Vous êtes madame ou monsieur Innovation. Ce terme est assez vaste et peut, selon la taille de votre entreprise, concerner plusieurs services. Vous serez donc en charge de piloter les projets d'innovation. La première étape de votre travail s'appelle le lancement de projet.
Lancez vos projets
Les projets d'innovation définis avec la direction peuvent concerner des équipes qui travaillent dans des services différents. Ainsi, plusieurs projets innovants peuvent être lancés au même moment, mais dans des services différents.
J'ai pu expérimenter, dans ma carrière, un projet qui consistait à numériser les gammes de contrôle et les rendre accessibles en ligne, permettant ainsi une validation informatique des différentes étapes du process d'inspection.
Dans le même temps, un autre projet consistait à mettre en place une machine d'usinage plus performante, en passant d'une fraiseuse 3 axes à une 5 axes. Cela modernisait de façon considérable le poste.
Les deux projets innovants étaient pilotés par le même service, le bureau d'études, et concernaient deux entités distinctes.
Il est donc important avant tout lancement de bien identifier les équipes concernées pour ensuite leur présenter le projet, et surtout mettre en avant les avantages et la nécessité de sa mise en place.
Vous pourrez aussi être amené à développer des relations avec des partenaires extérieurs, tels que des laboratoires, des universités, des bureaux d'études, etc. Il ne faudra pas les oublier lors de votre campagne de lancement de projet.
Définissez vos projets
Comme pour tout projet, il est nécessaire de bien définir le but, les enjeux et les objectifs à atteindre.
Le budget doit également être défini et validé. La difficulté dans l'innovation est qu'il peut parfois être un peu complexe de définir les coûts exacts. Un planning avec différents jalons est également essentiel à la bonne réalisation d'un projet. Et bien sûr, il faut définir l'équipe projet.
Je vous conseille de passer du temps sur cette phase, car c'est en quelque sorte votre "carte de route" et votre outil de base pour présenter et communiquer sur le sujet.
Assurez-vous de valider les différents éléments avec vos supérieurs pour éviter toute mauvaise surprise en milieu ou, pire encore, en fin de parcours.
Mettez à disposition les moyens nécessaires
On ne peut pas réussir un projet sans en avoir les moyens :
humains ;
financiers ;
et techniques.
En effet, les personnes impliquées dans un projet innovant vont devoir dégager du temps pour s'y consacrer. Il faut donc définir la part de temps nécessaire. Cela implique une répartition différente de la charge quotidienne de travail.
Pour des projets très spécifiques et importants, l'entreprise peut décider de détacher une personne à 100 % pour la durée du projet. Dans ce cas, elle devra être remplacée pour ses tâches quotidiennes.
J'ai eu l'occasion de le vivre et cela demande une certaine organisation en amont pour que tout se passe pour le mieux, en prenant en considération une période de formation et de recouvrement.
Le recrutement d'une ressource spécifique peut également se révéler nécessaire. Il ne faut pas oublier de le prendre en considération dans le budget.
En tant que pilote, vous devez vous assurer que l'équipe projet aura accès aux moyens techniques nécessaires. Par exemple, s'il y a besoin d'un prototypage rapide, il faut lui donner la possibilité d'imprimer en 3D, soit en interne, soit en prévoyant des créneaux et un budget de sous-traitance chez un fournisseur/partenaire.
N'oubliez pas de vous assurer que toutes les formations et informations nécessaires soient données aux équipes. Pour certains projets, il y a peut-être un niveau de connaissances minimum à avoir. Par exemple, l'utilisation d'une machine pour faire des essais, ou encore un logiciel à utiliser. Bien souvent, quelques heures en "AFEST" (action de formation en situation de travail) suffisent et permettent de bien commencer le projet.
Suivez vos projets
Vos projets sont lancés, les équipes ont tous les outils en main pour réussir. Les actions sont définies dans un planning et commencent à être déployées. En tant que pilote, vous devez vous assurer du bon déroulement des projets.
Ainsi, il vous faut organiser des points projets réguliers en mettant en place des indicateurs pour chaque projet :
un indicateur de suivi de planning (% du projet réalisé) ;
un indicateur budget (% du budget consommé, budget restant) ;
un taux d'engagement des participants (Est-ce que le taux jugé en début de projet est adéquat ? Faut-il l'ajuster ?) ;
et tout autre indicateur spécifique que vous jugerez intéressant à suivre en fonction du sujet.
Ces points réguliers permettront de passer en revue les indicateurs. Un indicateur qui n'est pas "vert" signifie que quelque chose a empêché d'atteindre l'objectif. Il faut traduire ces obstacles en problèmes, les capitaliser et, autant que possible, les résoudre au fur et à mesure grâce à des sous-plans d'action.
Il est important de suivre la résolution de ces problèmes au fur et à mesure ! Encore une fois, des outils de résolution de problèmes peuvent être empruntés à l'amélioration (la méthode des "5 pourquoi" ou le diagramme d'Ishikawa, par exemple).
Certaines difficultés pourront être résolues en séance, alors que d'autres nécessiteront l'intervention de la direction. Par exemple, vous vous rendez compte qu'il faut sous-traiter une opération spécifique, comme l'analyse d'un matériau. Ce besoin n'a pas été identifié en début de projet et, dans de tels cas, la revue d'un ajustement de budget doit être soumise à l'approbation de la direction financière.
Communiquez
Il est important ensuite d'avoir un tableau de bord avec les différents projets, leurs avancées, les difficultés rencontrées et les succès. Cet outil permettra de communiquer avec votre direction et de trouver des solutions à des problèmes, si nécessaire.
On ne vous reprochera pas d'alerter sur un éventuel retard, mais on pourra vous reprocher de ne pas l'avoir fait ou d'avoir trop attendu !
Communiquer aussi auprès des autres services sur les projets innovants peut se faire via un journal interne, un site web, ou tout simplement lors d'échanges informels entre services.
Ce type d'échange peut donner des idées à d'autres services. :honte: Vos projets peuvent avoir des retombées positives auxquelles vous n'avez peut-être pas pensé. Par exemple, la mise en place d'une nouvelle machine plus performante en fraisage aura forcément un impact positif sur le service Contrôle qui devrait trouver moins de défauts, et donc augmenter sa productivité et améliorer ses indicateurs !
Une entreprise qui réserve un budget innovation véhicule aussi une image très positive, celle d'une entreprise dynamique qui veut rester dans l'air du temps. Cela peut aussi être le reflet d'une bonne santé financière.
La communication passe également par votre présence au sein de salons, colloques sur l'innovation, ou tout simplement dans vos relations avec vos clients ou fournisseurs. Vous pouvez d'ailleurs les impliquer dans vos stratégies d'innovation grâce à la PLM (que je vous ai présentée en partie 3).
Ainsi, la gestion de votre service passe par le pilotage de projets d'innovation. La réussite de vos projets est bien évidemment étroitement liée à vos équipes ! En tant que pilote de projets innovants, vous devez aussi être un manager capable de fédérer vos équipes pour atteindre les objectifs, non seulement ceux de votre service mais aussi ceux de votre entreprise !
