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  • Facile

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J'ai tout compris !

Mis à jour le 07/03/2022

Gérez votre activité

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Pour prendre en main votre nouveau poste de travail, vous devez suivre une formation de 2 jours. Vous serez absent du bureau jeudi et vendredi. Vous souhaitez en informer les personnes qui vous envoient des messages ou vous invitent à une réunion.

Notifiez automatiquement votre absence

Pour notifier votre absence, vous pouvez utiliser la fonctionnalité Réponse automatique d’absence du bureau :

  • Allez dans l’onglet Fichier.

  • Dans Informations sur le compte, cliquez sur Réponses automatiques.

Réponses automatiques (absence du bureau) est entouré dans Informations.
  • La fenêtre Réponses automatiques s’ouvre.

  • Cochez Envoyer des réponses automatiques.

  • Puis cochez Envoyer uniquement pendant ce laps de temps.

  • Indiquez le jour et l’heure de début et de fin de votre absence.

Les dates et heures de début et de fin de votre absence sous indiquées sous la phrase cochée en vert
Indiquez les dates et heures de début et de fin de votre absence
  • Cliquez sur l’onglet En dehors de mon organisation.

  • Tapez votre message pour informer vos interlocuteurs de votre absence.

Le message d'absence s'affiche dans la fenêtre
Exemple de message pour signifier votre absence
  • Cliquez sur l’onglet Au sein de mon organisation.

  • Tapez un message à destination de vos collègues.

  • Cliquez sur OK.

À vous de jouer !

Ça y est, l’heure du départ en vacances a sonné ! Vous allez vous absenter du bureau pour 2 semaines. Vous souhaitez notifier votre absence à vos interlocuteurs grâce à une réponse automatique.

  • Tapez le texte suivant pour les personnes en dehors de votre société : 

"Bonjour,

Je suis actuellement en congé du 15 au 31 août.

Pendant mon absence, vous pouvez contacter mon collègue Laurent par mail laurent.vitaplusassurance@gmail.com.

Cordialement,

Nouvel employé"

  • Tapez une réponse différente pour vos collègues : 

"Hello,

Je suis en congé…

Je ne prendrai connaissance de votre message qu’à mon retour le 1er septembre.

En attendant, vous pouvez contacter mon collègue Laurent !

À bientôt !

Nouvel employé"

Corrigé

Voici le résultat que vous devriez obtenir.

N’hésitez pas à revoir les étapes précédentes pour corriger vos erreurs !

Créez une tâche

Emma, votre responsable, vous a chargé de commander le déjeuner pour votre réunion de travail. La commande est la suivante : 1 repas végétarien, 3 repas salades composées dont 1 sans vinaigrette, 2 repas du jour, préciser une allergie aux fruits à coque.

Vous pouvez créer une tâche sur Outlook pour vous rappeler cette mission !

  • Cliquez sur l’icône en bas de votre volet de navigation. 

Si vous ne la voyez pas, cliquez sur  et elle apparaîtra. 😉

  • La fenêtre des tâches s’ouvre.

  • Cliquez sur Nouvelle tâche dans l’onglet Accueil.

Nouvelle tâche est entouré dans l’onglet Accueil
Cliquez sur Nouvelle tâche dans l’onglet Accueil

La fenêtre Sans titre – Tâche s’ouvre.

La fenêtre de création d’une nouvelle tâche s’ouvre
La fenêtre de création d’une nouvelle tâche s’ouvre
  • Dans la zone Objet, tapez une brève description de votre tâche.

  • Indiquez les dates de début et de fin, si votre tâche a une échéance.

  • Dans la zone État, indiquez où en est l’avancement de votre tâche ou bien rentrez un % d’avancement.

  • Ajoutez une priorité, comme pour les mails.

  • Pour ne pas l’oublier, vous pouvez ajouter un rappel en cochant la case et en indiquant une date et une heure.

  • Dans la grande zone blanche, ajoutez si besoin un descriptif plus détaillé. 

Le descriptif de la tâche s'affiche dans l'interface : 1 repas végétarien 3 repas salades composées dont 1 sans vinaigrette 2 repas du jour  Attention une allergie aux fruits à coque
Ajoutez un descriptif à la tâche

Vous avez créé et renseigné la tâche “Commander le déjeuner pour la réunion de travail”.

Enregistrez et fermez la tâche

  • Cliquez sur Enregistrer & Fermer dans l’onglet Tâche.

  • Votre nouvelle tâche apparaît dans la liste de vos tâches.

Affectez une tâche à quelqu'un

Vous souhaitez déléguer une tâche que l’on vous a confiée ?

Vous pouvez affecter cette tâche à quelqu’un !

  • Créez ou ouvrez une tâche.

  • Cliquez sur Affecter une tâche dans l’onglet Tâche – groupe de commandes Gérer.

Affecter une tâche est affiché en haut au milieu, dans le groupe de commandes Gérer
Cliquez sur Affecter une tâche dans le groupe de commandes Gérer

Votre tâche se transforme en mail.

  • Dans la zone À, saisissez l’adresse de la personne (ou des personnes).

  • Modifiez si besoin l’objet, les dates de début et fin, l’état ou encore la priorité.

  • Laissez cochées ou bien décochez les options Conserver dans ma liste des tâches une copie à jour de la tâche et Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée.

  • Vous pouvez ajouter des précisions dans la grande zone blanche.

  • Cliquez sur Envoyer.

Exemple de tâche affectée à quelqu’un. Le contact de la personne est affiché dans les destinataires.
Exemple de tâche affectée à quelqu’un

Récapitulons en vidéo

Retrouvez ces différentes étapes dans la vidéo ci-dessous :

À vous de jouer !

Vous devez appeler votre client, Monsieur Allouah, avant la fin de la semaine pour faire le point sur son dossier.

  • Créez une tâche qui aura pour objet “Rappeler M. Allouah”. 

  • Indiquez la date d’aujourd’hui en date de début et la date de vendredi prochain pour celle de fin.

  • Ajoutez un rappel pour le milieu de la semaine à 10 h 30. 

  • Indiquez une priorité haute.

  • Classez votre tâche avec la catégorie orange que vous nommerez Appel Pro.

  • Enregistrez et fermez votre tâche.

Corrigé

Voici le résultat que vous devriez obtenir.

N’hésitez pas à revoir la vidéo pour corriger vos erreurs !

Créez une nouvelle note

Votre collègue Laurent vous appelle pour vous communiquer le numéro d’un dossier. Pour conserver cette information à portée de clic, vous pouvez créer une note. Comme sur un Post-it, vous pouvez y écrire tout type d’information de façon rapide.

Pour créer votre note :

  • Cliquez sur l’icône tout en bas de votre volet de navigation.

  • La fenêtre des notes s’ouvre.

  • Cliquez sur Nouvelle note dans l’onglet Accueil.

Nouvelle note est entouré dans l'onglet Accueil.
Cliquez sur Nouvelle note
  • Saisissez la note dans la fenêtre de couleur qui s’affiche.

Les mots tapés dans la 1re ligne serviront au titre de votre note. 😉

  • Fermez votre note à l’aide de la croix en haut à droite.

La note et et le message sont affichés sur l'interface.
Saisissez votre note et cliquez sur la croix en haut à droite pour la fermer
  • Votre note apparaît sous forme de Post-it dans la liste des notes.

Votre note apparaît dans la liste des notes
Votre note apparaît dans la liste des notes
  • Double-cliquez sur votre note pour la rouvrir et en modifier les informations.

  • Cliquez sur Supprimer dans l’onglet Accueil si vous souhaitez supprimer votre note.

L'icône Supprimer est entourée dans l’onglet Accueil.
Cliquez sur Supprimer dans l’onglet Accueil pour supprimer votre note

Récapitulons en vidéo

Retrouvez ces différentes étapes dans la vidéo ci-dessous :

À vous de jouer !

Dans votre nouvelle société, chaque salarié reçoit un code pour l’utilisation de l’imprimante.

  • Créez une note dans laquelle vous allez rentrer les éléments suivants : 

Code Imprimante

Identifiant : NE1409

Mot de passe : 01NE45BD

Corrigé

Voici le résultat que vous devriez obtenir.

N’hésitez pas à revoir les étapes précédentes pour corriger vos erreurs.

En résumé

Pour gérer au mieux votre activité, vous pouvez :

  • Créer une réponse automatique d’absence du bureau.

  • Créer et enregistrer des tâches pour vous rappeler ce que vous devez gérer.

  • Créer des notes pour garder des informations à portée de clic. 

Et voilà, vous avez désormais toutes les clés pour utiliser Outlook de manière efficace et professionnelle ! Félicitations ! 🥳

Exemple de certificat de réussite
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