Bonjour et bienvenue dans ce cours !
Je suis Catherine Coudray, et je vais vous faire découvrir comment réaliser facilement des documents de présentation efficaces.
Vous allez animer une réunion, passer une soutenance… pour laquelle vous devez élaborer un support de présentation, et vous vous apprêtez à ouvrir PowerPoint, Google Slides… Stop ! C’est vrai qu’il est tentant de vous lancer dans l’expérimentation de votre application, mais ce n’est pas la bonne méthode !
Il ne s’agit pas de savoir ce que vous pouvez faire, mais ce que vous voulez faire pour optimiser votre prestation orale auprès de votre public. Le fond prime. La technique suivra. C’est vous le patron ;) ! Et ce cours est là pour vous aider.
Dans ce premier chapitre, vous allez donc voir à quoi sert un support de présentation et ce qu’il doit contenir.
Déterminez vos objectifs en fonction du contexte
Le diaporama peut être utilisé dans différents contextes, pour répondre à différents objectifs, parmi lesquels on trouve :
l’illustration d’une intervention orale : formation, soutenance, réunion... ;
une présentation automatique à consulter en autonomie (sur le stand d’une entreprise dans un forum ou un salon, par exemple).
Hormis dans ce dernier cas, il s'agit pour le support d'accompagner l'oral, qui reste la pièce maîtresse, et non de le remplacer.
Il faut que l'on vous écoute ! Le diaporama va juste aider votre auditoire à vous suivre et à vous comprendre.
Si les supports de cours et de formation sont souvent très/trop denses et complets, les autres types de diaporamas évoqués plus haut doivent être synthétiques.
C'est au diaporama accompagnant une prestation orale que l'on s'intéressera ici.
Tout au long de la réalisation de votre support, vous devrez garder à l’esprit qu’il va servir à :
aider votre public à suivre le fil de votre discours ;
lui faciliter la compréhension des contenus ;
maintenir son intérêt (et, donc, son attention) ;
illustrer vos propos.
Élaborez la structure globale et le contenu prévisionnel de votre diaporama
Le nombre de diapositives
Il va dépendre de la densité et de la complexité, ainsi que de la durée de l'exposé.
Quelques conseils génériques sont cependant applicables pour déterminer la quantité de diapos à inclure dans votre présentation :
vous ne devez pas confondre le diaporama avec vos notes d'exposé (ces dernières figureront en commentaires, visibles par vous seul – voir plus loin – ou sur un autre support, papier ou numérique) : tout ce que vous dites ne nécessite pas d’être intégré à vos documents de présentation !
vous devez laisser chaque diapositive suffisamment de temps à l'écran pour que le public ait le temps d'en prendre connaissance ;
vous pouvez revenir sur la diapo de plan régulièrement, lorsque ce que vous dites ne nécessite aucune illustration.
Les diapositives incontournables
Il s'agit des diapositives suivantes :
une première diapo de "couverture" mentionnant, en fonction du contexte, le titre de votre intervention, votre nom, le cadre (par exemple, le nom de l'entreprise, la date et le thème de la réunion...) ;
le plan de l'intervention (que vous rappellerez à tout changement de partie) ;
les documents que vous devez présenter et commenter pendant votre exposé (un bilan, un budget…) ;
tout le visuel qui peut illustrer vos propos (photos, dessins, schémas, graphiques). Souvenez-vous qu’un bon schéma vaut mieux qu’un long discours ;) : essayez de représenter graphiquement tout ce qui peut l'être !
Votre premier brouillon
Avant de vous lancer dans l’élaboration de vos supports, il faut que vous sachiez ce que vous allez dire ! Ce sont donc le plan et les notes de votre présentation orale que vous allez concevoir en premier.
En préparant ces notes, vous allez déjà pouvoir rajouter des remarques, pour mentionner que tel schéma, telle image… serait utile pour illustrer vos propos.
Une fois que vous aurez le contenu de votre discours en tête, faire un premier brouillon de votre présentation peut être une bonne idée pour déblayer le terrain en vous concentrant sur le fond. Il s’agit juste, à ce stade, de déterminer les diapos qui seraient utiles et leur contenu prévisionnel.
Les seuls critères de conception que vous devez prendre en compte pour le moment sont les suivants :
faites figurer peu d'informations sur chaque diapo (une idée par diapo, sauf lorsqu'il s'agit d'un schéma récapitulatif ou d'un tableau synoptique) ;
limitez la quantité de texte (préférez des puces suivies de mots-clés à du texte rédigé !) : votre public doit pouvoir prendre connaissance du contenu facilement et rapidement, tout en vous écoutant ;
privilégiez la forme graphique par rapport au texte, à chaque fois que c'est possible.
L’exemple figurant à la fin de ce chapitre vous montre une façon de procéder pour élaborer ce brouillon.
Procurez-vous des illustrations
Vous pouvez produire vous-même tous les éléments que vous allez faire figurer dans votre support, mais y incorporer des ressources existantes sera un précieux gain de temps.
Respectez le droit d’auteur
Le web est une mine de visuels ! Il faut cependant garder à l'esprit que l'on n'a pas le droit d'y piocher tout ce que l'on veut. Pour pouvoir éventuellement diffuser votre travail, prenez la bonne habitude de choisir du contenu sous licence "Creative Commons" ou tombé dans le domaine public.
Citez vos sources
Même lorsque la ressource est sous licence Creative Commons, vous devez créditer l'auteur, c’est-à-dire indiquer la source de l’image avec précision.
Pensez à mentionner au moins les éléments suivants (comme sur les exemples présents dans ce cours ;)) :
le nom de l’auteur ;
le titre de l’image ;
le type de licence ;
l’URL du site sur lequel vous l’avez téléchargée.
Trouvez des images que vous avez le droit d'utiliser
Quelques pistes de ressources pour enrichir vos présentations :
photos : Flickr ;
images, sons, vidéos : Wikimedia Commons ;
infographies, vidéos, présentations : Slide Share ;
vidéos : YouTube ;
Icônes : Flaticon.
Plusieurs formats et/ou définitions d’images vous sont généralement proposés au téléchargement. Ces notions vous sont expliquées dans l’exemple figurant plus bas.
Créez vos propres illustrations
Vous pouvez être conduit à retoucher des images, ou encore à créer des graphiques ou des dessins avant de les insérer dans votre présentation.
Voici des exemples d'applications gratuites en ligne pouvant vous être utiles :
retouche d'images : Canva (https://www.canva.com/fr_fr/retouche-photo/) ;
dessin vectoriel : inkscape (https://inkscape.org/fr/) ;
conception de diagrammes : https://www.draw.io/ (intégrable à votre Google Drive).
Les logiciels de présentation assistée par ordinateurs vous permettent également de créer directement des visuels dans vos présentations ! Nous verrons ce point dans la deuxième partie.
Découvrez l'exemple pratique de ce cours
🙋🏻♀️ Sophie est assistante de direction dans la société Fournaise🔥, une PME de 20 salariés, qui produit des planchas professionnelles pour le secteur de la restauration.
L’entreprise n’a à sa disposition que peu de photographies internes, et il s’agit surtout de représenter les produits en vue d’illustrer les catalogues de la marque.
Une partie du personnel a été recruté récemment, et les nouveaux arrivants ont l’habitude de beaucoup utiliser des images dans les documents numériques internes ou externes qu’ils produisent (un rapport, une présentation…). Or, le gérant de l’entreprise trouve que ces images sont souvent de mauvaise qualité, ce qui ne donne pas toujours la meilleure impression en réunion ! Il craint également que l’entreprise n’ait pas le droit de les utiliser.
Le gérant a chargé Sophie de profiter d’une réunion pour présenter en un quart d’heure les bonnes pratiques dans ce domaine à l’ensemble de ses collaborateurs.
Voici les notes sur lesquelles Sophie va s'appuyer pour préparer la présentation. Elles incluent :
les notes de sa présentation (très succinctes, car Sophie connaît son sujet et sait que des notes ne sont qu’un pense-bête, pas un document qu’on lit à son public ;)) ;
une brève description des diapositives qu’elle envisage de produire, sur fond violet, sous le texte correspondant.
En résumé
Vos documents de présentation, lors d’une intervention orale, sont là pour accompagner votre discours, pas pour le reproduire.
Votre support doit être synthétique.
Vous devez privilégier les visuels par rapport au texte.
Vous trouverez facilement sur le web des illustrations sous licence Creative Commons à inclure dans votre présentation.
Vous savez déterminer ce que vous allez faire figurer dans votre support. Il s’agit à présent de concevoir des diapos efficaces auprès de votre public. Rendez-vous au chapitre suivant pour l’étape du maquettage !
