Comme vous savez maintenant tout de votre projet, vous pouvez aborder la seconde étape : l’identification des risques.
Il n’est pas facile de partir de rien pour aborder cette identification, essayons d’apporter un peu de systématique dans l’histoire.
Le spectre "7D" comme guide d'identification des risques génériques
Un risque est susceptible de devenir un problème impactant le bon déroulement du projet ; considérons donc naturellement les types d’événements susceptibles d’interférer avec n’importe quel type de projet.
Dès que vous commencerez un nouveau projet, utilisez ce spectre d’analyse. Vous éviterez de passer à côté d’évidences et même si vous constatez un niveau de risque faible ou nul, vous pourrez ainsi démontrer que toutes les dimensions de la question ont été évaluées.
D’abord, les fondamentaux, c’est-à-dire les dimensions correspondant aux trois axes du triangle CQD, en lien direct avec les objectifs à atteindre pour le chef de projet : le périmètre du projet (axe qualité — au sens volumétrie), le budget alloué (axe coût), et le temps disponible (axe délai).
Vous avez là les 3 premières dimensions de votre spectre d’analyse, probablement les plus importantes car celles avec les incidences les plus critiques sur le déroulement du projet.
Dimension 1 : Périmètre projet
Ces questions pourront vous aider à détecter d’éventuels risques liés à la dimension « périmètre projet » :
Le périmètre projet a-t-il été établi avec une précision suffisante ?
Le volume du projet est-il important ?
Le projet aborde-t-il plusieurs domaines, implique-t-il plusieurs réalisations différentes ?
…
Dimension 2 : Budget
Posez-vous les questions suivantes pour traiter la dimension « budget ». Notez que selon le contexte, le budget pourra être exprimé en somme d’argent ou en nombre de jours par profil. Ce n’est pas la même unité, mais les questionnements restent identiques :
Le budget est-il défini avec précision ?
Le budget tient-il compte de l’effort de pilotage ?
Le budget est-il cohérent avec les charges identifiées ?
Le budget est-il validé ?
…
Dimension 3 : Temps
D’autres questions vous permettront d’identifier les risques inhérents à la dimension « temps » :
Un planning (même macro) prévisionnel a-t-il été établi ?
Des échéances impératives existent-elles ?
Le temps disponible est-il cohérent avec le périmètre du projet ?
La période de réalisation du projet contient-elle des dates où on ne pourra pas travailler au projet ?
…
À ces 3 dimensions, on en ajoute 2 liées à l'humain.
Dimension 4 : Équipe
On cherchera ici à identifier d’éventuels risques en rapport avec l’équipe au sens large (côté initiateur du projet et côté équipe de réalisation).
Autre point crucial : la prise de décision. On vérifiera ici que le projet pourra se dérouler sans frein lié aux validations nécessaires en cours de projet.
Les questions ci-dessous sont en lien avec l’équipe projet :
Les compétences nécessaires à la réalisation sont-elles disponibles ?
Dispose-t-on de ces compétences en interne, ou sont-elles apportées via de la sous-traitance ?
Les ressources nécessaires à la réalisation du projet sont-elles mobilisées ?
Le commanditaire dispose-t-il des compétences requises pour mener à bien le projet ?
Le commanditaire dispose-t-il des ressources nécessaires au suivi du projet ?
…
Dimension 5 : Prise de décision
Pour aborder le sujet de la prise de décision, voici quelques questions types :
Une gouvernance projet a-t-elle été établie ?
Les décideurs seront-ils disponibles pendant le déroulement du projet ?
Les décisionnaires sont-ils identifiés ?
La responsabilité des décisions est-elle établie ?
Existe-t-il une chaîne de validation avec de nombreux maillons ?
…
Dimension 6 : Complexité
Enfin, vous devrez prendre en compte deux dernières dimensions propres aux projets digitaux que vous conduirez.
La complexité de la réalisation en fait partie. Plus un projet est complexe, plus le nombre de paramètres à prendre en compte est important, et donc plus la probabilité de faire des erreurs est élevée.
Considérez aussi l’originalité du projet : plus un projet est innovant, unique dans son fonctionnement ou les technologies employées, moins on dispose d'expérience antérieure ou d'aide extérieure.
Voici quelques questions à vous poser pour appréhender la dimension « complexité » :
Le projet doit-il répondre à des problématiques de sécurité élevées ?
La réalisation devra-t-elle interagir avec un ou plusieurs systèmes externes ?
Les équipes de réalisation ont-elles identifié un niveau de complexité élevé pour un ou plusieurs aspects du projet (orienté parcours/interactions) ?
Les équipes de réalisation ont-elles identifié un niveau de complexité élevé pour un ou plusieurs aspects du projet (orienté technologies) ?
L’environnement dans lequel la réalisation devra être livrée est-il maîtrisé ?
…
Dimension 7 : Degré d’innovation
Les dernières questions du spectre 7D concernent « le degré d’innovation » de votre projet :
Avez-vous déjà mené un projet conduisant à une réalisation similaire ?
Des références existantes ont-elles été identifiées ?
Des ressources documentaires sur les technologies employées sont-elles disponibles ?
Le projet propose-t-il des fonctionnalités réellement innovantes ?
Envisagez-vous la réalisation d’interfaces inédites ?
Une étude de faisabilité a-t-elle été conduite ?
…
Quoi qu’il en soit, Pareto est toujours notre ami ; avec ces questionnements, vous aurez probablement identifié la majeure partie des points problématiques de votre projet.
📲 J’ai réalisé pour vous une grille de questionnement correspondant au spectre 7D pour vous accompagner dans cette analyse. Voici un aperçu ci-dessous.
Vous y trouverez aussi des informations complémentaires pour bien cerner les questions posées. Dès que la réponse à une question tombe sur une case rouge, dites-vous qu’il y a, peut-être, un risque à identifier.
L'identification des risques spécifiques
Chaque projet vient avec son lot de spécificités. Un grille type ne saurait en couvrir tous les aspects. Vous devrez donc compléter votre inventaire en tenant compte de ces particularités.
Dans le chapitre précédent, je vous ai présenté plusieurs outils de description du projet. Si vous les avez utilisés, vous avez pu collecter les indices indispensables à la détection des risques spécifiques.
Pour vous guider, considérez que les risques spécifiques peuvent être amenés par des éléments propres au projet (ce sont des risques internes) ou par l’environnement dans lequel il doit se dérouler (les risques externes). Le QQOQCCP et le SWOT projet vous aideront particulièrement à les identifier.
Organisez un ante-mortem
Cette identification des risques peut avantageusement se mener avec l’ensemble de l’équipe projet. Ce peut être l’occasion d’une session créative qui pourra aussi contribuer à fédérer les acteurs du projet : organisez un ante-mortem !
À la fin d’un projet, il est recommandé d’organiser le retour d’expérience au cours d’une session « post-mortem », pour en tirer les leçons utiles et améliorer le déroulement des projets à venir. Eh bien, on va organiser la même chose, mais en tout début de projet.
Vous communiquerez en amont l’ensemble des éléments de description du projet à l’équipe. Le jeu consiste à débuter la séance par une affirmation du type :
« Ce projet est le pire que nous ayons eu à vivre ! Un échec retentissant ! Essayons d’en tirer des enseignements… »
Vous demanderez ensuite aux participants, un peu à la façon d’un brainstorming, d’identifier toutes les raisons qui ont conduit à un tel échec. C’est un excellent moyen d’identifier, en équipe, des risques auxquels vous n’auriez pas pensé seul face à votre ordinateur. Vous le constaterez, ces sessions sont généralement très riches. 🙂
Décrivez un risque avec précision
Avant de pouvoir évaluer les impacts possibles d’un risque sur le projet, on va devoir lui donner plus de « corps » pour bien l’appréhender. Voyons comment décrire les risques que vous venez d’identifier. Cela peut prendre la forme d’une chaîne simple mettant en évidence des relations de cause à effet.
L’origine du risque
Précisez la situation, le contexte particulier de votre projet qui est sujet à l’apparition possible d’un problème. Cette identification pourra faire l’objet d’améliorations en cours de projet, ou actées lors de la phase de capitalisation. Elle pourra également conditionner certaines parades de réduction des risques.
Le déclencheur
Vous identifierez ici l’événement, les conditions particulières (une combinaison, par exemple) qui pourraient faire en sorte que le risque devienne un problème avéré.
Les conséquences du risque
Vous définirez les impacts sur le projet liés au problème causé par le risque considéré.
Pour décrire les risques que je viens d'identifier, j'ai de nouveau recours au tableur :
📲 Pour une meilleure lisibilité, vous pouvez consulter ce tableau sur Google Sheets en suivant ce lien.
Notez que vous n’aurez pas toujours besoin de qualifier les risques identifiés aussi formellement. Toutefois, connaître ces caractéristiques vous aidera à prendre conscience des conséquences possibles sur le projet, et à définir les parades que nous aborderons dans la dernière partie de ce cours.
En bref
vous pouvez détecter la plus grande partie des risques d’un projet en étudiant les 7 dimensions « génériques » : le périmètre, le budget, le temps, l’équipe, les décisions, la complexité et l’innovation ;
un projet peut comporter des risques spécifiques que les outils de description projet peuvent aider à détecter ;
un projet ne présente pas obligatoirement de risques spécifiques ;
l’ante-mortem peut faciliter la détection des risques par l’équipe projet ;
un risque se caractérise par une origine, un déclencheur possible et une identification des conséquences possibles sur le projet.
Les risques de votre projet étant décrits, vous pourrez aborder la logique de priorisation avec plus de facilité. Voilà qui tombe bien ! C’est l’objet de notre prochain chapitre.
