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J'ai tout compris !

Mis à jour le 28/04/2022

Adaptez les données de votre tableau en fonction de votre besoin

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Maintenant que vos données sont sous forme de tableau de données, c’est le moment de vous poser la question : “Est-ce que ces données me permettent de répondre aux questions posées par mon responsable ?”

Les données que vous avez ne sont pas utilisables telles quelles : les catégories ont un nom peu explicite, le champ “Period” est sous forme de texte, et les chiffres de vente également ! 😕

Pas d’inquiétude, vous allez découvrir comment transformer ces données et les rendre utilisables ! 😀

Adaptez les données texte

Commençons par un champ contenant du texte, comme le champ “Categ” dans la colonne C de votre tableau :

Le champ Categ
Le champ Categ

L’objectif ici est d’obtenir des valeurs plus compréhensibles, en enlevant le texte “CAT_” au début de ces données.

Pour y arriver, vous aurez besoin de combiner 2 fonctions de la catégorie “Texte” :

  • la fonction DROITE(), car nous avons besoin de la partie droite des données ;

  • la fonction NBCAR(), pour compter le nombre de caractères dans la cellule, qui est variable.

Voici comment procéder :

  • Insérer 2 colonnes à droite de la colonne “Categ”.

  • La première, appelée “Nb Car”, compte le nombre de caractères de la catégorie.

    • La formule en D2 est =NBCAR(C2).

  • La 2e, appelée “Droite”, extrait la partie droite de la colonne Categ, en prenant tous les caractères de la catégorie, moins 4 caractères pour le terme “CAT_”.

    • La formule en E2 est =DROITE(C2;D2-4).

Enlevez le préfixe en 2 étapes
Enlevez le préfixe en 2 étapes

Les catégories sont maintenant des données compréhensibles.

Adaptez les données numériques

Les données de vente ne sont pas exploitables car Excel considère que ces données sont du texte :

  • les cellules sont alignées à gauche ;

  • les cellules contiennent un commentaire (petit triangle vert) indiquant que le format n’est pas bon.

Données de vente au format texte : les triangles vert indiquent que le format n’est pas bon
Données de vente au format texte : les triangles vert indiquent que le format n’est pas bon

Heureusement, vous pouvez transformer un nombre au format texte en format nombre, grâce à la fonction CNUM().

Pour y parvenir :

  • Dans la cellule I2, écrivez la formule =CNUM(H2).

  • Excel transforme la donnée en nombre.

Excel a transformé la donnée en nombre grâce à la fonction CNUM()
Excel a transformé la donnée en nombre grâce à la fonction CNUM()

On voit que les données sont maintenant alignées à droite, comme toutes les valeurs numériques dans Excel.

Les données de ventes sont au format numérique, vous allez pouvoir les exploiter ! 😊

Adaptez les données dates

Vous constatez également que la colonne “Period” contient des dates non exploitables :

Dates non exploitables
Dates non exploitables

Ici, l’objectif est de transformer ces données en dates, au format “01/01/2020”, qu’Excel pourra exploiter.

Pour y arriver, vous aurez besoin de 5 fonctions :

  • La fonction GAUCHE(), qui vous permet de récupérer l’année, et d’isoler le mois. 

N’hésitez pas à consulter ce tutoriel pour savoir comment l’utiliser avec l’assistant fx !

  • La fonction DROITE() et la fonction NBCAR(), qui vous aident également à extraire le numéro du mois

  • La fonction TROUVE(), qui donne la place du tiret dans la cellule. 

  • Enfin la fonction DATE(), qui combine les 4 fonctions ci-dessus. 

Procédez en deux étapes :

Insérez 6 colonnes à droite de la colonne “Period”

Les 6 étapes pour construire le champ Date
Les 6 étapes pour construire le champ Date
  • La 1re colonne, nommée “Année” :

    • isole l’année ;

    • formule =DROITE(F2;4).

  • La 2e colonne, nommée “Trouve” :

    • indique la place du tiret ;

    • formule =TROUVE("-";F2).

  • La 3e colonne, nommée “Gauche” :

    • isole le mois en incluant la lettre M ;

    • formule =GAUCHE(F2;H2-1). Ici on enlève 1 à H2, car H2 correspond à la place du tiret, qui est un caractère après le mois.

  • La 4e colonne, nommée “NbCar” :

    • compte le nombre de caractères dans la 3e colonne ;

    • formule =NBCAR(I2).

  • La 5e colonne, nommée “Mois” :

    • isole le numéro du mois, sans mettre le “M” (enlève 1 au nombre total de caractères de la 4e colonne) ;

    • formule =DROITE(I2;J2-1).

  • La 6e colonne, “Date” : 

    • crée une date en utilisant l’année et le numéro de mois des colonnes précédentes ;

    • formule : =DATE(G2;K2;1).

Vous devriez obtenir le résultat ci-dessous :

Résultats des formules
Résultats des formules

Changez le format de la cellule

À partir de cette date au bon format (Champ Date), vous pouvez maintenant afficher le mois en changeant le format de cellule : 

  • sélectionnez la colonne L “Date” ;

  • affichez-la en contextuel (clic-droit), menu “Format de cellule”.

Sélectionnez le format mois court
Sélectionnez le format mois court

La colonne s’affiche maintenant au bon format :

Et voilà, Excel comprend que ce champ contient des dates ! 😉

À vous de jouer !

Votre tableau de données contient des données qu’Excel ne peut pas utiliser. Pour y remédier :

  • Colonne “Categ”, enlevez les caractères à gauche jusqu’au tiret.

  • Transformez la colonne “Period” en dates exploitables par Excel.

  • Transformez la colonne “Sales” en nombres exploitables par Excel.

Corrigé

Vous pouvez consulter le corrigé et regarder la vidéo ci-dessous pour vérifier votre travail.

En résumé

  • Manipulez des cellules avec du texte, avec les fonctions GAUCHE(), DROITE() et NBCAR().

  • Transformez un nombre au format texte en format nombre, grâce à la fonction CNUM().

  • Transformez une date au format texte en format date, avec la fonction DATE().

Les données de votre tableau sont maintenant utilisables ! Mais pour atteindre votre objectif, il faut les enrichir ! Suivez-moi dans le chapitre suivant pour découvrir comment faire !

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite