Les différents leviers d’un achat responsable se répartissent tout au long du processus achat. Découvrez, avant tout, les 5 phases d’un processus d’achat classique.
Étape 1 : Définissez le juste besoin
Acheteur d’une commune où une nouvelle école élémentaire se construit, vous faites face à une demande de 150 bureaux scolaires uniformes sur 4 classes.
Votre segment d’achat ici ? Le mobilier de bureau !
Votre premier objectif est de procéder à une analyse du besoin. Le meilleur achat responsable étant toujours celui qu’on ne fait pas. 😉
Définir le juste besoin, c’est tendre vers la sobriété. Sobriété tant sur le plan environnemental qu’économique. Un échange avec les prescripteurs et les bénéficiaires de l’achat s’impose pour bien cadrer le juste besoin.
Après discussion avec les services chargés de l’école élémentaire, en supprimant des marges de commandes inutiles, le réel besoin peut être ramené à 120 tables et chaises.
Une fois le juste besoin déterminé, vous pourrez alors étudier les alternatives à l’achat.
Par exemple, vous pouvez parfois envisager de louer ou bien encore de mutualiser avec d’autres acheteurs internes ou externes.
C’est ce qu’on doit comprendre par le terme d’économie de la fonctionnalité, appelée aussi économie d’usage.
L’économie de la fonctionnalité s’inscrit pleinement dans une démarche de développement durable, car elle fait la place à la location de l’usage d’un bien ou d’un service plutôt qu’à sa propriété.
As-tu un exemple concret ?
Des sociétés proposent par exemple d’acheter de la lumière (l’usage) plutôt que des luminaires (l'acquisition).
Dans une démarche de sobriété, vous pourrez également analyser si le besoin ne peut pas être déjà satisfait en interne à votre organisation.
Ainsi, après analyse des stocks de mobilier de la commune, on repère l’existence d’un stock « dormant » de 60 bureaux scolaires. Après remise en état de ce stock que vous pourrez confier à des acteurs locaux (insertion/handicap), votre besoin d’acquisition est réduit.
De 150 bureaux, notre besoin final d’acquisition est alors réduit à 60 unités.
Pour définir votre besoin de 60 bureaux et chaises, privilégiez une approche fonctionnelle plutôt qu’un descriptif exhaustif avec les dimensions exactes des bureaux et chaises recherchés.
Ainsi, vous allez analyser des fonctions principales (FP) et secondaires (FS) selon les besoins de ses futurs utilisateurs.
Par exemple, pour une chaise :
FP1 : la chaise doit assurer une position correcte à l’enfant par rapport au bureau ;
FP2 : la chaise doit assurer une bonne stabilité à l’enfant par rapport au sol ;
FS1 : la chaise doit être dimensionnée au regard de l’espace disponible dans la pièce ;
FS2 : la chaise doit être confortable.
Grâce à l’analyse du besoin réel, nous avons donc optimisé notre impact environnemental et le budget alloué, tout en mobilisant des acteurs locaux inclusifs. Environnement, social et économique : premier pari réussi pour l’achat durable !
Il demeure 60 bureaux et chaises à acquérir, place maintenant à l’analyse du marché fournisseur !
Étape 2 : Analysez le marché fournisseur
De nombreux leviers environnementaux et sociaux peuvent être activés dès l’élaboration du besoin, par l’analyse du marché.
Ainsi, la première étape consiste à explorer le marché fournisseur pour que votre définition du besoin colle à la réalité de celui-ci. Pour cela, plusieurs outils sont disponibles.
Nous allons commencer par le plus pratiqué d’entre eux : le sourcing ! Inspiré des méthodes de l’achat privé, il est aussi prévu par le cadre réglementaire de la commande publique. Pour les acteurs publics, et depuis 2016, le sourcing est fortement recommandé, à condition de bien respecter les principes de la commande publique que nous connaissons.
Ce sourcing vous permettra également de confronter le marché des fournisseurs à votre besoin afin de définir la stratégie d’achat. Votre objectif sera, en ajustant votre besoin, de limiter le risque d'infructosité (absence d’offre adaptée).
Pourquoi est-il utile de collecter les avis des différents opérateurs ?
Cette collecte d’informations va vous permettre de mieux adapter la demande initiale en termes de qualité et d’innovation. Voilà de quoi faire place aux considérations environnementales et sociales !
Je vous invite à découvrir le précieux guide de la direction des Achats de l’État sur cette étape.
Reprenons nos 60 bureaux scolaires.
Vous cherchez à vous fournir en cochant au minimum les exigences de la loi AGEC (qui prévoit 20 % de mobilier issu du réemploi ou de la réutilisation) : commencez par interroger les entreprises sur leur capacité à proposer ce type de produit, et identifier quels meubles sont le plus souvent issus du réemploi.
Vous pourrez ainsi adapter votre commande en ciblant les produits les plus disponibles pour répondre à votre besoin.
Une autre utilité de ce sourcing : adapter votre ingénierie contractuelle pour mieux choisir la procédure, les critères de sélection, ou encore anticiper et adapter votre montage.
En matière de considérations sociales de votre achat responsable, une étude du marché peut être pertinente pour s’informer sur l’homologation des fournisseurs. Vous pouvez penser par exemple à utiliser la plateforme du marché de l’inclusion pour trouver des prestataires inclusifs !
Ainsi, vous allez pouvoir envisager de dédier une partie de la prestation à des publics qui rencontrent des difficultés d'insertion sociale et professionnelle. Je vous invite à prendre contact avec le coordinateur des clauses sociales d'insertion de votre territoire.
Nous reparlerons plus loin de ce précieux partenaire !
ESS France a lancé, en partenariat avec l’ADEME et l’Agence nationale de la cohésion des territoires (ANCT), la 1re plateforme des acteurs ESS de l’économie circulaire en France.
Ces entreprises adoptent des modes de gestion démocratiques et participatifs. Elles encadrent strictement l'utilisation des bénéfices qu'elles réalisent : le profit individuel est proscrit, et les résultats sont réinvestis dans le projet de l’entreprise. Leurs ressources financières sont généralement en partie publiques.
Elles bénéficient d'un cadre juridique renforcé par la loi n° 2014-856 du 31 juillet 2014 modifiée, relative à l'économie sociale et solidaire. (source).
Utilisez cette cartographie répertoriant les fournisseurs de l’ESS, afin d’identifier et solliciter facilement les acteurs de l’économie sociale et solidaire.
Grâce à ces deux outils, vous ne mènerez plus vos achats au fil de l'eau, en fonction des besoins, sans hiérarchisation des priorités. Vous pourrez désormais définir clairement vos besoins, et mettre en place une programmation des achats pour réaliser des achats responsables.
Étape 3 : Adoptez la bonne ingénierie contractuelle
Les achats maintenant préparés, il est temps de passer à l’étape de l’élaboration des pièces contractuelles.
C’est une phase très importante, car nous allons voir que de nombreux leviers à actionner sont disponibles à ce moment du processus achat.
Dans l’élaboration de votre cahier des charges, pour mener à bien votre projet d’achat responsable, vous allez d’abord déterminer les critères d’analyse des offres. C’est un point important, mais ce n’est pas le seul que nous allons voir. Commençons tout de même par les critères !
La prise en compte des impératifs du développement durable peut donc intervenir dès le choix de vos critères d’analyse. En commande publique et privée, les critères qui reviennent le plus souvent sont les suivants :
critère technique ;
critère prix (ou mieux encore, coût global 🙂).
Pourtant, l’intégration d’un critère développement durable pour l’analyse devient ici un incontournable. L’Observatoire économique de la commande publique nous indique qu’entre 2009 et 2021 le pourcentage de marchés publics contenant des critères environnementaux est passé de 3 % à 19 % ! C’est une nette progression mais les marges de progrès sont énormes pour atteindre une généralisation de ce critère, prévue par la loi Climat et Résilience dans les contrats de la commande publique.
Justement, le site laclauseverte.fr héberge un répertoire de clauses ouvert à tous pour faciliter l’intégration de clauses responsables dans vos achats. Classées par segment d’achat et par type de clause, elles couvrent un large panel de possibilités et font de ce portail un outil inspirant à ne pas négliger !
Les critères ne sont pas le seul moyen de mener un processus d’achat responsable. Dès la rédaction du cahier des charges, vous pouvez vous servir de l’allotissement dans cet objectif.
Si on reprend notre exemple du mobilier scolaire, vous pourrez, grâce à l’allotissement et au sourcing initial, distinguer des lots par type de mobilier (bureaux, chaises) parce que vous aurez identifié des entreprises capables de vous proposer en particulier des chaises issues du réemploi !
Pensez également à intégrer des variantes dans vos marchés.
À l’initiative de l’acheteur ou du candidat, la variante permet souvent d’apporter un autre regard et parfois une réponse plus pertinente à un besoin donné. Offrez de la liberté de proposition à vos fournisseurs !
Ceux-ci peuvent, par exemple, porter une innovation environnementale peu connue mais qui pourrait mieux servir votre besoin.
Le choix de la forme du contrat est tout aussi important : passer son marché sous la forme d’un accord-cadre permet de jouer sur plusieurs paramètres.
Vous pouvez notamment en choisir la durée dans une certaine limite. Cette option vous permettra de mener votre processus d’achat sur une période plus courte afin, par exemple, de tester des clauses environnementales et sociales inédites. D’un autre côté, l’accord-cadre à bons de commande, par sa nature, vous permet aussi de réaliser des achats plus adaptés. En respectant bien le minimum et le maximum de commandes prévus, vous pourrez malgré tout choisir de commander ou non les produits les plus adaptés à votre démarche d’achat responsable.
Imaginons que vous ayez plusieurs écoles à équiper, vous allez pouvoir recourir à un accord-cadre de mobilier de bureau de deuxième main que vous allez pouvoir mobiliser facilement sur les autres écoles !
Une fois l’ingénierie contractuelle définie, vous communiquerez sur votre projet d’achat afin de mettre en concurrence les fournisseurs potentiels à travers une publicité de votre marché.
Pour vous aider à choisir l’ingénierie contractuelle, n’hésitez pas à consulter les fiches pratiques de la DAJ qui détaillent chaque procédure. Elles sont également sources de pratiques inspirantes pour les acheteurs privés.
À vous de jouer
À partir de la plateforme en ligne du marché de l’inclusion, recherchez les structures pertinentes pour votre besoin en bureaux scolaires.
Combien en repérez-vous ?
Moins de 50 ?
50 à 100 ?
200 à 300 ?
300 à 500 ?
En résumé
Étape 1 : Définir le besoin correctement pour tendre vers la sobriété. Explorer des alternatives à l'achat, comme la location ou la mutualisation.
Étape 2 : Analyser le marché pour adapter la demande aux réalités du marché. Utiliser le sourcing et l'économie sociale et solidaire pour choisir les fournisseurs.
Étape 3 : Consolider le contrat avec des clauses performantes. Préparer les pièces contractuelles, intégrer des critères durables et utiliser l'allotissement pour faciliter l'achat responsable.
Bon, vous avez à présent connaissance des 3 premières phases du processus d’achat et de ses leviers. Voyons au chapitre suivant les 2 prochaines.
