises. L’objet de ce cours est de vous aider à sécuriser vos futurs projets, en adoptant une bonne gestion du risque.
Voyons comment. 😊
Analysez les risques dès le début du projet
Un projet se déroule généralement en 5 étapes :
La formalisation du besoin.
L’étude de faisabilité.
La conception.
La réalisation.
La finalisation.
1. La formalisation du besoin
C’est le moment où vous posez les bases de votre projet. Pour les gros projets, vous pourrez être amené à réaliser une étude d’opportunité mais le plus souvent pour un projet digital, une note de cadrage sera le seul document que vous rédigerez.
En général, cette note de cadrage contiendra la description rapide du contexte du projet, une expression de besoin plus ou moins détaillée et la formalisation des objectifs à atteindre.
Cette étape est essentielle, car elle permet de bien connaître le contexte projet. Vous verrez un peu plus loin comment cette connaissance du contexte vous aidera dans votre analyse des risques.
2. L’étude de faisabilité
Un projet, c’est toujours un investissement ; mieux vaut s’assurer qu’il sera possible de le mener à bien. C’est dans cette étape qu’on va établir comment on envisage d’atteindre les objectifs du projet. On cherchera ici à savoir si le projet sera rentable économiquement, s’il est effectivement réalisable (techniquement et dans les limites des coûts et délais possibles), et connaître les conséquences du projet sur son environnement.
Tenir compte des risques et des contraintes du projet à ce stade permettra de prendre une décision radicale : on lance le projet ou non, on met éventuellement en œuvre des actions qui vont le rendre faisable.
3. La conception
Attention, on ne parle pas des wireframes (maquette fonctionnelle) ici ! Cette étape permet de rendre concrètes les solutions esquissées dans l’étude de faisabilité, de les projeter dans la réalité. C’est ici que vous définirez le périmètre (fonctionnel et technique) de votre projet, en préciserez les tâches à réaliser. Vous pourrez ensuite en construire le planning et le budget qui vous permettront de mobiliser les ressources nécessaires à sa réalisation.
Les enseignements tirés de votre analyse des risques seront à prendre en compte dans cette phase. En effet, pour limiter les risques identifiés, certaines parades donneront lieu à la planification de tâches spécifiques.
4. La réalisation
C’est l’étape du « faire ». On produit ici tout ce qui a été prévu dans la phase de conception. La réalisation voit naître les créations, les développements techniques… Elle inclut aussi les tests et la recette. À la fin de cette phase, on livrera le produit fini, le résultat du projet qui apportera de la valeur.
5. La finalisation
C’est une phase essentielle, même si elle est trop souvent négligée dans les projets (pour plein de bonnes raisons). La phase de finalisation permet de tirer des leçons du projet que l’on vient de terminer. C’est un retour d’expérience qui porte sur les résultats obtenus (mesurables) et la manière dont le projet a été mené. On parle aussi de post-mortem projet.
Rendez votre analyse des risques collaborative
Plus vous aurez d’expérience en gestion de projet, meilleure sera votre analyse des risques de votre prochain projet. Mais cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas apprendre des techniques d’analyse des risques dès vos premiers projets ! N’hésitez pas à mobiliser d’autres membres de votre équipe lorsque vous travaillerez à cette étude. En additionnant les acteurs, et donc les expériences, vous multipliez les chances d’identifier les risques réels de vos projets.
En bref :
savoir utiliser les outils ne garantira jamais la réussite de vos projets ;
1/3 des projets informatiques sont des échecs totaux ou partiels ;
une analyse des risques vous aidera à multiplier vos chances de réussite ;
l’analyse des risques se fait en début de projet, à l’étape de l’étude de faisabilité, et a des impacts sur tout le cycle projet.
Mais attention, tout n’est pas risque ! Les imprévus, les problèmes ne sont pas des risques projet. Il est important de bien comprendre de quoi on parle lorsqu’on évoque la notion de « risque ». Je vous explique toutes ces nuances dans le prochain chapitre.
