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J'ai tout compris !

Mis à jour le 09/10/2019

Sélectionnez vos outils

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Bonjour et bienvenue dans ce cours !

Je m'appelle Catherine. La communication numérique est au cœur de mes différentes activités depuis de nombreuses années, et je vais vous guider dans votre apprentissage.

Ce ne sont pas les outils digitaux pour communiquer ou collaborer qui manquent. En fait, le problème consiste plutôt à faire le tri dans tous ceux que vous avez à votre disposition !

Bien entendu, vous pouvez être contraint d'utiliser telle ou telle application par votre employeur, ou pour employer la même plateforme que vos interlocuteurs. Mais, si vous avez la main, il va falloir prendre en considération les bons critères de choix !

Identifiez vos besoins en communication

C'est l'étape essentielle ! Utiliser un outil de communication n'est pas une fin en soi : cela répond à un ou plusieurs besoins.

Même si vous pouvez toujours trouver, à la volée, un produit permettant de répondre à tel ou tel besoin nouveau, c'est intéressant d'avoir un peu analysé les possibilités en amont. Vous pourrez ainsi vous familiariser avec les outils et, éventuellement, comparer plusieurs solutions envisageables.

Quelques exemples de besoins

Vous voulez...

Il vous faut...

Envoyer un rapport à votre supérieur

Communiquer un document en différé par mail, avec une pièce jointe

Dialoguer avec un collègue situé sur un site distant lorsque vous êtes dans un environnement bruyant

Dialoguer en direct par écrit via une messagerie instantanée

Faire un point rapide avec des clients situés à l'autre bout de la France

Organiser une visioconférence

Réserver une salle de réunion en complétant un tableau commun

Utiliser le partage de fichiers

Envoyer une vidéo

Transférer un fichier

Connaître les disponibilités des membres de votre équipe, pour planifier facilement vos réunions

Lister des disponibilités ou partager des agendas

Avoir une présence professionnelle sur le web et partager des informations

Utiliser un ou plusieurs réseaux sociaux

Et si vos besoins sont multiples ?

Si certaines applications ont une ou deux fonctionnalités, les plateformes collaboratives ou réseaux sociaux vous permettront de « tout » faire… ou presque…

Slack vous permet, par exemple :

  • de poster des messages en temps réel ou en différé ;

  • de vous adresser à un groupe ou à une personne en particulier ;

  • de partager des documents ;

  • de passer des appels vocaux et vidéo...

Est-ce qu'il vaut mieux utiliser un outil unique qui fait tout ou une application dédiée à chaque usage ? Il n'y a pas de bonne réponse ! À vous de tester les produits pour voir ce qui vous convient le mieux !

Communiquez dans votre bureau ou en déplacement

Pouvoir accéder à vos applis préférées sur n'importe quel support (un ordinateur fixe ou portable, une tablette, ou votre mobile) est extrêmement pratique !

La plupart des produits proposent une application disponible sur l'App Store (pour l'Iphone et l'Ipad) comme sous Google Play (pour Android).

Faites un choix entre applications installées et applications en ligne

Il se peut que vous ayez déjà des applications de communication installées sur votre machine, par exemple un client de messagerie électronique comme Outlook ou Thunderbird. Si c'est le cas et que vous les utilisez déjà… continuez !

Autrement, il vaut mieux, tant que vous n'êtes pas tout à fait à l'aise avec les outils numériques, utiliser des applications en ligne.

Pourquoi utiliser des applications en ligne ?

  • Pas de problème de compatibilité avec votre système d'exploitation (que vous utilisiez Windows, MacOS, Linux, quelle qu'en soit la version, n'a aucune importance) ;

  • pas de problème de mise à jour ;

  • pas de problème de version différente de celle-pour-laquelle-vous avez-trouvé-un-super-mode-d'emploi (si ce dernier est à jour, bien sûr !) ;

  • pas de risque de faire des installations d'applications tierces non souhaitées (souvent incluses dans les « packs » si vous ne lisez pas avant de cliquer sur « suivant » lors d'une installation ;)) ;

  • pas de risque de télécharger un programme malveillant ;

  • … par définition, il n'y a rien à installer (il suffit d'un navigateur à jour, et de créer un compte pour chacun des produits que l'on utilise).

Ce sont donc essentiellement les outils en ligne que nous allons explorer dans ce cours.

Prenez en compte le coût des outils

Tout ce qui est sur le web n'est plus complètement gratuit depuis longtemps !

En ce qui concerne les applications de communication et de collaboration en ligne, la gratuité totale n'est pas la règle… et le tout payant non plus. Le modèle le plus fréquent est celui qui propose un abonnement gratuit à des fonctionnalités de base, et un abonnement payant pour des fonctionnalités plus évoluées. On appelle cela le freemium.

Exemples de produits freemium :

  • l'application de meeting vidéo appear.in est gratuite pour un faible nombre de participants et payante au-delà ;

  • Dropbox vous offre gratuitement un espace de stockage limité. Si vous avez besoin de plus de place, il faudra souscrire un abonnement payant.

Les fonctionnalités de base seront souvent largement suffisantes pour ce que vous aurez besoin de faire. Elles le seront pour ce cours, en tout cas !

Prenez le temps de réfléchir avant de souscrire un abonnement payant. Voyez à l'usage si la fonction que vous voulez avoir vous fait vraiment défaut !

Enregistrez-vous sur les plateformes

Que vous utilisiez une application installée sur votre machine ou accessible par votre navigateur, vous allez devoir vous enregistrer pour pouvoir accéder au service.

On va vous demander, au minimum, les données suivantes :

  • votre nom,

  • votre adresse mail (ou votre numéro de mobile)

  • et un mot de passe.

Parfois, vous devrez fournir d’autres informations, comme votre âge, ou encore un nom d’utilisateur.

Un nombre croissant de sites vous donnent la possibilité de vous inscrire en utilisant votre compte Google, Facebook... Est-ce que c'est intéressant ?

Oui, c'est incontestablement plus simple et également plus sécurisé. En effet, vous utilisez toujours le même mot de passe, qui n'est pas connu de l'application à laquelle vous vous inscrivez par ce biais. Après, si vous n'avez pas envie que tout soit lié à un même compte… dites-vous bien que ça ne change pas grand-chose de créer des comptes en utilisant à chaque fois… votre adresse Gmail… ;)

La création d’un compte Trello, en direct ou avec votre compte Google - capture d'écran
La création d’un compte Trello, en direct ou avec votre compte Google

En bref :

  • de très nombreux outils en ligne, nécessitant de vous enregistrer, vous permettent de répondre à vos besoins de communication et de collaboration ;

  • les fonctionnalités proposées, le coût, l'existence d'une application pour votre mobile ou votre tablette, sont les critères de choix à prendre en considération ;

  • testez plusieurs outils pour apprendre à vous en servir et voir ceux qui vous conviennent le mieux.

Maintenant que vous avez une vision globale des outils qui peuvent vous être utiles, vous allez pouvoir vous familiariser avec les interfaces pour devenir un pro des applications en ligne. Rendez-vous au chapitre suivant !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite