Appréhendez les avantages d'un cahier des charges fonctionnel bien construit
Un cahier des charges fonctionnel bien construit doit être concis, simple, organisé et répondre au critère agile de juste assez (quand il fait partie d'un processus agile).
Un cahier des charges fonctionnel bien construit aide :
l'équipe à produire un travail de meilleure qualité, et à mesurer l’avancement du projet ;
l'équipe à gagner du temps et de l'argent ;
à démontrer l’intérêt du travail effectué auprès du client.
En un mot, un cahier des charges bien rédigé donne de meilleurs résultats lors de la conception du projet.
Le cahier des charges fonctionnel est l'élément d'information le plus important sur lequel vous et votre client vous entendrez. Chaque autre élément du projet est essentiellement un prolongement du cahier des charges.
Le plus grand gaspillage de temps et d'argent se produit lorsqu'une solution doit être développée à maintes reprises sans aucune direction concrète. Un cahier des charges mal rédigé garantit presque à coup sûr ce genre de résultat.
Lorsqu'un cahier des charges est bien construit, il remplit son rôle de moteur du projet, et tous les éléments qui en découlent sont plus susceptibles de se dérouler de façon fluide, parce que tout le processus est plus efficace.
Qu'est-ce qui rend un cahier des charges fonctionnel efficace ?
Un cahier des charges efficace n'est pas forcément long ni détaillé. En fait, trop de détails et une longueur écrasante sont habituellement des indicateurs d'un cahier des charges mal écrit. Un cahier des charges doit être clair et orienter le lecteur. Il doit donner à votre client, et à vous-même, une idée claire de ce que vous voulez accomplir.
Il doit énoncer des objectifs clairs et le langage utilisé doit être concret et éviter les termes vagues et peu clairs.
Au lancement d’un projet, il est parfois difficile de définir des objectifs avec un niveau de clarté suffisant. Commencez par des termes vagues et affinez-les pour passer à quelque chose de plus concret.
Par exemple, si le travail de votre client est entravé par la lenteur de son système de gestion des stocks, l'un des objectifs du client serait : «Améliorer la vitesse du système de contrôle de l'inventaire.» C'est un objectif assez vague !
Si vous voulez améliorer le système du client pour atteindre cet objectif, vous avez besoin de plus d'informations. Vous pouvez commencer par « améliorer la vitesse du système », puis vous poserez des questions supplémentaires pour arriver aux détails de l'objectif :
Quelle amélioration de la vitesse espère-t-il voir ? Quelle est la vitesse actuelle et vers quoi souhaite-t-il aller ?
Quelle est la raison commerciale d'investir dans cet objectif particulier ?
Quel est le résultat escompté pour l’entreprise ?
Comment cette vitesse sera-t-elle mesurée ?
Pour quel niveau d'amélioration le retour sur investissement est-il optimal ?
Vous devez vous dire : « Cela fait beaucoup d'informations à comprendre pour un seul objectif ! » Et vous avez raison. Ça l'est ! La bonne nouvelle, c'est que vous n'avez pas nécessairement besoin de tout comprendre d'un coup. Vous vous rappelez quand on parlait de ces cahier des charges comme de « documents vivants » ? L'essentiel est de définir les objectifs du mieux que vous le pouvez, puis d'être prêt à les affiner au fur et à mesure que les détails s’ajoutent. Lorsque vous aurez répondu à ces questions, vous aurez une idée très claire de la façon dont l'objectif peut être atteint.
Je vais insister sur l'importance de rédiger des objectifs clairs. En définissant clairement les objectifs, vous établissez les critères de réussite du projet. Par conséquent, la rédaction d'objectifs clairs est le principe numéro un dans la rédaction d'un cahier des charges fonctionnel.
Comment créer un cahier des charges fonctionnel efficace ?
Je suis content que vous l'ayez demandé. Je trouve qu'il est souvent plus facile de réfléchir à la façon de rédiger un cahier des charges en commençant par les questions auxquelles je dois répondre. Dans le cas d'un cahier des charges fonctionnel, ces questions sont souvent les mêmes.
Créez un cahier des charges fonctionnel
Commencez votre cahier des charges en vous posant les questions suivantes :
Comment vous et votre client allez gérer le projet ? (Direction du projet)
En ce qui concerne le projet, où en sommes-nous maintenant ?
Où voulons-nous arriver ?
Qu’allons-nous faire pour y parvenir ?
À qui devons-nous nous adresser ?
Comment saurons-nous si le projet est réussi ?
Quels sont les aspects pratiques ?
Quelles approbations sont nécessaires pour procéder ?
Ces questions deviendront les titres des sections et les réponses deviendront le contenu du cahier des charges .
Voici un exemple de cahier des charges fonctionnel.
DIRECTION DE PROJET
Toutes les données courantes du projet et les coordonnées des personnes ressources doivent être indiquées ici.
Nom et type du projet
Date
Nom de l'entreprise (client)
Marque ou variante (le cas échéant)
Coordonnées du client (inclure tous les noms/titres et coordonnées)
Nom et coordonnées de votre agence
OÙ EN SOMMES-NOUS MAINTENANT ?
Décrivez la situation actuelle, tout contexte nécessaire et les principaux problèmes auxquels le client est confronté et qui ont motivé le lancement de ce projet.
OÙ VOULONS-NOUS ARRIVER?
Décrivez le(s) objectif(s) du client pour le projet.
QU’ALLONS-NOUS FAIRE POUR Y PARVENIR ?
De nombreux projets ont des composantes multiples et plusieurs équipes y travaillent. Si vous concevez une architecture système, il se peut qu'une équipe de conception d'UX soit également impliquée. C'est ici que vous documentez les détails supplémentaires qui sont pertinents à votre succès sur le projet.
À QUI DEVONS-NOUS NOUS ADRESSER ?
Chaque projet a un public cible. Il s'agit des personnes directement concernées par le projet, dont la vie et/ou les emplois peuvent être directement affectés. Il est souvent important d'obtenir des réponses de ce groupe, tant avant la conception du projet qu'après son achèvement. Définissez ici les différents publics et classez-les par ordre de priorité en fonction de leurs besoins en termes de contacts.
COMMENT SAURONS-NOUS SI LE PROJET EST RÉUSSI ?
Vous et votre client devez établir à quoi ressemblera le succès. Pour ce faire, vous devrez répondre aux questions suivantes pour chacun des objectifs :
Comment le succès sera-t-il mesuré ?
Quand sera-t-il mesuré ?
Qui le mesurera ?
Il est essentiel de connaître cette information. C'est le seul moyen d'évaluer la rentabilité de l'investissement du client (ROI pour Return On Investment, en anglais).
QUELS SONT LES ASPECTS PRATIQUES ?
Les aspects pratiques font référence à tout élément du projet qui n'a pas été décrit précédemment et qui nécessite un examen pratique lors de la planification du projet. Ils peuvent être différents pour chaque client, mais voici quelques considérations communes :
étapes clés du projet et dates de livraison ;
dates d'inscription ou dates limites pour les activités internes/externes associées ;
intégration avec d'autres activités de développement ou de marketing (par exemple, le client planifie-t-il une campagne de marketing pour le déploiement de ce projet et cette campagne a-t-elle une date précise à laquelle le projet doit être prêt ?) ;
autres considérations. C'est souvent un lieu réservé à la documentation des contraintes. Chaque client et chaque projet aura des aspects pratiques différents que vous devrez passer au crible avant de pouvoir commencer le projet.
APPROBATIONS
C'est la dernière partie du cahier des charges . Déterminez qui a le pouvoir d'approuver ou de vérifier le travail que vous produisez. Il devrait s'agir de la ou des mêmes personnes qui approuvent le cahier des charges avant le début des travaux du projet.
En résumé
Vraiment ? Déjà ? Ne devrait-il pas y avoir plus à comprendre pour rédiger un cahier des charges bien formé et donc efficace ?
Non, pas vraiment. Voici un bref résumé des sujets importants que nous avons traités dans ce chapitre :
le cahier des charges fonctionnel est l'élément d'information le plus important sur lequel vous et votre client vous entendrez ;
un cahier des charges doit être bref. Il est conçu dans un but précis, ni plus ni moins. ;
un cahier des charges efficace énonce des objectifs clairs ;
les objectifs d'un cahier des charges définissent les critères de réussite du projet ;
un cahier des charges fonctionnel peut presque s'écrire tout seul lorsque vous posez les bonnes questions.
Dans le chapitre suivant, nous parlerons de la façon dont nous recueillons les besoins d'un projet.
