Adoptez la méthode PEPS
Vous savez à présent gérer votre énergie pour être en forme le premier jour et faire une bonne impression. Voyez maintenant comment gérer les premiers instants de votre premier jour. Je vous ai concocté un moyen très facile de vous souvenir de mes quelques conseils : la méthode PEPS, qui veut dire :
P pour Présentation;
E pour Écoute;
P Pour Prise de notes;
S pour S Style vestimentaire.
Prêt pour avoir du PEPS ? :) C'est parti !
Présentez-vous efficacement
Vous vous présentez à l’accueil de la société. On vous demande votre nom et celui de la personne qui va vous accueillir (en général votre manager, parfois quelqu’un des RH). Cette personne vient vous chercher, vous salue, et c’est le début des présentations : on va vous présenter les différents membres de l'équipe.
Parfois, on vous présentera, parfois vous vous présenterez tout seul. Voici le mode d’emploi :
1/ On vous présente
Regardez poliment et alternativement les yeux de celui ou celle qui parle ET de la personne qui vous est présentée. Soyez souriant et adoptez une posture ouverte.
Concentrez-vous pour mémoriser le nom et la fonction de la personne, vous allez probablement lui parler dans le futur.
Essayez de ne pas interrompre celui ou celle qui vous présente.
Notez plus tard, revenu à votre bureau, le nom, la fonction, et tout élément utile qui vous a été indiqué sur cette personne.
Par exemple :
Attendez quelques jours d’observation de vos collègues, avant d’utiliser le prénom pour vous adresser à vos N+2 et N+3… Et dans le doute, dites “Monsieur” ou “Madame”.
Ne prenez pas l'initiative de tendre la main : c'est généralement aux personnes déjà en poste de le faire. Mais soyez prêt à tendre la vôtre en réponse. 😉
2/ Vous vous présentez vous-même
Le premier jour, en général, vous êtes rarement seul et livré à vous-même. Cependant, si vous croisez quelqu’un qui vous sollicite du regard et qui semble faire partie de l’équipe, vous devez vous présenter simplement. Voici quelques conseils :
dites vos prénom et nom ;
indiquez votre poste ;
précisez que vous venez d’arriver en ne prenant aucune initiative sur le contact physique (serrage de main, ...), sur l’utilisation immédiate du prénom/M. ou Mme + nom de famille, ni sur le tutoiement/vouvoiement.
Par exemple : "Bonjour, je suis Clara, cheffe de projet digital, c’est mon premier jour (en poste)/je viens d’arriver."
Soyez prêt à résumer en 2 phrases votre parcours si on vous le demande : votre dernier diplôme, votre poste précédent et/ou votre stage le plus important.
La personne se présentera, et en général prendra l’initiative de vous tutoyer d’emblée et de vous mettre à l’aise avec une discussion informelle. Bien sûr, s’il n’y a pas d’échange, ne vous inquiétez pas : elle est peut-être introvertie, ou pressée, etc.
3/ Vous vous présentez en réunion
En réunion, si l’on vous demande de vous présenter à l’équipe de façon plus complète, voici quelques principes :
Soyez concis, ne déroulez pas votre CV, sélectionnez d’abord ce qui correspond à votre poste et à votre domaine d’activité.
Écrivez votre présentation en 7 phrases.
Communiquez positivement sur le fait de démarrer ce nouveau poste et dites vos attentes.
Concluez sur votre intérêt à intégrer cette équipe et expliquez la raison de cet enthousiasme.
Soyez à l’Écoute
Lisez ce qui se rapporte à l’actualité de l'entreprise que vous rejoignez et sur votre future équipe, si vous connaissez leurs noms. Intéressez-vous par exemple à leur parcours professionnel (diplômes et postes précédents).
À ce stade des premiers jours de prise de poste, les ¾ de votre temps seront consacrés à l'écoute. Profitez-en, c’est une qualité très utile dans la relation de travail et pour la coopération. D’ailleurs, votre qualité d’écoute fait partie des compétences attendues.
Comment bien écouter ?
D’abord, détendez-vous ! Pour cela, n’hésitez pas à faire, le matin de vos débuts, l’exercice de relaxation décrit dans le chapitre précédent. 😊
Vous n’avez pas à démontrer à chaque interaction que vous êtes légitime pour ce poste : vous avez été recruté, après avoir passé plusieurs entretiens où vos compétences ont été évaluées. Si vous êtes là aujourd’hui, c’est que vous avez convaincu ! En relâchant cette pression-là, vous libérez de l’énergie et de l’attention pour être concentré… sur les autres, ce qu’ils vous disent et ce qu’ils vous transmettent.
Pour être particulièrement efficace, votre écoute doit être active et commence par l’observation, puis la compréhension de ce qui est dit et de la façon dont c’est dit. Enfin, il vous faudra mémoriser toutes les informations, nombreuses, en les classant et les hiérarchisant. À chaque phase sa technique :
1/ Comprendre en reformulant et en questionnant
Vous allez être formé sur les procédures internes et la production de vos tâches. Vous devrez être proactif : vérifiez que vous avez bien compris et posez des questions si nécessaire. C’est ce que l’on appelle l’écoute active. Elle consiste à :
reformuler et de valider pour être sûr que tout a été bien compris ;
posez vos questions, si besoin.
En reformulant, vous limitez les risques d’interprétation, et vous montrez également que vous écoutez bien. Reformuler, c’est :
Résumer : « En résumé, je retiens que… c’est bien ça ? ».
Clarifier : « Ce que tu veux dire, c’est que… ? ».
Recentrer : « Pouvons-nous reprendre/revenir S.T.P./S.V.P. sur… ? ».
Poser des questions vous permet de comprendre les faits plutôt qu’imaginer, projeter ou interpréter à tort. Privilégiez les questions ouvertes (quoi, qui, comment, pourquoi, quand, jusqu’où, etc.) aux questions fermées (auxquelles on répond par oui ou non). Vous aurez davantage d’informations.
Plutôt que de dire : "Est-ce qu'il y a un informaticien dans l'entreprise ? ", demandez "Qui est l'informaticien du service ?" par exemple. Plutôt qu'un simple "oui", vous aurez le nom et prénom de la personne.
2/ Mémorisez
Beaucoup va vous être dit et vous sera répété. Vous vous intègrerez plus facilement si vous mémoriserez rapidement le flot d’informations que vous allez recevoir. Mais vous ne pourrez pas mémoriser tous les détails ! Pour cela, une prise de notes est nécessaire, et vous devez vous organiser en amont pour que cette prise de notes soit efficace.
Préparez votre prise de notes
L’objectif est de concentrer vos notes au même endroit et de les reprendre régulièrement. Certaines de ces notes pourraient également vous servir plus tard, pour un compte-rendu par exemple. Voici quelques principes simples à mettre en place :
1/ Choisissez le bon support
Des posts-its, des feuilles à droite à gauche, c'est autant de risques de perdre des informations. Je vous conseille d'avoir un support unique pour écrire vos notes, comme par exemple :
un carnet de notes que vous avez systématiquement avec vous ;
votre ordinateur portable, en utilisant éventuellement un logiciel de prise de notes : Google Keep, EverNote, OneNote, etc. ;
votre smartphone quand vous n’êtes pas à votre bureau.
2/ Organisez votre prise de notes
Plus vos notes seront organisées et structurées, plus il vous sera facile de les mémoriser. Par exemple, structurez vos notes avec les rubriques suivantes :
Quoi ;
Qui ;
Où ;
Quand ;
Comment ;
Pourquoi ;
À faire ;
Commentaires éventuels.
Une fois vos notes prises, le mieux pour pouvoir les utiliser est de les relire. Pour cela, reprenez vos notes chaque journée, avant de partir. Annotez la rubrique « À faire » par :
OK/Pas compris ;
Question : … ? ;
À revoir avec X ;
Demander… à Z ;
Réaliser tâche Y en rapport avec votre mission ;
Écrire un e-mail à… à propos de… ;
etc.
Ajustez votre style vestimentaire
Ici, il ne s’agit pas de vous relooker complètement, mais de vous adapter à l’organisation que vous rejoignez. Il est possible que votre métier vous demande d'être en contact avec de la clientèle ou du public. Vous représenterez alors votre entreprise. C'est pourquoi vous devez veiller à l'image que vous renvoyez aux autres.
La tenue vestimentaire varie selon la culture de l'entreprise : certains environnements nécessitent une tenue formelle (veste, cravate, tailleur) alors que les environnements start-up sont souvent plus souples : on y évite le tailleur ou le costume.
Dans certaines entreprises, on observe un code couleur pour les chemises des messieurs. Le vendredi peut être également plus casual.
Le principe est de ne pas faire "tache", de ne pas choquer et de ne pas focaliser l'attention sur sa tenue. Cela pourrait détourner l'attention de vos qualités professionnelles. 😊
Attention par exemple aux tenues trop dénudées, au jean lorsque vous faites face à la clientèle, au maquillage ou aux bijoux en excès ou à votre jogging préféré du weekend.
En résumé
Dans ce chapitre, vous avez appris comment :
vous présenter dans toute situation ;
être à l’écoute et vous rendre disponible ;
prendre des notes efficaces et productives ;
ajuster votre style vestimentaire pour être adéquation à votre mission.
Bravo pour ce premier jour, découvrez dans les deux prochains chapitres tout ce qu’il faut savoir pour réussir votre première semaine !
