Dans ce chapitre, nous verrons en détail quelles sont les déclarations courantes et annuelles à effectuer.
Réalisez les déclarations courantes
Déclarez la DSN
La déclaration sociale nominative (DSN) est un fichier mensuel produit à partir des bulletins de paie. Il est destiné à communiquer les informations nécessaires à la gestion de la protection sociale des salariés, aux organismes et administrations concernés.
La DSN remplace l'ensemble des déclarations périodiques, et diverses formalités administratives adressées par les employeurs à une diversité d'acteurs (CPAM, Urssaf, Agirc-Arrco, organismes complémentaires, Pôle Emploi, centre des impôts, caisses des régimes spéciaux, notamment).
Elle est généralisée depuis le 1er janvier 2017 pour l’ensemble des entreprises sur secteur privé.
Il y a deux types de DSN à distinguer :
la DSN mensuelle ;
et la DSN événementielle.
Déclarez la DSN mensuelle
La DSN mensuelle est la dernière étape du traitement de la paie. Elle est à déclarer par établissement.
Comme elle est une photocopie du bulletin de paie, elle permet non seulement de déclarer les charges sociales salariales et patronales, mais également de reconstituer les différentes déclarations administratives.
Chaque déclaration administrative doit contenir :
l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières pour la maladie/maternité/paternité (DSIJ) ;
l’attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières pour l’accident du travail, l’accident de trajet et la maladie professionnelle (DSIJ) ;
l’attestation employeur dématérialisée (AED), que l’on appelle communément l’attestation Pôle Emploi ;
les bordereaux de cotisations et de DADS-U (déclaration automatisée des données sociales unifiée) permettant la déclaration des charges sociales.
Quelles sont les déclarations remplacées par la DSN mensuelle ?
La déclaration sociale nominative remplace certains documents, tels que :
l’attestation de salaires pour le versement des indemnités journalières ;
l’attestation employeur (AE) :
les déclarations et enquêtes des mouvements de main-d’œuvre (DMMO et EMMO) ;
les formulaires de radiation des institutions de prévoyance, assurances, mutuelles des contrats de complémentaires santé et de prévoyance ;
la déclaration unifiée des cotisations sociales (DUCS) Urssaf ;
le bordereau récapitulatif des cotisations versées Urssaf ;
le tableau récapitulatif annuel (TRA) Urssaf ;
le relevé mensuel des contrats de mission (RMM).
Il n’est plus nécessaire de produire le tableau récapitulatif annuel Urssaf, puisque les régularisations doivent désormais être effectuées lors des DSN mensuelles. L’employeur doit cependant signaler les événements ayant eu lieu pendant le mois (arrêt de travail, fin de contrat, etc.) via la DSN.
Réalisez la DSN événementielle
La CPAM et Pôle Emploi reconstituent les déclarations grâce à l'historique des DSN mensuelles qui ont permis de collecter les rémunérations, les salaires rétablis, etc.
La DSN événementielle sera à produire lors d’un signalement d'événement.
Quels sont les signalements d'événements concernés par la production de la DSN événementielle ?
Il y a trois événements pour lesquels il faudra produire une DSN événementielle :
le signalement d’arrêt de travail ;
le signalement de reprise anticipée de travail ;
le signalement de fin de contrat de travail.
La reconstitution de l'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières et de l'attestation employeur destinée à Pôle Emploi est possible uniquement si les informations nécessaires se trouvent dans l'historique de dépôt de la DSN mensuelle :
DSIJ maladie/maternité/paternité : 3 mois dans la limite du début de contrat de travail ;
DSIJ AT/MP/accident de trajet : 12 mois dans la limite de la date de début de contrat ;
AED : 12 mois dans la limite de la date de début de contrat.
Réalisez les autres déclarations
Certaines des déclarations que nous aborderons par la suite seront directement prises en charge grâce à la DSN mensuelle et/ou événementielle.
Effectuez la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Indispensable en situation d'embauche du salarié, elle se fait sur le portail de l'Urssaf, via net-entreprises, ou en télédéclaration sur le logiciel de paie.
Qui réaliser la déclaration préalable à l'embauche ?
C'est à l'employeur de procéder à cette déclaration qui permet de signaler aux organismes sociaux l'arrivée d'un salarié au sein des effectifs de l'entreprise, et donc de le comptabiliser dans le calcul des cotisations sociales.
Il suffit d'avoir les éléments suivants pour procéder à la déclaration sur le portail de l'Urssaf :
numéro Siret de l'entreprise, ou de l'établissement dont relève le salarié si l'entreprise en a plusieurs ;
nom et adresse de l'entreprise ou de l'établissement ;
code APE/NAF ;
nom et prénom du salarié concerné.
Réalisez les attestations de salaire
L’attestation de salaire est directement prise en charge par la DSN.
L'attestation de salaire pour arrêt de travail
L'attestation de salaire est une déclaration obligatoire pour tout arrêt de travail. C'est ce qui va permettre à l'assurance maladie de déterminer les droits à ce qu'on appelle les indemnités journalières. C'est par conséquent ce qui va aider à déterminer le montant de ce qui va être versé au salarié en arrêt de travail, afin de compenser le risque financier généré.
L'attestation de salaire doit donc être établie pour tous les cas de figure suivants :
maladie ;
maternité ;
paternité/accueil de l'enfant ;
adoption ;
accident du travail ou maladie professionnelle.
Que se passe-t-il lorsque le salarié reprend son activité ?
Avant la mise en place de la DSN, l'employeur ne devait signaler que les reprises de travail anticipé, dans les 5 jours suivant la reprise.
À partir du moment où l'entreprise procède au signalement des arrêts de travail de ses salariés via la DSN, il y a deux cas de figure :
si la reprise du travail a lieu comme prévu, elle doit être transmise dans la DSN mensuelle ;
si la reprise est anticipée, l'employeur devra alors faire une déclaration spécifique événementielle dans un délai de 5 jours à compter de cet événement, qu'il y ait ou non subrogation de l'employeur.
Établissez l'attestation de salaire pour mi-temps thérapeutique
Qu'est-ce que le mi-temps thérapeutique ?
Il s'agit d'une reprise à temps partiel suite à un arrêt de travail.
Cela permet au salarié qui sort d'un accident du travail ou d'une maladie sérieuse (cancer, par exemple) de reprendre son activité progressivement et de voir son salaire complété par des indemnités journalières versées par l'assurance maladie.
L'arrêt de travail doit donc avoir été causé par :
une maladie indemnisée par la Sécurité sociale ;
une maladie professionnelle ;
un accident du travail.
La caisse d'assurance maladie définit le montant et la durée des indemnités.
Le montant ne peut pas être supérieur au salaire mensuel perçu par les salariés de la même catégorie socioprofessionnelle. La durée ne peut à priori pas excéder 12 mois.
Faites la déclaration d'accident du travail
Étant donné que nous sommes en train d'évoquer les attestations de salaire, il est essentiel de parler d'un événement très particulier qui peut déboucher sur une situation d'arrêt de travail, et donc nécessiter une attestation de salaire : l'accident de travail.
Qu'est-ce qu'un accident du travail ?
Un accident du travail ou un accident de trajet sont des accidents qui surviennent par le fait ou à l'occasion du travail.
L'employeur doit le déclarer dès qu'il en prend connaissance.
L'accident doit réunir les éléments suivants :
un événement soudain (une chute) ;
une lésion corporelle ou psychique ;
la survenance de l'accident au cours ou à l'occasion du travail.
L'accident de trajet doit avoir eu lieu entre le lieu de travail et la résidence du salarié ou toute résidence à laquelle il se rend régulièrement pour des raisons familiales, avec un caractère de stabilité, ou bien le lieu où il prend ses repas pendant sa journée de travail.
Le salarié a 24 heures pour notifier l'accident à son employeur, sauf en cas de force majeure.
L'employeur, quant à lui, doit notifier l'accident dans les 48 heures au plus tard à la caisse primaire d'assurance maladie du salarié (CPAM) ou à la MSA, selon le régime dont dépend le salarié. Il existe bien entendu d’autres régimes.
Si l'accident de travail débouche sur un arrêt de travail, le salarié doit délivrer un certificat d'arrêt de travail rempli par son médecin à son employeur, qui doit en conséquence établir une attestation de salaire.
L'absence de déclaration peut donner lieu à une amende.
Réalisez la déclaration de mouvement de main-d'œuvre (DMMO)
La déclaration de mouvement de main d'œuvre est directement prise en charge par la DSN.
Cette déclaration concerne les entreprises de plus de 50 salariés. Le but de cette déclaration est de notifier tout nouveau contrat ou toute rupture de contrat qui aurait eu lieu pendant le mois déclaré.
Même avant l'avènement de la DSN, cette déclaration devait être faite chaque mois, après la clôture de la paie.
Si l'entreprise a plusieurs établissements, il faut alors établir une déclaration par établissement.
Dans le cas où l'effectif de l'établissement passerait sous le seuil de 50 salariés en cours d'année, il faut continuer à faire la DMMO jusqu'à la fin de l'année. En revanche, à partir du moment où l'effectif de l'entreprise franchit le seuil de 50 salariés, la DMMO doit être faite le mois même du dépassement de seuil.
Les catégories de salariés suivantes entrent dans l'effectif comptabilisé :
les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ;
les travailleurs en contrat à durée déterminée (CDD) ;
les salariés temporaires (saisonniers) ;
les VRP ;
les salariés travaillant sur un chantier ;
les travailleurs à domicile ;
les pigistes ;
les vacataires ;
les intermittents du spectacle ;
les contrats aidés : contrats d'apprentissage, contrats de professionnalisation, contrats d'avenir, contrats uniques d'insertion.
L'attestation destinée à Pôle Emploi
L’attestation Pôle Emploi est directement prise en charge par la DSN.
À quoi sert l'attestation Pôle Emploi ?
Il s'agit d'un document que l'employeur doit remettre à son salarié à la fin de son contrat. Ce document permettra au salarié de faire valoir ses droits aux allocations chômage.
Cette attestation concerne les salariés en CDD ou CDI, quel que soit le motif de la rupture.
L'attestation doit comporter entre autres les informations suivantes :
l'identité et la qualification du salarié ;
le motif de la rupture du contrat de travail ;
la durée de l'emploi ;
le montant des rémunérations des 12 derniers mois (salaires, primes, indemnités, montant du solde de tout compte).
Si le salarié ne reçoit pas ce document, il peut saisir le juge et obtenir des dommages et intérêts.
Il faut donc que cette attestation soit remise au salarié lors de son dernier jour de travail, même s'il est dispensé d'effectuer son préavis.
Effectuez les déclarations annuelles
Déclarez la taxe d’apprentissage
La taxe d’apprentissage peut être prise en charge par la DSN.
La taxe d'apprentissage est due par toute entreprise soumise à l'impôt sur les sociétés ou l'impôt sur les revenus, à condition que l’entreprise ait des salariés. Il peut s'agir :
des entreprises individuelles ;
des sociétés comme les SAS(U), les SARL(U) par exemple ;
des associations ;
des coopératives agricoles ;
des groupements d'intérêt économique (GIE).
Y a-t-il des organisations qui sont exonérées de la taxe d'apprentissage ?
Eh bien oui ! Les employants des apprentis – sous certaines conditions – ou encore les personnes morales ayant pour objet seul l’enseignement.
Les entreprises n'auront pas de déclaration spécifique à produire. En effet, la déclaration des rémunérations se fait par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN).
Le paiement de la déclaration dépend de l’effectif de l’entreprise. Une entreprise de moins de 11 salariés est dispensée d’acompte de la taxe d’apprentissage. Le paiement sera intégralement versé le 1er mars de chaque année au plus tard.
Déclarez la taxe sur les salaires
La taxe sur les salaires est due par les employeurs qui ne sont pas soumis à la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) sur la totalité de leur chiffre d'affaires. C'est une taxe annuelle, trimestrielle ou mensuelle en fonction de la somme à payer.
Si la taxe est inférieure à 1 200 euros, alors l’employeur est dispensé de déclaration et de paiement de la taxe.
La date de paiement et les modalités de déclaration varient en fonction de la somme à payer.
Une entreprise assujettie à la taxe sur les salaires pour un montant inférieur à 4 000 euros devra établir une déclaration annuelle le 15 janvier de l'année suivante. La fréquence des déclarations change en fonction du montant à payer. Vous pouvez vous reporter à la délcaration annuelle n°2502.
Réalisez la déclaration annuelle au service de santé du travail
Selon l’article L. 4622-2 du Code du travail, « les services de santé au travail ont pour mission exclusive d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail ».
Ils ont donc un rôle exclusivement préventif. Le médecin du travail exerce dans un service de santé au travail. C’est notamment le service de santé qui organise la visite médicale d’embauche.
Afin de rémunérer ce service, les entreprises doivent procéder à une déclaration annuelle au service de santé du travail, afin de déterminer les salariés présents.
Cette déclaration permet ainsi de calculer la cotisation en fonction du nombre de salariés.
En résumé
La déclaration sociale nominative (DSN) est un fichier mensuel produit à partir des bulletins de paie.
Il existe deux types de DSN :
la DSN mensuelle, qui permet de déclarer les charges sociales salariales et patronales et de reconstituer les différentes déclarations administratives ;
la DSN événementielle, à produire lors d’un signalement d'événement comme l'arrêt de travail, la reprise anticipée de travail ou la fin de contrat de travail.
La déclaration préalable à l'embauche doit être réalisée pour signaler l'arrivée d'un salarié.
La taxe d'apprentissage, la taxe sur les salaires et la déclaration annuelle au service de santé du travail doivent être réalisées chaque année.
Dans le chapitre suivant, vous apprendrez à contrôler la DSN Urssaf.
