Gagnez en efficacité en triant vos mails

Après quelques jours de travail, vous prenez en main de nouveaux dossiers, et vos échanges commencent à se multiplier. Pour rester efficace, vous décidez de trier vos mails dans un dossier.

#Repérez les dossiers principaux

Avant de créer votre dossier, découvrons ensemble les dossiers principaux de votre boîte aux lettres.

• Boîte de réception : contient les messages que vous avez reçus, lus ou non.

• Brouillons : contient les messages que vous avez enregistrés ou bien que vous avez commencé à rédiger sans les envoyer.

• Boîte d’envoi : contient les messages qui attendent d’être envoyés, parce que peut-être vous n’êtes pas connecté à Internet, ou encore parce que votre message est lourd.

• Courrier indésirable : contient les messages considérés comme “spam” par le filtre de votre messagerie.

• Éléments envoyés : contient tous les messages que vous avez envoyés.

• Eléments supprimés : contient tous les éléments que vous avez supprimés (message, réunion, contact…).

#Créez un dossier

Pour créer un dossier :

• Faites un clic droit sur votre adresse mail dans le volet de navigation.

• Dans le menu, cliquez sur Nouveau dossier.

• Tapez le nom de votre dossier dans le rectangle blanc qui apparaît. 

• Le nouveau dossier créé s’affiche à la fin de la liste des dossiers principaux.

#Renommez votre dossier

Vous vous rendez compte que le nom “Admin” n’est pas assez précis, et vous souhaitez le renommer.

• Faites un clic droit sur le dossier à renommer.

• Cliquez sur Renommer le dossier.

• Tapez “Administratif” comme nouveau nom.

#Déplacez votre dossier

Après réflexion, vous souhaitez déplacer ce nouveau dossier dans le dossier principal “Boîte de réception”.

Pour y parvenir :

• Cliquez sur votre dossier et glissez-le dans Boîte de réception.

• Une fenêtre s’affiche : tapez sur “Oui” pour confirmer le déplacement de votre dossier.

• Cliquez sur le symbole > pour faire apparaître votre dossier dans Boîte de réception.

#Déplacez un message dans votre dossier

Maintenant que vous avez créé votre dossier, vous pouvez ranger vos mails !

• Cliquez sur le mail que vous souhaitez ranger et glissez-le vers votre dossier.  

• Cliquez sur votre dossier : votre mail a été rangé dedans. 😉

#Supprimez un dossier

• Faites un clic droit sur le dossier à supprimer.

• Cliquez sur Supprimer le dossier.

#À vous de jouer !

Votre collègue Laurent vous envoie de nombreux mails. Vous décidez de les classer dans un dossier à son nom.

• Créez un nouveau dossier Laurent dans la boîte de réception. 

#Corrigé

Voici le résultat que vous devriez obtenir.

N’hésitez pas à relire les étapes ci-dessus pour corriger vos erreurs.

#Supprimez des courriers

Après plusieurs jours d’utilisation, votre boîte de réception est déjà pleine de mails. 😞 Certains d’entre eux ne sont d’ailleurs plus utiles : supprimez-les !

• Passez votre souris sur le mail à supprimer.

• Cliquez sur l’icône de la poubelle qui apparaît tout à droite.

#Récapitulons en vidéo

Retrouvez les différentes étapes de ce chapitre dans la vidéo ci-dessous :

#En résumé

Pour organiser votre boîte aux lettres, vous pouvez :

• Créer de nouveaux dossiers.

• Déplacer les dossiers créés.

• Renommer les dossiers créés.

• Déplacer vos mails dans les dossiers pour les ranger.

• Supprimer les dossiers créés.  

Maintenant que votre boîte aux lettres est bien rangée, découvrez comment organiser vos journées de travail grâce au calendrier !