Travaillez avec votre équipe projet
Nous avons vu dans les chapitres précédents la posture du chef de projet SI ainsi que les compétences requises pour mener à bien un projet SI.
Vous avez compris que le chef de projet SI est l'élément central de l'organisation du projet, et que ce dernier doit absolument avoir de bonnes capacités pour travailler avec les autres !
Dans cette section, nous allons voir un peu plus en détail comment travailler avec une équipe projet (appelée également MOE).
Pour diriger et former une équipe projet efficace, il est indispensable de bien connaître chaque membre de l'équipe, afin d’établir un leadership de proximité.
Ne l'oubliez pas ! Vous êtes en charge de coordonner les efforts de cette équipe pour arriver à la réussite du projet. Encouragez chaque membre de votre équipe à partager ses idées et son ressenti. Très souvent, les meilleures solutions proviennent d'une réflexion commune.
Sachez déléguer et appuyez-vous sur les compétences de l'équipe
Tout bon gestionnaire doit être capable de déléguer certaines tâches aux bons membres de l'équipe, au lieu d’essayer de centraliser toutes les responsabilités et décisions.
Un projet comporte généralement un grand nombre de tâches qui peuvent être très complexes. Il n'est donc pas possible pour le chef de projet d'assumer la réalisation de toutes ces dernières !
Comment déléguer ?
Tout d'abord, avant de déléguer, il faut faire preuve de diplomatie et d'humilité, en expliquant que vous n'êtes pas le mieux placé pour réaliser la tâche en question. Vous allez donc confier une tâche à un membre de l'équipe avec un objectif clairement défini.
Avant de déléguer une tâche il faut :
délimiter son périmètre et la cerner de façon précise ;
définir des facteurs clés de succès mesurables pour la tâche, ainsi qu'un délai de réalisation ;
identifier la personne de l'équipe qui est le plus à même de réaliser cette tâche.
Lors de la première discussion avec la personne, il vous faudra :
vérifier la compréhension de cette personne avec des questions spécifiques sur la tâche. Cela permet de s'assurer que la personne comprend ce qu'on lui demande, ainsi que les enjeux liés à la tâche ;
garder la trace de tous ces éléments par écrit pour renforcer la communication. Cela va également lui permettre de les retrouver en cas d'oubli ;
mettre en place des points de contrôle en faisant attention de ne pas déresponsabiliser la personne.
Déléguez en priorité les tâches où vos compétences n'apportent pas une plus-value claire.
Par exemple : vous êtes un chef de projet SI avec de fortes compétences fonctionnelles, vous avez tout intérêt à déléguer les tâches techniques à votre responsable technique. Ensuite, vous pourrez vous concentrer sur les aspects fonctionnels, tout en contrôlant l'avancée des travaux techniques.
Pour résumer, il est possible de déléguer en utilisant ce framework à 4 étapes :
Situer : pourquoi ? Quoi ? À qui ? Quand ?
Formaliser : objectif, zone d'autonomie, droit à l'erreur (tolérances), reporting, moyens, etc.
Contrôler : suivi, temporalité et actions correctives.
Évaluer : appréciation du résultat et opportunité d'intégrer cette mission à la fonction.
Formez des équipes
Pour former une équipe projet, il faut d'abord vous questionner sur où on vous demande d'aller et pourquoi.
Toute équipe projet efficace est composée par des membres avec des compétences complémentaires. Cela implique parfois d'avoir une équipe hétérogène avec des membres qui ne parlent pas forcément toujours le même langage métier ! Pour fluidifier les relations, chaque membre de l'équipe doit avoir un rôle précis et connu de tous.
Je vous conseille de choisir le format réunion uniquement si vous vous trouvez dans les cas suivants :
vous avez une information essentielle, qui affecte le cours des affaires, à partager ;
vous avez une décision à prendre conjointement avec l'ensemble de l'équipe ;
vous devez trouver une solution créative avec l'équipe (brainstorming) ;
vous devez partager du feedback client avec l'ensemble de l'équipe ;
vous voulez créer un sentiment d'appartenance dans l'équipe, en proposant un moment convivial.
Une réunion d'équipe prend du temps pour chaque membre de l'équipe. Par exemple, une réunion de 8 personnes pendant 1 heure est équivalent à une journée de travail d'une personne de l'équipe !
Votre objectif est donc de favoriser l'échange, mais toujours avec un but précis en tête !
Martine Gouriet vous donne ses conseils expérimentés pour travailler efficacement avec une équipe projet et placer le client au centre des décisions de l'équipe :
Erwan Le Fur, en tant que consultant expérimenté nous propose lui aussi sa vision des choses, notamment en tant qu'externe par rapport à une équipe projet souvent internalisée au projet :
Intégrez des pratiques agiles au sein de l'équipe projet
Maintenant que vous avez vu le fonctionnement d'une équipe projet classique, nous allons voir un aperçu des pratiques agiles au sein de l'équipe projet.
Qu'est-ce que les pratiques agiles ?
Les méthodes agiles sont un ensemble de pratiques en gestion de projet devenues à la mode en 2001 après la publication du "manifeste Agile". Les valeurs agiles sont les suivantes :
les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils ;
des logiciels opérationnels plus qu'une documentation exhaustive ;
la collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle ;
l'adaptation au changement plus que le suivi d'un plan.
Donc… Agile veut dire que l'on réalise les projets plus vite ??
Eh bien, non ! Travailler en mode "agile" ne veut pas forcément dire que le projet sera réalisé et fini plus rapidement !
Le concept de base des pratiques agiles est de satisfaire le client en priorité et d'accueillir favorablement les demandes de changement pour s'assurer que la solution qu'on produit convient aux besoins utilisateur !
Les méthodes agiles sont plus pragmatiques que les méthodes traditionnelles et impliquent au maximum le client. Elles reposent sur un cycle de développement itératif et adaptable dans le temps.
L'une des principales différences que l'on peut trouver avec les méthodes de gestion de projet SI classiques, est que l'agile livre des versions de qualité de manière régulière au client, permettant ainsi de recueillir le feedback utilisateur de façon récurrente.
Vous vous rappelez des variables du projet ? Eh bien, les pratiques agiles favorisent le respect des variables des "délais" et de la "qualité", faisant très souvent un compromis sur le "périmètre".
Lorsqu'on travaille en mode agile, il est important de bien veiller à ce que le client soit disponible pour tester et donner du feedback de façon très régulière.
Dans un contexte SI, avant de lancer un projet agile, il faut bien veiller à ce que la MOA et les utilisateurs aient de la disponibilité pour s'impliquer dans le projet !
Le Scrum
Scrum est un terme emprunté au rugby, qui signifie « mêlée » en français. Ce terme est utilisé pour identifier une déclinaison des méthodes agiles où les membres de l’équipe sont soudés et avancent conjointement, dans l’objectif d’atteindre un but commun ; en l’occurrence développer un produit fini et fonctionnel.
Erwan Le Fur nous en dit plus sur l'intérêt de travailler avec des méthodes de gestion de projet :
En résumé
Construisez des relations basées sur la confiance avec les autres membres de l'équipe.
Sachez déléguer en donnant un objectif clairement défini, ainsi que des façons de mesurer que ce dernier a été atteint.
Limitez le nombre de réunions (et le nombre de participants dans ces dernières).
Les pratiques agiles permettent de mieux satisfaire le client et d'accueillir favorablement les demandes de changement, en insistant sur le respect des variables "délais" et "qualité".
Vous avez des clés de réussite pour assurer la gestion d'équipe de votre projet SI. Regardons maintenant comment collaborer efficacement avec les équipes métier et techniques qui sont vos interlocuteurs privilégiés au sein d'un projet SI !
