Paramétrez votre logiciel de paie

Il existe 3 types de cotisations sociales qui doivent être contrôlées dans le plan de paie :

• les cotisations de la Sécurité sociale ;

• les cotisations retraite ;

• les cotisations des régimes facultatifs (la prévoyance, la mutuelle, la retraite supplémentaire).

Les cotisations sociales, bien que directement paramétrées et mises à jour fréquemment par le logiciel de paie, doivent être contrôlées.

Contrôlez les cotisations de la Sécurité sociale

Les cotisations de la Sécurité sociale sont paramétrées par l’éditeur du logiciel de paie. Nous allons seulement vérifier que les cotisations sociales de la Sécurité sociale sont à jour lors de la création d’un dossier client, et plus particulièrement au début de chaque année.

Voici la liste non exhaustive des cotisations sociales de la Sécurité sociale que vous pouvez contrôler dans le plan de paie :

• la cotisation d'allocations familiales ;

• la contribution solidarité autonomie (CSA) ;

• le Fonds national d'aide au logement (Fnal) ;

• la contribution au dialogue social ;

• les taux de cotisations vieillesse ;

• les taux de la CSG/CRDS ;

• le taux d’assurance chômage ;

• la cotisation d’AGS.

Contrôlez les cotisations de Sécurité sociale

Il est important de contrôler les cotisations qui couvrent les assurances maladie, maternité, invalidité, décès, et l'assurance vieillesse de base (retraite du régime général ou du régime de protection sociale agricole).

Elles sont calculées sur tous les éléments de rémunération versés au salarié en contrepartie de son travail effectif.

Par conséquent, les taux pourraient également être les suivants :

Prenons un exemple. Un salarié perçoit une rémunération brute de 3 500 € en janvier 2023, 4 500 € en février 2023 et 3 800 € en mars 2023.

Sa rémunération brute cumulée est donc de 11 800 €.

Pour vérifier si on applique un taux de 7 % ou 13 % au titre de l'assurance maladie, on va donc comparer ce montant avec 2,5 Smic cumulés.

Soit (1 709,28 * 3) * 2,5 = 12 819,60 €.

La rémunération brute cumulée est supérieure à 2,5 Smic cumulés, donc on applique un taux de 13 %.

Cela signifie entre autres que si la rémunération passe en dessous le mois suivant, on devra régulariser le taux (de 13 % à 7 %). Donc, pour un salarié donc la rémunération brute varie beaucoup d'un mois sur l'autre, cela peut être synonyme de régularisations conséquentes d'un mois à l'autre.

Contrôlez les cotisations d'allocations familiales

Ces cotisations servent à financer très spécifiquement les prestations versées par les caisses d'allocations familiales (CAF).

Elles sont calculées sur la totalité de la rémunération du salarié. On dit alors que la base de calcul est "déplafonnée".

Le taux appliqué à cette cotisation est à la base de 3,45 %, mais il peut y avoir application d'un taux supplémentaire de 1,80 % pour les salariés suivants :

• les salariés dont l’employeur entre dans le champ d’application de la réduction générale des cotisations et contributions patronales ;

• les salariés dont les rémunérations ou gains n’excèdent pas 3,5 fois le Smic sur l’année en cumulé. 

Il faut donc les contrôler chaque mois.

Contrôlez la contribution solidarité autonomie (CSA)

Il s'agit d'une contribution destinée à la Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie (CNSA). Le but est ici de financer des actions en faveur de l'autonomie des handicapés ou des personnes âgées.

Concernant le calcul, cette cotisation s'applique aux rémunérations versées aux personnes affiliées à un régime français de base d'assurance maladie : salariés, intérimaires, saisonniers, salariés travaillant à l'étranger et affiliés au régime de l'assurance maladie.

Le taux appliqué à cette cotisation est de 0,3 %, et l'assiette de calcul est la même que celle de la cotisation patronale d'assurance maladie. Il peut d'ailleurs arriver que cette cotisation soit directement intégrée sur le bulletin à la cotisation d'assurance maladie, pour la partie patronale uniquement, bien sûr.

Les gratifications de stage sont exclues de la CSA.

Les rémunérations des personnes embauchées en contrat emploi solidarité et en contrat d'insertion, en contrat d'apprentissage ou en contrat de professionnalisation, ainsi que la partie à la charge de l'État de la garantie de ressources pour les personnes handicapées, sont également exonérées de la CSA.

Contrôlez le versement au Fonds national d'aide au logement (Fnal)

Cette cotisation est due par tous les employeurs, indépendamment de la taille de l'entreprise. Elle a été mise en place afin d'assurer le financement de l'allocation logement.

Le taux appliqué à cette cotisation varie en fonction de la taille de l'entreprise :

• un taux de 0,10 %, limité au plafond de la Sécurité sociale pour les employeurs ayant moins de 50 salariés ;

• un taux de 0,50 % sur la totalité des rémunérations pour les employeurs ayant plus de 50 salariés.

Depuis le 1er janvier 2020, si vous avez dépassé le seuil de 50 salariés, il faut vérifier si le seuil est toujours dépassé pendant 5 années consécutives, avant d'appliquer le taux de 0,50 %. Si l'entreprise repasse en-dessous du seuil, alors le taux de 0,50 % ne lui sera plus applicable, et ainsi de suite.

Contrôlez la contribution sociale généralisée (CSG)

Cette cotisation est prélevée sur les revenus bruts d'activité des salariés mais aussi sur les revenus de remplacement, autrement dit les revenus perçus à la place de la rémunération.

Il peut s'agir d'allocations chômage ou d'indemnités pour cause de maladie, d'avantages en nature ou en espèces, de primes et indemnités diverses, de bénéfices industriels, commerciaux ou agricoles, par exemple.

En 2023, le taux de la CSG est à 9,2 %, dont 6,8 % déductibles de l'impôt sur le revenu. Lorsque la CSG est déductible, cela signifie qu’elle ne rentre pas dans l'assiette déclarée chaque année aux autorités fiscales afin de calculer le montant à payer au titre de l'impôt sur le revenu.

Il est important également de retenir que certains revenus sont exonérés de CSG (et de CRDS), comme par exemple les sommes perçues par les étudiants ou les apprentis, les sommes perçues dans le cadre du volontariat ou de la coopération, ou encore les frais professionnels.

Contrôlez la contribution au remboursement de la dette sociale (CRDS)

Le fonctionnement est le même que pour la CSG en termes de revenus.

Le taux appliqué au calcul de la CRDS est de 0,5 %, et elle est entièrement non déductible d'impôts. Cela signifie que le montant de la CRDS rentre dans l'assiette servant à calculer le montant à payer au titre de l'impôt sur le revenu.

Contrôlez les cotisations retraite et de prévoyance

Les cotisations de retraite complémentaire sont paramétrées par l’éditeur du logiciel de paie car il s’agit de taux communs, tout comme ceux de la Sécurité sociale. Nous allons seulement vérifier que les cotisations sociales de retraite sont à jour lors de la création d’un dossier client, et plus particulièrement au début de chaque année.

Contrôlez les cotisations de retraite

Voici la liste non exhaustive des cotisations sociales de la retraite, que vous pouvez contrôler dans le plan de paie :

• la cotisation de retraite complémentaire ;

• la cotisation de retraite supplémentaire ;

• le taux de la CEG ;

• la CET ;

• la cotisation de l’Apec.

La répartition de ces cotisations est la suivante : 60 % par l'employeur et 40 % par le salarié.

Ces cotisations se basent sur la rémunération brute du salarié, découpées en tranches selon la répartition suivante depuis le 1er janvier 2023 :

• tranche 1 : de 0 € à 3 666 € ;

• tranche 2 : de 3 666 € à 29 328 €.

Les taux sont les suivants :

• tranche 1 : 3,15 % part salariale et 4,72 % part patronale ;

• tranche 2 : 8,64 % part salariale et 12,95 % part patronale.

Contrôlez la CEG

La CEG, ou contribution d'équilibre général, est une cotisation de retraite complémentaire obligatoire qui se déclenche automatiquement pour tous les salariés.

Elle est entrée en vigueur au 1er janvier 2019, et fusionne les anciennes cotisations de retraite complémentaire que sont la GMP et l'AGFF.

Elle a pour but de :

1. Compenser les départs à la retraite entre 62 et 67 ans.

2. Maintenir les droits des salariés cadres ayant bénéficié de la GMP (cotisation supprimée).

Les taux sont les suivants :

• tranche 1 : 0,86 % part salariale et 1,29 % part patronale ;

• tranche 2 : 1,08 % part salariale et 1,62 % part patronale.

La CEG est très souvent cumulée sur le bulletin de salaire avec la cotisation de retraite complémentaire, ce qui donne les taux suivants répartis par tranche :

• tranche 1 : 4,01 % part salariale et 6,01 % part patronale ;

• tranche 2 : 9,72 % part salariale et 14,57 % part patronale.

Il est donc important de contrôler que les taux sont corrects.

Contrôlez la CET

Ce sigle désignait à l'origine la contribution exceptionnelle et temporaire, mise en place par l'Agirc afin de financer les droits GMP qui seraient supérieurs à 120 points. Depuis le 1er janvier 2019, il s'agit de la contribution d'équilibre technique. Elle concernait tous les cadres jusqu'au 31 décembre 2018.

Depuis le 1er janvier 2019, elle ne s'applique plus qu'aux salariés dont le salaire brut dépasse le Plafond mensuel de la sécurité sociale (PMSS). Il n'y a donc plus de distinction cadre/non-cadre pour cette cotisation. Le taux sont les suivants depuis le 1er janvier 2021 : tranches 1 et 2 : 0,14 % part salariale et 0,21 % part patronale.

Contrôlez l'Apec

Il s'agit d'une cotisation destinée à financer l'Association pour l'emploi des cadres. Le but de cette association, et donc de la cotisation qui la finance, est de faciliter l'accès à l'emploi pour les salariés avec un statut de cotisant "cadre" ou "assimilé cadre", c'est-à-dire qui cotisent au titre des articles 4 et 4 bis de la Convention collective nationale de 1947. Elle est recouvrée par les caisses Agirc. Cette cotisation est calculée sur les tranches A et B de la Sécurité sociale. Le taux sont les suivants : tranches A et B : 0,024 % part salariale et 0,036 % part patronale.

Contrôlez les cotisations de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle

Contrairement aux cotisations de retraite, le calcul des cotisations de retraite supplémentaire, prévoyance et de mutuelle sont spécifiques à chaque entreprise.

Une fois le plan de paie effectué, il faut donc vérifier que les cotisations paramétrées correspondent bien aux contrats conclus par l’entreprise. Il faut également s'assurer que les bases de cotisation et les taux de cotisation correspondent bien à ceux fixés par les contrats de retraite supplémentaire, de prévoyance et de mutuelle.

Contrôlez les autres rubriques

Le contrôle du plan de paie permet également de valider les rubriques permettant le calcul de certaines cotisations.

Ainsi, la vérification du plafond mensuel de la Sécurité sociale et du Smic sont indispensables.

Ces deux informations sont mises à jour tous les ans en début d'année. Parfois, le Smic fait même l’objet de plusieurs réévaluations durant l'année.

Contrôlez le plafond de la Sécurité sociale

Comme évoqué plus haut, certaines cotisations sont plafonnées. C’est-à-dire qu’au-delà d’une limite définie (le plafond mensuel de la Sécurité sociale), les rémunérations ne sont plus prises en compte pour leur calcul. C'est le cas par exemple des cotisations suivantes :

• cotisation d’assurance vieillesse plafonnée ;

• contribution Fnal due par les entreprises de moins de 50 salariés ;

• cotisations d’assurance chômage et AGS ;

• cotisations dues aux caisses de retraite complémentaire.

Le plafond des cotisations est fixé par décret au 1er janvier de chaque année.

On le désigne très souvent par le sigle PMSS pour "plafond mensuel de la Sécurité sociale". Il peut aussi être désigné, pour l'équivalent annuel, par l'acronyme Pass.

Pour vous donner une idée du montant du plafond, l'Urssaf met à disposition sur son site officiel les plafonds des dernières années.

Dans certaines situations bien spécifiques, le plafond de la Sécurité sociale va être diminué. Cette diminution aura un impact sur toutes les cotisations plafonnées (Fnal, assurance vieillesse plafonnée, assurance chômage), ainsi que les cotisations de retraite complémentaire.

Il existe quatre catégories de cas particuliers en termes d'ajustement du plafond mensuel de la Sécurité sociale :

1. L'ajustement du plafond mensuel au prorata temporis.

2. La réduction du plafond en cas d'absence.

3. La réduction du plafond en cas de travail à temps partiel.

4. Le versement de sommes pendant une période de suspension du contrat de travail sans rémunération.

Contrôlez le Smic

Depuis le 1er mai 2023, le Smic horaire brut est fixé à 11,53 euros. Pour une durée légale de travail de 35 heures hebdomadaires, le salaire brut mensuel est porté à 1 747,20 € (soit 151,67 heures x 11,52 euros).

Le Smic a un impact sur de nombreuses variables au sein du logiciel de paie, comme le calcul de l'allègement généralisé des charges sociales (ex-réduction Fillon) ou le calcul du salaire des alternants. C'est pour cette raison qu'il doit être contrôlé.

Le Smic est réévalué minimum une fois dans l'année au 1er janvier. Il peut être rehaussé en cours d'année si l'indice des prix à la consommation augmente d'au moins 2 % par rapport à l'indice constaté lors de la mesure du précédent montant du Smic. Il augmente dans les mêmes proportions.

En résumé

• Il existe 3 types de cotisations sociales qui doivent être contrôlées dans le plan de paie :

  • les cotisations de la Sécurité sociale ;

  • les cotisations retraite ;

  • les cotisations des régimes facultatifs (la prévoyance, la mutuelle, la retraite supplémentaire).

• Il est important de contrôler les cotisations qui couvrent les assurances maladie, maternité, invalidité, décès et l'assurance vieillesse de base, car elles sont calculées sur les éléments de rémunération versés au salarié en contrepartie de son travail effectif, qui peut varier chaque mois.

• Il est primordial de vérifier que les cotisations sociales de retraite sont à jour lors de la création d’un dossier client, et plus particulièrement au début de chaque année.

• Le contrôle du plan de paie permet de valider les rubriques permettant le calcul de certaines cotisations.

Dans le chapitre suivant, vous apprendrez à effectuer le contrôle final sur un bulletin de paie.