Dans la continuité du chapitre précédent sur les automatisations possibles entre vos applications, un deuxième réflexe que je vous encourage à avoir est d’automatiser le plus possible la rédaction de certains documents. C'est ce que les modèles vous permettent de faire.
Utilisez des modèles de mails
Vous pouvez utiliser des modèles de mails, en enregistrant dans vos brouillons des mails types et ainsi, les avoir sur tous vos supports de messagerie et à n'importe quel moment.
Voici des exemples :
vous utilisez toujours les mêmes formules de politesse ou de remerciement ;
vous avez une formule de remerciement standard ;
les questions que l'on vous pose sont souvent les mêmes.
Réalisez des documents modèles
Vous pouvez aussi mettre en place un dossier de modèles pour les centraliser et les classer suivant leur nature :
pour vos documents texte, utilisez Word, Pages ou Google Docs ;
pour vos tableurs, utilisez Excel, Numbers ou Google Sheets ;
pour vos présentations, utilisez Keynote, PowerPoint ou Google Slides.
Vous pouvez créer vos propres modèles, 100 % adaptés à vos besoins. Vous pouvez en effet créer un document vous-même, et l’enregistrer comme modèle de document. Il vous sera alors proposé au moment où vous créerez un nouveau document. Dans Drive, cela s'appelle la "Galerie des modèles".
Imaginez le gain de temps sur vos papiers professionnels devant comporter tout un tas d'informations précises, aux factures que vous devez éditer, aux rapports que vous devez fournir.
Voici des exemples de documents à transformer en modèles :
un modèle de lettre avec le logo et les informations de votre entreprise ;
un modèle Excel de tableur avec les formules les plus couramment utilisées dans votre entreprise ;
une présentation type pour des événements récurrents, comme les réunions ou les appels d'offres.
L’autre option est de créer une version vide d’un document, que vous pouvez dupliquer à chaque fois que vous devez vous en servir. C’est déjà un gain de temps, et c’est top, mais je vous assure que créer vos propres modèles vous en fera gagner encore plus !
À partir de quand est-ce que ça vaut le coup de créer des modèles ?
Dites-vous que si vous écrivez plus de 3 fois la même chose, capitalisez dessus et faites-en un template.
En bref
Tous les logiciels de rédaction permettent la création de modèles sur mesure.
Il existe déjà des modèles par défaut, à vous de les arranger comme vous le souhaitez.
Créer vos propres modèles avec des informations répétitives vous fera gagner un temps précieux.
Après ce chapitre droit au but, passons au dernier chapitre pour découvrir les raccourcis clavier qui vous permettront de gagner quelques petites secondes, mais 100 fois par jour. Je vous attends tout de suite pour le dernier chapitre ! 😊
