Les erreurs de paramétrage arrivent rapidement, notamment lorsque l’on ne maîtrise pas complètement l’outil. Dans ce chapitre, nous aborderons un dernier aspect du contrôle du paramétrage du logiciel : le contrôle direct du bulletin de paie.
Vérifiez l’identification de l’entreprise et des salariés
Les mentions légales obligatoires doivent être présentes sur le bulletin de paie. Son édition vous permettra donc de faire ce premier contrôle.
Ensuite, il s’agira de vérifier les éléments d’identification de l’entreprise comme :
le nom ;
l’adresse ;
le numéro Siret ;
la convention collective ;
le numéro Urssaf.
L'édition d’un seul bulletin de paie suffit pour ce premier contrôle.
Validez le paramétrage des salariés
Pour finir, vous devrez vérifier que tous les salariés ont bien été créés et contrôlés pour chacun des points suivants.
1- Administratif
Nom et prénom du salarié correctement orthographiés.
Adresse du salarié.
Coefficient hiérarchique.
Salaire de base.
Convention collective applicable en cas de conventions multiples dans l’entreprise.
2- Éléments fixes sur le bulletin de paie
Taux d’accident du travail.
Modèle de bulletin cohérent en fonction du statut du salarié.
Déclenchement de la réduction généralisée des charges sociales.
Base CSG-CRDS.
3- Apparition des compteurs
Solde de congés payés.
RTT.
Salaire imposable.
Cumul du salaire brut.
Cumul du salaire net.
Recréer l’ensemble des bulletins représente-t-il un intérêt ?
En cas de reprise de dossier en cours d'année civile, pensez bien à recréer les bulletins de paie dans le logiciel. Cela vous permettra de mettre en place de façon automatique le calcul des tranches ou de la réduction généralisée des charges, par exemple.
Il faudra simplement que vous vous assuriez que l’ensemble des salariés, même ceux qui ont quitté l’entreprise en cours d'année, sont bien créés, et leurs bulletins édités et clôturés.
À l’inverse, si le dossier est repris au 1er janvier de l'année, vous n’avez pas besoin de recréer les salariés.
Validez le paramétrage du plan de paie
Une fois le contrôle visuel des bulletins de paie réalisé sur les mentions obligatoires qui apparaissent sur le bulletin de paie, il faut maintenant valider le paramétrage du plan de paie via les bulletins de paie.
Le contrôle du plan de paie s’effectue sur 4 points principaux :
la présence de toutes les cotisations en fonction du modèle de bulletin ;
le contrôle des bases de cotisations ;
le contrôle des taux de cotisations ;
le contrôle des exonérations.
Voici les contrôles principaux qui pourront être effectués via l'édition du bulletin de paie des salariés :
contrôle du déclenchement des plafonds des tranches B pour les cadres, en cas de dépassement du PMSS ;
contrôle du déclenchement des plafonds des tranches 2 pour les non-cadres, en cas de dépassement du PMSS ;
contrôle visuel du déclenchement de la réduction généralisée des charges pour les salariés concernés ;
contrôle de la cotisation chômage présente indispensable à la mise en place de la réduction généralisée des charges ;
présence du taux d’accident du travail ;
contrôle de la base de CSG-CRDS ;
contrôle de l’application du bon modèle de bulletin ;
contrôle de l’ajustement mensuel au prorata temporis ;
contrôle de la réduction du plafond en cas d’absence ;
contrôle de l’ajustement du plafond mensuel au prorata temporis.
Contrôlez l'ajustement du plafond mensuel au prorata temporis
Cela concerne essentiellement les salariés non mensualisés et les salariés travaillant à la pièce.
Pour les premiers, parmi lesquels nous pouvons citer les travailleurs saisonniers ou les intermittents, il faut qu'ils soient payés au moins deux fois par mois, et avec maximum 16 jours d'intervalle.
Si ces conditions sont remplies, alors le calcul applicable sera le suivant : valeur mensuelle du plafond de la période de paie x nombre de jours de la période d’emploi / nombre de jours calendaires de la période.
Enfin, pour les salariés travaillant à la pièce et qui seraient rémunérés à la quinzaine, le plafond est égal à 50 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale, soit 1 714 euros en 2021.
Contrôlez la réduction du plafond en cas d'absence
Elle sera calculée dans les cas de figure suivants :
entrée ou sortie en cours de mois ;
contrat ne couvrant pas une période de paie ;
absence non rémunérée qui ne donne pas lieu à maintien de salaire ;
périodes d'activité partielle indemnisée ;
absence pour congés payés, lorsque le paiement des congés payés est assuré par une caisse de compensation.
Dans ces cas, le plafond est réduit en fonction du nombre de jours durant lesquels le salarié a été employé.
C'est le cas par exemple d'une demi-journée de grève ou d'une heure d'absence non rémunérée.
Le calcul à appliquer pour chacune de ces situations est donc le suivant : valeur mensuelle du plafond * nombre de jours de la période d'emploi / nombre de jours calendaires du mois.
Prenons quelques exemples pour bien comprendre. Un salarié quitte l'entreprise le 13 février 2021. Son plafond sera calculé de la manière suivante : valeur mensuelle du plafond * nombre de jours de la période d'emploi / nombre de jours calendaires du mois.
Soit 3 428 * 13 / 28 = 1 591,57 €.
Un salarié prend des congés sans solde du 6 au 10 avril 2021. Le plafond est calculé de la manière suivante : valeur mensuelle du plafond * nombre de jours de la période d'emploi / nombre de jours calendaires du mois.
Soit 3 428 * 25 / 30 = 2 856,67 €.
Contrôlez la réduction du plafond pour un salarié à temps partiel
Le calcul à opérer pour les salariés à temps partiel est maintenant le calcul suivant : valeur mensuelle du plafond x (durée contractuelle du travail + heures complémentaires / durée légale du travail, ou conventionnelle si elle est inférieure).
Prenons un exemple. Un salarié travaille 130 heures sur le mois d'avril 2021. Il n'a pas d'heures complémentaires sur ce mois.
Son plafond sera calculé selon la méthode suivante : valeur mensuelle du plafond x durée contractuelle du travail / durée légale du travail, ou conventionnelle si elle est inférieure.
Autrement dit : 3 428 * 130 / 151,67 = 2 938,22 €.
Ce calcul de réduction du plafond pour les salariés à temps partiel peut être cumulé avec une réduction de plafond en cas de période d'emploi non rémunérée, dont le fonctionnement a été expliqué ci-dessus.
Cette réduction de plafond ne va pas s'appliquer aux salariés :
qui ne sont pas à temps partiel au sens du Code du travail (forfait jours, par exemple) ;
pour lesquels sont appliqués des taux spécifiques d'assiettes, ou des montants de cotisations forfaitaires ;
qui travaillent régulièrement et simultanément pour le compte de plusieurs employeurs ;
intérimaires des entreprises de travail temporaire ;
en activité partielle indemnisée.
Contrôlez le versement de sommes pendant une période de suspension du contrat de travail sans rémunération
Si un salarié reçoit des éléments variables de rémunération alors que son contrat est suspendu, alors les cotisations sont calculées sur la base des taux et plafonds de la dernière période de travail.
En revanche, si la dernière période remonte à une année précédant celle du versement de l'élément de rémunération, alors on admet que les taux et plafonds appliqués sont ceux de l'année de versement de l'élément de rémunération.
Prenons un exemple. Un salarié est en congé sans solde depuis le 1er juillet 2020. Il reçoit en janvier 2021 une prime de résultat due au titre du mois de mai 2020.
Comme son contrat est suspendu depuis le 1er juillet 2020, il n'est pas possible de rattacher cette prime à la dernière période d'emploi ; on appliquera donc les taux et plafonds de l'année de versement, soit de janvier 2021.
En résumé
Pour être complètement maîtrisé, le paramétrage du logiciel de paie doit être complété d’une formation en interne, d’une lecture attentive des tutoriels, ainsi que d’une veille sociale.
Une fois le paramétrage du logiciel global réalisé, il convient d'effectuer une relecture du paramétrage du logiciel de paie, et d’en corriger d'éventuelles erreurs.
Le contrôle seul du paramétrage du logiciel de paie au sein même du logiciel de paie ne suffit pas. Il doit être complété par une édition des bulletins de paie des salariés.
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