Afin d’optimiser au mieux votre prospection, il vous sera utile de mettre en place un planning. L’organisation, en plus de la méthodologie, est un facteur clé du succès, elle va vous permettre de gagner en temps et en efficacité.
Au delà de la simple prospection, un commercial gère différents autres aspects :
l’avant-vente (la préparation) ;
l’après-vente (suivi client), y compris la contractualisation ;
la gestion de son portefeuille, qu’on appelle aussi “gérer son pipe”.
Contactez vos prospects aux bons horaires
Pour organiser au mieux votre prospection, tâchez de comprendre les disponibilités de vos prospects : c’est-à-dire à quelle plage horaire ils sont les plus réceptifs. Il existe quelques généralités. En voici des exemples :
En BtoB
Pour les cadres et dirigeants, aux horaires de bureaux: 9h30 - 18h00 ;
pour les commerces de proximité, aux heures creuses : 10h30 - 12h00 et 15h00 - 17h00 ;
pour les artisans du bâtiment, à des horaires décalés : 7h00 - 9h00 / 12h00 - 14h00 et 18h30 - 20h00.
En BtoC
Vous contacterez vos prospects en fonction du type d’interlocuteur :
pour les actifs, vous les contacterez en fin de journée ;
si ce sont des seniors, à n’importe quel moment de la journée.
Équipez-vous
Pour gérer votre planning de prospection, l’acquisition d’un CRM vous sera indispensable. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble sur votre “pipe” :
acquisition des nouveaux clients (vue au chapitre précédent) ;
classification de vos prospects ;
organisation de vos actions ;
planification de vos relances ;
suivi de vos négociations en cours.
Pour organiser chacune de vos actions, vous allez les répartir selon des heures dédiées. Chacune de vos actions devra être en corrélation avec vos objectifs SMART.
Par exemple, vous vous êtes fixé l’action suivante qui répond à un objectif SMART :
Je compte contacter 100 nouveaux prospects ce mois-ci ; sachant que j’en ai contacté 80 le mois précédent.
Cet exemple est donc spécifique, mesurable (100), atteignable et réaliste (vs 80 le mois dernier) et temporellement défini (ce mois-ci).
Mise en application avec les cas vendeurs
Raphaël s’organise ainsi :
09h00 - 9h30 : post sur les réseaux sociaux pro ;
09h30 - 10h30 : appels de prospects dont il a les numéros pour RDV ;
10h45 - 11h30 : traitement des emails clients et gestion de ses RDV ;
11h30 - 13h00 : RDV physiques ou téléphoniques ;
14h30 - 16h00 : session d’emailing ou message de prospection sur les réseaux ;
16h00 - 17h30 : relances et point sur l’avancement de ses dossiers ;
17h30 - 19h00 : RDV physiques.
Ses rendez-vous peuvent varier en fonction de la disponibilité de ses prospects, mais il intervertit simplement les plages horaires dans ce cas, afin de toujours tenir son rythme. Dès que possible, il se rend à des meetups ou des événements pour développer son réseau. Il compte également beaucoup sur la recommandation de ses clients satisfaits, dans les grands groupes avec plusieurs entités.
Sonia planifie sa prospection par étape. Tout d’abord, sur la zone concernée, elle détermine le potentiel de prospection selon ses critères grâce aux données INSEE, comme ces données, par exemple :
nombre d’habitants ;
âge moyen ;
nombre de maisons individuelles en résidence principale ;
nombre de propriétaires.
Elle appelle ensuite tous les habitants grâce à une base de données d’annuaire téléphonique fixe. Puis elle organise ses rendez-vous de telle sorte à ne pas être à plus de 30 min de route entre deux. Ses entretiens prennent entre 1 h 30 et 2 h 30.
Si elle n’arrive pas à organiser ses RDV les uns à la suite des autres, elle fait du porte-à-porte sur la zone entre ses RDV, ou bien elle se présente aux commerçants afin de gagner en notoriété locale.
Et, lorsqu’elle n’a qu’un seul RDV sur une zone, elle se sert de son véhicule ou d’un café comme bureau pour faire des sessions de prospection téléphonique. Une fois la zone prospectée, elle passe à une zone voisine.
Sacha reçoit ses leads directement sur son CRM. Elle doit prioriser ses leads entrants (très onéreux pour son entreprise en termes de coût d’acquisition) pour les appeler dans les 48 heures maximum. Son organisation s’articule en 3 axes :
appel des leads pour RDV téléphoniques ou physiques ;
relance des contacts en cours de négociation ;
prospection téléphonique en hard selling.
Ses interlocuteurs sont rarement joignables les lundis matin et vendredis après-midi, c’est donc le moment qu’elle privilégie pour la gestion de ses tâches administratives et le suivi des dossier en cours.
En résumé
Vous devez organiser méthodiquement votre planning de prospection en plusieurs phases :
des plages dédiées à la prospection selon votre canal ;
des créneaux dédiés au suivi de dossiers en cours ;
des temps dédiés à la gestion des tâches administratives ;
des moments dédiés à la préparation ;
des plages de RDV.
Tous ces instants doivent être au maximum planifiés dans votre CRM, pour assurer l’optimisation de vos actions. Avec une bonne organisation, il vous sera plus simple de réussir votre prise de contact.
Testez vos compétences dans le quiz qui suit, et retrouvez-moi dans la seconde partie de ce cours, où vous apprendrez à mener un entretien de prospection.
