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J'ai tout compris !

Mis à jour le 04/01/2021

Adaptez votre cahier des charges à un contexte agile

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Planifiez vos sprints et rendez vos livrables à temps

Tout comme le développement agile, la documentation agile est composée de sprints, qui sont des cycles de documentation courts dans lesquels il n’y a généralement qu’un seul livrable pour le sprint en question. Dans la vidéo de ce chapitre, j'ai suggéré que la partie la plus difficile d'un processus de documentation agile est souvent la planification du premier sprint, et j'ai lancé quelques questions à se poser. J'aimerais y revenir maintenant. Elles étaient :

  1. Quel sera l'objectif ? 

  2. Qui sera impliqué ? 

  3. À quoi ressemblera le livrable ? 

Il y a d'autres questions que vous devrez poser, mais commençons par celles-ci. Si vous voulez diviser votre documentation par sprints, vous devez identifier un objectif pour chaque sprint. L'objectif est aussi connu sous le nom de but du sprint, et fait référence à ce qui sera livré pendant le sprint. Si vous connaissez tous les documents dont vous aurez besoin pour votre projet, vous pourrez peut-être planifier tous vos sprints en même temps. Cependant, il est possible que vous ne puissiez planifier que le premier sprint. Mais ce n'est pas grave, car une fois le premier sprint planifié, vous aurez un modèle pour les autres sprints.

Pour planifier le premier sprint, nous devons poser la première question :

Quel sera le premier objectif 

Considérons votre client, Christine. Seul deux mails d'elle décrivant les besoins de son projet vous ont été envoyés. Elle s'attend à ce que vous lui fassiez une proposition de projet, et cela devrait probablement se faire sous la forme d'un cahier des charges fonctionnel. On peut dire que le cahier des charges fonctionnel est votre objectif pour le premier sprint. En fait, le premier sprint de documentation devrait toujours porter au moins sur le cahier des charges fonctionnel. Sans celui-ci, il n'y a pas de projet.

La deuxième question à se poser est :

À quoi ressemblera le livrable?

Répondre à cette question vous aidera à définir le backlog, qui est la liste des tâches qui doivent être accomplies pendant le sprint pour atteindre le but du sprint.

Votre premier sprint est relativement simple à prédire en termes de résultats, c'est-à-dire que vous produirez un cahier des charges efficace pour votre client. Toutefois, vous voudrez peut-être examiner comment ce cahier des charges :sera communiqué à votre client. Certains clients voudront seulement que le document leur soit envoyé pour révision. D'autres voudront peut-être que le document leur soit présenté d'une façon ou d'une autre. En fonction du cas, votre livrable peut inclure la documentation ainsi qu'une traduction du cahier des charges sous forme de diapositives qui pourront être présentées en réunion ou en visioconférence, par exemple.

Si vous avez suffisamment d'informations sur les intervenants d'un projet, le plan de gestion des intervenants peut également être très important au début du projet et devrait également être inclus dans ce premier sprint. Réfléchissons encore au projet de Christine. Ses mails ne mentionnent rien de concret au sujet des autres intervenants. En fait, le seul intervenant identifiable à ce stade-ci serait Christine elle-même. Donc, jusqu'à ce que vous en sachiez plus, le PGI n'est pas une priorité absolue.

La troisième question à se poser est :

Qui sera impliqué ?

La réponse à cette question dépendra toujours des deux précédentes. C'est ici que vous identifiez les ressources nécessaires pour exécuter les tâches décrites dans le backlog afin d'atteindre l'objectif.

J'aimerais ajouter à la planification de votre sprint trois questions supplémentaires qui n'étaient pas incluses dans la vidéo. Elles vous aideront à planifier vos sprints afin que votre documentation soit la plus efficace possible.

Qui a besoin du livrable ?

Répondre à cette question permet d'identifier le public cible du livrable.

Est-il tributaire d'autres livrables ?

Ceci vous indique si d'autres sprints doivent être effectués en premier. Personne n'aime se tourner les pouces en attendant que quelqu'un d'autre termine son travail. C'est une perte de temps et d'argent. Si vous pouvez identifier une documentation préalable pour chaque livrable/print, alors vous pouvez facilement établir l'ordre dans lequel la documentation doit être écrite.

Quand en a-t-on besoin ?

Cette dernière question fixe la date limite pour le sprint. Contrairement à l'échéance globale d'un projet, qui est incroyablement difficile à évaluer, l'échéance d'un sprint peut n'être que de quelques semaines. Les délais de sprint sont des jalons à court terme pour le projet et aident à faire avancer le projet à un rythme efficace.

La planification de vos sprints de documentation n'a pas besoin d'être difficile, mais elle doit être minutieuse. Répondre à ces questions vous aidera grandement à planifier un processus de documentation efficace et performant.

Entraînez-vous !

Ce lien vous montrera un excellent cahier des charges d'un client de l'université d'Édimbourg. Utilisez-le pour vous en inspirer au fur et à mesure que vous complétez la tâche dans cette section.

Dans la partie 2, vous avez dressé une liste des besoins et des contraintes de l'entreprise pour le projet décrit dans les mails de Christine. Vous savez déjà que votre premier sprint dans le processus de documentation de ce projet devrait aboutir à un cahier des charges  fonctionnel complet et efficace. Vous n'avez pas besoin de trop planifier pour cela, alors autant vous lancer dans le processus d'écriture. En utilisant l'information contenue dans ce chapitre, ainsi que ce que vous avez appris dans la partie 2 au sujet de la structuration du cahier des charges de votre client, de la collecte des besoins et des contraintes, élaborez une première ébauche du cahier des charges que vous pourriez présenter à Christine. Bien que ce ne soit pas obligatoire, vous voudrez peut-être suivre la structure décrite à la partie 2, chapitre 1, pour garder votre document bien organisé.

En résumé

Dans ce chapitre, vous avez appris comment planifier un sprint avec une documentation agile. Les questions suivantes sont souvent d'une grande valeur dans la planification d'un sprint :

  1. Quel sera l'objectif ? 

  2. Qui sera impliqué ? 

  3. À quoi ressemblera le livrable ?

  4. Qui a besoin du livrable ? 

  5. Est-il tributaire d'autres livrables ?

  6. Quand en a-t-on besoin ?

Dans le chapitre suivant, nous parlerons de la dérive des objectifs et de la façon de la gérer dans vos projets.

Exemple de certificat de réussite
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