Passons à présent à la gestion des tâches à plus long terme.
"La différence entre un rêve et un projet, c’est une date." – Walt Disney 🏰
Planifier nos tâches importantes sur 2 semaines en fonction de leurs degré d’urgence va nous permettre d’avoir une vue d’ensemble de tout ce que nous avons à accomplir. Ainsi, nous éviterons de nous rappeler à la dernière minute ce que nous avions à rendre, d’être en retard et du coup, d’être sous pression avec du mauvais stress.
À présent, nous allons prendre des décisions et des engagements, et nous y tenir coûte que coûte ! Nous devons, pour chacune de nos tâches importantes :
définir une deadline et respecter cette limite comme si elle nous était imposée par notre hiérarchie (quand ce n’est pas déjà le cas) ;
définir des plages journalières idéales pour mêler plaisir, loisir et efficacité au travail en commençant notre journée par les tâches importantes et les plus difficiles ; ce qui aura un effet très positif sur notre stress.
Bloquez les créneaux qui ne peuvent pas être déplacés
Certaines entreprises ont des organisations déjà établies, c’est peut-être le cas de la vôtre. Lundi matin, réunion et briefing toute la matinée, par exemple. Peut-être avez-vous des plages de disponibilité obligatoire comme un “ temps de service au restaurant” ou de “présence à l’accueil” ?
Il va de soi que ces périodes “verrouillées” seront inscrites en premier sur votre calendrier, comme tout ce à quoi vous ne pouvez ou ne voulez pas déroger. L’équilibre entre le pro et le perso doit être fait lorsque l’on planifie sur une période de 2 semaines ou plus.
Notez donc en second votre cours de danse, de yoga ou de guitare, en créant un évènement récurrent sur votre calendrier. Vous pouvez faire de même avec les cours OpenClassrooms, en planifiant un temps dédié à l’apprentissage.
Je “timeboxe” dans mon agenda, c’est-à-dire, je prévois des blocs de temps liés à une tâche. Je ne le faisais pas du tout avant car je considérais que les tâches devaient figurer uniquement sur un outil de gestion de tâches, et non dans le calendrier, afin de pouvoir prendre les urgences. Maintenant, je pose les grosses pierres dans l'agenda (sujets importants/urgents que je dois livrer cette semaine). Pour les petites pierres, je ne les mets pas à l'agenda. Je mets des slots "prod", par ex. Tout cela me permet de visualiser ma semaine, et je pense que visualiser est très important dans la gestion des tâches. Il faut avoir le moins possible dans la tête, et le plus possible dans un gestionnaire de tâches visuel. – Luc, responsable de formation.
Associez la bonne tâche au bon moment de la semaine
C’est reconnu qu’il y a des moments de la semaine plus propices que d’autres pour certaines tâches. Voyons les particularités de certaines journées et demi-journées. Pour cet exemple, partons du principe que vous n’avez pas d’organisation fixe (ex. : la réunion du lundi).
Le lundi matin
Lundi, c’est moche ; et le lundi matin, c’est encore plus moche ! Raison de plus pour faire ce qu’il y a de pire dès le lundi matin. Administratif, comptabilité, courriers RAR, relance, joindre des administrations, payer des factures, etc. Il faut le faire, c’est important et urgent, c’est à forte valeur ajoutée pour l’entreprise, même si ce n’est pas forcément le plus agréable. Si possible pour aller plus vite, faites-le en binôme ou en trinôme.
Le vendredi matin
Pour le vendredi matin, je vous recommande de commencer par les tâches à déléguer : brief équipe pour aujourd’hui et si possible pour le lundi. Finissez les tâches que vous vous étiez fixé de finir avant la fin de semaine, quitte à faire un sprint plus long.
Les mardi et jeudi matin
Généralement, ce sont des matinées très productives ; si vous devez joindre des gens, c’est le moment idéal.
Le mercredi
De plus en plus de personnes en entreprise travaillent à 80 % et choisissent le mercredi comme jour off. Si ce n’est pas votre cas, c’est donc le jour idéal pour produire un maximum et prendre de l’avance.
Si au contraire vous êtes à la maison, c’est idéal pour réaliser vos tâches personnelles et préserver votre prochain week-end.
Les après-midis des lundi, mardi et jeudi
Murphy, es-tu là ? Ces après-midis sont l’occasion de gérer le tout-venant, les urgences et les éventuelles surprises que Murphy aura semées sur votre chemin. Préférez le lundi après-midi pour les réunions, afin d’éviter les retardataires du week-end qui arriveront en retard le matin. À défaut, les mardi ou jeudi après-midi feront l’affaire pour une réunion.
Le vendredi après-midi
Laissez le vendredi après-midi le plus libre possible et essayez au mieux de finir l’ensemble de vos tâches le matin. Cela vous permettra d’être dispo pour des rendez-vous pro, de l’apprentissage, du réseautage, un salon professionnel ou autre chose en lien avec votre travail, mais idéalement agréable et peu contraignante. Les équipes sont rarement productives le vendredi après-midi et ce peut-être un formidable moteur de productivité (donc de stress positif) que de se dire durant la semaine : “si je boucle ça, je vais à ce salon pro ou cet événement…”
Ce que vous allez remarquer en revanche, c’est que plus vous appliquez correctement les principes de gestion du temps, plus votre planning va se vider… En réalité, c’est tout à fait logique :
je fais les tâches de moins de 2 min en dehors de mes séances de sprint --> du coup, je ne note pas de tâches ; 😉
je traite l’urgent et l’important le jour même ou le lendemain --> tâches notées et aussitôt effacées (Trello, Asana ou Google Task) ; 😎
j’ai une mission avec une série de tâches à faire --> tâches notées et suivies (Trello) ; 😊
j’ai des tâches récurrentes : “Routine du lundi matin”, “Cours de danse” ou “Sortir les poubelles” --> à planifier en cas de planning partagé, ou créer un simple rappel (notification). 😇
Placez vos tâches des deux prochaines semaines autour des tâches récurrentes
Maintenant que vous avez effectué les petites tâches et géré les urgences, il vous reste donc à planifier :
les tâches importantes et non urgentes (présentation projet, impôts, relance…) ;
les rendez-vous ;
les réunions ;
les évènements exceptionnels (salon, médecin, anniversaire, vacances avec belle-maman...).
Prévoyez du temps pour les imprévus : Murphy
Maintenant que vous commencez à être de plus en plus calé en gestion du temps, il faut que je vous avoue un truc pas drôle. Croyez-moi, j’en suis navré, mais vous allez croiser Murphy. C’est une loi qui dit que “tout ce qui peut aller mal, risque d’aller mal”.
Aussi appelée loi de l’emmerdement maximum (comprendra qui peut), la loi de Murphy représente généralement 20 % d’un projet car, en gros, une tâche prend très souvent plus de temps que prévu. Plus vous y serez préparé, moins Murphy viendra vous embêter ; mais vous n’arriverez jamais à vous en débarrasser totalement.
Vous avez déjà rencontré Murphy :
un coup de fil important et plus de batterie ;
ce fameux rapport à imprimer et plus d’encre dans l’imprimante ;
l’ordinateur qui plante sans avoir pu sauvegarder ;
une urgence qui tombe, obligeant à reporter ce que nous faisions ;
vous êtes dans votre bain et le téléphone sonne ;
la tartine qui tombe du côté de la confiture ;
oublier les clés à l'intérieur après avoir fermé la porte ;
etc.
Prévoyez des buffers
Nous avons tous vécu ce genre de désagrément mais sur un projet, vous devrez ménager des plages de temps supplémentaires pour Murphy, comme une offrande aux grands esprits de la gestion du temps.
En effet, très étonnamment, une des première techniques consiste à prévoir un peu plus de temps pour en gagner.
Prenons un exemple classique : vous pensiez mettre 5 h pour faire quelque chose et vous en mettez finalement 6. Un conseil : pour une tâche qui dure 5 h, prévoyez 6 h effectives dans votre planning et essayez de la faire en 4 h. Au pire, vous utilisez les 6 h, au mieux, vous bénéficiez d’un crédit de temps de 1 ou 2 heures pour la prochaine tâche. Au final, vous arriverez à livrer dans les temps, voire en avance ! Le temps nous le dira…
En bref
Fixez-vous des deadlines, et tenez vos engagements comme si votre hiérarchie vous l'avait demandé... si ce n'est pas déjà le cas.
Timeboxez votre journée en prévoyant des plages dédiées à certaines tâches (mails, sprint Pomodoro, réunion, révisions...) ou loisirs (yoga, guitare...).
Réalisez vos tâches au moment idéal dans votre semaine.
Pour vos tâches, prévoyez jusqu'à 20 % de temps supplémentaire pour Murphy et ses imprévus.
Bravo, encore une partie terminée ! C'est le moment de réaliser un petit quiz avant d'entamer la partie suivante, où nous apprendrons à créer un environnement de travail plus efficace avec les autres collaborateurs.
