Déclinez la stratégie globale de l’entreprise
Vous venez donc d’identifier toutes vos données, et de les hiérarchiser. Mais concrètement, qu'est-ce que vous devez en faire ? Qu'est-ce que vous voulez en faire ? Qu'est-ce qu'il faudrait en faire ? Qu'est-ce que vous allez en faire ? En résumé : quelle stratégie voulez-vous mettre en place ?
Votre plan d’action va souvent se composer des mêmes étapes (que nous évoquerons évidemment plus tard dans ce cours) :
Sécurisation technique des données, de leur accès, de leur intégrité ;
Respect des règles juridiques qui encadrent vos données ;
Amélioration de la qualité de vos données ;
Etc.
D'accord. Mais comment choisir la bonne stratégie pour mettre en place ces actions ?
Revenons sur l’alignement stratégique évoqué auparavant : ici, votre stratégie de gouvernance est une déclinaison de votre stratégie d’entreprise, de votre vision du risque, de vos objectifs globaux, de l’éthique et de l’image de votre entreprise.
Vous êtes de nature frileuse ?
Optez pour une stratégie de gouvernance défensive en limitant tous vos risques au maximum : réalisez tous les audits et les mises en conformité nécessaires avant de lancer toute analyse ou toute étude de valorisation de vos données.
Vous aimez la vitesse ?
Optez pour une stratégie plus offensive, qui nécessite un degré de maturité plus important, et menez de front les mises en conformité et les sécurisations nécessaires, tout en commençant déjà à réfléchir sur vos potentielles valorisations.
En réalité, la meilleure stratégie est souvent entre la défensive et l'offensive : à vous de trouver le bon équilibre qui vous correspond !
Pilotez votre stratégie de gouvernance
Avant toute chose, il faut bien comprendre que l’explosion des datas a apporté son lot de nouveautés, notamment dans la manière de travailler et de construire des produits. Arrêtons-nous un instant sur l’une des plus célèbres : la méthode agile, sur laquelle s’appuie aujourd’hui tout produit data.
La méthode agile se base sur le Manifeste Agile, et s’applique davantage à des produits qu’à des projets : un projet est souvent davantage verrouillé dès le départ, on a une idée assez claire du résultat attendu, même si on ne sait pas forcément combien il coûtera ni combien de temps il prendra. Un produit a d’ores et déjà un budget et un calendrier : on connaît l’objectif global mais pas forcément les chemins, les sous-objectifs, la manière pour y arriver.
Contrairement à un projet, on accepte avec les produits le fait qu’il est impossible de tout anticiper : la méthode agile laisse la place aux imprévus mais surtout aux changements, aux réorientations de votre produit. Soyez flexible !
La méthode agile se base également, lors de la réalisation de chaque sous-objectif, sur la prise en compte des feedbacks des utilisateurs et des clients, pour continuellement améliorer le produit, d’une étape à l’autre, d’un sous-objectif à l’autre.
La conduite d’un projet d’amélioration de la gouvernance des données dans votre entreprise ne peut échapper à cette méthode agile, et les différentes méthodes de gouvernance l’incluent pleinement.
C’est le cas de LA méthode la plus connue, intitulée DAMA-DMBOK (Data Management Body of Knowledge), et sa fameuse « roue DAMA » qui résume tous les domaines concernés par la gouvernance des données :
Mais qu’est-ce que c’est que cette roue DAMA ? 🤔
Quelques explications (sans ordre déterminé) :
Sécurité des données : vous devez assurer un degré de sécurité technique et organisationnelle approprié en fonction de vos risques et de vos données ;
Intégration et interopérabilité des données : vous devez pouvoir déplacer les données, les communiquer entre plusieurs systèmes, sans problème de compatibilité ;
Architecture des données : vous devez concevoir et mettre à jour les plans directeurs de votre architecture SI, qui correspondra à vos besoins en matière de données pour répondre à ces besoins ;
Modélisation et conception des données : vous devez déterminer vos caractéristiques et modèles de données ;
Stockage et exploitation des données : vous devez mettre en œuvre des modalités de stockage de données adaptées ;
Gestion des documents et du contenu : vous devez contrôler l’entreposage, les accès et les utilisations des données stockées à l’extérieur de vos bases ;
Gestion des données maîtres et de référence : vous devez maîtriser vos données maîtres, celles qui sont partagées en interne, afin qu’elles atteignent au mieux vos objectifs métiers ;
Entreposage des données et renseignement opérationnel : vous devez contrôler et analyser l’impact de vos actions sur les données, et les résultats que vous en tirez ;
Gestion des métadonnées : vous devez avoir la maîtrise de vos métadonnées, qui permettra une meilleure gestion de vos données ;
Gestion de la qualité des données : vous devez mettre en œuvre et contrôler la bonne qualité des données et leur capacité à être utilisées par les métiers.
Continuons la géométrie : après la « roue DAMA », la « pyramide DMBOK » qui répartit les différents domaines en fonction de leur importance, mais surtout en fonction de l’ordre dans lequel vous devez vous en occuper :
Nous voyons ici que la gouvernance des données est la base de la pyramide, soutenant l’ensemble ! Le DMBOK se découpe en 4 étapes :
Première étape (en bleu) : la récupération, l’identification et la sécurisation de vos données est la première chose à faire (nous l’avons vu plus haut !).
Deuxième étape (en violet) : le stockage et la gestion de vos données ne suffit plus, il vous faut des données de meilleure qualité et une architecture SI cohérente et centralisée.
Troisième étape (en vert) : les deux premières étapes sont réalisées, et on rentre véritablement dans la gouvernance. Vous pouvez commencer à mieux piloter vos données de référence, à mieux maîtriser leur stockage, leurs accès, leur cloisonnement, etc.
Quatrième étape (en rouge) : voilà le fruit de vos travaux ! Des statistiques, de la valeur, des premiers résultats !
C’est l’une des méthodologies les plus connues, les plus logiques, mais il y en a une encore meilleure : la vôtre, qui s’inspirera de tout cela mais qui s’adaptera à votre entreprise.
Utilisez des outils existants
Un bon outil ne pourra se passer de certaines fonctionnalités essentielles :
La fonction glossaire / dictionnaire de données : vous avez absolument besoin d’un outil qui vous permet de classifier vos données et d’appliquer votre nomenclature. L’harmonisation et l’homogénéisation, c’est la base !
La gestion des données : la maîtrise du cycle de vie de vos données est également essentielle pour une bonne gouvernance, on l’a vu ! L’outil doit permettre une traçabilité des données, une journalisation des modifications, la gestion des métadonnées, etc. ;
La gestion de la gouvernance : eh oui ! Votre outil doit vous permettre de gérer les rôles de chacun au sein de votre entreprise, les données accessibles par chacun, le suivi de votre plan d’action de gouvernance, etc. ;
La gestion des processus métiers : votre stratégie de gouvernance se répercute jusqu’aux métiers et aux tâches quotidiennes. Votre outil doit permettre de les suivre via une documentation, un tableau de bord, etc.
Parmi les outils les plus connus, vous trouverez :
Collibra (en anglais) ;
Alteryx ;
Talend ;
OvalEdge (en anglais).
Un petit nuage de logos en prime pour vous aider à les reconnaître
Et ce n’est qu’une liste non exhaustive…
D’accord. Mais comment choisir un bon outil, alors qu’il en existe des dizaines ?
Établissez des procédures homogènes
Commençons par un petit rappel (apprendre, c’est aussi répéter !) : la gouvernance des données va vous aider à mieux piloter vos données pour qu’elles répondent à vos objectifs stratégiques d’entreprise.
Problème : vous n’êtes pas seul. Si vous êtes le pilote, vous avez des équipes ! Pour clarifier et diffuser les procédures que vous allez mettre en place, il faut les documenter : la mise en place d’une charte de gouvernance au sein de votre entreprise est essentielle.
J’ai besoin de stocker des données mais je ne sais pas si je dois les déposer sur le serveur local ou dans notre espace cloud ? Je lis la charte de gouvernance !
J’ai un doute sur le fait de pouvoir utiliser cette donnée à caractère personnel ? Je lis la charte de gouvernance !
Je crois que mon mot de passe n’est pas assez sécurisé ? Je lis la charte de gouvernance !
Dans mes missions quotidiennes et mon process métier, je ne sais pas trop quoi faire de toutes les données que j’ai entre les mains ? Je lis encore la charte de gouvernance !
Cette charte va permettre la standardisation et l’uniformisation de vos processus internes, ce qui rendra pour tous le pilotage et la maîtrise des données plus aisés.
Il s’agit de valider et d’appliquer des pratiques fiables et compréhensibles afin que tout membre de l’entreprise comprenne facilement quelles sont les tâches à réaliser, et quel est le chemin pour y arriver.
À vous de jouer !
Répondez à ces questions avec précision : vos réponses vont vous guider et vous emmener vers votre stratégie de gouvernance.
Quelle est votre vision d’entreprise ? Pourquoi avez-vous créé votre entreprise? Depuis quand ? Quelles ont été les grandes étapes ? Quelles sont les prochaines ? Est-ce que votre vision a évolué ? Etc.
Quels sont vos objectifs, concrètement ?
Comment l’usage de vos données peut-il vous permettre d’atteindre ces objectifs ?
Comment souhaitez-vous réaliser ces données ? Par quels outils ? Dans quels délais ?
Comment répartissez-vous les rôles ? Comment vous êtes-vous organisés en interne ? Est-ce clair pour tout le monde ?
Rédigez désormais un plan de gouvernance, c’est-à-dire un document clair et partagé, qui récapitule tout cela !
En résumé
Appliquez l’alignement stratégique : partez de votre vision d’entreprise pour arriver à votre plan de gouvernance !
Il va falloir vous familiariser avec des nouvelles méthodes de travail qui correspondent mieux au monde numérique, comme les méthodes agiles, DMBOK et la roue DAMA.
Ces méthodes vont souvent de pair avec des outils spécifiques, simples et accessibles, qui rendent plus faciles ces nouvelles façons de travailler. Très important : ce sont aussi très souvent des outils partagés, car la gouvernance des données n’est pas une mission solitaire mais bien un travail de fond collectif.
Il vous faudra ainsi documenter ce travail collectif, et mettre en place des procédures communes dans une charte de gouvernance.
Et voilà ! Votre plan d’action de gouvernance est rédigé ! Mais il s’agit à présent de sécuriser juridiquement ET techniquement vos données. C’est ce que nous verrons dans la partie suivante, juste après un quiz pour tester vos connaissances sur cette première partie !
