Lors d’un projet d’industrialisation, on va vous demander une estimation de votre budget et peut-être que celui alloué sera inférieur à celui que vous avez demandé... et il faudra faire avec !
Une des premières décisions que vous allez devoir prendre est la répartition de ce que vous achèterez versus ce que vous sous-traiterez.
Stratégie "Make or Buy"
Il faut se poser la question de ce qu’il est essentiel de conserver, de maîtriser pour avoir un avantage compétitif sur l’ensemble de la chaîne de valeur. Il faut reconstruire le flux complet, l’ensemble du processus de production du produit, et se poser la question étape par étape, composant par composant, de ce qu’il est indispensable de maîtriser ou non.
Jean-François Laget, directeur associé d’Argon Consulting
Le sujet de sous-traiter, d’externaliser ou de fabriquer est généralement porté par la direction Achats, et ce en collaboration avec les autres services de l’entreprise et aussi selon la stratégie de l’entreprise.
On aura tendance à externaliser si l’on trouve un fournisseur capable d’améliorer un ou plusieurs de ces 3 facteurs dans notre fabrication. Or, prendre la décision de sous-traiter ou pas doit se faire de façon méthodologique, c’est-à-dire en se posant un certain nombre de questions :
Quelle est et où se trouve notre valeur ajoutée ?
Y a-t-il un apport d’innovation si l’on externalise ?
Le client a-t-il des exigences particulières ? Souhaite-t-il que tout soit réalisé en interne ?
Il faut aussi se méfier des comparaisons hâtives : une sous-traitance coûte peut-être moins cher, mais vous n’intégrez peut-être pas les frais administratifs induits :
passage de commandes ;
réception des marchandises ;
contrôle ;
coût de transport ;
garanties ;
stock ;
etc.
Outre le trio coût-qualité-délai, se posent aussi des questions sociales, de risques, de perspectives de développement à l’international ou encore d’image vis-à-vis des clients. Mais il faut aussi considérer les évolutions de produit, qui ne seront pas forcément correctement menées par un prestataire externe, la fin de vie des produits, la réversibilité, l’amortissement des actifs...
La vision de l’externalisation est souvent trop à court terme et trop statique. Il faut faire des scénarios, avoir une vision globale de l’entreprise.
Serge Dautrif, CEO de Synapscore
Jacques-Emmanuel Durand, président d’EPSA, conseille d’élaborer des prospectives économiques, afin d’établir quel sera le futur de sa propre entreprise, mais également du marché, celui des fournisseurs éventuels… Il conseille également de se poser la question de l’impact sur sa propre entreprise de passer par un fournisseur : quelle mise en place, quel pilotage...
L’évaluation des fournisseurs potentiels et leur comparaison avec l’interne ne doivent pas prendre en compte uniquement l’instant T. Il faut réussir à anticiper les évolutions et pas seulement pour les mois qui viennent, mais pour les années.
Jean-Baptiste Sebag, senior manager chez Argon Consulting
Alors oui, prendre la décision d’externaliser n’est peut être pas économiquement rentable, mais veillez à prendre les autres dimensions, importantes aussi, en considération. Cette matrice peut vous aider à prendre cette décision ("Make or buy" - source : cairn.info) :
Niveaux de risques et d'implication | Implication des acheteurs faible | Implication des acheteurs élevée |
Risques élevés | Achats risqués : externalisation non envisageable, car nécessiterait contrôle trop important | Achats stratégiques : cœur de métier achat, a priori non externalisables |
Risques faibles | Achats tactiques : achats de faible valeur ajoutée ou achetés de manière occasionnelle, externalisables | Achats impliquants (acheteurs impliqués en amont) : externalisation non-souhaitable |
Une autre manière d’optimiser les coûts est de les réduire en interne sur vos propres opérations.
Optimisez votre budget tout en respectant les règles en vigueur
Tout comme en production, vous devez à votre échelle essayer de réaliser des économies sur un projet d’industrialisation.
Vous pouvez dans un premier temps mettre à plat votre process : découper les tâches de votre équipe tout au long du processus d’industrialisation.
Peut-être que vous découvrirez des tâches faites en double, ou une photocopie inutile qui, à l’échelle d’un mois, non seulement vous ferait gagner du papier, mais aussi et surtout du temps. Reposez-vous la question de l’utilité et de la pertinence de chacune de ces opérations. Certaines sont parfois inutiles et leur élimination peut impacter positivement votre coût de développement.
Une autre source d’optimisation de votre budget se situe sans doute au niveau de la mise en place d’outillage. Certains outillages n’ont peut-être pas besoin d’être refaits et ne nécessitent qu’une modification. Vous gagnerez ainsi en délai d’obtention de l’outillage et aussi en coût !
La matière première et les composants dont vous avez besoin sont peut-être utilisés ailleurs dans l’entreprise. Pensez à regrouper les commandes avec les autres services. Cela permettra d’avoir de meilleurs tarifs : les prix sont souvent fonction des quantités achetées.
Au niveau de la production, une tendance vers le "juste-à-temps" améliore non seulement les temps, mais la qualité : les stocks et les gaspillages sont de grands contributeurs au niveau des coûts ; pensez donc à ne commander que ce dont vous avez besoin. Pensez à limiter les déchets et au recyclage ou à la revalorisation des déchets.
Faire de la maintenance préventive permet de limiter les gros arrêts machines.
En appliquant tous les principes du lean, vous arriverez à gagner en productivité, en temps et donc en argent. La polyvalence est aussi intéressante, elle permet de lisser la charge et aide à l’équilibrage des postes.
Le SMED permet aussi de limiter les temps de changement de série et est synonyme de gain économique.
Ainsi, gérer un budget alloué à un service Méthodes est délicat, puisque l’on ne maîtrise pas toutes les données et il y a beaucoup d’inconnues. Il est plus facile à élaborer quand les industrialisations concernent des produits similaires à certains produits déjà existants. Lorsque le produit est totalement nouveau, l’exercice est plus compliqué.
Comme toute gestion de budget, elle doit être suivie au fur et à mesure afin de réajuster au besoin. Il ne faut pas hésiter à se faire aider par le service Gestion ou Finance.
Les leviers pour optimiser votre budget sont :
adapter les outillages existants ;
regrouper les commandes ;
remettre à plat votre processus ;
promouvoir la standardisation et la polyvalence ;
recycler et valoriser les déchets.
Toutes ces optimisations doivent bien évidemment se faire dans le respect des normes et du règlement en vigueur. Vous découvrirez dans le chapitre suivant l’importance dans votre métier de bien connaître les règles de qualité et de HSE en général et de votre entreprise en particulier. À tout de suite !
