Préparez une visioconférence
Ça y est, vous avez invité vos collègues et votre manager à une visioconférence pour présenter l’état d’avancement du projet sur lequel vous êtes investi depuis 6 mois. Un des participants vous appelle pour que vous l’aidiez à rejoindre la réunion. Quant à vous, vous entendez tout le monde, mais personne ne vous entend. 😟😠
Ce genre de mésaventure peut être source de stress et lasser vos participants si elle dure longtemps !
Aïe, je vois bien ce que ça pourrait donner ! Qu’est-ce que je peux faire pour éviter cette situation ?
Si toutefois vous décidez d’organiser une réunion à distance, gardez en tête qu’elle sera bien différente d’une réunion en présentiel. Vous gagnerez en sérénité et en efficacité le jour J si vous pensez à quelques principes en amont :
À J –10 de la réunion
Définissez l’objet de la réunion, l'ordre du jour et l’objectif de cette réunion.
Envoyez l’invitation, par e-mail ou via l’agenda, avec les explications de connexion et éventuellement le lien vers la réunion.
À J –1 de la réunion
Testez le matériel avec les participants pour valider que tout fonctionne : une visio réussie passe par la maîtrise de l’outil, la qualité du son et de l’image. Envoyez le lien de téléchargement adapté et son tutoriel, vérifiez le son et privilégiez l’utilisation d’un casque au besoin. Validez la connexion Internet avec les participants.
5 minutes avant votre réunion
Si vous venez de vous inscrire à la visio, privilégiez un pseudo simple afin que l’on puisse vous repérer : prénom et nom, par exemple. Utilisez aussi un mot de passe robuste. Autorisez votre micro et votre caméra à partir de la fenêtre pop-up.
Conservez uniquement les applications dont vous aurez besoin et fermez les autres. Ainsi vous limitez l’usage de bande passante inutile et assurez sécurité et confidentialité. En fin de visio, désactivez micro et caméra.
En début de réunion
Définissez les règles de prise de parole et invitez vos collègues à utiliser le tchat pour les questions ou les remarques. Cela permettra notamment d’identifier la personne qui s’exprime.
Précisez l’ordre du jour, et éventuellement les moments de pause prévus.
Validez l’autorisation d’enregistrer la visioconférence le cas échéant, et ne forcez personne à apparaître sur l’écran.
Contrôlez votre langage corporel et votre tenue : on vous voit !
Adaptez votre attitude en visioconférence
Comment vous comporter en visio ?
Choisissez un environnement agréable
Choisissez un environnement qui optimise votre concentration : un lieu isolé et calme, loin des distractions, doté d’une installation confortable qui permet la prise de notes. Non, pas vos toilettes… Pensez à l'arrière-plan que vous laissez entrevoir. Vous pouvez contrôler votre arrière-plan d’écran sur certains logiciels. Exemples d'arrière-plans sur Zoom.
Prévoyez un matériel performant
Le son : il doit être de qualité ; si ce n’est pas le cas, ou si votre environnement est un peu bruyant, un casque avec réduction de bruit peut être une bonne option.
L’image : elle doit être nette. Assurez-vous de ne pas être à contre-jour. Si c'est le cas, placez derrière votre écran une lampe de bureau pour ajuster l’éclairage de votre visage.
Dans l’idéal, testez le matériel en amont. Par exemple, pour Zoom, un tutoriel explique comment tester l’audio de son équipement.
Intervenez de manière adaptée
Coupez votre micro quand vous ne parlez pas, vous favorisez ainsi la bande passante pour la personne qui parle.
Utilisez le tchat privé et public à bon escient. Servez-vous du pop up “main levée” pour exprimer votre souhait de prendre la parole.
Ne parlez pas en même temps qu’une autre personne, n’hésitez pas à vous interrompre même si c’était vous qui aviez la parole. 😡 Rappelez les règles au besoin.
Contrôlez l’image que vous renvoyez aux autres
Soyez ponctuel au démarrage de la visio.
Ayez une présentation et une tenue correcte même si vous êtes tenté par le duo gagnant slip-chemise.
Évitez par exemple de gigoter, de vous toucher le visage, de jouer avec un objet, de regarder ailleurs, de vous absenter, de manger ou de déplacer constamment votre ordinateur.
Dynamisez vos réunions à distance
Au-delà d’une simple réunion informelle, vous aurez peut-être besoin de réaliser des séances de travail collaboratives à distance. Dans ce cas, vous avez besoin de faire participer activement vos collègues, comme pour des ateliers de design thinking ou une formation, par exemple. Pour y parvenir, vous avez comme objectifs de capter l’attention de tous et de permettre à chacun de participer.
Dit comme ça, ça me semble évident ! Mais ce n’est pas toujours si facile ! Vous avez des conseils à me donner ?
Pas de problème ! Nous allons faire un tour d’horizon des bonnes pratiques à ce sujet. 😊
Le point de départ est le même que pour une réunion classique, seules les règles de participation et les outils vont un peu évoluer.
Planifiez à l’avance les outils dont vous aurez besoin
Testez-les et vérifiez s'ils sont utilisables par vos collègues. Prévoyez de partager votre écran avec votre présentation ou des documents, si cela peut aider à capter l’attention des participants. Certains des outils présentés plus loin permettent d’afficher les résultats du travail en live !
Établissez les règles du jeu
Expliquez les conditions et moyens pour prendre la parole.
Lors de ces sessions, vous pouvez utiliser plusieurs outils comme des quiz, des minuteurs, des tableaux blancs interactifs, des nuages de mots ou des murs de Post-it.
Favorisez la concentration des participants
Affichez à l’écran l’ordre du jour, puis suivez et affichez votre avancée avec l’étape ou le chapitre de votre processus. Respectez les horaires définis pour la réunion.
Animez la prise de parole
Parfois, les questions à la cantonade telles que “Vous en pensez quoi ? “ ou “Tout le monde est d’accord ?” peuvent générer un brouhaha. Mais dans le cas d’un jeu, ce peut aussi être un joyeux bazar aussi drôle que productif.
Si vous optez pour une version plus calme, proposez d'utiliser le pop up “main levée” et le tchat pour donner la parole à un participant ciblé.
Gérez la prise de parole
Prévoyez un temps de parole pour les participants, et assurez-vous de pouvoir recadrer la réunion en cas de monologue contre-productif.
Ne parlez pas en même temps que vos interlocuteurs et gardez un œil sur le “tchat” pour répondre aux commentaires éventuels.
Dynamisez l’intervention
Si vous voulez encourager les interactions, prévoyez des moments en sous-groupes. Proposez ensuite aux différents groupes de présenter le résultat de leur travail.
Réalisez des votes, reproduisez des jeux télé, faites des concours de dessin ! Si vous sentez que certains participants n’osent pas, dédramatisez et rassurez-les, une fois emportés par l’ambiance, tout va bien se passer.
Collaborez avec les outils adaptés
Vous prévoyez d’utiliser des sous-groupes
Soit votre outil permet de le faire (ex. : Discord en créant des salons dédiés qui peuvent être texte ou visio), soit vous créez plusieurs réunions simultanées en visio (ex. : la réunion principale, puis vous donnez les liens des réunions en sous-groupe directement dans le tchat), ou encore vous pouvez créer plusieurs tableaux si vous utilisez Mural pour les Post-it, par exemple. Vous aurez peut-être besoin de plusieurs animatrices ou animateurs pour que tout se fasse sans accroc. Cela vous demandera un tout petit peu de préparation, par exemple prévoyez 15 à 30 minutes pour créer un serveur Discord avec tous les salons.
Vous utilisez des outils de “nuages de mots”
Vous pourrez décrire ou classer les informations grâce à l’utilisation d’un ensemble de mots ou expressions. Les mots s’organisent selon différents filtres, sous la forme de listes ou d’une image. Utile lorsque l’on travaille sur les émotions.
Par exemple : “Que vous évoque ce mot… ?”. Certains permettent à tout le monde d’en ajouter, pour d’autres, c’est à l’animateur de le faire.
Vous voulez réaliser des quiz et des votes
Kahoot! est super sympa et dispose d’un minuteur pour s’immerger dans l’esprit serious game. Vous avez même la possibilité d’utiliser l’application directement sur votre téléphone. Pour une version plus calme mais aussi moins interactive, vous pouvez utiliser Google Form.
Vous voulez un mur interactif pour épingler ou écrire
Lors d’un travail de groupe, vous pourrez organiser des idées sur un tableau virtuel : épingler des idées, suggestions, liens, images ou vidéos.
Outil français qui vous permet de faire des brainstormings, sondages… Version gratuite.
Près de 30 modèles vous sont proposés pour brainstormer, engager, prioriser… en synchrone et asynchrone. Gratuité jusqu’à 3 participants, outil français.
Vous pouvez disposer de Post-it, crayons, images… ainsi que de modèles (6 chapeaux, VPC, carte d’empathie, BMC…). Site gratuit pendant 14 jours. En anglais.
En résumé
Le travail en équipe à distance passe souvent par des visios. Pour être efficace, n’hésitez pas à challenger l’utilité de ces réunions à distance. Si elle a lieu, une réunion doit toujours être préparée, tant du point de vue de son organisation matérielle que de ses objectifs et de son contenu.
En tant qu’animateur, gardez toujours à l’esprit l’objectif, tout en restant bienveillant et en permettant à chacun de s’exprimer. Vous pouvez mener une réunion efficace sous forme de jeux, à partir du moment où vous utilisez les outils adaptés.
En tant que participant, adaptez également votre attitude : soignez votre environnement, intervenez de manière adaptée et présentez-vous sous votre meilleur jour.
Maintenant que vous connaissez les bonnes pratiques pour animer une réunion à distance, voyons dans le prochain chapitre comment basculer en full remote !
