Dans certaines circonstances, rien n’est plus efficace que le dialogue en direct !
La messagerie instantanée permet une communication écrite en synchrone, tandis que la téléphonie et la visioconférence permettent une communication orale, assortie ou non de l’image.
Un avantage commun : on peut échanger à plus de deux.
Utilisez la messagerie instantanée pour les messages courts
Une messagerie instantanée, comme WhatsApp, Skype ou Messenger vous permet de communiquer :
par messages écrits courts, comme des SMS ;
tout en faisant autre chose en même temps, si vous le souhaitez ;
sans parler à voix haute et/ou être perturbé par les bruits environnants.
Exemple : vous travaillez sur un dossier commun avec un collègue qui est sur un site distant. Votre messagerie instantanée est ouverte. Vous lui postez des remarques/questions au moment où vous en avez besoin et il fait la même chose… tout en continuant à traiter le dossier.
Quel que soit l’outil utilisé, le principe est le même :
vous sélectionnez votre/vos destinataires (barre de recherche ou choix dans la liste de vos contacts) ;
vous saisissez votre message ;
vous l’envoyez ;
vous continuez à dialoguer autant que vous voulez !
Privilégiez la visioconférence pour des réunions
Le matériel
Il vous faut tout d’abord un smartphone, une tablette ou un ordinateur. L’ordinateur vous permettra d’atteindre une meilleure qualité des appels vidéo (webcam externe, partage d’écran). Si vous souhaitez utiliser un smartphone ou une tablette, il vous faudra installer l’application.
S’il s’agit d’une visioconférence, vous aurez besoin d’une webcam. Il peut s’agir de la webcam intégrée de votre matériel ou d’une webcam extérieure. Les webcams externes permettent d’obtenir une meilleure qualité d’image et sont parfois équipées d’un microphone.
Pour le son, vous pouvez vous exprimer directement en utilisant la sortie audio et le micro de votre matériel, ou utiliser un micro-casque. Si la première solution est plus naturelle, la seconde s’impose si votre environnement, ou celui de vos interlocuteurs, n’est pas parfaitement calme (vous travaillez en open space, par exemple).
Skype - pas d’installation nécessaire en utilisant ce lien ;
Whereby - pas d’installation nécessaire ;
Zoom.
Les paramètres
Il va vous falloir, maintenant, choisir les bonnes entrées/sorties audio et vidéo.
Vous devez aussi vous assurer que tout fonctionne correctement avant votre première visioconférence ! Si vous devez utiliser une appli pour la première fois, faites un test avec un ami/collègue avant de vous lancer dans une réunion importante !
Pensez à bien autoriser votre site de visioconférence à utiliser votre caméra et votre microphone, quand la notification sera affichée par votre navigateur !
Des fonctionnalités très pratiques
Le partage d’écran
Les applications de visioconférence vous permettent de partager votre écran avec vos interlocuteurs. Vous pouvez donc leur montrer un document, ou encore partager des notes que vous prenez en direct pour garder une trace de votre discussion.
Le tchat
Utiliser la messagerie instantanée incluse dans votre appli en même temps que vous discutez vous permet, par exemple, de signaler un problème technique si on ne vous entend plus, ou de fournir un lien, un nom… à vos interlocuteurs, en même temps que vous parlez.
Et pour les appels audio ?
L’audio seul est parfois plus adapté que la vidéo.
C’est le cas, par exemple, si le débit est insuffisant on encore quand on n’a pas besoin de se montrer et/ou que l’on veut assister à des échanges tout en continuant à travailler.
Comment procéder ? Vous choisissez de passer un appel audio uniquement, quand votre application vous offre cette possibilité. Sinon vous pouvez tout simplement désactiver la webcam d'une visioconférence en cliquant sur l'icône de caméra.
Ayez un environnement optimal
Une connexion internet stable
Utiliser la vidéo sans problème nécessite un très bon débit. Préférez, lorsque c’est possible, une connexion filaire, plus stable et vous offrant un meilleur débit que le WiFi.
Un environnement calme et adapté
Vous pouvez pallier les bruits extérieurs avec votre casque/microphone antibruit, mais dans certaines limites quand même... Idéalement, il est préférable de pouvoir s’isoler dans une pièce calme.
Une posture professionnelle
Si vous passez un entretien d’embauche ou que vous travaillez en télétravail de chez vous, votre posture doit être très professionnelle :
choisissez une tenue vestimentaire correcte ;
tenez-vous droit, regardez la webcam et souriez ;
ne mangez pas et ne buvez pas en dialoguant.
Un éclairage suffisant
Votre visage doit être assez éclairé pour que l’on puisse vous voir correctement. Rapprochez-vous d’une source de lumière et faites des tests.
En résumé
La messagerie instantanée, la visioconférence et la téléphonie vous permettent de communiquer en direct, à l’écrit ou à l’oral.
Vous devez avoir un matériel adéquat et régler vos paramètres à l’avance pour être sûr qu’il n’y aura pas de problème technique.
Quand vous utilisez la vidéo, pensez à vous positionner dans un environnement adéquat et à adopter une posture professionnelle.
Les modes de communication que l’on vient de voir restent privés, même s’ils impliquent plusieurs personnes. Mais vous avez peut-être envie de vous adresser à une audience plus large, en utilisant les réseaux sociaux professionnels ? Rendez-vous au chapitre suivant !
