Identifiez les contraintes
Les contraintes, comme les dépendances, affectent la façon dont vous planifiez les phases de votre projet, que vous travailliez dans des sprints agiles ou dans un modèle en cascade. Les contraintes limitent ou restreignent vos options. Par exemple :
le temps total du début à la fin de votre projet est de 8 semaines. Par conséquent, votre projet a une contrainte de temps de 8 semaines ;
vous devez intégrer un nouveau logiciel dans une application existante. L'intégration avec une application mère est une contrainte sur les options de développement (plateforme, langage, livraison).
Découvrez les différents types de contraintes
Les types de contraintes les plus courants sont ceux qui limitent le temps, les ressources ou le budget disponibles pour votre projet. Travailler dans le cadre de contraintes est toujours un défi pour le chef de projet. Vous devez trouver un moyen de répondre aux objectifs ou aux besoins du projet malgré les contraintes qui limitent vos options.
L'identification des contraintes, comme la collecte des besoins, est une mission d'enquête. Bon nombre des décisions que vous prendrez dans le cadre du projet seront fondées sur les renseignements que vous recueillerez et documenterez concernant les contraintes. Si une contrainte est trop restrictive pour être surmontée, elle a un impact direct et négatif sur votre capacité à livrer le projet conformément aux besoins initiaux.
Au fur et à mesure que vous élaborez le cahier des charges fonctionnel, il est impératif que vous documentiez les contraintes d'une manière aussi claire et concise que vous le faites pour les besoins. Des descriptions vagues des contraintes laissent des trous dans le projet qui peuvent facilement causer un échec de livraison. Voici quelques exemples de contraintes mal écrites, avec de bien meilleures alternatives.
Contrainte de temps :
Mauvais : « Le projet doit être terminé dès que possible. »
Qu'est-ce que cela signifie ? Y-a-t-il quelque chose ici qui soit utile à qui que ce soit ?Bon : « Le projet doit être terminé et livré avant 18 h le 17 octobre. »
Contrainte de ressources :
Mauvais : « Deux développeurs à temps partiel sont affectés à ce projet. »
Eh bien, nous savons combien de développeurs à temps partiel nous pouvons avoir, mais nous n'avons aucune idée de ce que constitue le temps partiel. Combien d'heures peuvent-ils travailler ? Est-ce l'équivalent d'un développeur à temps plein ? Peut-on en avoir un à plein temps à la place ? D'où viennent les développeurs ? Le client les fournit-il à partir de son propre personnel ou devons-nous faire appel à des freelances ?Bon : « Deux développeurs à temps partiel seront fournis par le client pour un maximum de trois heures par jour pour les deux premiers sprints du projet. »
Vous avez maintenant une bonne idée de la façon d'identifier les contraintes de votre projet, et vous savez ce qu'il faut faire pour les rédiger avec clarté, mais comment gérer leur impact sur le projet ?
Documentez et gérez les contraintes
Elizabeth Harrin, experte en gestion de projet, auteure de plusieurs ouvrages et auteure du blogue intitulé Rebel's Guide to PM (en anglais), propose une approche en cinq étapes pour documenter et gérer les dépendances et les contraintes des projets, qui me semblent tout à fait remarquable. Je vais la paraphraser ici pour vous et mettre cela dans le contexte du cahier des charges fonctionnel.
Étape 1 : Créez un registre de toutes les dépendances du projet
Rappelez-vous qu'une dépendance est une contrainte qui impose qu’un élément du projet soit terminé avant qu'un autre puisse être commencé. Évaluez les besoins de votre projet et documentez toutes les dépendances qui ont un impact sur celui-ci. Créez un registre des dépendances/contraintes (vous pouvez utiliser un modèle ou en créer un vous-même). Ce registre deviendra une ressource importante, non seulement pour la rédaction du cahier des charges, mais aussi pour votre interaction continue avec le projet et la documentation subséquente.
Étape 2 : Créez un registre de toutes les contraintes de projet
Évaluez votre projet, faites un brainstorming avec les parties prenantes et documentez toutes les contraintes qui ont un impact sur le projet. Vous avez déjà créé un registre des dépendances/contraintes, alors utilisez-le pour cataloguer ces contraintes. Si vous avez beaucoup de contraintes à documenter, vous pouvez créer deux registres distincts.
Étape 3 : Assurez-vous que les principales dépendances et contraintes se trouvent dans le document de lancement du projet (ou le cahier des charges fonctionnel, dans notre cas).
Vous vous souvenez de cette dernière question que nous utilisons comme titre dans le cahier des charges ? Quels sont les aspects pratiques ? C'est ici que les dépendances et les contraintes peuvent être répertoriées. Vous avez besoin que toutes les informations clés sur le projet soient répertoriées à un seul endroit, et le cahier des charges est notre point de départ. Si vous avez beaucoup de dépendances et/ou de contraintes, il sera peut-être nécessaire de les documenter dans un document séparé. Si c'est le cas, choisissez seulement celles qui sont les plus prioritaires à inclure dans le cahier des charges puis faites référence au document complet dans lequel les autres peuvent se trouver.
Étape 4 : Assurez-vous que les principales dépendances et contraintes figurent dans votre registre des risques.
La plupart des chefs de projet ont un registre des risques, indépendant du cahier de charges, dans lequel ils documentent les éléments de risques importants du projet. Au fur et à mesure que vous listez vos dépendances et vos contraintes, déterminez si l'une d'entre elles constitue un risque pour le projet. Les risques sont les éléments imprévisibles qui sont difficiles à prévoir, mais qui peuvent avoir un effet important sur le projet. Une contrainte de ressources, telle qu'un accès limité aux utilisateurs pour les bêta tests, pourrait être définie comme un risque et devrait être inscrite dans le registre des risques.
Si vous êtes sûr qu'une contrainte sera un problème, inscrivez-la dans votre registre des risques.
Étape 5 : Convenez de la façon dont vous allez surveiller les dépendances et les contraintes
Le simple fait d'avoir un cahier des charges et des registres bien construits constitue un bon début, mais la rédaction d'une excellente documentation ne fera pas automatiquement de votre projet un succès. Vous devez également trouver un moyen de surveiller et d'évaluer les dépendances et les contraintes au fur et à mesure que le projet évolue et s'achève, afin que tout impact sur la réussite du projet puisse être rapidement identifié et traité.
Une façon d'y parvenir est d'élaborer un plan de gestion des intervenants, ou PGI, dont nous discuterons dans le prochain chapitre.
Entraînez-vous !
Vous vous souvenez de votre cliente, Christine ? Voici son second mail. Elle s'est souvenu de quelques éléments très importants qu’elle ne vous avait pas dits précédemment.
Bonjour, J’ai pensé à des éléments que je n’ai pas mentionnés dans mon mail précédent. Nous ne voulons pas d'un nouveau système. C'est très important ! Nous voulons garder ce que nous avons, il faut juste l'améliorer. Tout ce que vous faites doit donc être intégré dans le système actuel. Nous pouvons vous donner accès au code pour que vous puissiez partir de là. Pour nous, le système est en quelque sorte une solution tout-en-un. C'est une application web qui pilote notre site web, notre boutique en ligne, nos ressources humaines, la gestion de la paie, etc. Vous n'avez qu'à demander, il le fait. Dans certains cas, il est connecté à d'autres produits/systèmes afin de ne pas réinventer la roue. Je ne sais pas s'il y a déjà une solution que vous pouvez connecter pour répondre à mon besoin, mais si c'est le cas, nous pouvons en parler et voir si cela fonctionnera avec tout le reste. Notre système se compose de deux parties distinctes : un back-end construit avec ASP.NET, et un front-end, incluant toutes les pages web, construit avec AngularJS. Nous avons plusieurs bases de données SQL Server pour toutes nos données, et tout fonctionne sur MS Azure. Nous avons actuellement un abonnement premium P2 pour MS Azure. Cela fonctionne bien la plupart du temps. Devrons-nous modifier notre abonnement avec les nouvelles demandes ? Si oui, que recommanderiez-vous ? J'ai oublié de mentionner le mobile dans mon dernier message. Nous n'avons pas encore d'application pour les appareils mobiles. Nos clients doivent utiliser le site via un navigateur. Cela fonctionne bien comme ça parce que les pages sont conçues pour les mobiles, mais nous aimerions vraiment avoir une application mobile dédiée pour la partie boutique en ligne du système, si vous pouvez l'ajouter au projet. Nous en aurons besoin pour Android et iOS. Je pense que c'est tout pour l'instant. Je vous ferai savoir si je pense à autre chose. Je vous remercie, Christine |
Prenez maintenant quelques minutes pour faire l'exercice suivant :
Identifiez toutes les contraintes que Christine a énumérées dans ce mail ou dans le mail précédent.
Créez un registre des dépendances et des contraintes (vous voudrez peut-être faire une petite recherche en ligne pour trouver quelques idées de modèles) et utilisez-le pour documenter toutes les contraintes que vous pouvez identifier.
Si vous repérez des contraintes qui pourraient compromettre le projet, créez également un registre des risques et documentez-les comme tels.
Revenez sur les besoins que vous avez identifiés dans le projet du chapitre 2 en gardant ces contraintes à l'esprit. Réévaluez ces besoins et déterminez si certains d'entre eux doivent être modifiés compte tenu des contraintes.
Si vous modifiez les besoins, notez ceux qui sont affectés et de quelle manière, afin que vous puissiez en discuter avec Christine plus tard.
En résumé
Les contraintes limitent ou restreignent vos options.
Les types de contraintes les plus courants sont ceux qui limitent le temps, les ressources ou le budget.
Les contraintes, comme les besoins, doivent être clairement documentés, sinon elles laissent des trous béants dans le projet et peuvent mener à un échec catastrophique de livraison.
Une documentation efficace des contraintes vous aide à concevoir une stratégie pour gérer et travailler dans le respect de ces contraintes tout au long du cycle de vie du projet.
Dans le chapitre suivant, nous allons passer à la vitesse supérieure pour apprendre comment rédiger un plan de gestion des parties prenantes.
