Il existe des plateformes qui intègrent toutes les fonctionnalités dont on a besoin pour communiquer et collaborer. Il s'agit des plateformes collaboratives et réseaux sociaux d’entreprise.
Comprenez le principe des plateformes collaboratives
Les fonctionnalités de base, ainsi que celles qui peuvent être ajoutées, ne sont pas les mêmes selon les produits. Vous avez cependant toujours la possibilité :
d’échanger des messages écrits avec tous les inscrits, un groupe déterminé ou une personne en particulier ;
de joindre et de partager des documents…
Pour aller au-delà des fonctionnalités de départ que proposent les plateformes, vous pouvez, selon ce qui vous manque :
activer des applications spécifiques qui peuvent être intégrées à ces dernières (visioconférence, partage de document, agenda, gestion de projet...) ;
ou vous tourner vers un abonnement payant.
Dans ce chapitre, va s’intéresser à Slack, qui est très utilisée… et qui vous offre de larges possibilités dans sa version gratuite.
Découvrez l'outil Slack
Une fois votre espace créé, vous pouvez, comme on l’a déjà vu maintenant pour beaucoup d’applications en ligne, inviter des personnes par mail, ou en partageant un lien.
Un espace Slack est organisé en “chaînes”, que vous créez en fonction de vos besoins et sur lesquelles vous invitez les membres de votre choix. Ces chaînes sont en fait des forums de discussion privés… dans l’espace privé !
La fonction numéro 1 est de communiquer par des messages, comme avec une messagerie instantanée. Pensez à bien paramétrer les notifications pour être au courant des nouvelles informations… sans être submergé !
Vous pouvez joindre des documents à vos messages.
Après avoir joint votre fichier, vous pourrez le partager avec la plateforme, la chaîne ou les personnes de votre choix.
Les fichiers partagés sont accessibles dans le forum, mais également via le menu de la chaîne.
Allez plus loin avec Slack
Il est possible d’intégrer des applications externes à Slack (dont certaines sont gratuites), pour les utiliser directement via la plateforme !
Quelques exemples reprenant ce que vous avez vu dans les chapitres précédents :
stockage de fichiers (Dropbox, OneDrive, Google Drive...) ;
visioconférence (Zoom…) ;
calendrier pour votre équipe (Google Agenda…) ;
sondage (Simple Poll, Doodle bot…)...
Un réseau social privé
Un réseau social d'entreprise (RSE) est une communauté qui regroupe des gens appartenant à la même structure. L’accès peut éventuellement être élargi à une sphère plus large, en invitant ses clients, partenaires… à y participer.
Les buts sont généralement de :
favoriser la communication et la collaboration ;
booster la création et la culture d’entreprise.
Les fonctionnalités de base sont les mêmes que celles d’un réseau social grand public : vous créez un profil, participez à des groupes, avez un fil d’actualité, commentez les posts des autres, rédigez les vôtres…
Contrairement aux autres outils que l’on a vus avant, vous n’aurez pas l’occasion d’en mettre un en place. En effet, ces outils sont payants, à quelques exceptions près, et le réseautage n’a vraiment de sens qu’avec un nombre un peu élevé de participants. Par contre, vous pouvez être invité à utiliser celui mis à votre disposition par la structure qui vous emploie.
Comme les plateformes collaboratives, un RSE peut également intégrer des outils plus spécifiques ainsi que des applications additionnelles, et devenir un véritable espace numérique de travail collaboratif !
À vous de jouer !
Imaginez le scénario fictif suivant :
Vous assurez l'accueil téléphonique d'une PME de 20 salariés, qui produit des planchas professionnelles pour le secteur de la restauration. Vous travaillez à mi-temps, les lundis, mardis et mercredis matin. Votre collègue, Laure, prend la suite, du mercredi midi au vendredi soir.
Votre entreprise vient de lancer son site de e-commerce à destination de sa clientèle de restaurateurs, il y a quelques jours. Or, vous recevez, par mail et par téléphone, des remarques et réclamations de la part de vos clients concernant son manque de clarté.
Vous en avez fait part au gérant de l'entreprise qui vous a demandé, dans un premier temps, de consigner toutes les réclamations sur une période d'un mois, ainsi que de planifier une réunion pour discuter des améliorations à apporter au site.
Votre employeur souhaite que vous élaboriez un tableau recensant, pour chaque réclamation ou remarque : la date de la réclamation, le mode de communication utilisé (téléphone, mail, ou en direct, lors du passage d'un client), le nom de celui ou celle qui l'a enregistrée, ainsi que la description du problème.
Il souhaite également que vous lui communiquiez un lien lui permettant de consulter votre document.
Cette réunion aura lieu à l'issue d'une période d'un mois de test. Elle regroupera les participants suivants : le gérant, la responsable du service vente, le représentant de la société de services qui a conçu le site, ainsi que l'agent d'accueil qui sera en service à ce moment-là - vous ou Laure.
Votre employeur vous demande de collecter les disponibilités des participants sur trois créneaux que vous proposerez, dans quatre semaines :
le mardi de 10:00 à 12:00 ;
le jeudi de 16:00 à 18:00 ;
le vendredi de 9:00 à 11:00.
La société ne possède aucun outil interne permettant de mener à bien ces missions.
Consignes
créez le tableau d'enregistrement des réclamations sous Google Drive, au moyen de Google Sheets, avec les bons paramètres de partage ;
créez un sondage sous Doodle pour collecter les disponibilités pour la réunion.
Alors, vous êtes allé au bout ? Pour le savoir, vérifiez les éléments suivants :
le lien vers le tableau permet de le visualiser ;
le lien vers le tableau ne permet pas de modifier le document ;
le tableau permet de noter toutes les informations demandées (date, mode de communication, agent, problème exact).
le lien vers le sondage Doodle permet d’y accéder et de le compléter ;
les créneaux proposés correspondent à ce qui est demandé (mardi 10:00-12:00, jeudi 16:00-18:00 et vendredi 9:00-11:00).
En résumé
Des plateformes collaboratives en ligne peuvent vous donner un point d’accès unique pour communiquer et collaborer en privé, avec les membres de votre organisation.
Certaines structures se dotent d’un réseau social d’entreprise similaire aux plateformes de réseaux sociaux publics, avec des fonctionnalités supplémentaires pour faciliter la collaboration.
Nous touchons à la fin de ce cours, merci de l'avoir suivi !Vous savez maintenant ce que peuvent vous apporter les plateformes de communication et les réseaux sociaux d’entreprise.
Vous avez acquis les bases et les clefs vous permettant d’utiliser les outils de communication et de collaboration en ligne. Il ne vous reste plus qu’à pratiquer, tester et explorer pour exploiter au mieux les outils numériques… et à passer le dernier quiz !
