Adoptez une posture d’écoute et de flexibilité
Pour faciliter la communication à distance, la bienveillance sera votre meilleure alliée.
Voici quelques bonnes pratiques à exploiter pour vous simplifier la vie :
Faites preuve d’empathie et veillez à ne pas blesser votre interlocuteur.
Posez des questions ouvertes, acceptez que la position de l’autre soit différente de la vôtre et encouragez-le à vous donner les arguments qui la motivent.
Ponctuez vos interventions en demandant s’il y a des questions sur ce qui vient d’être évoqué ; si c’est le cas, donnez à votre interlocuteur des moments de silence ou de réflexion.
Par exemple : répétez 5 fois le mot “éléphant” dans votre tête pour laisser un moment de réflexion à votre interlocuteur.
Autant que faire se peut, soyez attentif à la communication non verbale, silences, soupirs, tapotements nerveux ou absence de réponse...
Si besoin, reformulez une demande en utilisant la méthode SMART pour valider que tout est bien compris.
Par exemple : “Si je comprends bien, vous attendez de moi (...) avant le (...) afin de (...) pour notre client, c’est bien ça ?”.
Et en quoi c’est spécifique au télétravail ? Tout ce qui est évoqué est vrai d’une manière générale, non ?
Oui, clairement ! Ça l’est d’autant plus lorsque vous télétravaillez, car vous êtes à distance de vos interlocuteurs.
En visio ou au téléphone
Vous pouvez avoir du mal à capter l’attention de votre interlocuteur ou, au contraire, à lui témoigner de l’attention. Vous perdez la partie spontanée des échanges : un sourire, des sourcils froncés, un air de réprobation… Autant d’informations que vous ne donnez pas ou qui ne vous sont pas transmises si vous manquez d’attention.
Si vous présentez un élément visuel de design par exemple, en temps normal vous êtes au bureau avec un grand écran ou un projecteur, vos interlocuteurs ont une parfaite vision d’ensemble. Le distanciel compliquera votre tâche car vous ne maîtrisez pas le support visuel de vos interlocuteurs. Certains d’entre eux ont peut-être un écran de petite taille et dans le pire des cas, ils suivent la réunion sur leur téléphone.
Qu’est-ce que je peux faire dans ce cas ?
Vérifiez votre matériel.
Désactivez les notifications, surtout si vous partagez votre écran.
Établissez le contact avec vos interlocuteurs.
Souriez, vous êtes tellement plus joli·e avec un sourire.
Soyez concis et utilisez des mots simples.
Parlez un peu plus lentement que d’habitude.
Prenez des notes, vous serez moins tenté de regarder votre téléphone.
Ne parlez pas en même temps qu’une autre personne.
Notifiez votre souhait de prendre la parole dans le tchat, ou en levant la main.
À l’écrit
La collaboration à distance entraîne une tendance à multiplier les mails. Les textes se rallongent et nous sommes toutes et tous perdus dans un flot de mots soporifiques. Conséquence de tout cela, votre boîte mail est surchargée et vous avez de plus en plus de mal à suivre…. La distance vous oblige à être très précis dans vos écrits afin d’être bien compris.
Alors comment dois-je écrire mon mail, exactement ?
Définissez l’objet du mail
Commencez par cibler l’action envisagée, comme une invitation, une validation ou une information. Qualifiez d’urgent uniquement ce qui le mérite vraiment. Ensuite par un message court, composé de 5 à 7 mots, et explicite. Ce peut être le nom d’un dossier en cours ou d’un client.
Soignez la forme du message
Allez à l’essentiel avec des faits précis et des phrases courtes, mettez en gras ce qui est très important, comme les éléments clés à retenir. De cette façon, vous permettez à vos lecteurs de parcourir rapidement le contenu et de le lire en détail au besoin. Une fois de plus, la méthode SMART vous y aidera.
Adoptez les règles de politesse
Restez courtois et relisez-vous pour traquer fautes et erreurs. N’utilisez pas le langage texto ni les abréviations.
N’oubliez pas les pièces jointes 😏
Un e-mail peut généralement contenir jusqu’à 25 Mo de données ; au-delà, privilégiez un envoi WeTransfer ou Dropbox, si votre entreprise l’autorise.
Prenez le temps de la réflexion
Ne répondez pas trop rapidement à un mail, notamment s’il vous contrarie. La nuit porte conseil. 😎 Si vous devez poser une question, ou que vous relevez un problème, vous pourrez dans certains cas proposer une ou plusieurs solutions.
Soignez vos interactions
Lorsque vous choisissez un support de communication, vous devez chercher à répondre à deux exigences : atteindre l’objectif que vous visez, et optimiser votre temps.
Par exemple, si vous voulez transmettre une information, les supports écrits sont adaptés ; mais si vous cherchez à convaincre un sceptique, il est préférable d’échanger oralement avec lui. Si vous souhaitez écouter une personne en difficulté, la voir vous permet de capter plus facilement l’émotionnel.
En résumé
La distance peut entraîner des difficultés supplémentaires de communication : perte de la communication non verbale, tendance à multiplier les mails. Communiquez avec bienveillance en faisant preuve d’empathie et de flexibilité.
Pour communiquer efficacement, définissez votre support d’interaction en fonction de vos objectifs. Privilégiez le support écrit pour transmettre les informations, et l’oral pour établir une relation avec votre interlocuteur.
À l’oral comme à l’écrit, exprimez-vous de manière claire et concise, soignez la forme de vos messages pour éviter tout malentendu.
Maintenant que vous êtes un as de la communication, je vous propose de vous préparer à collaborer à distance.
