Bienvenue dans ce cours !
Je m'appelle Jonathan Fechner et je suis chef de projet, et je dis même que je suis "Creative Technologist". J'ai fondé ma propre entreprise, Idéologicien, où nous développons des prototypes de produits et de services pour tester leur efficacité avant de les lancer. Tout au long de ma carrière dans le design industriel puis dans le web, j’ai géré des projets. Cela fait donc maintenant 20 ans que je gère des tâches, des ressources, qu'elles soient humaines, matérielles ou financières, et surtout, je gère du temps.
Alors, quand je vous dis que bien gérer son temps c’est faire jusqu’à 2 fois plus de choses dans la journée sans travailler plus, on dirait une de ces publicités pour des produits miracles qui polluent nos boîtes mail. Mais si je vous dis aussi que ce n’est absolument pas une blague et que n’importe qui peut le faire en adoptant les bonnes pratiques pour gérer efficacement son temps, vous pouvez me croire !
J’ai eu la chance de partager et transmettre mes expériences pendant 10 ans en tant que formateur, et j’ai voulu rassembler tout ça dans un livre : Les 13 Commandements du Management Projet. J’ai essayé d’y rassembler une grande partie des lois du temps, depuis René Descartes, en passant par Pareto et Murphy, et je vais toutes vous les présenter ici. Et pour ceux d’entre vous qui se passionnent pour la productivité, en particulier dans les startups, je vous recommande aussi la lecture de La 25e Heure.
Entraînez-vous régulièrement
Pour progresser, je vous conseille d’appliquer une routine comme la suivante :
J’apprends quelque chose.
Je teste ce que j’ai appris.
J'évalue ce que je peux améliorer pour la prochaine fois.
Ne lisez pas ce cours de bout en bout sans vous exercer au fur et à mesure.
Bien gérer son temps, c’est un peu comme se mettre au sport. Au début, ce n’est pas naturel et il faut se discipliner. Au fur et à mesure du temps, on y prend de plus en plus de plaisir, et après on ne veut plus s’en passer.
J’ai commencé à appliquer des méthodes comme “Getting things done” et j’ai mis un peu de temps à me l'approprier. Comme toute habitude, il faut se forcer les premières semaines. - Luc, responsable de formation.
Faites une autoévaluation
Répondez à chacune des questions suivantes par Souvent, Parfois, Jamais
J’arrive à l’heure à mes rendez-vous et aux réunions.
Quand je prends 5 minutes de pause, je respecte ce temps.
Je réussis habituellement à terminer ce que j’ai à faire avant que les échéances n’arrivent.
Je suis capable de dire aux autres lorsque je n’ai pas le temps de répondre positivement à leurs demandes.
Je n’accepte pas plus de travail ou de responsabilités que je ne suis capable d’en prendre.
Je connais mes limites et je suis capable de les exprimer.
Je reste centré sur ce que je fais et je ne saute pas d’une tâche à l’autre.
Je suis capable de faire quelque chose jusqu’au bout, même si c’est ennuyant.
Je suis ouvert à changer mes manières de travailler si je crois qu’une nouvelle méthode est plus efficace.
Je sais découper un grand projet et tout ce que j’ai à faire en étapes et en actions plus petites, afin de les réaliser plus facilement.
Comptez vos points
Souvent vaut 3 points/Parfois vaut 2 points/Jamais vaut 1 point.
30 – vous gérez superbement bien votre temps, ce cours sera une promenade de santé.
25 à 29 – vous vous débrouillez déjà bien en gestion du temps. Prochaine étape : les 30 points.
20 à 24 – vous allez progresser très vite mais ne sautez pas les étapes.
10 à 19 – vous avez une bonne marge de progression et les bénéfices de ce cours seront immédiats.
Découvrez les avantages de l’amélioration continue de votre productivité
L’aptitude à bien gérer son temps est ce que l’on appelle un Soft Skill, une compétence douce en traduction littérale. Pour les ressources humaines, c’est ce qui s’appelle une compétence transférable car vous conserverez cette aptitude quel que soit le poste que vous occuperez. À ce titre, c’est très apprécié sur un CV.
Mais plus encore, c’est extrêmement précieux pour vous. Consciemment ou non, certains maux comme l’anxiété, le stress ou un mauvais sommeil ont comme origine une mauvaise gestion des 24 h dont nous disposons chaque jour. Le premier cadeau à se faire à soi-même, c’est de faire la même quantité de travail en moins de temps que vous en avez mis hier. Vous pouvez devenir plus prolifique dans votre travail ou dans vos études, en gérant et en optimisant votre temps.
Votre progression se fera par marches. Chaque fois que vous appliquerez une méthode et qu’elle portera ses fruits, vous ne voudrez plus revenir en arrière. Vous descendrez cet escalier en prenant moins de temps et d'efforts à chaque fois que vous gagnerez en productivité.
Mais, qu’est-ce que la productivité, exactement ?
La formule de votre productivité actuelle et future nous est donnée par les auteurs du livre La 25e Heure :
Selon l'INSEE, la productivité est définie comme le rapport, en volume, entre une production et les ressources mises en œuvre pour l'obtenir.
Plus simplement, si l’on considère une tâche à faire avec une certaine qualité finale attendue et un délai de réalisation d’une journée, la productivité consisterait soit :
à faire cette tâche avec la même qualité, mais plus rapidement ;
éventuellement, à faire cette tâche dans le même temps, mais avec une qualité supérieure.
Grossièrement, lorsque vous refaites une tâche, vous allez plus vite que la première fois ou vous la faites mieux.
Acceptez la fainéantise comme une vertu
La productivité est en quelque sorte un “savoir être” qui s'acquiert avec un certain état d'esprit. La disposition psychologique qui vous sera nécessaire pour ce cours se décompose en 2 parties. Premièrement, voyez la fainéantise comme une vertu. Chaque fois que vous travaillerez sur une tâche ou un problème récurrent, ennuyeux ou à faible valeur ajoutée, demandez-vous :
Qu’est-ce que je peux changer dans ma façon de travailler pour éviter cette situation la prochaine fois ?
Éviter, anticiper ou automatiser certaines tâches en pensant comme un fainéant va beaucoup vous aider. Deuxièmement, mettez vos a priori de côté et soyez prêt à tester des changements de comportement.
Un jour, on m’a dit que travailler pieds nus permettait à certaines personnes d’être plus efficaces en travaillant ; j’ai essayé, et pour moi ça a marché !
Sur le même principe, je vous demande de tester des méthodes de fainéant avec un état d’esprit ouvert, avant d’adopter celles qui vous conviennent le mieux.
Traitez les tâches de moins de 2 minutes tout de suite
Par quoi commencer ?
Une première bonne pratique pour gagner du temps et de l'efficacité est la règle des 2 minutes.
Voici un exemple de situation où vous avez tout un tas de choses à faire :
répondre à des mails qui s'accumulent ;
écrire un courrier de remerciement ;
rappeler un client ;
programmer un rendez-vous chez le dentiste ;
déposer vos affaires au pressing ;
faire le compte rendu de la dernière réunion ;
payer une amende…
*Soupir* tout ça ne donne pas vraiment envie. Mais prenons dans cette liste toutes les petites choses qui prennent moins de 2 minutes à faire :
écrire un courrier de remerciement, vite fait, bien fait, demain au courrier ;
programmer un rendez-vous chez le dentiste, avec une application en ligne, c’est fait ;
déposer vos affaires au pressing, je les accroche sur la porte d’entrée et je fais un détour de 2 minutes en allant au travail ou en allant faire des courses ;
payer une amende, c’est agaçant, mais c’est fait aussi.
Juste faites-le, arrêtez de tergiverser. Le reste des tâches seront planifiées car elles prennent bien plus que 2 minutes mais s'il vous reste du temps, appliquez cette même méthode à vos mails qui s’accumulent. Chaque mail qui prend moins de 2 minutes sera traité ou archivé et les autres seront “marqués comme non lus” ou planifiés pour être traités demain.
Ce qui est magique avec cette première méthode, c’est qu’elle nous permet de prendre conscience que l’essentiel de nos tâches prennent moins de 2 minutes à traiter.
En bref
Bien gérer son temps n'est pas forcément naturel ou inné et il existe des techniques, des lois physiques ou mathématiques et des méthodes pour vous y aider.
L'objectif de ce module n'est pas de faire de vous un bourreau de travail, mais de vous aider à libérer du temps et à diminuer votre stress.
Bien gérer son temps vous rend plus productif et vous permet de mieux gérer vos tâches professionnelles et personnelles.
Réaliser immédiatement les tâches qui prennent moins de 2 minutes et mettre les autres dans une ToDo.
Maintenant que vous savez qui je suis, de quoi ce cours va parler et que vous avez toutes les bases et la règle n° 1 en tête, voyons dans le prochain chapitre comment organiser un bureau et un ordinateur pour être plus productif.
