Bonjour et bienvenue dans ce cours !
Je m'appelle Catherine. La communication numérique est au cœur de mes différentes activités depuis de nombreuses années, et je vais vous guider dans votre apprentissage.
Ce ne sont pas les outils digitaux pour communiquer ou collaborer qui manquent. En fait, le problème consiste plutôt à faire le tri dans tous ceux que vous avez à votre disposition !
Bien entendu, vous pouvez être contraint d'utiliser telle ou telle application par votre employeur, ou pour employer la même plateforme que vos interlocuteurs. Mais, si vous avez la main, il va falloir prendre en considération les bons critères de choix !
Identifiez vos besoins en communication
C'est l'étape essentielle ! Utiliser un outil de communication n'est pas une fin en soi : cela répond à un ou plusieurs besoins.
Même si vous pouvez toujours trouver, à la volée, un produit permettant de répondre à tel ou tel besoin nouveau, c'est intéressant d'avoir un peu analysé les possibilités en amont. Vous pourrez ainsi vous familiariser avec les outils et, éventuellement, comparer plusieurs solutions envisageables.
Vous voulez... | Il vous faut... |
Envoyer un rapport à votre supérieur | Communiquer un document en différé par mail, avec une pièce jointe |
Dialoguer avec un collègue situé sur un site distant lorsque vous êtes dans un environnement bruyant | Dialoguer en direct par écrit via une messagerie instantanée |
Faire un point rapide avec des clients situés à l'autre bout de la France | Organiser une visioconférence |
Réserver une salle de réunion en complétant un tableau commun | Utiliser le partage de fichiers |
Envoyer une vidéo | Transférer un fichier |
Connaître les disponibilités des membres de votre équipe, pour planifier facilement vos réunions | Lister des disponibilités ou partager des agendas |
Avoir une présence professionnelle sur le web et partager des informations | Utiliser un ou plusieurs réseaux sociaux |
Et si mes besoins sont multiples ?
Si certaines applications ont une ou deux fonctionnalités, les plateformes collaboratives ou réseaux sociaux vous permettront de « tout » faire… ou presque…
Slack vous permet, par exemple :
de poster des messages en temps réel ou en différé ;
de vous adresser à un groupe ou à une personne en particulier ;
de partager des documents ;
de passer des appels vocaux et vidéo...
Est-ce qu'il vaut mieux utiliser un outil unique qui fait tout ou une application dédiée à chaque usage ?
Il n'y a pas de bonne réponse ! À vous de tester les produits pour voir ce qui vous convient le mieux !
Enfin, vous pouvez communiquer en ligne depuis votre bureau ou en déplacement. Pouvoir accéder à vos applications préférées sur n'importe quel support (un ordinateur fixe ou portable, une tablette, ou votre mobile) est extrêmement pratique !
Comprenez l'avantage d'une application en ligne (versus une application à installer)
Il se peut que vous ayez déjà des applications de communication installées sur votre machine, par exemple un client de messagerie électronique comme Outlook ou Thunderbird. Si c'est le cas et que vous les utilisez déjà… continuez !
Autrement, il vaut mieux, tant que vous n'êtes pas tout à fait à l'aise avec les outils numériques, utiliser des applications en ligne.
Pourquoi utiliser des applications en ligne ?
Pas de problème de compatibilité avec votre système d'exploitation (que vous utilisiez Windows, macOS, Linux, quelle qu'en soit la version, n'a aucune importance) ;
pas de problème de mise à jour ;
pas de problème de version différente de celle-pour-laquelle-vous avez-trouvé-un-super-mode-d'emploi (si ce dernier est à jour, bien sûr !) ;
pas de risque de faire des installations d'applications tierces non souhaitées (souvent incluses dans les « packs » si vous ne lisez pas avant de cliquer sur « suivant » lors d'une installation) ;
pas de risque de télécharger un programme malveillant ;
Prenez en compte le coût des outils
Tout ce qui est sur le web n'est plus complètement gratuit depuis longtemps !
En ce qui concerne les applications de communication et de collaboration en ligne, la gratuité totale n'est pas la règle… et le tout payant non plus. Le modèle le plus fréquent est celui qui propose un abonnement gratuit à des fonctionnalités de base, et un abonnement payant pour des fonctionnalités plus évoluées. On appelle cela le freemium.
Exemples de produits freemium :
l'application de meeting vidéo whereby.com est gratuite pour un faible nombre de participants et payante au-delà ;
Dropbox vous offre gratuitement un espace de stockage limité. Si vous avez besoin de plus de place, il faudra souscrire un abonnement payant.
Prenez le temps de réfléchir avant de souscrire un abonnement payant. Voyez à l'usage si la fonction que vous voulez avoir vous fait vraiment défaut.
Enregistrez-vous sur les plateformes
Que vous utilisiez une application installée sur votre machine ou accessible par votre navigateur, vous allez devoir vous enregistrer pour pouvoir accéder au service.
On va vous demander, au minimum, les données suivantes :
votre nom,
votre adresse mail (ou votre numéro de mobile)
et un mot de passe.
Parfois, vous devrez fournir d’autres informations, comme votre âge, ou encore un nom d’utilisateur.
Des sites donnent la possibilité de s'inscrire en utilisant son compte Google, Facebook... Est-ce que c'est intéressant ?
Oui, c'est incontestablement plus simple et également plus sécurisé. En effet, vous utilisez toujours le même mot de passe, qui n'est pas connu de l'application à laquelle vous vous inscrivez par ce biais. Après, si vous n'avez pas envie que tout soit lié à un même compte… dites-vous bien que ça ne change pas grand-chose de créer des comptes en utilisant à chaque fois… votre adresse Gmail…
En résumé
De très nombreux outils en ligne, nécessitant de vous enregistrer, vous permettent de répondre à vos besoins de communication et de collaboration ;
Les fonctionnalités proposées, le coût, l'existence d'une application pour votre mobile ou votre tablette, sont les critères de choix à prendre en considération ;
Testez plusieurs outils pour apprendre à vous en servir et voir ceux qui vous conviennent le mieux.
Maintenant que vous avez une vision globale des outils qui peuvent vous être utiles, vous allez pouvoir vous familiariser avec les interfaces pour devenir un pro des applications en ligne. Rendez-vous au chapitre suivant !
