Utilisez des outils collaboratifs

Trouvez l’équilibre entre communication synchrone et asynchrone

Qu'est-ce qu'une tâche synchrone ?

Par exemple, un brainstorming ou une réunion sont nécessairement synchrones. Ce type de tâches nécessite votre disponibilité et celle de vos collègues au cours d’un temps commun à tous.

Qu’est-ce qu’une tâche asynchrone ?

Dans ce cas, le travail simultané à heure fixe n’a pas forcément de raison d’être. Vous pouvez travaillez sur ce type de tâches quand cela vous convient, avec une communication en différé qui passe par les mails, ou via les commentaires laissés sur la plateforme de messagerie, par exemple.

Votre présence au bureau avec vos collègues facilite la communication directe, il est donc plus facile d’être synchrone.

Quelles tâches pourriez-vous effectuer de manière synchrone ou au contraire, en asynchrone ? Je vous conseille de faire cet état des lieux, cela vous aidera à élaborer votre planning.

Identifiez vos outils de travail

Les outils de travail sont particulièrement nombreux ! Je vous propose d’en découvrir quelques-uns dans ce tableau.

Pour vous exercer, n’hésitez pas à en manipuler quelques-uns dès aujourd’hui !

Définissez les outils et leur utilisation en équipe

Manager, collègue, client… Tout le monde utilise les outils de communication adaptés à ses propres besoins.

Si vous voulez utiliser des outils collaboratifs, votre première préoccupation est de savoir ce que vous voulez faire, car c’est l’activité que vous envisagez qui va conditionner l’outil que vous allez utiliser.

Vous avez besoin de communiquer régulièrement avec des clients

Peut-être serait-il intéressant de vous renseigner sur leurs outils pour vous y adapter, et pourquoi pas utiliser les mêmes.

Vous souhaitez communiquer en interne en dehors des mails et appels

Si vous souhaitez des échanges plus directs et clairs, vous pouvez utiliser, à partir de votre smartphone ou de votre ordinateur, une messagerie instantanée comme Discord ou Slack. Ainsi, vous ciblez une personne ou une équipe et vous économisez une surabondance de mails. En un clic, chacun peut intervenir et ajouter des photos, PDF… 

Vous souhaitez communiquer par vidéo

C’est Loom que vous allez utiliser. Enregistrez votre écran et votre message, partagez le lien de la vidéo. N’oubliez pas qu’en moyenne on parle 6 à 7 fois plus rapidement qu’on n’écrit !

Vous souhaitez gérer un projet ou une équipe

Vous allez pouvoir organiser des tâches et gérer un projet collaboratif avec un outil comme Trello, Monday ou Asana. Vous allez organiser le “qui fait quoi quand” dans des tableaux qui répertorient les tâches sous forme de cartes assignées à des utilisateurs. Vous “voyez” l’équipe fonctionner.

Vous avez besoin d’établir un contact ou de brainstormer

Vous pouvez organiser une visioconférence et regrouper dans une “salle virtuelle” jusqu’à plusieurs centaines de personnes. Vous animez en direct ou vous enregistrez en amont à partir d’une utilisation d’outils tels que Zoom, Skype, Whereby…

En résumé

• De nombreux outils vous sont proposés pour produire, communiquer, créer, coordonner une équipe. N’hésitez pas à manipuler pour vous familiariser avec leur fonctionnement.

• Définissez vos outils en fonction de vos besoins, de celui de votre client ou de votre équipe.

• L’outil parfait n’existe pas. Si vous devez proposer une ou des solutions, pensez à en tester plusieurs et à faire valider leur utilisation auprès de vos collègues, de votre hiérarchie et de votre DSI. 

Maintenant que vous êtes bien équipé, intéressons-nous de plus près aux réunions à distance. 😊